AHV/EL Mitteilung Nr. 240 vom 24.2.2009

Département fédéral de l'intérieur DFI Prévoyance vieillesse et survivants

février 2009

Bulletin à l'intention des caisses de compensation AVS et des organes d'exécution des PC No. 240

Migration du nouveau registre des assurés (NRA) vers NRA/UPI Conséquences pour les organes d’exécutions Résultats du Taskforce NRA/UPI

Durant le 1er semestre 2009, le NRA (Nouveau Registre des Assurés de l’AVS/AI) subira d’importantes transformations affectant graduellement : a) son contenu (partie identification de personnes) ; b) ses sources et son mode de mise à jour.

Le produit issu de ces transformations est couramment dénommé « UPI » (Unique Person Identification database) ». Le NRA ainsi transformé sera désigné par l’acronyme « NRA/UPI ».

Le document en annexe décrit cette migration et ses conséquences pour les organes d’exécution de l’AVS/AI. Ces derniers sont priés de contrôler l’organisation interne de leur caisse et les aspects techniques au moyen des informations annexées puis de procéder aux adaptations requises par les nouvelles exigences.

Dans le cadre des travaux de la Taskforce, les pools informatiques et les caisses sans pool avaient déjà reçu une information préalable et ils ont également apporté leur contribution aux documents cijoints. Nous vous prions de bien vouloir transmettre vos éventuelles remarques à leur sujet à votre représentant dans la Taskforce qui s’occupe de cette phase de transition.

Effingerstrasse 20, CH-3003 Berne Tél. +41 31 322 90 37, Fax +41 31 324 15 88 www.bsv.admin.ch

NRA/UPI

Auteur: H. Häfliger (OFAS) en collaboration avec la CdC Version: 1.0 Statut: en préparation, présenté, accepté Date: 20 février 2009 Destinataires: Organes d’exécution et Pools

Suivi des modifications:

Version Date Descriptions des compléments ou modifications

0.1 17.12.2008 Première version

0.2 6.1.2009 Compléments par M. HP. Naef (CdC)

1.0 10.2.2009 Compléments de la 2ème séance du Taskforce NRA/UPI

1 Introduction

1.1 But et contenu du document

Ce document a pour objectifs principaux d’informer les organes de l’AVS/AI sur 1. les transformations importantes que va subir, en 2009, le Nouveau Registre Central des Assurés (NRA) de la Centrale de compensation. 2. les conséquences de ces transformations pour les utilisateurs de cette ressource au sein de l’institution.

Durant le 1er semestre 2009, le NRA (Nouveau Registre des Assurés de l’AVS/AI) subira d’importantes transformations affectant graduellement : a) son contenu (partie identification de personnes) b) ses sources et son mode de mise à jour.

Le produit issu de ces transformations est couramment dénommé « UPI » (Unique Person Identification database) ». Le NRA ainsi transformé sera désigné par l’acronyme « NRA/UPI ».

Les nécessités à l’origine de ces travaux sont les suivantes : 1. Application de la volonté du législateur telle qu’exprimée a) dans la loi sur l’AVS (LAVS) et son ordonnance (RAVS) ; b) dans la loi sur l’harmonisation des registres (LHR) et son ordonnance (OHR). 2. Mise à niveau du Registre Central afin de répondre aux besoins relatifs à l’usage systématique du NAVS13 comme identificateur administratif de personnes hors l’institution AVS/AI.

2. Calendrier de la migration Pour les organes d’exécution de l’AVS/AI, trois phases de la migration sont significatives et doivent être différenciées. Le schéma ci-dessous représente graphiquement le calendrier de la migration du NRA vers NRA/UPI :

Phase 0: Phase 1: Phase 2: Préparation du NRA mise à niveau automati- clearing et finalisation de (pré-clearing par la CdC) sée du NRA/UPI la mise à niveau du NRA/UPI

février 2009 31 mars 2009 début mise à niveau fin mise à niveau autoautomatisée matisée

Figure 1: Calendrier de la migration du NRA vers NRA/UPI

La tabelle contient une description des trois phases et explique les conséquences de chaque phase sur les organes d’exécution.

Phase Description Conséquences sur les organes d’exécution Dès le 1er novembre 2008 et jusqu’à mi- Tout a été mis en œuvre pour que les orgafévrier 2009 environ, une task-force de la nes d’exécution soient le moins possible solli- CdC procède à une opération de pré- cités durant cette opération, mais le concours nettoyage du contenu du NRA, à l’aide des des caisses pour « résoudre » correctement ressources d’information à disposition de la les fissions sera nécessaire. Centrale. L’objectif est de résorber un Les fusions opérées entre enregistrements maximum de cas de liaisons erronées dans comprenant un RCI d’une part et un CI ouvert

le registre. de l’autre seront communiquées mensuelle- L’exercice se concentre sur les cas de fu- ment aux caisses versant la rente, afin que sions (ajout de liens manquants entre enre- celles-ci puissent revoir, au besoin, les bases gistrements), mais des cas de fissions (per- de calcul de la prestation. sonnes incorrectement liées dans le NRA) seront probablement également identifiés.

Entre le 15 février et le 31 mars 2009, dans Cette opération aura les deux effets visibles le cadre de l’opération dite de « première suivants sur le contenu du registre : attribution intégrée du NAVS13 » (conduite A. Complétion (et correction mineure évenpar l’OFS), le NRA sera progressivement tuelle) des attributs d’identification personmis à jour sur la base des informations nelle figurant en regard du NAVS13, pour provenant du contenu des registres sui- environ 70 à 80% de la population vivante vants : actuellement référencée dans le NRA.

1. Registres fédéraux Infostar, Symic, B. Insertion dans le NRA d’environ 70 à 80% Vera, Ordipro de la population sujette à attribution d’un 2. Registres des habitants des 2’700+ NAVS13 mais n’en possédant pas encore communes du territoire suisse. un à date (personnes résidentes en Suisse 3. Registres des assurés LaMal auprès mais actuellement sans relation avec des caisses maladie. l’AVS/AI, Suisses de l’étranger, etc.)

Dès le 1er mars 2009 et jusqu’à finalisation De même que lors de la phase 0, tout a été de l’exercice, le reliquat de la population mis en œuvre pour que les organes cible ne se prêtant pas à un traitement au- d’exécution ne soient sollicités pour une opétomatisé est progressivement résorbé, et ration de clearing que lorsque cela s’avère les données correspondantes intégrées au strictement nécessaire. Pour les cas de fis- NRA/UPI. Environ 50 à 60 personnes sont sions notamment, leur concours sera malgré

engagées sur cette phase de l’opération à tout incontournable. la CdC. Cette opération affectera également une petite partie du nombre total des cas déjà traités en phase 1. L’objectif visé par la phase 2 est la mise à jour de 95% de NRA/UPI au 30 juin 2009.

2.1 Ajustements du calendrier

Les dates présentées ici sont approximatives, et le calendrier est susceptible de subir quelques ajustements en fonction du déroulement des opérations.

2.2 Continuité du service durant la migration

Les opérations de migration (phases 0 à 2) auront lieu en parallèle avec le traitement quotidien des annonces au NRA. Il n’est en principe pas prévu d’interruption de service aux organes (hormis pour le flux spécial FARAS). Les opérations prévues étant inhabituellement lourdes et complexes, il n’est pas possible d’exclure quelques incidents sporadiques affectant la disponibilité des systèmes et ayant un impact momentané sur les ressources à disposition des organes d’exécution pour l’accomplissement de leurs tâches quotidiennes. Le maximum sera fait pour minimiser l’occurrence de tels incidents.

2.3. Dès fin 2009 : un NRA/UPI finalisé, au service de l’institution Au terme de la phase 2 (actuellement estimé aux alentours de fin 2009), le contenu du NRA/UPI doit présenter, à peu de choses près, les propriétés suivantes :

A. Le registre référence désormais le 100% de la population actuellement résidente en Suisse (sauf séjours courts de moins de 4 mois) ; les Suisses résidants à l’étranger; le personnel accrédité auprès du DFAE. Il continue en outre à référencer, comme par le passé, toutes les personnes possédant (ou ayant possédé de leur vivant) un ou plusieurs numéros AVS depuis la création de l’institution.

B. Partout où cela a été possible, les attributs d’identification personnelle couramment associés au NAVS13 sont désormais ceux provenant du registre jugé le plus « fiable » ou « officiel ».

C. Des processus automatisés sont fonctionnels, qui maintiennent en flux tendu l’actualité des données dans NRA/UPI, sur la base du contenu des principaux registres « annonceurs ».

Le gain en qualité du contenu du registre ainsi que sa mise à jour automatisée ne requérant désormais plus le concours actif des organes d’exécution, ceux-ci gagneront du temps.

3. Attributs personnels contenus dans NRA/UPI Les attributs personnels contenus dans NRA/UPI se trouvent à l’art. 133bis, paragraphe 4 RAVS. Il s’agit des données personnelles suivantes : a) nom de famille; b) nom de jeune fille; c) prénoms; d) sexe ; e) date de naissance; f) lieu de naissance; g) nationalité; h) ancien numéro d’assuré; i) noms de famille et prénoms des parents Depuis le 1.7.2008, la source des données est enregistrée comme élément supplémentaire. Les données ci-dessus, chiffres a) à i), ainsi que la source peuvent être consultées par les organes d’exécution via Telezas3 ou Webservices. Des données supplémentaires en provenance d’autres registres de la Confédération ou des cantons (p.ex. Etat civil) ne sont pas enregistrées dans NRA/UPI et, par conséquent, elles ne sont pas visibles.

3.1 Liste des NAVS13 inactivés ou invalidés

La CdC gère et publie à l’adresse suivante une liste des NAVS13 inactivés ou invalidés : Ces listes seront désormais publiées entre le 1er et le 5 de chaque mois à cet emplacement.

4. Changement du processus « entrée dans l’assurance » ARC 11, 13, 19 et 21 Lorsqu’une personne a été annoncée à NRA/UPI par une source autre qu’un organe AVS ou AI, elle figure déjà dans le registre au moment de sa première relation d’affaires avec l’organe. (…) Ce dernier doit donc désormais vérifier systématiquement si la personne existe déjà dans NRA/UPI et, le cas échéant, faire une annonce d’ « entrée dans l’assurance » en lieu et place d’une annonce de « nouvel assuré ». L’« entrée dans l’assurance » s’annonce en indiquant le NAVS13 de la personne dans une ARC de motif 11, 13, 19 ou 21. Le schéma XML ci-dessous l’illustre :

Figure 2: annonce d’entrée dans l’assurance

Le nouveau déroulement des tâches à effectuer pour l’annonce d’une „nouvelle personne dans NRA/UPI“ ou d’„entrée dans l’assurance“ est décrit ci-dessous : Etape Description des étapes Explications

Annonce d’une personne

Consultation de NRA/UPI via Telezas3, Web- A partir de fin 2009, 99% des personservices ou NRA-Download sur les données nes doivent se trouver dans NRA/UPI. personnelles et attribution du numéro d’assuré

Création de l’ARC avec le numéro d’assuré Cela signifie : entrée dans l’assurance AVS/AI.

Quand la personne n’est pas trouvée dans le Cela signifie : nouvelle personne dans NRA/UPI, une ARC avec ses données per- le NRA/UPI et entrée dans sonnelles et sans numéro d’assuré doit être l’assurance. créé pour elle. Explications possibles : travailleur frontalier, travailleur „au gris“ (Les lignes en jaune signifient qu’il s’agit de nouvelles étapes dans le déroulement des tâches)

5. Changement du processus « mutation des données personnelles » ARC 15 et 25 De nouvelles règles sont valables dès le début de la phase 1 pour la mutation des données personnelles dans le NRA/UPI par les organes d’exécution pour les annonces de motif ARC 15 et 25. Le NRA/UPI ne peut encore accepter de telles annonces que dans le cas suivant : Le dernier état en date des attributs a été annoncé par un organe de l’AVS/AI (ou une caisse maladie). Si le dernier état en date des attributs a été annoncé par Infostar, Symic, Vera, Ordipro ou le registre des habitants, une telle annonce de motif ARC 15 ou 25 est mise en file d’attente. Pour que la Centrale la débloque, l’organe d’exécution doit disposer d’éléments d’information fiables permettant de justifier la correction de ces attributs (document d’identité récent, livret de famille). Le cas est alors évalué bilatéralement entre le bureau de contrôle et l’organe correspondant. Afin de permettre aux organes d’exécution d’identifier si une ARC 15 ou 25 est possible ou souhaitable, ceux-ci doivent contrôler l’état actuel des données personnelles dans le NRA/UPI via Telezas3, Webservices ou des download périodiques du NRA/UPI. La source de l’état actuel des données est visible de manière transparente. Le nouveau déroulement des tâches à effectuer pour la mutation des données personnelles par les organes d’exécution est décrit encore une fois ci-dessous :

Etape Description des étapes Explications

Prise de connaissance d’une né- Annonce par l’employeur, l’assuré ou un tiers. cessité de modification des données personnelles par un organe d’exécution.

Consultation du NRA/UPI via Tele- La probabilité est grande que la mutation ait déjà zas3, Webservices ou un download été annoncée par un autre registre intégré au du NRA sur l’état et la source des NRA/UPI. données personnelles.

Prise de décision par le système Quand les données ont déjà été mutées automati- ou un spécialiste de la caisse quement dans le NRA/UPI, il ne faut plus rien faire. quant à la nécessité d’une ARC 15 Si le dernier état valable des attributs a été annon- ou 25. cé par Infostar, Zemis, Vera, Ordipro ou le registre des habitants, la caisse base sa décision sur :