Accord
entre la Confédération suisse et
l’Institut Max von Laue-Paul Langevin (ILL) relatif à la participation scientifique de la Suisse dès 2024

1.1 Le présent Accord définit les conditions de participation de la Suisse et de ses scientifiques aux programmes et aux activités de l’ILL, y compris les responsabilités, obligations et droits spécifiques de l’ILL et de la Suisse qui découlent de cette participation pour la période telle qu’elle est définie à l’art. 10.1.

1.2 Conformément aux statuts de l’ILL, tous les projets de recherche proposés et menés au sein de l’institut doivent être entrepris par des scientifiques civils (projets de recherche et personnel non militaires), en vue de publier les résultats obtenus.

2.1 Les utilisateurs de Suisse disposent du même droit d’accès au temps de faisceau programmé à l’ILL que les utilisateurs des pays Associés de l’ILL (France, Allemagne et Royaume-Uni). Les scientifiques de Suisse pourront par conséquent soumettre des propositions d’expérimentation soit en leur nom propre, soit en collaboration avec des scientifiques d’autres pays.

Dans ce dernier cas, au moins les deux tiers de l’équipe soumettant la proposition doit être composée de scientifiques issus des pays Associés¹ ou Membres scientifiques² de l’ILL. Le Directeur de l’ILL conserve le droit de limiter le nombre de propositions incluant des scientifiques issus de pays non membres. Les règles générales concernant l’accès au temps de faisceau et le calcul de la part du temps de faisceau qui peut être alloué sont définies dans le document ILL access policy, qui se trouve à l’annexe 1.

2.2 Le temps de faisceau sera alloué par le Directeur de l’ILL en fonction du mérite scientifique jugé au travers d’une évaluation par des pairs; il sera toutefois proportionnel à la contribution versée par la Suisse. Les propositions seront évaluées par des sous-comités composés de scientifiques qualifiés, rendant compte au Conseil scientifique de l’ILL. Les propositions retenues recevront le même soutien technique et autre que celui apporté aux propositions issues des pays Associés de l’ILL.

2.3 Sur cette base, le présent Accord prévoit deux options pour la Suisse:

• – l’Option 1, qui implique un accord d’une durée de cinq ans. Sur la base de cette option, la Suisse a droit à une part allant jusqu’à 2,17 % du temps de faisceau alloué par l’ILL par an. Ce droit est calculé en moyenne mobile sur les trois dernières années de participation scientifique;

• – l’Option 2, qui implique sur un accord d’une durée de dix ans. Elle donne droit à une part moyenne de 2,32 % du temps de faisceau alloué par l’ILL par an pour l’ensemble de la période de dix ans, répartie de la manière suivante:

  • – 3,05 % par an du temps de faisceau alloué par l’ILL pendant les sept premières années. Pour ces sept premières années, ce droit est également calculé en moyenne mobile sur les trois dernières années de participation scientifique,

  • – 0,78 % du temps de faisceau alloué par l’ILL en 2031,

  • – 0,61 % du temps de faisceau alloué par l’ILL en 2032,

  • – 0,45 % du temps de faisceau alloué par l’ILL en 2033.

L’Option 1 entrera en vigueur à la signature du présent Accord.

L’Option 2 entrera en vigueur et remplacera l’Option 1 après réception d’une confirmation officielle envoyée par la Suisse au plus tard en décembre 2024 selon laquelle ses procédures internes pour accepter cette option ont été accomplies.³

Afin de permettre aux chercheurs de Suisse de produire le volume le plus élevé possible de résultats fondés sur l’excellence scientifique et à un niveau reflétant les besoins de la communauté scientifique suisse, il sera fait en sorte que soient mises en place des mesures d’accompagnement supplémentaires afin de donner la possibilité aux utilisateurs de Suisse d’utiliser jusqu’à 4,2 % du temps de faisceau de l’ILL (Option 1) ou jusqu’à 5,1 % (Option 2). Ces mesures d’accompagnement prendront la forme de projets d’intérêt commun donnant lieu à des accords de coopération spécifiques entre l’ILL et les établissements de recherche ou universités en Suisse.

La mise en place de mesures d’accompagnement est soumise à l’approbation préalable écrite des Associés de l’ILL.

2.4 Le temps de faisceau alloué à des scientifiques issus de pays n’étant ni Associés ni Membres scientifiques de l’ILL, mais collaborant avec des scientifiques suisses, sera pris en compte selon les règles définies dans le document ILL access policy.

2.5 Tous les ans, en juillet, le Directeur de l’ILL et des représentants de la Suisse évalueront le rapport entre le temps de faisceau auquel la Suisse a droit et celui qui lui a effectivement été octroyé pour l’année en cours. En cas d’écart, des réajustements pourront être effectués selon les règles suivantes:

• – Si l’on observe une sous-utilisation du temps de faisceau, l’ILL et la Suisse s’efforceront de trouver des solutions en vue d’une meilleure utilisation.

• – Une surutilisation du temps de faisceau allant jusqu’à 1,2 fois le temps prévu au cours de cette période peut être autorisée par l’ILL conformément aux évaluations relatives au temps de faisceau réalisées par les sous-comités du Conseil scientifique de l’ILL au sens de l’art. 2.2.

• – Une surutilisation du temps de faisceau dépassant 1,2 fois le temps alloué au cours de cette période peut être autorisée par l’ILL conformément aux évaluations relatives au temps de faisceau réalisées par les sous-comités du Conseil scientifique de l’ILL au sens de l’art. 2.2 et conformément aux conditions fixées par les mesures d’accompagnement convenues pour l’utilisation correspondante du temps de faisceau.

• – Si les conditions permettant une surutilisation au-delà d’un facteur valant 1,2 fois le temps prévu devaient ne pas être réunies, la Direction de l’ILL ajustera le temps de faisceau accordé aux utilisateurs suisses afin de garantir que le temps de faisceau annuel moyen, déterminé en prenant en compte une période mobile triennale, corresponde aux contributions versées par la Suisse conformément au présent accord. La Suisse n’ajustera en aucun cas ces contributions.

Le calcul de la moyenne mobile sur trois ans pour les années 2024 et 2025 tiendra compte du temps de faisceau alloué pour les années 2022 et 2023.

2.6 Si la Suisse ne renouvelle pas sa participation au-delà de 2028 dans le cadre de l’Option 1, ou au-delà de 2033 dans le cadre de l’Option 2, le temps de faisceau alloué à la Suisse au cours de la dernière année contractuelle sera adapté proportionnellement afin d’éviter une surutilisation du temps de faisceau dépassant un facteur de 1,2 sur l’ensemble de la période contractuelle.

3.1 Contribution

Pour sa participation scientifique à l’ILL, la Suisse versera une contribution annuelle, hors taxes, fondée sur une contribution variable dépendant du pourcentage d’utilisation du temps de faisceau fixé contractuellement et s’élevant à 1 % du budget annuel moyen de l’ILL pour chaque 1 % du temps de faisceau de l’ILL pour les années 2024 à 2028, soit 1 095 079 euros (un million quatre-vingt-quinze mille septante-neuf euros; en valeur de 2023), comme il a été défini à l’automne 2022 dans les estimations financières à long terme pour les années 2024 à 2028 et noté par le Comité de direction de l’ILL au point 8.4 Long-term financial plan de sa 115^e réunion.

• – Pour l’Option 1: pour la part du temps de faisceau de l’ILL choisie par la Suisse en vertu de l’art. 2.3 et sans prendre en considération une surutilisation dépassant 1,2 fois le temps alloué conformément à l’art. 2.5, la contribution annuelle moyenne s’élèvera à 2 526 315 euros (deux millions cinq cent-vingt-six mille trois cent-quinze euros; en valeur de 2023).

• La Suisse versera les contributions financières indiquées ci-après (en euros), indexation selon art. 3.2 comprise:

– Pour l’Option 2: pour la part du temps de faisceau alloué par l’ILL choisie par la Suisse en vertu de l’art. 2.3 et sans prendre en considération une surutilisation dépassant 1,2 fois le temps alloué conformément à l’art. 2.5, mais en tenant compte de l’indexation prévue à l’art. 3.2, la Suisse versera les contributions financières indiquées ci-après (en euros):

Les contributions annuelles pour la période concernée selon l’option choisie incluent l’indexation conformément à l’art. 3.2.

3.2 Indexation

• – Pour l’Option 1: la contribution définie à l’art. 3.1 sera soumise à une augmentation annuelle de 2 %, pour autant que l’indice des prix de l’année précédente (production industrielle) pour la France, tel qu’il est publié par l’OCDE dans ses «Principaux indicateurs économiques», ne dépasse pas 2 %. Dans le cas contraire, la part du temps de faisceau de l’ILL allouée à la Suisse sera réduite pour rester proportionnelle à la contribution budgétaire suisse, tel qu’indiqué à l’art. 3.1 et en tenant compte de la hausse constatée sur l’indice des prix de l’OCDE (production industrielle) disponible au moment de l’appel de fonds.

• – Pour l’Option 2: une augmentation annuelle de 2 % est incluse dans la contribution définie à l’art. 3.1.

3.3 Révision

Si les évaluations prévues à l’art. 2.5 mettent en évidence une surutilisation du temps de faisceau dépassant un facteur de 1,2, la Direction de l’ILL ajustera le temps de faisceau à allouer afin de garantir que l’utilisation moyenne du temps de faisceau sur la période mobile triennale corresponde à la part du temps de faisceau à utiliser convenue contractuellement, y compris la surutilisation jusqu’à un facteur de 1,2.

3.4 Paiement

Les contributions financières feront l’objet d’un appel de fonds annuel unique et seront payables en un versement annuel unique. Les contributions annuelles devront être versées sur les comptes de l’ILL au 1^er juillet. Les appels de fonds seront lancés au moins 60 jours avant cette date.

3.5 Modalités

3.5.1 Au nom des Associés et des Membres scientifiques, l’ILL investira avec prudence les fonds dont il n’aura pas immédiatement besoin afin de pouvoir faire face à ses obligations financières.

3.5.2 Au terme de chaque trimestre, les intérêts perçus pour ce même trimestre seront répartis entre les Associés et les Membres scientifiques proportionnellement à leurs contributions financières versées dans les délais impartis.

3.5.3 La part des intérêts revenant à la Suisse sera établie annuellement, conformément à son système de paiement.

3.5.4 Si la Suisse verse sa contribution 45 jours ou plus avant la date prévue à l’art. 3.4, elle recevra des intérêts pour la période concernée.

3.5.5 Si la Suisse devait manquer de verser sa contribution à temps, elle ne recevra pas d’intérêts pour l’année concernée.

3.5.6 L’ILL se réserve le droit de percevoir un intérêt au taux légal des prêts en vigueur en France sur la part de contribution qui n’aura pas été versée 45 jours après la date prévue à l’art. 3.4.

3.5.7 En cas de défaut de paiement, le partenaire concerné sera tenu de verser tout intérêt dû en même temps que la contribution restant à régler. S’il devait manquer de verser les intérêts exigés sur la part de la contribution qui n’a pas encore été versée, l’ILL retiendra la part des intérêts perçus par le partenaire au cours des années précédentes.

3.5.8 Si la Suisse n’a toujours pas versé sa contribution 60 jours après la date prévue à l’art. 3.4, l’ILL se réserve le droit de prendre des mesures supplémentaires, telles, par exemple, que suspendre le remboursement des frais de déplacement et de séjour encourus par les utilisateurs provenant de la Suisse.

3.5.9 Si le défaut de paiement se prolonge au-delà d’une période de 90 jours, l’ILL préviendra la Suisse de son intention de contracter un prêt bancaire ou un découvert en vue de couvrir le montant de la contribution encore à verser. Si ce dernier n’est pas intégralement réglé dans un délai de six semaines, l’ILL pourra contracter le prêt ou le découvert. Dans ce cas, il incombera à la Suisse de payer les intérêts et autres frais afférents.

3.5.10 Toutes les contributions reçues de la part de la Suisse serviront en premier lieu à compenser ou réduire les montants dus au titre de précédents appels de fonds.

3.5.11 La contribution versée par la Suisse sera incluse dans le budget de l’ILL et soumise aux règles générales applicables à ce budget. Il ne sera pas établi de compte budgétaire spécifique ou séparé pour l’utilisation de ces fonds.

3.5.12 Pendant la durée de validité du présent Accord, la Suisse recevra les documents transmis au Comité de direction de l’ILL, y compris les comptes annuels finaux ainsi que les rapports de la Commission d’Audit et du Commissaire aux comptes de l’ILL.

4.1 Les Membres scientifiques dont la contribution apportée est supérieure à 1 % du pourcentage d’utilisation du temps de faisceau fixé contractuellement seront éligibles pour envoyer un observateur aux réunions du Comité de direction de l’ILL. La Suisse informera le Directeur de l’ILL par écrit de la personne désignée à cet effet et le Directeur en informera les membres du Comité de direction.

4.2 Conformément aux termes de référence et au règlement d’organisation du Conseil scientifique, le Directeur de l’ILL demandera aux Membres scientifiques de désigner des candidats appelés à siéger au Conseil scientifique et à ses sous-comités, dans un délai suffisant avant le renouvellement de ces organes.

4.3 Les Membres scientifiques de l’ILL nomment conjointement un observateur au Sous-comité pour les questions administratives. Ils informeront le Directeur de l’ILL par écrit de la personne désignée et le Directeur en informera les membres du sous-comité.

4.4 Les Membres scientifiques de l’ILL nomment conjointement un observateur pour suivre des parties des réunions des Associés. Ils informeront le Directeur de l’ILL par écrit de la personne désignée et le Directeur en informera les Associés.

Les scientifiques de Suisse dont les propositions auront été retenues se verront rembourser par l’ILL les frais de déplacement et de séjour encourus pour conduire leurs expériences à l’ILL, conformément aux règles en vigueur à l’ILL et aux dispositions de l’art. 3.5.

6.1 Les scientifiques de Suisse seront pris en considération pour les nominations scientifiques à l’ILL, y compris pour les postes postdoctoraux de durée déterminée et les postes de doctorants. La mise au concours de postes de durée déterminée sera annoncée à la Suisse afin de permettre aux scientifiques suisses de faire acte de candidature.

6.2 L’ILL accueillera des post-doctorants et des étudiants de Suisse rédigeant une thèse portant sur les sciences des neutrons. Pendant la durée de validité du présent Accord, et en fonction de l’option choisie, la Suisse aura droit soit, dans le cadre de l’Option 1 du présent Accord, à deux postes de doctorant financés pour une durée de trois ans ou à des postes de post-doctorant dotés d’un financement équivalent, soit, dans le cadre de l’Option 2 du présent Accord, à quatre postes de doctorant financés pour une durée de trois ans ou à des postes de post-doctorant dotés d’un financement équivalent.

6.3 Dans le cadre de son programme doctoral, l’ILL a en outre la possibilité d’octroyer un poste de doctorant à des étudiants de Suisse afin de rédiger dans le cadre de son programme doctoral une thèse dans un domaine des sciences des neutrons défini par l’ILL dans l’appel à propositions. Les scientifiques des universités et établissements de recherche suisses seront éligibles pour soumettre des propositions de recherche en vue d’obtenir ces bourses doctorales. Les propositions de recherche seront évaluées et sélectionnées sur la base du mérite scientifique par le biais d’une procédure d’évaluation par des pairs.

8.1 Les entreprises et les institutions suisses seront prises en considération dans les appels d’offres de l’ILL.

8.2 La Suisse nommera un conseiller en passation de marchés et communiquera par écrit au Directeur de l’ILL le nom de la personne désignée.

8.3 L’ILL informera le conseiller du type de passation susceptible d’être effectué au cours des années à venir. Pour sa part, le conseiller aidera l’ILL à tenir à jour une liste de fournisseurs potentiels suisses possédant très probablement les compétences et l’expérience nécessaires à des travaux en lien avec des projets de l’ILL.

8.4 L’ILL invitera des fournisseurs suisses à répondre à des appels d’offres s’il juge qu’ils possèdent les compétences techniques et l’expérience suffisantes.

10.1 Le présent Accord entre en vigueur à la date de sa signature par les deux parties. Il s’applique du 1^er janvier 2024 au 31 décembre 2028 pour l’Option 1 ou, sous réserve de l’envoi au plus tard en décembre 2024 de la confirmation que la Suisse accepte l’Option 2 du présent Accord, du 1^er janvier 2024 au 31 décembre 2033 pour l’Option 2, comme spécifié à l’art. 2.3.

Dans le cadre de l’Option 2, si l’ILL cesse de faire fonctionner le réacteur avant la fin de la période convenue contractuellement, le présent accord prend fin à la date d’arrêt du réacteur de l’ILL telle que retenue et communiquée officiellement par l’ILL concernant l’arrêt définitif du réacteur. Le cas échéant, la contribution de la Suisse pour l’année correspondante sera payée au pro rata temporis.

10.2 À l’issue de la période de participation, l’ILL procédera à l’évaluation du temps de faisceau moyen utilisé par la Suisse au cours de ses cinq ou dix années de participation scientifique.

10.3 Une planification financière à long terme est indispensable au fonctionnement d’une grande infrastructure de recherche comme l’ILL. L’interruption de la participation scientifique est très difficile à gérer et peut avoir des répercussions importantes sur le fonctionnement de l’ILL. Par conséquent, si la Suisse interrompait sa participation scientifique, elle devrait repayer 50 % des frais d’adhésion en cas de renouvellement de sa participation. Le montant de la contribution versée à titre de frais d’adhésion dépend du pourcentage de temps de faisceau fixé par contrat et s’élève à 1 % du capital total et des réserves de l’ILL, selon son bilan comptable, pour chaque 1 % choisi de temps de faisceau de l’ILL.

12.1 Le présent Accord est soumis au droit français.

12.2 Le présent Accord est établi et signé en double exemplaire, au lieu et à la date indiqués ci-dessous.