Ordinanza
sul sistema di gestione delle persone, degli atti e
delle pratiche (PAGIRUS) dell’Ufficio federale di giustizia
(Ordinanza PAGIRUS)

L’UFG è responsabile della gestione del sistema PAGIRUS.

L’UFG redige un regolamento che definisce in particolare i principi del trattamento dei dati.

Lo scopo del trattamento dei dati rientranti nel campo d’applicazione di cui all’articolo³ lettera a è retto dall’articolo 11a capoverso 1 AIMP.

I dati rientranti nei campi d’applicazione di cui all’articolo³ lettere b–d possono essere trattati per:

1. accertare se sono trattati dati relativi a una determinata persona;

2. trattare dati concernenti le pratiche;

3. organizzare in modo razionale ed efficace lo svolgimento dei lavori;

4. controllare lo svolgimento delle pratiche;

5. elaborare statistiche.

PAGIRUS contiene:

1. le generalità delle persone i cui dati sono trattati;

2. i dati necessari a localizzare e gestire correttamente i dossier;

3. i dati dei documenti relativi alle pratiche e alle iscrizioni registrate elettronicamente.

Per generalità ai sensi del capoverso¹ lettera a s’intendono in particolare i nomi e i cognomi, i soprannomi, il sesso, la data di nascita, la cittadinanza, il luogo d’origine, il luogo di nascita e l’indirizzo.

Per dati ai sensi del capoverso¹ lettera b s’intendono in particolare:

1. il tipo di procedura;

2. la data delle singole fasi procedurali;

3. il nome e l’indirizzo delle autorità e delle parti coinvolte;

4. le indicazioni sul luogo in cui è situato il dossier;

5. nel campo d’applicazione di cui all’articolo³ lettera a: i reati commessi.

I numeri progressivi attribuiti dal sistema di gestione rientrano nei dati di cui al capoverso¹.

Per documento ai sensi del capoverso¹ lettera c s’intende in particolare la corrispondenza registrata in via elettronica.

Le seguenti unità organizzative dell’Ufficio federale della migrazione possono accedere in linea alle generalità delle persone i cui dati sono trattati dall’UFG nell’ambito dell’assistenza giudiziaria internazionale in materia penale:

1. Ambito direzionale Lavoro, integrazione e cittadinanza: la sezione Naturalizzazioni e la sezione Cittadinanza;

2. Ambito direzionale Pianificazione e risorse: il servizio Registrazione delle persone della sezione Gestione dei documenti;

3. Ambito direzionale Procedura d’asilo.

Se il dossier è stato allestito prima del 1° gennaio 2002, le unità organizzative dell’Ufficio federale della migrazione elencate al capoverso¹ lettere a–c hanno inoltre

1. alle generalità delle persone i cui dati sono trattati dall’UFG nell’ambito del

2. alle generalità delle persone i cui dati sono trattati dall’UFG nell’ambito

Le seguenti unità organizzative dell’Ufficio federale di polizia possono accedere in linea alle generalità delle persone i cui dati sono trattati dall’UFG nell’ambito dell’assistenza giudiziaria internazionale in materia penale:

1. Divisione principale Polizia giudiziaria federale;

2. Divisione principale Servizio federale di sicurezza: divisione Sicurezza delle persone;

3. Divisione principale Cooperazione internazionale di polizia: divisione Cooperazione operativa di polizia e divisione Centrale operativa fedpol;

4. Divisione principale Servizi: settore Ricerca di persone in RIPOL;

5. Stato maggiore: sezione Servizio giuridico/Protezione dei dati e Ufficio di comunicazione in materia di riciclaggio di denaro MROS.

Se il dossier è stato allestito prima del 1° gennaio 2002, le unità organizzative dell’Ufficio federale di polizia elencate al capoverso¹ lettere a–e hanno inoltre

1. alle generalità delle persone i cui dati sono trattati dall’UFG nell’ambito del

2. alle generalità delle persone i cui dati sono trattati dall’UFG nell’ambito 3 Nella misura in cui esegue compiti attribuiti all’UFG in virtù dell’articolo 11a capoverso 3 AIMP, la divisione Centrale operativa della Divisione principale Cooperazione internazionale di polizia può accedere in linea anche ai dati rientranti nel campo d’applicazione dell’assistenza giudiziaria internazionale in materia penale e necessari alla localizzazione dei dossier. Se il dossier è stato allestito prima del 1° gennaio 2002, la divisione Centrale operativa della Divisione principale Cooperazione internazionale di polizia può inoltre, nella misura in cui esegue compiti attribuiti all’UFG in virtù dell’articolo 11a capoverso 3 AIMP, accedere in linea:

1. ai dati rientranti nel campo d’applicazione del diritto internazionale privato e della procedura civile internazionale secondo l’articolo³ lettera b e necessari alla localizzazione dei dossier, purché tali dati non riguardino l’esazione internazionale di prestazioni alimentari, il rapimento internazionale di minori, le adozioni internazionali e la protezione internazionale di minori;

2. ai dati rientranti nel campo d’applicazione dell’assistenza amministrativa secondo l’articolo³ lettera c e necessari alla localizzazione dei dossier.

Le unità organizzative del Servizio delle attività informative della Confederazione competenti per l’esecuzione della legge federale del 21 marzo 1997³ sulle misure per la salvaguardia della sicurezza interna possono accedere in linea alle generalità delle persone i cui dati sono trattati dall’UFG nell’ambito dell’assistenza giudiziaria internazionale in materia penale.

Se il dossier è stato allestito prima del 1° gennaio 2002, le unità del Servizio delle attività informative della Confederazione menzionate al capoverso¹ hanno inoltre

1. alle generalità delle persone i cui dati sono trattati dall’UFG nell’ambito del

2. alle generalità delle persone i cui dati sono trattati dall’UFG nell’ambito

Per adempiere ai suoi compiti, l’Incaricato dell’informazione dell’UFG ha accesso ai dati rilevati nel campo d’applicazione secondo l’articolo³ lettera a.

I collaboratori dell’UFG che trattano dati in PAGIRUS nel quadro dei loro compiti hanno accesso alle generalità di tutte le persone registrate in PAGIRUS, nella misura in cui tale accesso sia indispensabile all’adempimento dei loro compiti legali.

I collaboratori dell’ambito direzionale Assistenza giudiziaria internazionale possono, nella misura in cui lo richieda il compito loro assegnato, trattare direttamente nel sistema i dati rilevati riguardanti i campi d’applicazione di cui all’articolo³ lettere a–c, purché tali dati non riguardino l’esazione internazionale di prestazioni alimentari, il rapimento internazionale di minori, le adozioni internazionali e la protezione internazionale di minori.

I collaboratori del settore Diritto internazionale privato possono, nella misura in cui lo richieda il compito loro assegnato, trattare direttamente nel sistema i dati rilevati riguardanti i campi d’applicazione di cui all’articolo³ lettera b.

I collaboratori del settore Aiuto sociale agli Svizzeri all’estero possono, nella misura in cui lo richieda il compito loro assegnato, trattare direttamente nel sistema i dati rilevati riguardanti i campi d’applicazione di cui all’articolo³ lettere b e d, purché tali dati non riguardino il rapimento internazionale di minori, le adozioni internazionali e la protezione internazionale di minori.

I collaboratori dei settori Gestione delle pratiche, Gestione e registrazione dei documenti e Gestione del sistema possono trattare direttamente nel sistema i dati rilevati riguardanti tutti i campi d’applicazione di cui all’articolo³ ai fini di assicurarne la rilevazione e la gestione, di vegliare al corretto funzionamento del sistema e di rimediare agli eventuali problemi tecnici.

L’UFG può autorizzare altri collaboratori a trattare i dati direttamente nel sistema, nella misura in cui i loro compiti rientrino in uno dei campi d’applicazione di cui all’articolo³.

Su richiesta scritta e motivata, l’UFG può, nel singolo caso, comunicare dati rilevati in PAGIRUS ad autorità federali e cantonali, a condizione che tali dati siano indispensabili all’adempimento dei compiti legali di dette autorità.

In casi urgenti le domande e i dati richiesti possono essere comunicati per telefono o per via elettronica.

Ogni comunicazione, indipendentemente dalla sua forma, è verbalizzata su supporto cartaceo o informatico.

Ogni unità organizzativa dell’UFG controlla regolarmente la correttezza dei dati rilevati nel suo settore.

I dati inesatti sono rettificati d’ufficio.

La sicurezza dei dati è retta:

1. dall’ordinanza del 14 giugno 1993⁴ relativa alla legge federale sulla protezione dei dati;

2. dalla sezione sulla sicurezza informatica dell’ordinanza del 26 settembre 2003⁵ sull’informatica nell’Amministrazione federale;

Nel regolamento di cui all’articolo² capoverso², l’UFG statuisce le misure organizzative e tecniche da adottare per evitare il trattamento non autorizzato dei dati e disciplina la verbalizzazione automatica del trattamento e della consultazione dei dati.

Ogni trattamento di dati nei campi d’applicazione di cui all’articolo³ deve essere verbalizzato elettronicamente; i verbali sono conservati per un anno a decorrere dalla data del loro allestimento.

Ogni accesso dell’Ufficio federale della migrazione, dell’Ufficio federale della polizia e del Servizio delle attività informative della Confederazione deve essere verbalizzato elettronicamente. I verbali sono conservati per un anno a decorrere dalla data del loro allestimento.

Dopo dieci anni dall’ultimo trattamento, ma al più tardi dopo 30 anni dalla data di allestimento del dossier, i dati sono offerti all’Archivio federale per l’archiviazione.

I dati che l’Archivio federale reputa non degni di essere archiviati sono cancellati.

L’impiego dei dati personali rilevati in PAGIRUS per scopi statistici è retto dall’articolo 22 della legge federale del 19 giugno 1992⁶ sulla protezione dei dati.

I dati impiegati e pubblicati per scopi statistici devono essere trattati in modo da impedire di risalire alle persone in questione.