Ordinanza
dell’Autorità di controllo per la lotta contro il riciclaggio
di denaro relativa agli obblighi degli intermediari finanziari
che le sono direttamente sottoposti
(Ordinanza AdC sul riciclaggio di denaro, ORD AdC)

Al momento dell’avvio di una relazione d’affari, l’intermediario finanziario chiede alla controparte le seguenti indicazioni:

1. per le persone fisiche e i titolari di imprese individuali: cognome, nome, data di nascita, indirizzo del domicilio e cittadinanza;

2. per le persone giuridiche e le società di persone: ditta e indirizzo della sede.

Se la controparte proviene da un Paese nel quale non si richiedono data di nascita o indirizzo del domicilio, l’esigenza di queste indicazioni decade. Questa situazione eccezionale deve essere motivata in una nota.

Al momento dell’avvio di una relazione d’affari, l’intermediario finanziario identifica la controparte esaminando un documento d’identificazione della controparte.

Se la relazione d’affari è iniziata senza che i due contraenti si siano incontrati, l’intermediario finanziario verifica inoltre l’indirizzo del domicilio attraverso uno scambio di corrispondenza o con ogni altro mezzo pertinente.

Sono ammessi i seguenti documenti d’identificazione:

1. ogni documento rilasciato da un’autorità svizzera e provvisto di fotografia;

2. passaporti stranieri e documenti di viaggio speciali che l’Ufficio federale dell’immigrazione, dell’integrazione e dell’emigrazione ammette nelle Istruzioni Visti e controllo di confine (VCC)2 per il passaggio della frontiera.

Al momento dell’avvio di una relazione d’affari con una persona giuridica o società di persone iscritta nel registro di commercio, l’intermediario finanziario identifica la controparte sulla base di uno dei seguenti documenti:

1. estratto del registro di commercio rilasciato dall’ufficiale del registro di commercio;

2. estratto scritto di una banca dati gestita dall’autorità preposta al registro di commercio;

3. estratto scritto di liste e banche dati affidabili e amministrate privatamente.

Istruzioni Visti e controllo di confine (VCC) A-22; ottenibili presso l’’Ufficio federale dell’immigrazione, dell’’integrazione e dell’’emigrazione, Quellenweg 9/15, 3003 Berna- Wabern;

L’identità delle persone giuridiche e società di persone non iscritte nel registro di commercio è accertata sulla base di uno dei seguenti documenti:

1. statuto, atto costitutivo o contratto di costituzione, attestato dell’ufficio di revisione, autorizzazione ufficiale di esercitare l’attività oppure documento equivalente;

2. estratto scritto di liste e banche dati affidabili e amministrate privatamente.

L’estratto del registro di commercio, l’attestato dell’ufficio di revisione nonché l’estratto di liste o banche dati non devono risalire a più di dodici mesi e devono riflettere la situazione attuale.

L’intermediario finanziario si procura personalmente l’estratto di cui al capoverso

lettere b e c nonché al capoverso 2 lettera b.

In occasione dell’identificazione di associazioni, fondazioni e comunioni non iscritte nel registro di commercio, devono essere identificate e documentate anche le persone che avviano la relazione d’affari, a condizione che siano autorizzate a firmare.

L’intermediario finanziario chiede i documenti d’identificazione in originale o in copia autentificata.

L’intermediario finanziario conserva la copia autentificata nell’incarto o fa una copia del documento presentatogli; sulla stessa attesta di avere esaminato l’originale o la copia autentificata ed appone la firma e la data.

L’attestazione di autenticità della copia del documento d’identificazione può essere rilasciata da:

1. un notaio o un ente pubblico che rilascia abitualmente tali attestazioni di autenticità;

2. un intermediario finanziario svizzero ai sensi dell’articolo 2 capoverso 2 o 3 LRD oppure un intermediario finanziario estero che esercita un’attività ai sensi dell’articolo 2 capoverso 2 o 3 LRD, sempre che esso sia sottoposto a una vigilanza e regolamentazione equivalenti in materia di lotta contro il riciclaggio di denaro.

L’attestazione di autenticità non deve risalire a più di dodici mesi.

L’intermediario che effettua un’operazione di cassa deve identificare la controparte se una o più transazioni che sembrano legate tra di loro raggiungono o superano l’importo di 25 000 franchi.

L’intermediario che effettua un’operazione di cambio deve identificare la controparte se una o più transazioni che sembrano legate tra di loro raggiungono o superano l’importo di 5000 franchi.

In caso di trasferimento di denaro e di valori la controparte ordinante deve sempre essere identificata.

Se nei casi di cui ai capoversi¹ e 2 sussistono indizi di un eventuale riciclaggio di denaro, bisogna procedere all’identificazione anche se i valori soglia non vengono raggiunti.

Per tutti gli ordini di bonifico effettuati verso l’estero, l’intermediario finanziario indica il nome, il numero di conto e il domicilio della controparte ordinante oppure il nome di quest’ultima e un numero di identificazione.

Per motivi legittimi, segnatamente in caso di ordini permanenti, l’intermediario finanziario può rinunciare a indicare tali dati. I motivi devono essere verificati e documentati.

L’intermediario finanziario può rinunciare a identificare una persona giuridica quotata in borsa.

Se l’intermediario rinuncia a identificare la controparte, ne indica i motivi nell’incarto.

Se la controparte è una società di sede, l’intermediario finanziario deve sempre chiedere alla controparte una dichiarazione scritta indicante chi è l’avente economicamente diritto. Una società di sede non può essere l’avente economicamente diritto.

Se constata che una fondazione di famiglia o un’altra persona giuridica o società che ha come scopo la salvaguardia degli interessi dei suoi membri tramite un’azione comune o che persegue fini politici, religiosi, scientifici, artistici, benefici, ricreativi o analoghi non persegue unicamente questi fini statutari, l’intermediario finanziario deve pure chiedere alla controparte una dichiarazione scritta indicante chi è l’avente economicamente diritto.

L’intermediario finanziario che effettua un’operazione di cassa deve chiedere alla controparte una dichiarazione scritta indicante chi è l’avente economicamente diritto se una o più transazioni che sembrano legate tra di loro raggiungono o superano l’importo di 25 000 franchi.

L’intermediario finanziario che effettua un’operazione di cambio deve chiedere alla controparte una dichiarazione scritta indicante chi è l’avente economicamente diritto se una o più transazioni che sembrano legate tra di loro raggiungono o superano l’importo di 5000 franchi.

In caso di trasferimenti di denaro e di valori l’intermediario finanziario deve sempre chiedere alla controparte una dichiarazione scritta indicante l’avente economicamente diritto.

Nella dichiarazione scritta relativa all’avente economicamente diritto, la controparte deve indicare le informazioni seguenti:

1. per le persone fisiche e i titolari di imprese individuali: cognome, nome, data di nascita, indirizzo del domicilio e cittadinanza;

2. per le persone giuridiche e le società di persone: ditta e indirizzo della sede.

La dichiarazione può essere firmata dalla controparte o da una persona in possesso di procura. Nel caso delle persone giuridiche la dichiarazione deve essere firmata da una persona autorizzata a firmare, designata nella documentazione della società.

Se l’avente economicamente diritto proviene da una Paese nel quale non si richiedono data di nascita o indirizzo del domicilio, l’esigenza di queste indicazioni decade. Questa situazione eccezionale deve essere motivata in una nota.

Nel caso di unioni di persone, di trust o di unità patrimoniali al cui interno non vi è alcun avente economicamente diritto determinato, la dichiarazione della controparte deve contenere le indicazioni di cui all’articolo 19 sulle seguenti persone:

1. il fondatore effettivo;

2. le persone abilitate a impartire istruzioni alla controparte o ai suoi organi;

3. la cerchia di persone, divisa in categorie, che entra in linea di conto come beneficiaria.

Nel caso di strutture revocabili, la dichiarazione della controparte deve contenere le indicazioni di cui all’articolo 19 sul fondatore effettivo.

Se la controparte è un intermediario finanziario sottoposto alla vigilanza in virtù di una legge specifica oppure un istituto della previdenza professionale esonerato dall’obbligo fiscale ai sensi dell’articolo 2 capoverso 4 lettera b LRD, non è necessario chiedere una dichiarazione relativa all’avente economicamente diritto.

Per intermediario finanziario sottoposto alla vigilanza in virtù di una legge specifica si intende:

1. un intermediario finanziario svizzero ai sensi dell’articolo 2 capoverso 2 LRD;

2. un intermediario finanziario estero che esercita un’attività di cui all’articolo 2 capoverso 2 LRD, se è sottoposto a una vigilanza e regolamentazione equivalenti.

In caso di abusi o avvertimenti generali dell’Autorità di controllo relativamente a singoli istituti o istituti di un determinato Paese, anche la controparte di cui al capoverso¹ deve fornire una dichiarazione relativa all’avente economicamente diritto.

L’intermediario finanziario stabilisce criteri per individuare le relazioni d’affari che comportano un rischio elevato.

In funzione dell’attività commerciale dell’intermediario finanziario entrano in considerazione segnatamente i criteri seguenti:

1. sede o domicilio della controparte e dell’avente economicamente diritto oppure loro cittadinanza;

2. tipo e luogo dell’attività commerciale della controparte e dell’avente economicamente diritto;

3. assenza di un contatto personale con la controparte e con l’avente economicamente diritto;

4. tipo di prestazioni o di prodotti richiesti;

5. ammontare dei valori patrimoniali depositati;

6. ammontare dei valori patrimoniali in entrata e in uscita;

7. Paese di origine o di destinazione di pagamenti frequenti.

Le relazioni d’affari con persone politicamente esposte sono considerate in ogni caso a rischio elevato.

L’intermediario finanziario determina le relazioni d’affari che comportano un rischio elevato conformemente ai capoversi 2 e 3 e le designa come tali per l’uso interno.

La direzione generale o almeno uno dei suoi membri prende le decisioni riguardanti l’ammissione e il proseguimento di una relazione d’affari che comporta un rischio elevato.

L’intermediariofinanziario stabilisce criteri per individuare le transazioni che comportano un rischio elevato.

In funzione dell’attività commerciale dell’intermediario finanziario entrano in considerazione segnatamente i criteri seguenti:

1. ammontare dei valori patrimoniali in entrata e in uscita;

2. divergenze considerevoli quanto a tipo, volume e frequenza delle transazioni rispetto a quelle normalmente effettuate nell’ambito della stessa relazione d’affari;

3. divergenze considerevoli quanto a tipo, volume e frequenza delle transazioni rispetto a quelle normalmente effettuate nell’ambito di relazioni d’affari simili.

Sono considerate in ogni caso transazioni che comportano un rischio elevato:

1. le transazioni mediante le quali vengono fisicamente depositati o prelevati, in una volta o in modo scaglionato, denaro contante, titoli al portatore o metalli preziosi per un controvalore pari o superiore a 100 000 franchi;

2. i trasferimenti di denaro e di valori se una o più transazioni che sembrano legate tra di loro raggiungono o superano l’importo di 5000 franchi.

L’intermediario finanziario provvede a un’efficace sorveglianza delle relazioni d’affari e delle transazioni.

L’Autorità di controllo può esigere dall’intermediario finanziario l’introduzione di un sistema di sorveglianza informatico, purché necessario per un’efficace sorveglianza.

Nei casi d’applicazione ai sensi dell’articolo 25, l’intermediario finanziario procede senza indugio a speciali chiarimenti.

A seconda delle circostanze, occorre chiarire segnatamente:

1. la provenienza dei valori patrimoniali apportati;

2. l’impiego dei valori patrimoniali prelevati;

3. le circostanze economiche dei versamenti in entrata;

4. la provenienza del patrimonio della controparte e dell’avente economicamente diritto;

5. l’attività professionale o commerciale svolta dalla controparte e dall’avente economicamente diritto;

6. la situazione finanziaria della controparte e dell’avente economicamente diritto;

7. per le persone giuridiche: chi le controlla;

8. per i trasferimenti di denaro e di valori: cognome, nome e indirizzo del destinatorio.

A seconda delle circostanze, i chiarimenti comprendono segnatamente:

1. la raccolta di informazioni scritte od orali presso la controparte o l’avente economicamente diritto;

2. le visite nei luoghi in cui la controparte e l’avente economicamente diritto svolgono la loro attività;

3. la consultazione delle fonti e delle banche dati pubblicamente accessibili;

4. ragguagli presso terzi.

L’intermediario finanziario esamina la plausibilità dei risultati dei chiarimenti e li documenta. 3I chiarimenti possono essere considerati conclusi non appena l’intermediario finanziario può giudicare in modo affidabile se le condizioni per una comunicazione ai sensi dell’articolo 9 capoverso 1 LRD sono adempiute.

Per l’identificazione della controparte, per l’accertamento dell’avente economicamente diritto, per il rinnovo dell’identificazione o dell’accertamento dell’avente economicamente diritto e per l’effettuazione di speciali chiarimenti, l’intermediario finanziario può ricorrere a un altro intermediario finanziario sottoposto a vigilanza e regolamentazione equivalenti in materia di lotta contro il riciclaggio di denaro.

Per l’adempimento degli obblighi di cui al capoverso¹ l’intermediario finanziario può ricorrere ad un altro terzo mediante accordo scritto se:

1. sceglie diligentemente il terzo;

2. istruisce il terzo sui suoi compiti;

3. controlla l’adempimento degli obblighi da parte del terzo.

L’identificazione della controparte può essere tralasciata se è già stata operata in modo equivalente nell’ambito del gruppo a cui appartiene l’intermediario finanziario. Ciascun intermediario finanziario interessato deve disporre di una copia dei documenti serviti all’identificazione iniziale.

Lo stesso vale se nell’ambito del gruppo è già stata ottenuta una dichiarazione relativa all’avente economicamente diritto. Ciascun intermediario finanziario interessato deve disporre di una copia della dichiarazione.

L’intermediario finanziario rimane in ogni caso personalmente responsabile del debito adempimento dei compiti affidati.

Egli deve allegare ai suoi atti una copia dei documenti di cui si è servito per l’adempimento degli obblighi di diligenza. La persona incaricata attesta per scritto all’intermediario finanziario che le copie sono conformi ai documenti originali.

La subdelegazione da parte della persona incaricata è esclusa.

L’intermediario finanziario allestisce e organizza la sua documentazione in modo da consentire all’Autorità di controllo o a un terzo da essa designato in virtù dell’articolo 18 capoverso 2 LRD di formarsi in ogni momento un giudizio attendibile sull’ottemperanza agli obblighi stabiliti negli articoli 3–11 LRD e nella presente ordinanza.

L’intermediario finanziario deve conservare segnatamente:

1. una copia dei documenti che sono serviti per l’identificazione della controparte;

2. nei casi di cui alla sezione 2, la dichiarazione scritta consegnata dalla controparte relativa all’identità dell’avente economicamente diritto;

3. una nota scritta relativa ai risultati dell’applicazione dei criteri secondo l’articolo 26;

4. una nota scritta o i documenti relativi ai risultati dei chiarimenti secondo l’articolo 30;

5. i documenti relativi alle transazioni effettuate;

6. una copia delle comunicazioni di cui all’articolo 9 capoverso 1 LRD;

7. una lista delle sue relazioni d’affari sottoposte alla LRD.

I documenti devono permettere di ricostruire ogni singola transazione.

I documenti e i giustificativi devono essere conservati in Svizzera, in un luogo sicuro e accessibile in ogni momento.

L’intermediario finanziario deve conservare i documenti e i giustificativi in modo da essere in grado di soddisfare entro un termine ragionevole le richieste di informazioni e di sequestro da parte delle autorità incaricate del perseguimento penale.

L’intermediario finanziario con più di cinque collaboratori che esercitano un’attività assoggettata alla LRD elabora direttive interne sulla lotta contro il riciclaggio di denaro. Esso vi stabilisce le modalità di attuazione, nella sua impresa, degli obblighi previsti negli articoli 3–11 LRD e nella presente ordinanza.

Egli disciplina segnatamente:

1. la ripartizione interna dei compiti e le competenze;

2. l’identificazione della controparte;

3. l’accertamento relativo all’avente economicamente diritto;

4. il rinnovo dell’identificazione o accertamento dell’avente economicamente diritto;

5. l’obbligo speciale di chiarimento;

6. l’obbligo di allestire e conservare documenti;

7. i criteri per l’individuazione di relazioni d’affari che comportano un rischio elevato;

8. i criteri per l’individuazione di transazioni che comportano un rischio elevato;

9. i principi di base per la sorveglianza delle transazioni;

10. i criteri secondo i quali si può ricorrere a terzi ai sensi dell’articolo 31 capoverso 2.

Le direttive interne devono essere approvate dalla direzione generale.

Le direttive interne sono comunicate in debita forma ai collaboratori interessati.

L’intermediario finanziario designa una o più persone qualificate che fungono da servizio di lotta contro il riciclaggio di denaro.

Il servizio di lotta contro il riciclaggio di denaro:

1. prepara le direttive interne sulla lotta contro il riciclaggio di denaro e provvede alla loro applicazione;

2. pianifica e sorveglia la formazione interna;

3. presta consulenza per ogni questione relativa al riciclaggio di denaro.

L’intermediario finanziario con più di cinque collaboratori che esercitano un’attività assoggettata alla LRD designa una o più persone qualificate che sorvegliano l’ottemperanza agli obblighi stabiliti negli articoli 3–11 LRD e nella presente ordinanza ed effettuano controlli all’interno dell’organizzazione.

Una persona interna incaricata della sorveglianza non può controllare nessuna relazione d’affari nell’ambito della quale essa è intervenuta personalmente.

L’intermediario finanziario può ricorrere anche a specialisti esterni per l’esercizio delle funzioni di cui agli articoli 38 e 39.

L’intermediario finanziario rimane in ogni caso personalmente responsabile del debito adempimento dei compiti affidati.

L’intermediario finanziario è tenuto a sottoporsi a una revisione periodica relativa all’osservanza degli obblighi previsti negli articoli 3–11 LRD e nella presente ordinanza.

La revisione è effettuata dall’Autorità di controllo o da un ufficio di revisione da essa accreditato. L’intermediario finanziario sceglie l’ufficio di revisione e sottopone questa sua scelta all’approvazione dell’Autorità di controllo.

L’Autorità di controllo può effetuare periodicamente essa stessa una revisione presso un intermediario finanziario sottoposto alla revisione di un ufficio di revisione accreditato.