172.021.2
Ordinanza sulla comunicazione per via elettronica nell’ambito di procedimenti amministrativi
(OCE-PA)
del 18 giugno 2010 (Stato 1° dicembre 2012)
Il Consiglio federale svizzero, visti gli articoli 11b capoverso2, 21a capoverso 1 e 34 capoverso 1bis della legge federale del 20 dicembre 19682 sulla procedura amministrativa (PA); vista la disposizione finale della modifica del 17 giugno 20053 della PA, ordina:
Sezione 1 Disposizioni generali
Art. 1 Oggetto e campo d’applicazione
La presente ordinanza disciplina le modalità della comunicazione per via elettronica tra una parte e un’autorità amministrativa della Confederazione (autorità) nell’ambito di un procedimento retto dalla PA
La presente ordinanza è applicabile alla comunicazione di:
atti scritti in vista dell’emanazione di una decisione ai sensi dell’articolo 5 PA;
decisioni ai sensi dell’articolo 5 PA.
Art. 2 Piattaforme riconosciute per la trasmissione sicura
Sono riconosciute le piattaforme di trasmissione riconosciute conformemente all’articolo3 dell’ordinanza del 18 giugno 20104 sulla comunicazione per via elettronica nell’ambito di procedimenti civili e penali nonché di procedure d’esecuzione e fallimento.
RU 2010 3031
Nuovo testo giusta il n. I dell’O del 31 ott. 2012, in vigore dal 1° dic. 2012 (RU 2012 6069).
Sezione 2 Comunicazione di atti scritti a un’autorità
Art. 3 Ammissibilità della comunicazione per via elettronica
Gli atti scritti possono essere comunicati per via elettronica a qualsiasi autorità.
Gli atti scritti possono essere comunicati per via elettronica al Tribunale amministrativo federale, al Tribunale penale federale o a un’autorità dell’Amministrazione federale decentralizzata se:
detta autorità figura nella lista delle autorità che ammettono la comunicazione per via elettronica; e
secondo tale lista, l’autorità ha dichiarato ammissibile la comunicazione per via elettronica nel procedimento in questione.
L’autorità può escludere, mediante iscrizione nella lista, la comunicazione per via elettronica per i procedimenti in cui vengono trattate informazioni classificate SEGRETE o CONFIDENZIALI ai sensi dell’ordinanza del 4 luglio 20075 sulla protezione delle informazioni.
Art. 4 Lista
La Cancelleria federale pubblica su Internet una lista degli indirizzi delle autorità.
Per ogni autorità la lista indica:
l’indirizzo elettronico;
gli indirizzi ammessi per la trasmissione per via elettronica;
i canali di comunicazione autorizzati, quali la piattaforma di trasmissione riconosciuta, il sito Internet per trasmettere on line atti scritti o l’indirizzo di posta elettronica non protetto;
i formati di dati autorizzati per la comunicazione;
singoli tipi di atti da trasmettere, oltre che per via elettronica, anche su carta;
l’indirizzo al quale figurano i certificati da utilizzare per la cifratura di atti scritti trasmessi all’autorità (codice di cifratura pubblico) e per la verifica della firma elettronica dell’autorità.
Per le autorità dell’Amministrazione federale decentralizzata la lista indica inoltre se queste autorizzano la comunicazione elettronica per tutti o solo per determinati procedimenti amministrativi (lista positiva o negativa).
La Cancelleria federale può disciplinare la registrazione e l’aggiornamento delle iscrizioni.
Art. 5 Formato
Le parti comunicano i loro atti scritti e gli allegati nel formato autorizzato, secondo la lista, per il canale di comunicazione utilizzato.
Se non riesce a leggere un atto scritto o gli allegati, l’autorità concede alla parte un breve termine per:
ritrasmettere l’atto scritto o gli allegati nel formato stabilito dall’autorità; o
trasmettere, dopo averli stampati, tutto l’atto scritto e gli allegati o soltanto una parte di esso, secondo le modalità previste dall’articolo 21 PA.
Se per l’atto scritto non è usata una piattaforma di trasmissione riconosciuta, l’autorità provvede a proteggere appropriatamente i dati personali durante la trasmissione nei canali di comunicazione autorizzati. L’invio trasmesso per posta elettronica usuale va cifrato con il codice di cifratura pubblico indicato nella lista.
Sono fatte salve le disposizioni speciali dell’Istituto federale della proprietà intellettuale sulla comunicazione con l’Istituto.
Art. 6 Firma
È considerata firma elettronica riconosciuta ai sensi dell’articolo 21a capoverso 2 PA una firma elettronica qualificata, basata su un certificato qualificato rilasciato da un prestatore riconosciuto di servizi di certificazione secondo la legge federale del 19 dicembre 20036 sui servizi di certificazione nel campo della firma elettronica (prestatore riconosciuto).
Una firma elettronica riconosciuta ai sensi dell’articolo 21a capoverso 2 PA non è richiesta se l’identificazione del mittente e l’integrità della comunicazione sono garantite con altri mezzi adeguati. Sono eccettuati i casi in cui il diritto federale prescrive di firmare un documento.
Se manca una firma elettronica riconosciuta necessaria, l’autorità concede alla parte un termine per la correzione. La parte può ritrasmettere gli atti scritti muniti di una firma riconosciuta oppure inviarli firmati a mano conformemente all’articolo 21 PA.
Art. 7 Certificato
Se non è accessibile sulla piattaforma di trasmissione utilizzata dall’autorità né figura nella lista del prestatore riconosciuto, il certificato qualificato munito del codice per la verifica della firma deve essere allegato all’invio.
Sezione 3 Notificazione di decisioni
Art. 8 Consenso necessario
L’autorità può notificare una decisione per via elettronica a una parte che ha esplicitamente acconsentito per scritto a tale tipo di notificazione per il procedimento in questione.
Chi è regolarmente parte in un procedimento dinanzi a una determinata autorità oppure rappresenta regolarmente parti dinanzi a detta autorità può comunicare a quest’ultima di notificargli le decisioni per via elettronica in uno o in tutti i procedimenti.
Il consenso può essere revocato in qualsiasi momento.
Il consenso e la revoca richiedono la forma scritta; non devono essere firmati.
Art. 9 Modalità
Per la notificazione è utilizzata una piattaforma di trasmissione riconosciuta.
L’autorità può utilizzare anche un altro tipo di trasmissione, purché quest’ultimo permetta in modo appropriato di:
identificare inequivocabilmente il destinatario;
stabilire inequivocabilmente il momento della notificazione; e
7 proteggere la decisione, fino alla notificazione, da modifiche e da accessi non autorizzati.
Le decisioni sono trasmesse in formato PDF/A, gli allegati in formato PDF.
Le decisioni sono provviste di una firma elettronica qualificata basata su un certificato qualificato rilasciato da un prestatore riconosciuto.
In occasione della notificazione collettiva di decisioni che non possono essere firmate singolarmente da un rappresentante dell’autorità, le decisioni possono essere munite di una firma elettronica prodotta da un prestatore riconosciuto e creata con mezzi sui quali il titolare ha l’esclusivo controllo.
Il Dipartimento federale delle finanze stabilisce le direttive tecniche e organizzative, nonché il formato dei dati per la notificazione di fatture aventi carattere di decisione. Determina la firma elettronica da utilizzare; questa deve essere basata su un certificato rilasciato da un prestatore riconosciuto di servizi.8
Art. 10 Momento della notificazione
Se l’autorità trasmette la decisione a una casella di posta elettronica, il momento in cui l’invio è scaricato dal destinatario è considerato il momento della notificazione.
Nuovo testo giusta il n. I dell’O del 31 ott. 2012, in vigore dal 1° dic. 2012 (RU 2012 6069).
Introdotto dal n. I dell’O del 31 ott. 2012, in vigore dal 1° dic. 2012 (RU 2012 6069).
Se è indirizzata a una casella di posta elettronica del destinatario, installata previa identificazione del titolare su una piattaforma di trasmissione riconosciuta, la notificazione è considerata primo tentativo di consegna ai sensi dell’articolo 20 capoverso 2bis PA.
Le fatture aventi carattere di decisione, che non sono state trasmesse a una casella di posta elettronica del destinatario, sono considerate notificate 30 giorni dopo l’accredito dell’importo della fattura.9
Sezione 4 Cambio del supporto
Art. 11 Trasmissione successiva di decisioni per via elettronica
Le parti possono chiedere che l’autorità trasmetta loro successivamente per via elettronica le decisioni che sono state loro notificate in altro modo.
L’autorità allega al documento elettronico l’attestazione che esso coincide con la decisione.
Art. 12 Stampa su carta di un atto scritto in forma elettronica
L’autorità verifica la firma elettronica in merito:
all’integrità del documento;
all’identità del firmatario;
alla validità e alla qualità della firma elettronica compresi eventuali attributi importanti giuridicamente;
alla data e ora della firma, compresa la qualità di tali indicazioni.
Alla stampa su carta l’autorità aggiunge il risultato della verifica della firma elettronica e l’attestazione che detta stampa riproduce correttamente il contenuto dell’atto scritto comunicato in forma elettronica.
L’attestazione va datata, firmata e corredata dei dati del firmatario.
Sezione 5 Disposizioni finali
Art. 13 Abrogazione del diritto vigente
L’ordinanza del 17 ottobre 200710 concernente la comunicazione per via elettronica nell’ambito di un procedimento amministrativo è abrogata.
Introdotto dal n. I dell’O del 31 ott. 2012, in vigore dal 1° dic. 2012 (RU 2012 6069).
[RU 2007 5093]
Art. 14 Modifica del diritto vigente
…11
Art. 15 Entrata in vigore e validità
La presente ordinanza entra in vigore il 1° gennaio 2011.
Gli articoli3 capoversi2 e 3 nonché4 capoverso3 sono validi fino al 31 dicembre 2016.
La mod. può essere consultata alla RU 2010 3031.