943.033
Ordinanza sugli atti pubblici in forma elettronica
(OAPuE)
del 23 settembre 2011 (Stato 1° gennaio 2017)
Il Consiglio federale svizzero, visto l’articolo 55a capoverso 4 del titolo finale del Codice civile1; visti gli articoli7 capoverso 4 e 9 capoverso 4 della legge del 18 marzo 20162 sulla firma elettronica (FiEle),3 ordina:
Sezione 1 Disposizioni generali
Art. 1 Oggetto e scopo
La presente ordinanza disciplina, nell’ambito del diritto privato, i requisiti tecnici e la procedura per:
la realizzazione di copie elettroniche di atti pubblici;
la certificazione elettronica di copie e di firme;
la certificazione di copie cartacee di documenti elettronici.
Ha lo scopo di assicurare che gli atti pubblici in forma elettronica siano almeno altrettanto sicuri di quelli cartacei e di permetterne lo scambio tra diversi sistemi informatici.
Art. 2 Atto pubblico
L’atto pubblico è un documento in cui, nella forma e secondo la procedura prescritte, un pubblico ufficiale rogatore competente per territorio o per materia riporta dichiarazioni costitutive di un negozio giuridico o di una procedura oppure constata fatti giuridicamente rilevanti.
Art. 3 Realizzazione di atti pubblici in forma elettronica
Per realizzare un atto pubblico in forma elettronica o procedere alla certificazione elettronica, il pubblico ufficiale rogatore:
realizza il documento elettronico nei casi di cui agli articoli 10, 11 e 13;
salva il documento in un formato elettronico riconosciuto;
Nuovo testo giusta il n. II 11 dell’all. all’O del 23 nov. 2016 sulla firma elettronica, in
allega l’attestato necessario (verbale) al documento salvato;
4 firma il documento con una firma elettronica qualificata corredata di una marca temporale elettronica qualificata ai sensi dell’articolo2 lettere e e j FiEle e vi appone la prova dell’abilitazione a redigere atti pubblici.
La prova dell’abilitazione a redigere atti pubblici è fornita mediante una conferma di ammissione separata tratta dal registro dei pubblici ufficiali rogatori per l’atto pubblico in questione e contenente le seguenti informazioni:
l’attestazione che il titolare è abilitato a redigere atti pubblici;
la designazione della professione o della funzione secondo il diritto cantonale, nonché la sigla del Cantone abilitante;
il rinvio all’iscrizione nel registro.5 3 Il Dipartimento federale di giustizia e polizia (DFGP) stabilisce in un’ordinanza i formati elettronici riconosciuti e disciplina le prescrizioni tecniche e organizzative.6
Art. 4 Obbligo di diligenza dei pubblici ufficiali rogatori
Il pubblico ufficiale rogatore adotta tutte le misure necessarie e adeguate affinché il suo certificato utilizzato per redigere atti pubblici non sia usato da altri, in particolare dal personale ausiliario.
Per la firma elettronica il pubblico ufficiale rogatore usa sempre un lettore in grado di garantire che il numero d’identificazione personale (NIP) immesso non sia letto da terzi.
Art. 5 Equivalenza delle forme
Le copie e le certificazioni elettroniche realizzate secondo la presente ordinanza equivalgono alle copie e alle certificazioni su carta.
Possono essere usate negli scambi con tutte le autorità che hanno introdotto la comunicazione elettronica.
Art. 6 Applicabilità del diritto estero
In deroga alle disposizioni della presente ordinanza, le copie e le certificazioni elettroniche destinate all’estero possono essere realizzate in base ai requisiti ivi validi, sempreché questi offrano garanzie comparabili in materia di integrità, di autenticità e di sicurezza.
Nuovo testo giusta il n. II 11 dell’all. all’O del 23 nov. 2016 sulla firma elettronica, in
Nuovo testo giusta il n. I dell’O del 21 set. 2012, in vigore dal 1° nov. 2012
Nuovo testo giusta il n. I dell’O del 21 set. 2012, in vigore dal 1° nov. 2012
Sezione 2 Registro svizzero dei pubblici ufficiali rogatori
Art. 7 Allestimento del registro
L’Ufficio federale di giustizia affida a un’organizzazione esterna all’Amministrazione federale centrale l’allestimento e la gestione di un sistema per la tenuta di un registro svizzero dei pubblici ufficiali rogatori (registro).
Il gestore del registro si finanzia in modo autonomo con emolumenti che coprano le spese.
Art. 8 Iscrizioni da parte dei Cantoni
I Cantoni iscrivono nel registro almeno i pubblici ufficiali rogatori abilitati per il proprio Cantone che desiderano offrire atti pubblici in forma elettronica.
I Cantoni iscrivono senza indugio ogni modifica dei dati da loro tenuti nel registro.
Art. 9 Contenuto del registro
I pubblici ufficiali rogatori sono iscritti nel registro con i seguenti dati:
il cognome e i nomi come da passaporto o carta d’identità, la data di nascita e la cittadinanza;
l’indirizzo dello studio o dell’ufficio;
la designazione della professione o della funzione secondo il diritto cantonale e la sigla del Cantone abilitante;
il numero d’identificazione delle imprese (IDI) secondo la legge federale del 18 giugno 20107 sul numero d’identificazione delle imprese ed eventualmente il numero del pubblico ufficiale rogatore nel Cantone;
la data dell’ammissione;
eventualmente la data della revoca dell’abilitazione;
i certificati utilizzati (attualmente o in precedenza) per redigere atti pubblici.
Il pubblico ufficiale rogatore comunica al registro i certificati di cui al capoverso 1 lettera g.
Per ogni nuova ammissione di un pubblico ufficiale rogatore già abilitato in passato è effettuata una nuova iscrizione nel registro. Le iscrizioni precedenti non sono cancellate.
I Cantoni possono tenere nel registro altri dati relativi ai pubblici ufficiali rogatori, sempreché ciò si fondi su una base legale.
Fatti salvi i dati di cui al capoverso 4, quelli del registro sono pubblici.
Sezione 3 Procedura per le copie e le certificazioni
Art. 10 Copia elettronica di un atto originale
L’atto originale è realizzato su carta.
È digitalizzato per intero o in parte assieme agli eventuali allegati.
Il pubblico ufficiale rogatore allega al documento elettronico il verbale attestante la conformità del documento con l’atto originale o le sue relative parti.
Eventualmente integra il verbale con altri dati quali il destinatario o il numero d’ordine della copia.
Realizza una copia elettronica ufficiale del documento conformemente all’articolo 3 capoverso1.
Art. 11 Copia elettronica certificata di un documento cartaceo
Per realizzare una copia elettronica certificata di un documento cartaceo, quest’ultimo è digitalizzato per intero o in parte.
Il pubblico ufficiale rogatore allega alla copia elettronica il verbale attestante la conformità della copia con il documento cartaceo o le sue relative parti.
Stila una copia elettronica certificata del documento conformemente all’articolo 3 capoverso1.
Art. 12 Stampa certificata di un documento elettronico
Il documento realizzato in un formato elettronico riconosciuto è stampato per intero o in parte.
Il pubblico ufficiale rogatore allega alla stampa il verbale attestante che tale stampa riproduce correttamente il contenuto o la relativa parte del documento elettronico.
Se il documento da certificare reca una firma elettronica, il pubblico ufficiale rogatore verifica la firma e documenta sulla stampa il risultato della verifica in merito:
all’integrità del documento;
all’identità del firmatario;
alla validità e alla qualità della firma, compresi eventuali attributi giuridicamente rilevanti;
8 al momento della firma indicando se il documento è munito di una marca temporale elettronica qualificata ai sensi dell’articolo2 lettera j FiEle.
Il pubblico ufficiale rogatore appone data e firma sulla stampa corredata del verbale secondo il diritto cantonale.
Nuovo testo giusta il n. II 11 dell’all. all’O del 23 nov. 2016 sulla firma elettronica, in
Il pubblico ufficiale rogatore può certificare anche stampe di documenti realizzati in un formato elettronico non riconosciuto. In questo caso garantisce la conformità soltanto in base a quanto riesce effettivamente a leggere.
Art. 13 Certificazione elettronica di una firma autografa su un documento cartaceo
Per certificare elettronicamente una firma autografa apposta su un documento cartaceo, il documento è digitalizzato per intero o in parte, firma compresa.
Il pubblico ufficiale rogatore allega al documento elettronico il verbale attestante che la firma sul documento cartaceo:
è stata apposta dal firmatario di proprio pugno in presenza del pubblico ufficiale rogatore; o
è stata riconosciuta come propria dal firmatario.
Il pubblico ufficiale rogatore appone la firma sul documento corredato del verbale conformemente all’articolo 3 capoverso1.
Art. 14 Certificazione elettronica di una firma elettronica
Per certificare elettronicamente una firma elettronica, il pubblico ufficiale rogatore allega al documento elettronico il verbale attestante che la firma elettronica:
è stata apposta dal firmatario in presenza del pubblico ufficiale rogatore; o
è stata riconosciuta come propria dal firmatario.
Appone data e firma sul documento corredato del verbale secondo l’articolo 3 capoverso1.
Sezione 4 Disposizioni finali9
Art. 14a10 Disposizione transitoria della modifica del 21 settembre 2012
Fino all’allestimento del registro ai sensi dell’articolo7, il DFGP può emanare disposizioni su come può essere fornita la prova dell’abilitazione a redigere atti pubblici, senza richiamo della conferma di ammissione ai sensi dell’articolo 3 capoverso2. Queste disposizioni sono valevoli non oltre il 31 dicembre 2013.
Art. 15 Entrata in vigore11
La presente ordinanza entra in vigore il 1° gennaio 2012.
Nuovo testo giusta il n. I dell’O del 21 set. 2012, in vigore dal 1° nov. 2012
Introdotto dal n. I dell’O del 21 set. 2012, in vigore dal 1° nov. 2012 (RU 2012 5433).