Kreisschreiben an die Ausgleichskassen über die Kontrolle der Arbeitgeber; gültig ab 01.01.2008, Stand: 01.06.2026

2.1 Total des salaires versés: catégories

Concernant le total des salaires versés, sont considérées 1/7 les catégories suivantes (la définition du salaire se base sur la directive sur le salaire déterminant [DSD] dans l’AVS, l’AI et les APG):

Total des salaires Limite inférieure Limite supérieure (en milliers de francs) (en milliers de francs) Catégorie II ≥ 150 < 500 Catégorie III ≥ 500 < 5000 Catégorie IV ≥ 5000

2.2 Confirmation d’exactitude

abrogé

Un renvoi au mémento 2.01 Cotisations à l’AVS, à l’AI et 1/21 aux APG du Centre d’information AVS/AI (par un lien électronique ou par son envoi physique) doit être inséré sur la déclaration de salaire (voir ch. marg 2059 DP), afin de rendre l’employeur attentif aux rémunérations et prestations qui font ou non partie du salaire déterminant. L’employeur prend ainsi conscience de la portée de sa confirmation.

Une proposition de texte pour le renvoi au salaire déterminant se trouve à l’annexe 1 :

Pour les affiliés appartenant à la catégorie à 0, il convient notamment de noter que les honoraires de conseils d’administration sont généralement considérés comme du salaire soumis à cotisation.

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Chaque employeur qui paie des salaires soumis à cotisa- 1/21 tions (catégories I à IV) fournit chaque année le décompte individuel des cotisations comprenant la confirmation d’exactitude à la caisse de compensation.

2004.1 Les employeurs affiliés appartenant à la catégorie de sa- 1/21 laires à 0 soumettent périodiquement une confirmation qu'aucun salaire soumis à cotisation n'a été payé pendant la période de déclaration. Les caisses de compensation déterminent: – la fréquence des annonces pour la confirmation périodique. A cet effet, les déclarations doivent être obtenues tous les 5 ans, mais peuvent toujours être collectées annuellement ; – si la déclaration se fait dans le cadre de processus régulier de déclaration des salaires ou si elle est à faire dans un processus distinct ; – la date à laquelle la déclaration doit être parvenue à la caisse. Au plus tôt le 30 janvier et au plus tard le 31 août, afin que les processus de sommation puissent encore être correctement menés. Les délais de sommation, issus du processus normal de déclaration des salaires, s’appliquent par analogie avec la date d’annonce spécifiée par la caisse.

2004.2 Si, malgré la sommation, l’employeur ne donne pas ré- 1/25 ponse, la caisse de compensation aura recours à l’amende d’ordre (art. 88 et 91 LAVS) ou procédera à une taxation d’office (art. 38 RAVS) ou à un contrôle d’employeur. Font exceptions les personnes physiques de la catégorie 0 qui sont alors radiées du registre. (Dans le cas où le décompte individuel des cotisations n’est pas remis, veuillez-vous référer aux DP.)

2.3 Contrôles des employeurs des catégories 0 et l

2004.3 Sur la base des informations tirées de la surveillance cons- 1/17 tante des risques (selon le ch. marg. 2018), la caisse de compensation décide de la nécessité de procéder à un contrôle de l’employeur.

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Quand la caisse de compensation doit procéder à un contrôle de l’employeur, elle en fixe la date de façon à pouvoir réclamer les cotisations relatives aux cinq dernières années suivant la dernière année civile où a été réalisée la dernière révision complète.

Chaque année, la caisse de compensation effectue un 1/21 nombre minimum de contrôles d’employeurs des catégories 0 et l. Ce nombre est calculé selon la formule suivante:

% du nombre d'employeurs avec un total des salaires versés compris entre 100’000 et 150’000 CHF. La caisse détermine la répartition de ce nombre entre les catégories

et 1 en fonction de son évaluation des risques.

2.4 Contrôles des employeurs des catégories II à IV

Les employeurs dont le total des salaires tombe dans les catégories II à IV sont évalués, au moment du traitement du rapport de contrôle, sur les quatre critères suivants: 1. résultat du dernier contrôle, 2. qualité de la gestion du personnel, 3. qualité de la collaboration entre caisse de compensation et employeur, 4. critères propres à l’entreprise.

Le critère «Résultat du dernier contrôle» comprend l’évaluation des différences constatées au niveau du décompte et la gravité des problèmes constatés.

Le critère «Qualité de la gestion du personnel» tient compte des aspects suivants: – présence d’un programme de comptabilité et son adéquation, – qualification des responsables du personnel, – changements touchant le service du personnel, – autres éléments influant sur la qualité de la gestion du personnel.

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Le critère «Collaboration entre caisse de compensation et employeur» comprend les aspects suivants: – employeur pouvant être considéré comme un «mauvais payeur» ou non, – collaboration pour le travail ordinaire, – disposition à participer et à donner des renseignements, – réaction face aux problèmes constatés, – autres éléments influant sur la qualité de la collaboration entre caisse de compensation et employeur.

Les caisses de compensation définissent et évaluent librement les «Critères propres à l’entreprise» qui ne figurent pas déjà sous les ch. marg. 2009 et 2010. Elles peuvent choisir et compléter au besoin les éléments suivants: – taux de fluctuation chez l’employeur, – caractère plausible de l’évolution du total des salaires, – pourcentage d’auxiliaires, personnel saisonnier, – remboursement de frais, avantages hors salaire, – type d’entreprise, évolution de l’entreprise (caractère international, branche), – restructurations, fusions, changement de main.

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L’évaluation des critères se fait au moyen de l’échelle cidessous:

point 1 point 2 points 3 points 9 points Résultat du Pas de Différences, Différences, dernier différence problèmes problèmes contrôle minimes importants Qualité de la Très bonne Assez Assez Très maugestion du bonne mauvaise vaise personnel Collabora- Très bonne Assez Assez Très tion entre bonne mauvaise mauvaise caisse de compensation et employeur Critères Pas du tout Pas trop Assez Très propres à probléma- probléma- probléma- problémal’entreprise tiques tiques tiques tiques

Le délai jusqu’au prochain contrôle dépend du total des 1/17 points obtenu.

Contrôle dans Contrôle dans Contrôle dans

ans 7 ans 5 ans Catégorie II 0 – 5 points 6 – 10 points 11 – 18 points Catégorie III 0 – 2 points 3 – 6 points 7 – 18 points Catégorie IV 0 – 18 points

Les employeurs de la catégorie IV se voient également attribuer des points car ils pourraient tomber dans une catégorie inférieure si le total des salaires versés diminue.

Le délai jusqu’au prochain contrôle commence à courir le 1er janvier de l’année suivant l’année civile où a été réalisée la dernière révision complète.

La caisse de compensation fixe la date du contrôle de façon à pouvoir, par voie de décision, réclamer les cotisations au plus tard l’année suivant l’expiration du délai.

Le contrôle porte en principe sur la période de cotisation avant l’entrée en force de la prescription.

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2.5 Surveillance constante des risques

Dans le cadre de la surveillance constante des risques, la caisse de compensation recueille et évalue des informations faisant suspecter des problèmes de décompte actuels ou à venir.

2.5.1 Employeurs de la catégorie I

La caisse de compensation part des conclusions qu’elle tire de la surveillance constante des risques pour décider de procéder à un contrôle de l’employeur.

2.5.2 Employeurs des catégories II à IV

La caisse de compensation part des conclusions qu’elle tire de la surveillance constante des risques pour décider de la nécessité de raccourcir le délai pour le prochain contrôle. Cette mesure est particulièrement indiquée lorsque la caisse fait les observations suivantes: – les documents et/ou les attestations de salaire ne sont pas disponibles; – les documents et/ou les attestations de salaires sont mal remplis ou visiblement erronés; – l’employeur est de plus en plus un «mauvais payeur»; – d’autres éléments qui ont été découverts font suspecter des problèmes de décompte.

Dans le cas où des éléments faisant suspecter des problèmes de décompte ont été découverts, la caisse de compensation procède à un contrôle de l’employeur au plus tard dans le délai le plus court de cinq ans.

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2.6 Cas particuliers (traitement spécifique)

Un contrôle de l’employeur est nécessaire dans les cas 1/22 particuliers indiqués ci-dessous. En l’absence d’indication contraire, ces règles sont valables pour tous les employeurs des catégories I à IV et indépendamment des délais définis pour les contrôles.

N o: Élément déclenchant un Eléments faisant Délai maximum pour le contrôle renoncer à un contrôle et la décision contrôle éventuelle 1. Création d’entreprise Total des salaires Quatre ans à partir de la <150 000 création de l’entreprise 2. Une entreprise (raison indivi- Total des salaires Immédiatement duelle ou société) est dissoute <150 000 sans être reprise par une autre avec actif et passif 3. Il y a changement de caisse Total des salaires Immédiatement après le <150 000 changement de caisse 4. L’entreprise fait l’objet d’une Total des salaires Immédiatement ouverture de faillite ou d’une <150 000 demande de concordat judiciaire 5. L’employeur demande un Immédiatement contrôle

En cas de changement de caisse de compensation, c’est l’ancienne caisse qui est responsable du contrôle de l’employeur. Elle transmet à la nouvelle un double du dernier rapport de contrôle et l’évaluation des critères selon le ch. marg. 2012. La nouvelle caisse peut reprendre l’évaluation des critères émise par l’ancienne.

3. Rapport de contrôle

Chaque contrôle d’employeur fait l’objet d’un rapport détaillé.

Un résumé standardisé du rapport de contrôle est établi.

Les rapports sont conservés conformément aux règles édictées dans la circulaire relative à la conservation des dossiers.

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Les caisses de compensation sont autorisées à communiquer les résultats des contrôles d’employeurs à la demande d’autres caisses ou d’autres assurances sociales.

4. Traitement du rapport de contrôle

Dans les 60 jours à compter de la réception du rapport de contrôle, la caisse de compensation communique des instructions sur la façon de corriger les problèmes, facture les cotisations dues ou rembourse les cotisations payées en trop.

5. Coûts et sanctions

Les frais de contrôle des employeurs font partie des frais 1/17 d’administration (art. 170, al. 2, RAVS) et ne peuvent pas normalement être mis à la charge de l’employeur.

Les frais supplémentaires entraînés par un contrôle doivent être facturés et constituent une sanction dans les cas suivants: – l’employeur refuse de fournir certains documents au réviseur; – son comportement laisse penser qu’il tente de se soustraire en partie ou entièrement au contrôle; – il ne tient pas compte des instructions qui lui ont été données par la caisse de compensation lors d’un précédent contrôle; – il ne corrige pas les problèmes; – il donne du travail au noir.

La caisse de compensation peut facturer les frais supplémentaires entraînés par un contrôle dans d’autres cas fondés, en particulier: – l’employeur refuse sans motifs valables de recevoir le réviseur ou demande tardivement le renvoi d’une visite annoncée; – la comptabilité n’est pas tenue correctement.

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Si l’employeur refuse d’acquitter les frais supplémentaires exigés par la caisse, celle-ci consigne leur montant dans une décision.

6. Dispositions transitoires

Les ch. marg. 2002 à 2004.2 concernant la confirmation 1/17 d’exactitude entrent en vigueur le 1er janvier 2018.

Les formulaires de décomptes individuels des cotisations 1/17 pour l’année 2017 doivent contenir la confirmation d’exactitude.

Les caisses de compensation peuvent faire valoir une pé- 1/17 riode de transition de quatre ans pour l’adaptation des formulaires de décomptes individuels des cotisations de la catégorie 0. Durant cette période, elles adaptent graduellement chaque année un quart supplémentaire de ces formulaires en y adjoignant la confirmation d’exactitude.

abrogé

abrogé

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Annexe 1: Texte-type pour la confirmation d’exactitude

Je confirme avoir rempli le décompte individuel des cotisations de manière conforme à la Loi fédérale sur l’assurance-vieillesse et survivants (LAVS) et aux dispositions d’application et j’atteste formellement de l’exactitude des renseignements fournis. Nous avons pris en compte les indications sur le salaire déterminant dans le mémento 2.01. Nous sommes notamment conscients que les honoraires des conseils d’administration font généralement partie du salaire déterminant.

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Annexe 2: Checklist pour l’employeur

Disponible sur le site d’application des assurances sociales de l’OFAS : https://sozialversicherungen.admin.ch/fr/d/12308#

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Annexe 3: Checklist pour le contrôle d’employeur

Disponible sur le site d’application des assurances sociales de l’OFAS : https://sozialversicherungen.admin.ch/fr/d/12311#

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