Ordinanza sul sistema d’informazione della Polizia giudiziaria federale (Ordinanza JANUS)

In JANUS sono trattati, nell’ambito dei compiti della Polizia giudiziaria federale secondo l’articolo 2 LUC, i dati necessari per:

1. la prevenzione e la lotta contro il traffico illegale di stupefacenti secondo l’articolo 29 della legge del 3 ottobre 1951⁵ sugli stupefacenti nonché gli articoli⁹ e 10 LUC;

2. l’identificazione e la lotta contro il crimine organizzato secondo gli articoli 7 e 8 LUC nonché l’articolo 340bis capoverso 1 CP;

3. la lotta contro la falsificazione delle monete secondo la Convenzione internazionale del 20 aprile 1929⁶ per la lotta contro la falsificazione delle monete;

4. la lotta contro la tratta degli esseri umani secondo l’Accordo internazionale del 18 maggio 1904⁷ inteso a garantire una protezione efficace contro il traffico criminale conosciuto sotto il nome di tratta delle bianche, secondo la Convenzione internazionale del 4 maggio 1910⁸ per la repressione della tratta delle bianche, secondo la Convenzione internazionale del 30 settembre 1921⁹ per la repressione della tratta delle donne e dei fanciulli e la Convenzione internazionale dell’11 ottobre 1933¹⁰ concernente la repressione della tratta delle donne maggiorenni;

5. la lotta contro la diffusione delle pubblicazioni oscene secondo l’Accordo internazionale del 4 maggio 1910¹¹ per reprimere la diffusione delle pubblicazioni oscene e secondo la Convenzione internazionale del 12 settembre 1923¹² per la repressione della circolazione e del traffico delle pubblicazioni oscene;

6. la lotta alla criminalità economica secondo l’articolo 340bis capoverso 2 CP nonché gli articoli⁷ e 8 LUC;

7. la lotta al riciclaggio di denaro secondo l’articolo 340bis capoverso 1 CP nonché gli articoli⁷ e 8 LUC;

8. la lotta ai reati di corruzione secondo l’articolo 340bis capoverso 1 CP nonché gli articoli⁷ e 8 LUC.

In JANUS sono altresì trattati i dati necessari all’adempimento dei compiti della Polizia giudiziaria federale volti alla lotta contro il terrorismo, il commercio di armi e la criminalità che minaccia la sicurezza interna nonché al perseguimento degli altri reati di cui all’articolo 340 CP, nella misura in cui essi siano di competenza della Confederazione. Questi dati sono trattati separatamente da quelli secondo i capoversi¹ e 3. Il loro trattamento si basa sulle prescrizioni della PP¹³.

Le autorità cantonali preposte al perseguimento penale e i servizi di polizia giudiziaria dei Cantoni possono trattare nel sottosistema «Giornale» di JANUS i dati volti alla lotta contro i reati per i quali non vi è alcuna giurisdizione penale federale e che non rientrano nel campo d’applicazione della PP, LUC e LMSI. Il trattamento di tali dati è retto dalle prescrizioni cantonali.

Il sottosistema «Persone e precedenti» (PV) comprende:

1. i dati di base relativi all’identità delle persone;

2. i precedenti, vale a dire dati relativi ai fatti, classificati secondo categorie di reati;

3. i sottocampi che permettono tra l’altro di marcare gli elementi di confronto, segnatamente con terzi, nel testo di un precedente e di effettuare consultazioni in base a tali elementi di confronto. L’elenco completo dei sottocampi figura nell’allegato 114.

Il sottosistema «Giornale» comprende:

1. l’intestazione: i dati relativi ai giornali allestiti nell’ambito di una pratica;

2. iscrizioni: dati in merito a ogni singolo fatto.

I dati di base con relativi precedenti oppure l’intestazione con relative iscrizioni costituiscono assieme un blocco di dati.

Nei sottosistemi «Persone e precedenti» e «Giornale», i dati raccolti nell’ambito di un’indagine preliminare, di un’indagine di polizia giudiziaria dopo l’apertura da parte di un’autorità istruttoria o di fonti accessibili al pubblico sono classificate in tre categorie distinte.

Per la lotta contro il traffico illegale di stupefacenti sono trattati in JANUS soltanto i dati concernenti persone sospettate di esercitare tale traffico, di esservi implicate, di parteciparvi o di trarne profitto. I dati riguardanti le persone che si limitano a consumare stupefacenti non sono registrati.

Per la lotta contro la criminalità organizzata sono trattati i dati concernenti:

1. organizzazioni contro le quali sussistono motivi di sospetto sufficientemente fondati che si tratti di associazioni criminali ai sensi dell’articolo 260ter CP;

2. persone contro le quali sussistono motivi di sospetto sufficientemente fondati che preparino, commettano o sostengano reati per i quali si presume la partecipazione di un’organizzazione ai sensi della lettera a;

3. persone contro le quali sussistono motivi di sospetto sufficientemente fondati che appartengano o sostengano un’organizzazione ai sensi della lettera a.

Per la lotta contro la falsificazione delle monete sono trattati in JANUS i dati relativi a persone sospettate di commettere tali attività delittuose, di esservi implicate, di parteciparvi o di trarne profitto.

Gli allegati¹ e 2 delle presente ordinanza non sono pubblicati nella Raccolta ufficiale e l’UFCL, Logistica 3003 Berna.

Per la lotta contro la tratta degli esseri umani sono trattati in JANUS i dati relativi a persone sospettate di commettere tali attività delittuose, di esservi implicate, di parteciparvi o di trarne profitto.

Per la lotta contro la diffusione di pubblicazioni oscene sono trattati in JANUS i dati relativi a persone sospettate di commettere tali attività delittuose, di esservi implicate, di parteciparvi o di trarne profitto.

Per la lotta contro il terrorismo, il commercio di armi e la criminalità che minaccia la sicurezza interna nonché per il perseguimento degli altri reati di cui all’articolo 340 CP, nella misura in cui essi siano di competenza della Confederazione, sono trattati in JANUS i dati relativi a persone sospettate di commettere tali attività delittuose, di esservi implicate, di parteciparvi o di trarne profitto.

Per la lotta contro la criminalità economica secondo l’articolo 340bis capoverso 2 CP sono trattati in JANUS i dati relativi a persone sospettate di commettere tali attività delittuose, di esservi implicate, di parteciparvi o di trarne profitto.

Per la lotta contro il riciclaggio di denaro secondo l’articolo 340bis capoverso 1 CP sono trattati in JANUS i dati relativi a persone sospettate di commettere tali attività delittuose, di esservi implicate, di parteciparvi o di trarne profitto.

Per la lotta contro i reati di corruzione secondo gli articoli 340 e 340bis capoverso 1 CP sono trattati in JANUS i dati relativi a persone sospettate di commettere tali attività delittuose, di esservi implicate, di parteciparvi o di trarne profitto.

Per la lotta contro i reati di competenza delle autorità cantonali sono trattati in JANUS i dati relativi a persone sospettate di commettere tali attività delittuose, di esservi implicate, di parteciparvi o di trarne profitto.

I dati relativi a terzi su cui non sono stati raccolti dati di base, possono essere trattati in JANUS soltanto se necessario per il raggiungimento degli scopi citati nell’articolo².

I dati derivanti da fonti accessibili al pubblico possono essere registrati nei sottosistemi «Persone e precedenti» e «Giornale», nella misura in cui vi sia un nesso con dati o casi già registrati giusta i capoversi 1–10.

Soltanto i dati elencati nel catalogo (allegato 115) possono essere trattati in JANUS.

Gli allegati¹ e 2 delle presente ordinanza non sono pubblicati nella Raccolta ufficiale e l’UFCL, Logistica 3003 Berna.

3. indagini di polizia giudiziaria condotte da autorità federali di perseguimento penale e di polizia;

4. organi di sicurezza della Confederazione secondo la LMSI;

5. notificazioni conformemente agli articoli² lettere b–d,⁴, ⁸ capoverso¹ e 10 LUC;

6. verificazioni effettuate nell’ambito di procedure d’assistenza giudiziaria per l’assunzione di prove;

7. fonti accessibili al pubblico.

JANUS Intranet è un sistema di comunicazione a circuito chiuso e codificato. Si compone di un Intranet e una posta elettronica ed è gestito indipendentemente da altri sistemi.

L’Ufficio federale di polizia (Ufficio federale) mette a disposizione JANUS Intranet alle seguenti cerchie di utenti:

1. ai servizi della Confederazione e dei Cantoni incaricati dei compiti di polizia giudiziaria;

2. agli utenti di JANUS;

3. alle autorità cantonali preposte al perseguimento penale che partecipano alla lotta alla criminalità intercantonale e internazionale nell’ambito della loro competenza.

I dati di tipo amministrativo contenuti in JANUS Intranet e la posta elettronica possono essere resi accessibili anche ad altre cerchie di persone che contribuiscono con prestazioni logistiche o organizzative al funzionamento di JANUS nonché all’amministrazione e alla formazione dei suoi utenti.

Hanno accesso a JANUS, mediante una procedura di richiamo, nella misura in cui sia necessario all’adempimento dei loro compiti legali:

Ai servizi dell’Ufficio federale che non svolgono nessun compito di perseguimento penale ma sono competenti per il vaglio e l’amministrazione degli incartamenti, può essere concesso un accesso limitato a JANUS, a seconda delle loro necessità, per l’adempimento dei loro compiti legali.

Fino all’introduzione nell’UFP dell’indice del sistema informatizzato di gestione e indice informatizzato delle persone e dei fascicoli (IPAS), i seguenti servizi hanno un accesso al sistema JANUS limitato alla breve informazione, nella misura in cui esso sia necessario all’adempimento dei loro compiti legali:

1. il Servizio di analisi e prevenzione

2. l’Ufficio di comunicazione in materia di riciclaggio di denaro 4 Per procedimenti concreti e su richiesta, l’accesso al sottosistema «Giornale» può essere concesso anche ad autorità cantonali di perseguimento penale. L’Ufficio federale disciplina le modalità nel regolamento per il trattamento dei dati.

I servizi delle guardie di confine e quelli delle dogane hanno accesso al sottosistema «Lessici tecnici, repertori e metodi operativi nel settore della criminalità» (TL).

L’allegato 217 disciplina le autorizzazioni d’accesso per categorie di utenti ai diversi dati in JANUS.

In casi particolari gli organi che hanno introdotto dati nel sottosistema «Persone e precedenti» possono limitare l’accesso a questi dati, determinando le persone autorizzate a trattarli.

Nell’ambito di un’indagine, soltanto i servizi cantonali di polizia giudiziaria e le autorità cantonali di perseguimento penale che conducono tale indagine hanno accesso ai dati del sottosistema «Giornale». Anche gli specialisti della Polizia giudiziaria federale, designati nel regolamento per il trattamento dei dati, possono accedere a

Gli allegati¹ e 2 delle presente ordinanza non sono pubblicati nella Raccolta ufficiale e l’EDMZ, 3003 Berna.

Se un altro Cantone è interessato dall’indagine, la Polizia giudiziaria federale o il servizio cantonale competente possono estendere l’accesso ai dati all’autorità corrispondente del Cantone interessato. Devono, dapprima, prendere contatto con le autorità cantonali incaricate dell’indagine.

La Polizia giudiziaria federale e i servizi cantonali di polizia giudiziaria interessati introducono essi stessi in JANUS i dati che hanno raccolto. Determinano le categorie dei precedenti e li qualificano come attendibili o poco attendibili in funzione della loro provenienza, del modo di acquisizione, del loro contenuto e dei dati già disponibili.

Ad eccezione dei dati secondo l’articolo³ capoverso³, i dati destinati ai sottosistemi «Persone e precedenti» e «Giornale» sono rilevati provvisoriamente sino al loro esame da parte del Servizio di controllo.

Il Servizio di controllo provvede affinché i dati raccolti in JANUS, ad eccezione dei dati secondo l’articolo³ capoverso³, siano conformi alle disposizioni della presente ordinanza e utilizzabili per l’analisi tecnica e di polizia.

Esso conferma la registrazione finale dei dati raccolti provvisoriamente nel sistema, dopo aver verificato la loro esattezza, la loro corretta attribuzione alle categorie di reati, la loro corretta qualificazione in merito ad attendibilità e stato dell’indagine. In tale contesto tiene conto in particolare della provenienza e del contenuto delle informazioni, come pure di tutti gli altri dati disponibili nel sistema.

Dati lacunosi sono corretti o cancellati dal Servizio di controllo. Se si tratta di correzioni notevoli o di cancellazioni, ne informa dapprima il servizio che ha registrato i dati.

Il Servizio di controllo può domandare di consultare gli incartamenti cantonali, onde verificare la loro conformità sia con le disposizioni della presente ordinanza sia con i relativi documenti.

L’Ufficio federale disciplina le modalità di controllo dei dati nel regolamento per il trattamento dei dati.

Il Servizio di controllo procede a una valutazione generale di ogni blocco di dati dei sottosistemi «Persone e precedenti» e «Giornale» al più tardi ogni quattro anni dopo la registrazione del primo dato.

Esamina in particolare se:

1. i dati registrati di ogni singolo precedente sono conformi alle disposizioni della presente ordinanza. Verifica conformemente all’articolo⁶ se il precedente può fornire, sotto il profilo dell’ammissibilità e dell’età, ulteriori elementi di sospetto nei confronti della persona interessata. Se ciò non è il caso i dati sono corretti o cancellati. Se si tratta di cancellazioni o correzioni che si ripercuotono sui fatti, se ne informa dapprima il servizio che ha registrato i dati;

2. l’insieme delle informazioni contenute in un blocco di dati è ancora proporzionale e i dati sono tali da costituire motivo di sospetto per ulteriori accertamenti. Se non adempie dette condizioni, tutto il blocco di dati è cancellato dopo averne dato notizia al servizio che ha registrato i dati.

Le informazioni su terzi registrate da più di tre anni, senza che esista un proprio blocco di dati, sono rese anonime al momento della valutazione generale, tranne se servono per un preciso procedimento penale.

Per evitare una doppia registrazione:

1. la Polizia giudiziaria federale può copiare i dati trasmessi attraverso il canale di INTERPOL nel sistema informatizzato di gestione e indice informatizzato delle persone e dei fascicoli (IPAS). Questa funzione non è automatizzata.

2. gli utenti dei Cantoni e della Confederazione possono copiare in JANUS i dati contenuti nei loro sistemi.

L’Ufficio federale definisce le modalità nel regolamento per il trattamento dei dati.

Nella misura in cui sia indispensabile per ottenere le informazioni di cui necessita e per motivare le sue domande d’assistenza amministrativa, la Polizia giudiziaria federale può comunicare i dati personali registrati in JANUS alle seguenti autorità tenute a collaborare secondo l’articolo 4 LUC:

1. autorità di perseguimento penale, segnatamente ministeri pubblici, giudici istruttori, autorità preposte all’assistenza giudiziaria e organi di polizia giudiziaria della Confederazione e dei Cantoni;

2. servizi di polizia, segnatamente organi di polizia di sicurezza e amministrativa della Confederazione e dei Cantoni nonché autorità della Confederazione incaricate dell’esecuzione della LMSI;

3. organi delle guardie di confine e delle dogane;

4. autorità della Confederazione e dei Cantoni che svolgono compiti di polizia degli stranieri e sono competenti in materia d’entrata e soggiorno degli stranieri, nonché di concessione dell’asilo e di ammissione provvisoria;

5. controlli degli abitanti e autorità competenti per la tenuta dei registri di commercio, di stato civile, fiscale, della circolazione stradale, dell’aviazione civile nonché del registro fondiario;

6. autorità competenti per le relazioni diplomatiche e consolari;

7. altre autorità competenti per il rilascio dei permessi nell’ambito della circolazione di determinati beni.

La Polizia giudiziaria federale può inoltre comunicare, spontaneamente o previa richiesta motivata, i dati personali registrati in JANUS alle seguenti autorità per sostenerle nell’adempimento dei loro compiti legali:

1. autorità di cui al capoverso¹ lettera a, per i loro procedimenti penali, indagini di polizia giudiziaria e procedure d’assistenza giudiziaria;

2. autorità di cui al capoverso¹ lettere b e c, per le loro indagini di polizia giudiziaria nonché per l’adempimento dei compiti ai sensi della LMSI;

3. autorità di cui al capoverso¹ lettera d, per l’adempimento dei compiti di polizia degli stranieri nonché per impedire o perseguire abusi nell’ambito delle disposizioni sull’entrata e sul soggiorno degli stranieri e in quello della legislazione sull’asilo.

Portata e premesse degli obblighi d’informazione nonché delle richieste da parte di autorità secondo il capoverso² risultano per analogia dall’articolo⁴ capoversi 2–4 dell’ordinanza del 30 novembre 2001¹⁸ sull’adempimento di compiti di polizia giudiziaria in seno all’Ufficio federale di polizia.

Nella misura in cui sia indispensabile per ottenere le informazioni di cui necessita e per motivare le sue domande d’assistenza amministrativa, la Polizia giudiziaria federale può comunicare i dati personali registrati in JANUS ai seguenti destinatari:

1. autorità di altri Paesi che svolgono funzioni di perseguimento penale e di polizia, nella misura in cui siano adempiute le condizioni di cui all’articolo 13 capoverso 2 LUC;

2. tribunali e organizzazioni internazionali che svolgono compiti in materia di perseguimento penale e di polizia (segnatamente EUROPOL e INTERPOL), nella misura in cui siano adempiute le condizioni di cui all’articolo¹³ capoverso 2 LUC;

3. autorità federali e cantonali competenti in materia finanziaria;

4. Amministrazione federale delle finanze;

5. Commissione federale delle banche;

6. Servizio di controllo in materia di riciclaggio di denaro;

7. Commissione federale delle case da gioco;

8. Segretariato di Stato dell’economia;

9. autorità federali incaricate dei controlli di sicurezza relativi alle persone nonché di misure atte a tutelare la sicurezza ai sensi dell’articolo² capoverso⁴ lettere c e d della LMSI;

10. Ufficio federale dell’aviazione civile;

11. autorità competenti in materia di acquisto di fondi da parte di persone all’estero;

12. organizzazioni non governative, segnatamente quelle che operano in favore della lotta contro lo sfruttamento sessuale a fini commerciali, nella misura in cui si tratti di impedire e d’individuare forme particolari di criminalità;

13. autorità di sorveglianza della Confederazione e dei Cantoni.

La Polizia giudiziaria federale può inoltre comunicare, spontaneamente o previa richiesta motivata, i dati personali registrati in JANUS alle seguenti autorità per sostenerle nell’adempimento dei loro compiti legali:

1. autorità di altri Paesi che svolgono funzioni di perseguimento penale, per le loro indagini di polizia giudiziaria, nella misura in cui siano adempiute le condizioni di cui all’articolo¹³ capoverso 2 LUC;

2. tribunali e organizzazioni internazionali che svolgono compiti in materia di perseguimento penale e di polizia (segnatamente EUROPOL e INTERPOL), per il trattamento di casi concreti, nella misura in cui siano adempiute le condizioni di cui all’articolo¹³ capoverso 2 LUC;

3. autorità federali e cantonali competenti in materia finanziaria, per le loro indagini di polizia giudiziaria nell’ambito fiscale;

4. Amministrazione federale delle finanze, per i suoi procedimenti di diritto penale amministrativo;

5. Commissione federale delle banche, a sostegno dell’attività di sorveglianza svolta nell’ambito della legislazione su banche, borse e fondi d’investimento, nella misura in cui si tratti di informazioni attendibili, necessarie in sede di procedimento o atte ad avviare un procedimento;

6. Servizio di controllo in materia di riciclaggio di denaro, a sostegno dell’attività di sorveglianza nell’ambito della legge del 10 ottobre 1997¹⁹ sul riciclaggio di denaro, nella misura in cui si tratti di informazioni attendibili necessarie in sede di procedimento o atte ad avviare un procedimento;

7. Commissione federale delle case da gioco, a sostegno della sua attività di controllo nell’ambito della legislazione sui giochi d’azzardo;

8. autorità federali incaricate di controlli di sicurezza relativi alle persone nonché di misure atte a tutelare la sicurezza ai sensi dell’articolo² capoverso 4 lettere c e d della LMSI, per i loro accertamenti, nella misura in cui si tratti di informazioni attendibili.

Tutti i dati personali sono comunicati, su richiesta, alle autorità di sorveglianza della Confederazione e dei Cantoni, nonché all’Incaricato federale della protezione dei dati per l’adempimento delle loro funzioni di controllo.

In occasione della comunicazione dei dati del sistema JANUS occorre tener conto dei divieti di utilizzazione. La Polizia giudiziaria federale può comunicare a Stati esteri dati relativi a richiedenti l’asilo, rifugiati riconosciuti e persone ammesse provvisoriamente, soltanto previa consultazione dell’Ufficio federale competente.

La Polizia giudiziaria federale nega la comunicazione di dati del sistema JANUS qualora interessi preponderanti pubblici o privati vi si oppongano. I dati non destinati a essere comunicati devono essere contrassegnati in quanto tali nel sistema sia dagli utenti della Polizia giudiziaria federale sia da quelli dei Cantoni.

I servizi di polizia giudiziaria dei Cantoni possono comunicare i dati del sistema JANUS alle altre autorità di perseguimento penale e di polizia del loro Cantone, a sostegno delle loro indagini di polizia giudiziaria. La Polizia giudiziaria federale deve esserne informata.

In occasione di ogni comunicazione, i destinatari sono informati su attendibilità e attualità dei dati del sistema JANUS. Essi possono utilizzare i dati soltanto per lo scopo per il quale sono stati loro comunicati. Sono avvertiti delle restrizioni d’uso e del fatto che la Polizia giudiziaria federale si riserva il diritto di informarsi in merito all’impiego di tali dati.

La comunicazione nonché il destinatario, l’oggetto e il motivo della domanda d’informazione sono registrati in JANUS.

I dati di JANUS possono essere copiati e trattati in un sistema d’analisi esterno per eseguire un mandato d’analisi, il cui contenuto e durata sono stabiliti:

1. dalla direzione della Polizia giudiziaria federale; un simile mandato può essere svolto soltanto da specialisti autorizzati della Polizia giudiziaria federale. Per la trasmissione di dati che vanno oltre il semplice obiettivo della visualizzazione, deve essere richiesto l’accordo del consulente per la protezione dei dati dell’ufficio;

2. dalla competente autorità di polizia giudiziaria; un simile mandato può essere svolto soltanto da specialisti autorizzati della polizia giudiziaria dei Cantoni, previa informazione dell’autorità cantonale competente in materia di protezione dei dati.

Concluso l’incarico, i dati trasmessi sul sistema d’analisi esterno sono immediatamente distrutti.

L’Ufficio federale definisce le modalità nel regolamento per il trattamento dei dati.

La durata di conservazione di ogni blocco di dati concernente le persone contenuto in JANUS scade otto anni dopo la registrazione del primo precedente o della prima iscrizione appartenenti a detto blocco di dati.

Ogni registrazione di un nuovo precedente stabilisce un nuovo termine di quattro anni. Se detto nuovo termine supera quello della durata di conservazione generale, quest’ultima è prolungata di conseguenza.

È fatta salva la cancellazione anticipata secondo gli articoli¹³ e 14.

Al più tardi in occasione della cancellazione di un intero blocco di dati, la Polizia giudiziaria federale offre all’Archivio federale i relativi dati e documenti.

Essa consegna all’Archivio federale anche i dati e i documenti che non fanno parte di un fascicolo personale. Questa offerta è fatta al più tardi quando l’ultimo precedente o l’ultima iscrizione a cui fanno riferimento sono stati cancellati in JANUS.

L’Ufficio federale è responsabile del sistema JANUS.

Il Servizio di controllo vigila che gli utenti si attengano alla presente ordinanza, ai suoi allegati e al regolamento per il trattamento dei dati.

Il Centro del servizio informatico del Dipartimento è responsabile della gestione di JANUS.

La Confederazione finanzia la trasmissione dei dati fino al distributore principale situato nei Cantoni.

I Cantoni si assumono:

1. le spese d’acquisto e di manutenzione dei loro apparecchi;

2. le spese d’installazione e di gestione della loro rete di distribuzione capillare.

I terminali utilizzati dai Cantoni devono corrispondere alle esigenze tecniche della Confederazione.

L’Ufficio federale definisce i particolari nel regolamento per il trattamento dei dati.

[RU 2000 1369]