Ordonnance sur l'harmonisation de registres | Lexipedia

BFS/RMA

Ordonnance sur l’harmonisation de registres (OHR) Commentaire des modifications de l’OEC, de l’ordonnance SYMIC, de l’O Ordipro, de l’O-VERA, de l’ordonnance sur les relevés, de l’ordonnance sur les émoluments et indemnités perçus pour les prestations de services statistiques des unités administratives de la Confédération et de l’ordonnance sur le RegBL

Abréviations..............................................................................................................................3 1 Introduction.........................................................................................................................5 1.1. Aperçu de la réglementation au niveau de l’ordonnance ................................................6 1.1.1. Contenu de l’OHR...............................................................................................6 1.1.2. Annonce automatisée et harmonisation des registres (Infostar, SYMIC, Ordipro et VERA) 7 2 Les dispositions de l’OHR dans le détail ............................................................................7 Art. 2 ...................................................................................................................................7 Art. 3 ...................................................................................................................................8 Art. 4 ...................................................................................................................................8 Art. 5 ...................................................................................................................................8 Art. 6 ...................................................................................................................................9 Art. 7 ...................................................................................................................................9 Art. 8 ...................................................................................................................................9 Art. 9 .................................................................................................................................10 Art. 10 ...............................................................................................................................10 Art. 11 ...............................................................................................................................11 Art. 12 ...............................................................................................................................12 Art. 13 ...............................................................................................................................12 Art. 14 ...............................................................................................................................12 Art. 15 ...............................................................................................................................13 Art. 16 ...............................................................................................................................13 Art. 17 ...............................................................................................................................13 Art. 18 ...............................................................................................................................14 Art. 19 ...............................................................................................................................14 Art. 21 ...............................................................................................................................15 Art. 23 ...............................................................................................................................15 Art. 24 ...............................................................................................................................16 Art. 25 ...............................................................................................................................16 Art. 26 ...............................................................................................................................16 Art. 27 ...............................................................................................................................17 Art. 28 ...............................................................................................................................17 Art. 29 ...............................................................................................................................17 Article 31 Entrée en vigueur .............................................................................................17 3 Modification de l’ordonnance du 12 avril 2006 sur le système d’information central sur la migration; RS 142.513......................................................................................................17 Art. 4, al. 2, let. c...............................................................................................................17 Modification de l’annexe 1 ................................................................................................18 Modification de l’annexe 2 ................................................................................................18 Art. 9, let. k .......................................................................................................................18

20.08.2007

Art. 10, let. j ......................................................................................................................18 Art. 13, al. 3 ......................................................................................................................18 Entrée en vigueur .............................................................................................................19 4 Modification de l’ordonnance du 28 avril 2004 sur l’état civil (OEC); RS 211.112.2 ........19 Art. 8 .................................................................................................................................19 Art. 49 ...............................................................................................................................19 Art. 99a .............................................................................................................................19 Entrée en vigueur .............................................................................................................19 5 Modification de l’ordonnance du 7 juin 2004 relative au système d’information Ordipro du Département fédéral des affaires étrangères; RS 235.21 ................................................19 Art. 3, let. v .......................................................................................................................19 Art. 3a ...............................................................................................................................19 Art. 7, let. h et i .................................................................................................................20 Art. 17a .............................................................................................................................20 Entrée en vigueur .............................................................................................................20 6 Modification de l’ordonnance du 7 juin 2004 concernant l’administration en réseau des Suisses à l’étranger; RS 235.22 .......................................................................................20 Art. 3, let. v .......................................................................................................................20 Art. 3a ...............................................................................................................................20 Art. 14a .............................................................................................................................20 Entrée en vigueur .............................................................................................................20 7 Modification de l’ordonnance du 30 juin 1993 concernant l’exécution des relevés statistiques fédéraux; RS 431.012.1.................................................................................20 Préambule ........................................................................................................................20 Entrée en vigueur .............................................................................................................21 8 Modification de l’ordonnance du 25 juin 2003 sur les émoluments et indemnités perçus pour les prestations de services statistiques des unités administratives de la Confédération; RS 431.09 ................................................................................................21 9 Modification de l’ordonnance du 31 mai 2000 sur le Registre fédéral des bâtiments et des logements; RS 431.841 ....................................................................................................21 Art. 7 .................................................................................................................................21 Entrée en vigueur .............................................................................................................21

Abréviations CdC Centrale de compensation CSC Caisse suisse de compensation Cst. Constitution fédérale du 18 décembre 1998; RS 101 DFAE Département fédéral des affaires étrangères EGID Identificateur fédéral de bâtiment EWID Identificateur fédéral de logement Infostar Registre informatisé de l’état civil JAAC Jurisprudence des autorités administratives de la Confé- dération LAVS Loi fédérale du 20 décembre 1946 sur l’assurance- vieillesse et survivants (LAVS; nouveau numéro d’assuré), FF 2006 515; RS 831.10, modification non encore en vi- gueur LDEA Loi fédérale du 20 juin 2003 sur le système d’information commun aux domaines des étrangers et de l’asile (LDEA) ; RS 142.51 LHR Loi fédérale du 23 juin 2006 sur l’harmonisation des regis- tres des habitants et d’autres registres officiels de person- nes (Loi sur l’harmonisation de registres, LHR), entrée partiellement en vigueur le 1er novembre 2006; RS 431.02 LOGA Loi du 21 mars 1997 sur l’organisation du gouvernement et de l’administration (LOGA); RS 172.010 Loi sur le recensement de la Nouvelle loi du 22 juin 2007 sur le recensement fédéral de population la population, non encore en vigueur, FF 2007 55; RS 431.112 LSF Loi du 9 octobre 1992 sur la statistique fédérale (LSF); RS 431.01 ODM Office fédéral des migrations OFIT Office fédéral de l’informatique et de la télécommunication OFJ Office fédéral de la justice OFS Office fédéral de la statistique OGEmol Ordonnance générale du 8 septembre 2004 sur les émo- luments (OGEmol); RS 172.041.1 Ordipro Système d’information Ordipro du Département fédéral des affaires étrangères sur les diplomates et les fonction- naires internationaux Ordonnance Ordipro Ordonnance du 7 juin 2004 relative au système d’information Ordipro du Département fédéral des affaires étrangères; RS 235.21 Ordonnance RegBL Ordonnance du 31 mai 2000 sur le Registre fédéral des bâtiments et des logements Ordonnance sur les relevés Ordonnance du 30 juin 1993 concernant l’exécution des relevés statistiques fédéraux; RS 431.012.1 Ordonnance sur l’état civil Ordonnance du 28 avril 2004 sur l’état civil (OEC); RS 211.112.2 Ordonnance SYMIC Ordonnance du 12 avril 2006 sur le système d’information central sur la migration; RS 42.513 Ordonnance VERA Ordonnance du 7 juin 2004 concernant l’administration en réseau des Suisses à l’étranger; RS 235.22 RAVS Règlement du ... sur l’assurance-vieillesse et survivants (RAVS), modification non encore en vigueur RegBL Registre fédéral des bâtiments et des logements SCSE Loi fédérale du 19 décembre 2003 sur les services de cer-

tification dans le domaine de la signature électronique (Loi sur la signature électronique, SCSE); RS 943.03 SYMIC Système d’information central sur la migration SYMIC concernant le domaine des étrangers VERA Système d’information Administration en réseau des Suis- ses de l’étranger VERA

1 Introduction

La loi fédérale du 23 juin 2006 sur l’harmonisation des registres des habitants et d’autres registres officiels de personnes (loi sur l’harmonisation de registres, LHR), entrée partielle- ment en vigueur le 1er novembre 2006, poursuit deux objectifs. Elle vise, d’une part, à simpli- fier l’utilisation des données de registres pour la statistique et, d’autre part, à faciliter l’échange de données entre les registres. La loi contribue ainsi simultanément à rationaliser la production statistique et à développer la cyberadministration en Suisse. Ce projet s’inscrit dans la stratégie de cyberadministration approuvée par le Conseil fédéral en janvier 2007 et y figure parmi les objectifs prioritaires. Concrètement, la LHR prescrit d’harmoniser les regis- tres des habitants des cantons et des communes ainsi que les principaux registres fédéraux de personnes1. Elle définit les identificateurs et les caractères qui doivent être gérés dans les registres et formule les exigences auxquelles les registres doivent satisfaire. Par ailleurs, la loi réglemente la mise à disposition des données, la transmission des données à l’Office fé- déral de la statistique (OFS) ainsi que l’utilisation et la communication des données. Enfin, la LHR prévoit que le nouveau numéro d’assuré AVS, qui remplacera l’actuel numéro AVS dès 2008, figurera dans tous les registres de personnes auxquels elle s’applique et qu’il servira d’identificateur commun.

Pour la collecte d’informations statistiques, l’utilisation systématique des données déjà dis- ponibles doit être préférée à de nouveaux relevés et enquêtes directes, et ce pour des rai- sons tant juridiques que financières 2 mais aussi pour réduire la charge imposée aux person- nes interrogées. L’utilisation des données administratives et des registres constitue un mode de collecte des données efficace et avantageux. En général, les enquêtes basées sur des registres permettent de très bien couvrir les unités à observer et livrent des informations d’une grande actualité. Les registres permettent aussi des relevés largement automatisés et plus fréquents. Cependant, pour que de telles sources de données puissent être exploitées de manière optimale, il faut que les conditions juridiques, scientifiques, techniques et organi- sationnelles (bases légales, registres harmonisés, identificateurs communs, plateforme de communication, etc.) soient réunies.

Le 23 juin 2006, le Parlement a adopté la LHR, présentée avec le message du 23 novembre 20053. Le délai référendaire est échu le 12 octobre 2006 sans avoir été utilisé. Le 1er novem- bre 2006, la LHR est entrée en vigueur, à l’exception des art. 6a et 13, al. 1, et des ch. 1 à 3 de l’annexe. Ces deux articles se réfèrent au nouveau numéro d’assuré AVS qui sera intro- duit dans le cadre de la révision de la loi fédérale du 20 décembre 1946 sur l’assurance- vieillesse et survivants (LAVS; nouveau numéro d’assuré, modification non encore en vi- gueur).

L’ordonnance sur l’harmonisation de registres (OHR) règle les détails de l’harmonisation et apporte les modifications nécessaires dans les ordonnances suivantes: l’ordonnance du 12 avril 2006 sur le système d’information central sur la migration (ordonnance SYMIC), l’ordonnance du 28 avril 2004 sur l’état civil (OEC), l’ordonnance du 7 juin 2004 relative au système d’information Ordipro du Département fédéral des affaires étrangères (ordonnance Ordipro), l’ordonnance du 7 juin 2004 concernant l’administration en réseau des Suisses à l’étranger (O-VERA), l’ordonnance du 30 juin 1993 concernant l’exécution des relevés statis-

1 Voir art. 2 LHR. Au niveau fédéral, il s’agit du système d’information central SYMIC sur la migration concernant le domaine des étrangers (SYMIC), du registre informatisé de l’état civil Infostar (INFOS- TAR), du système d’information Ordipro sur les diplomates et les fonctionnaires internationaux du Département fédéral des affaires étrangères (ORDIPRO) ainsi que du Système d’information Adminis- tration en réseau des Suisses de l’étranger (VERA). 2 Voir l’art. 65, al. 2 Cst., l’art. 4 LSF, l’art. 3, al. 2 de l’actuelle loi sur le recensement fédéral de la po- pulation et les art. 3 et 4 de la nouvelle loi du 22 juin 2007 sur le recensement fédéral de la population. 3 FF 2006

tiques fédéraux (ordonnance sur les relevés), l’ordonnance du 25 juin 2003 sur les émolu- ments et indemnités perçus pour les prestations de services statistiques des unités adminis- tratives de la Confédération et l’ordonnance du 31 mai 2000 sur le Registre fédéral des bâti- ments et des logements (ordonnance RegBL). Comme la LHR est étroitement liée à la révi- sion de la LAVS et à son nouveau numéro d’assuré AVS, les dispositions d’exécution de ces deux lois fédérales ont été coordonnées. L’entrée en vigueur de l’OHR est prévue le 1er janvier 2008. Les art. 6a et 13, al. 1, LHR concernant le nouveau numéro d’assuré AVS et les ch. 1 à 3 de l’annexe LHR entreront en vigueur en même temps.

Les registres officiels de personnes visés par la LHR, en particulier les registres des habi- tants des cantons et des communes, sont tenus d’harmoniser leurs données personnelles, d’introduire les identificateurs nécessaires et de gérer un nombre minimal de caractères (art. 6 LHR). Le catalogue officiel des caractères contient des indications précises sur les modali- tés, les nomenclatures et les listes de codes correspondantes. Il s’agit d’un instrument tech- nique qui devra être adapté régulièrement à l’évolution des besoins de la tenue des registres ou aux nouvelles exigences de la statistique. Une mise à jour du catalogue des caractères exige en général des travaux d’adaptation dans les registres des habitants, notamment dans les applications informatiques. Par conséquent, il est prévu de ne pas faire tomber le rythme d’actualisation au-dessous d’un an. Selon toute vraisemblance, une mise à jour devrait avoir lieu tous les deux à trois ans.

1.1. Aperçu de la réglementation au niveau de l’ordonnance

1.1.1. Contenu de l’OHR

La LHR définit une liste minimale de caractères qui doivent figurer dans les registres canto- naux et communaux des habitants. L’harmonisation proviendra en particulier de la gestion uniforme de ces caractères. Les caractères, les modalités, les nomenclatures et les listes de codes sont énumérés dans le catalogue officiel des caractères.

Pour l’échange des données entre les registres et entre les registres et l’OFS, la Confédéra- tion met gratuitement à disposition la plateforme d’information et de communication sedex (secure data exchange). La plateforme sedex permet un échange rapide, sûr et ininterrompu des données entre l’OFS et les registres de personnes. Le fonctionnement et l’exploitation de sedex répondent en tous points aux sévères exigences de la protection des données.

Tous les registres tombant dans le champ d’application de la LHR devront gérer un nouveau caractère, soit le nouveau numéro d’assuré AVS. Selon l’art. 6 LHR, ce nouveau numéro univoque à treize positions tiendra lieu d’identificateur commun dans les registres de per- sonnes de la Confédération, des cantons et des communes. L’attribution du numéro d’assuré relèvera de la compétence de la Centrale de compensation (CdC). Conformément à l’art. 50c, al. 2, let. b, de la LAVS révisée, la CdC doit attribuer un numéro d’assuré si cette attribution est requise par un service tenu d’utiliser ce numéro en vertu de la LHR. Actuellement, les registres LHR comptent plus de personnes enregistrées que le regis- tre central des assurés de la CdC. Les dispositions de la LHR et de la LAVS nécessitent par conséquent d’attribuer un numéro AVS aux personnes qui ne figuraient pas jusqu’à présent dans le registre central des assurés. La LAVS révisée garantit que l’attribution du numéro par la CdC sera générée par les communications automatiques des naissances (Infostar) et des arrivées de l’étranger (SYMIC). Après avoir été générés, les numéros nécessaires de- vront être attribués à la bonne personne dans les différents registres. Les principales disposi- tions relatives à la communication et à la saisie du numéro sont prévues dans le RAVS et dans la nouvelle ordonnance sur les standards minimaux auxquels doivents satisfaire les mesures techniques et organisationnelles à prendre par les services et institutions utilisant systématiquement le numéro d’assuré AVS en dehors de l’AVS (voir projets mis en audition le 26 juin 2007 sous : www.admin.ch/ch/f/gg/pc/pendent.html#EDI). S’il y a lieu de prévoir

des normes spécifiques supplémentaires pour la tenue des registres et des prescriptions pour la mise à jour et la saisie ultérieure du numéro d’assuré, il faudra les intégrer dans les dispositions d’exécution de la LHR, c’est-à dire dans ses ordonnances d’application, puisque l’obligation de gérer le nouveau numéro d’assuré découle de la LHR.

1.1.2. Annonce automatisée et harmonisation des registres (Infostar, SYMIC, Ordipro et VERA) Le message du 23 novembre 2005 relatif à la modification de la LAVS a présenté en détail les nouveaux processus relatifs à l’attribution des nouveaux numéros d’assurés (chiffres 1.2.1.3 et 1.2.2.2). Le but est de garantir que la CdC soit en mesure d’attribuer le numéro d’assuré le plus rapidement possible.

Un numéro est attribué automatiquement • dans le cas d’une naissance: par Infostar; • dans le cas d’une première entrée d’un ressortissant étranger avec prise de domicile ou de résidence en Suisse: par SYMIC.

La transmission de données à la CdC en vue de l’attribution du numéro d’assuré sera régle- mentée dans les dispositions d’exécution portant application de la LAVS révisée, à savoir dans l’OEC pour Infostar. En ce qui concerne SYMIC, cette transmission est déjà réglée dans les dispositions de la loi fédérale du 20 juin 2003 sur le système d’information commun aux domaines des étrangers et de l’asile4 (LDEA) et dans l’ordonnance SYMIC. Le renvoi automatisé du numéro par la CdC (communication du numéro à Infostar et à SYMIC) est également prévu par une disposition d’exécution de la LAVS révisée (art. 134quater, al. 1, pro- jet de RAVS). Celle-ci n’entrera toutefois en vigueur qu’avec les art. 6, let. a, et 13, al. 1, et les ch. 1 à 3 de l’annexe LHR. La base légale régissant la tenue du numéro d’assuré AVS dans les registres fédéraux de personnes Infostar et SYMIC n’a en effet pas été créée avec la révision de la LAVS, mais avec la LHR. Les dispositions d’exécution de la LAVS révisée relatives à l’utilisation du nouveau numéro AVS s’appliquant à tous les utilisateurs de ce nu- méro en vertu de la LHR, celles qui concernent l’attribution et la communication sont aussi applicables à tous les services tenant des registres au sens de l’art. 2 LHR. Si certaines rè- gles particulières s’appliquent uniquement aux services régis par la LHR, il faudra procéder aux adaptations nécessaires au niveau des ordonnances lors de la promulgation de l’OHR.

La transmission des données d’Infostar et de SYMIC aux registres des habitants peut se faire via sedex. Ordipro annonce à la CdC les personnes domiciliées en Suisse, mais ne disposant pas encore de numéro d’assuré, qui ont été nouvellement enregistrées afin qu’un numéro d’assuré puisse leur être attribué. Une fois le numéro attribué, Ordipro annonce la personne et le numéro au registre des habitants de la commune de domicile. Si un événe- ment d’état civil, concernant un Suisse ou une Suissesse de l’étranger, est annoncé à VERA, VERA le communique à son tour à Infostar, qui demande à la CdC le numéro d’assuré de la personne en question. Celle-ci n’ayant pas de domicile en Suisse, aucune annnonce n'est faite à un registre suisse des habitants.

2 Les dispositions de l’OHR dans le détail

Art. 2 L’art. 2 fournit une définition des principaux termes d’importance générale dans le cadre de l’harmonisation des registres.

Le ménage collectif (let. a) constitue le pendant du ménage privé. En vertu de l’art. 11, al. 1, LHR, les cantons sont tenus d’édicter les dispositions nécessaires pour que toute personne annonce son établissement ou son séjour au contrôle des habitants dans les 14 jours qui suivent son arrivée. Les ménages collectifs constituent un cas spécial puisque leurs habi- 4 RS 142.51

tants gèrent souvent un ménage privé, mais qu’ils séjournent pendant une durée déterminée dans un ménage collectif, par exemple lors d’une admission dans une institution relevant du domaine de la santé ou dans un établissement pénitentiaire. Pour permettre l’attribution des personnes aux ménages privés et aux ménages collectifs, comme l’exige la LHR, les ména- ges collectifs sont énumérés de manière exhaustive. L’art. 10, al. 3, LHR oblige la Confédération à mettre une plateforme informatique et de com- munication à la disposition des autorités et des services tenus d’échanger des données. La plateforme informatique et de communication prévue est sedex (let. d).

XML (Extensible Markup Language) est un langage de description des données qui définit comment des données peuvent être enregistrées de manière structurée sous forme de fi- chiers texte. Les données peuvent être échangées entre différents logiciels indépendamment de la plateforme. Le schéma XML définit la nature et la structure des éléments contenus dans les documents XML (let. c).

Le jeton assure l’identification d’un participant ou d’une participante au sein d’un réseau commun (p. ex. dans Internet). Il ne peut pas être copié, il est unique et empêche toute falsi- fication de l’identité (let. d).

Art. 3 Les registres de personnes de la Confédération, des cantons et des communes sont l’un des piliers du nouveau mode de recensement de la population fondé sur les registres. Ils forment la base du système intégré de la statistique des personnes, des ménages, des bâtiments et des logements. Ce système intégré de statistique de la population pourra être mis en œuvre grâce à la loi sur le recensement fédéral adoptée par le Parlement le 22 juin 2007 (loi sur le recensement fédéral). Si un registre fait l’objet d’une modification substantielle, portant en particulier sur les caractères relevés (intégration de nouvelles informations, etc.), le rythme d’actualisation des données, les sources ou le contenu du registre, les conséquences possi- bles de ces changements pour l’OFS devront être vérifiées soigneusement. L’OFS ne peut exercer qu’une influence limitée sur la tenue des registres. Il a néanmoins besoin d’être in- formé à temps des modifications importantes de manière à pouvoir examiner leurs consé- quences sur la production statistique et, le cas échéant, procéder aux corrections nécessai- res.

Art. 4 L’architecture de sedex remplit toutes les exigences du degré de sécurité 3 (forte authentifi- cation, cryptage des données et du canal de transmission, signature numérique). Les logici- les des registres doivent remplir les mêmes exigences pour garantir une totale protection des données. Cela signifie que les exploitants de ces logiciels doivent également assurer un de- gré de sécurité 3 à l’accès au registre pour en protéger les informations. Cette exigence doit aussi être satisfaite si l’exploitation du logiciel se fait sans avoir recours à sedex ou si l’échange de données a lieu au moyen d’un support électronique de données (CD, DVD).

Art. 5 Al. 1: la loi prévoit que l’échange de données se fera par voie électronique. L’échange de données via la plateforme informatique et de communication sedex peut être intégré comme une procédure standard dans les solutions logicielles existantes. Il est donc beaucoup plus efficace et avantageux qu’un échange de données sur un support électronique (CD, DVD), qui exige toujours un travail manuel tant chez l’expéditeur que chez le destinataire. C’est pourquoi tous les cantons et toutes les communes doivent être encouragés à utiliser sedex.

Al. 2: la plateforme se compose d’une infrastructure serveur centrale et d’un adaptateur ins- tallé chez l’exploitant du registre. Les deux composants sont réalisés et développés par la Confédération. Les composants du serveur sont constitués d’un logiciel, d’un matériel et d’une infrastructure de communication. L’adaptateur se compose d’une solution logicielle. La

Confédération met l’infrastructure gratuitement à la disposition des exploitants de registres. L’installation et l’exploitation de l’adaptateur sont prises en charge et financées par les ex- ploitants de registres.

Al. 3: l’exploitation de sedex exige des tâches à la fois techniques et d’organisation. Il relève de la compétence et de la libre appréciation de la Confédération de décider comment, par qui et dans quelle qualité ces tâches doivent être remplies. Pour l’heure, cette exploitation est confiée à l’OFIT.

Art. 6 Al. 1: l’art. 10 LHR charge les cantons d’édicter les dispositions nécessaires afin que, lors du départ ou de l’arrivée d’habitants, les données énumérées à l’art. 6 LHR soient échangées sous forme cryptée par voie électronique. Dans plusieurs cantons, l’échange de données entre les registres des habitants s’effectue déjà par voie électronique. Avec l’entrée en vi- gueur de la LHR, tous les registres des habitants seront tenus de transmettre les données par voie électronique, d’assurer le cryptage selon la loi fédérale du 19 décembre 2003 sur les services de certification dans le domaine de la signature électronique (loi sur la signature électronique, SCSE) et de procéder aux échanges de données selon les modalités spéci- fiées par le Conseil fédéral. Pour garantir une uniformisation minimale, le Conseil fédéral exige que l’échange de données dans les cas d’arrivées et de départs se fasse dans les schémas XML validés par l’OFS.

Al. 2: la mise en œuvre de la procédure décrite à l’al. 1 suppose que l’échange électronique des données relatives aux arrivées et aux départs entre les registres des habitants soit stan- dardisé. C’est la seule façon de réduire efficacement les tâches administratives liées aux arrivées et aux départs et d’éviter une interruption dans la circulation de l’information. Par conséquent, d’entente avec les cantons et l’Association eCH, qui supervise la description et la publication des procédures de normalisation, l’OFS assumera un rôle de coordination au moment de la mise en place de l’échange électronique des données, fixera les délais et défi- nira les réglementations transitoires.

Art. 7 Les règles régissant les livraisons des données des registres fédéraux de personnes à l’OFS sont en grande partie les mêmes que les règles qui régissent les livraisons des données des registres des habitants à l’OFS (al. 1 et 2). Contrairement à ces dernières, toutefois, la plu- part des données qui doivent être livrées par les registres fédéraux de personnes ne sont pas énumérées dans la LHR. Le contenu et la périodicité des livraisons de données sont spécifiés pour chaque relevé en annexe de l’ordonnance concernant l’exécution des relevés statistiques fédéraux (al. 3).

Art. 8 Al. 1: l’art. 14, al. 1 et 2, LHR oblige les cantons et les communes à mettre gratuitement à la disposition de l’OFS les données visées aux art. 6 et 7 LHR. Une livraison trimestrielle est prévue. Les données peuvent ainsi être disponibles dans une forme appropriée pour les be- soins de la statistique. C’est le cas en particulier de la mise à jour du répertoire d’adresses pour la réalisation d’enquêtes statistiques. Une actualisation trimestrielle du répertoire d’adresses réduit sensiblement le risque que des personnes qui ont été tirées au sort aléatoi- rement pour un échantillonnage aient déménagé dans l’intervalle et qu’elles ne soient plus domiciliées à l’adresse enregistrée dans le registre des habitants. Les longues et coûteuses recherches subséquentes deviendront superflues.

Al. 2: pour pouvoir comparer les données des différents registres, il est impératif que les données livrées à l’OFS se réfèrent à un jour précis. Quatre jours de référence à la fin de chaque trimestre ont été définis. Le registre doit contenir des données actuelles au jour de référence. Les personnes qui partent ou qui arrivent doivent annoncer leur départ ou leur

arrivée au contrôle des habitants au plus tard 14 jours après leur déménagement (art. 11, al. 1 LHR). Etant donné que les mutations ne peuvent être mises à jour dans le registre des habitants qu’après avoir été annoncées, les services chargés de la tenue des registres ont besoin de temps pour traiter les annonces de mutation. C’est pourquoi les données doivent être livrées à l’OFS un peu plus tard, soit au plus tard le 21 du mois suivant.

Al. 3: la LHR définit les fichiers de données que les services chargés de la tenue des regis- tres doivent transmettre à l’OFS dans les délais de livraison fixés. Pour la production statisti- que, trois types d’informations doivent être livrés trimestriellement. Il y a d’abord toutes les personnes annoncées à la commune et ayant leur domicile principal ou secondaire dans ladite commune. Cette annonce indique l’effectif actuel des personnes enregistrées dans le registre. Le fichier doit également contenir des informations sur les personnes décédées en- tre le 1er janvier de l’année sous revue et le jour de référence et sur les personnes ayant quit- té la commune entre le 1er janvier de l’année sous revue et le jour de référence.

Al. 4: selon l’OHR, les données peuvent être livrées par voie électronique sur sedex ou sur un support électronique. Si ce dernier mode de transmission est admis par la LHR, il est re- commandé d’utiliser sedex pour garantir une livraison sûre, uniforme et rapide des données. Il faut néanmoins s’attendre à ce que quelques communes ne disposent pas encore des moyens informatiques nécessaires pour pouvoir utiliser les services de sedex. Quand les données seront livrées sur un support électronique, il en résultera un surcroît de travail pour l’intégration des données à l’OFS. Si l’OFS sait au plus tard trois mois avant le jour de réfé- rence quels registres des habitants lui livreront les données sur des supports électroniques, il sera en mesure de libérer les ressources nécessaires pour que ces données puissent être intégrées dans les délais et dans la qualité nécessaire dans le système de production et être traitées en même temps que les données livrées sur sedex.

Art. 9 Les habitants d’un ménage collectif ne savent souvent pas qu’en vertu de l’art. 6, let. o, LHR, ils sont tenus de s’annoncer après trois mois au contrôle de l’habitant de leur commune de séjour. Selon le type de ménage collectif, par exemple dans le cas des institutions servant à l’exécution des peines et des mesures, il ne faut guère s’attendre à ce qu’un séjour dans une commune autre que la commune d’établissement soit annoncé. Pour cette raison, les can- tons sont tenus d’édicter les prescriptions en vertu desquelles les responsables des ména- ges collectifs énumérés à l’art. 2 auront l’obligation d’annoncer eux-mêmes les personnes résidant au moins trois mois dans leur établissement. Le service chargé de la tenue du regis- tre des habitants doit contrôler à intervalles réguliers s’il dispose des données des ménages collectifs présents sur le territoire communal. Il peut y pourvoir par exemple en envoyant un courrier aux responsables des institutions leur rappelant leur obligation d’annoncer les per- sonnes résidant dans leur établissement à la fin de l’année. Cette annonce doit être faite jusqu’au 15 janvier de l’année suivante. Si les données sont livrées jusqu’au 15 janvier, les exploitants des registres des habitants peuvent saisir les données et les livrer à l’OFS pour le 21 janvier. L’annonce doit comprendre les habitants qui séjournent dans le ménage collectif à la fin de l’année et qui y ont vécu au moins trois mois.

Art. 10 Al. 1: selon l’art. 5 LHR, les données livrées à l’OFS doivent être actuelles, exactes et com- plètes. L’OFS validera les données extraites des registres des habitants pour pouvoir garan- tir un niveau minimal de qualité. Il mettra un service de validation à la disposition des can- tons pour la mise en oeuvre de la loi sur l’harmonisation de registres. La Confédération four- nit ainsi aux communes et aux services désignés par les cantons (art. 9 LHR) un instrument qui les informe de l’état et de la qualité des travaux d’harmonisation. Les communes et les services désignés par les cantons se voient ainsi offrir un appui dans les domaines de la planification et de la coordination. Quand les travaux d’harmonisation seront achevés et que la production statistique entrera en exploitation, le service de validation vérifiera les données livrées trimestriellement et, en cas d’erreurs, en avisera le registre qui aura livré les données.

Les contrôles menés sont énumérés de manière exhaustive à l’art. 10, al. 2. Le service de validation vérifie si les données livrées sont complètes, si le contenu du registre au sens de l’art. 6 LHR y figure, si les identificateurs, les caractères, les modalités, les nomenclatures et les clés de codage sont appliqués conformément aux prescriptions du catalogue des carac- tères et dans les schémas XML validés par l’OFS ; il procède à des contrôles de plausibilité. Les contrôles de plausibilité seront entrepris là où ils peuvent être standardisés par des rè- gles. Ainsi, par exemple, l’état civil d’une personne peut être comparé avec son âge. Une personne de 12 ans indiquée comme étant mariée dans le registre déclenchera un message d’erreur. Il sera aussi possible de comparer l’identificateur fédéral de bâtiment (EGID) et l’identificateur fédéral de logement (EWID) livrés par le registre des habitants avec les indica- tions figurant dans le Registre fédéral des bâtiments et des logements (RegBL) et de vérifier si l’EGID indiqué pour l’adresse du bâtiment est exact et si les EWID annoncés dans le bâti- ment existent. Les règles de plausibilité seront définies par l’OFS dans une directive et pu- bliées sur Internet pour information à l’intention des services chargés de la tenue des regis- tres (al. 4).

Al. 3 : le fichier de journalisation sert aux cantons et aux communes lors de la mise en oeu- vre de l’harmonisation. Les donnés livrées à l’OFS par les registres cantonaux et commu- naux des habitants sont vérifiées par un service de validation qui contrôle si elles sont com- plètes et si les caractères obligatoires au sens de l’art. 6 LHR y figurent et sont corrects. Le fichier de journalisation que les services cantonaux au sens de l’art. 9 LHR peuvent deman- der documente sous forme abrégée le nombre et la nature des erreurs constatées dans les fichiers livrés.

Al. 5 : la LHR crée la première base légale qui rend possible une harmonisation des registres à l'échelle nationale. La loi non seulement simplifie l’utilisation des données de registres pour la statistique, mais elle facilite aussi l’échange de données entre les registres. En ce sens, elle contribue simultanément à rationaliser la production statistique et à développer la cy- beradministration en Suisse. Pour que les données des personnes enregistrées dans les registres soient actuelles, exactes et complètes, conformément aux exigences de l’art. 5, il convient de communiquer les erreurs constatées aux services chargés de la tenue des regis- tres. Des méthodes de contrôle supplémentaires seront appliquées à des fins statistiques pour pouvoir corriger les erreurs et garantir l’assurance de la qualité. Des informations de différents registres seront par exemple réunies et recoupées. Les erreurs qui auront été constatées à partir de ces procédures utilisées uniquement à des fins statistiques ne seront pas communiquées aux services chargés de la tenue des registres.

Al. 6: si les erreurs contenues dans les données livrées par le registre ne peuvent pas être corrigées ou complétées par des méthodes statistiques ou par des informations d’autres re- gistres, le registre ayant livré les données est invité à corriger les fichiers de données erro- nés et à les renvoyer. L’OFS précise au cas par cas quelles données doivent lui être livrées encore une fois et dans quel délai. Les données à corriger et à livrer une nouvelle fois doi- vent se rapporter au même jour de référence que celui qui avait été fixé pour la livraison ini- tiale.

Art. 11 L’architecture de sedex permet de raccorder aussi bien un canton que différentes communes à sedex. La décision de raccorder un registre cantonal ou communal des habitants relève de la responsabilité de chaque canton. Si un canton exploite sa propre plateforme de données ou un registre central auquel toutes les communes du canton sont raccordées, la plateforme cantonale ou le registre cantonal sera raccordé à sedex. Dans ce cas, le canton se charge de transmettre les données soit à l’OFS, soit aux autres registres cantonaux ou communaux. Du point de vue de la statistique fédérale, il n’est pas nécessaire de raccorder en plus les communes à sedex, dans la me- sure où toutes les données nécessaires sont transmises directement par le canton. Les re-

gistres peuvent aussi être raccordés à sedex par un procédé client. Cette solution fait partie des fonctions de l’adaptateur.

Art. 12 L’exploitant d’un registre doit utiliser l’adaptateur sedex pour communiquer avec sedex (al. 1). L’adaptateur garantit l’échange sûr et intégral des données selon le degré de sécurité 3 prévu par la loi fédérale sur la protection des données (LPD)5. L’adaptateur est développé par la Confédération et mis gratuitement à la disposition des exploitants de registres. Les exigences système éventuellement nécessaires sont publiées par l’OFS sur Internet, ce qui permet aux exploitants de registres d’effectuer les travaux d’adaptation. L’adaptateur sedex est mis à disposition sous forme de code source (actuellement en Java). Des versions com- pilées sont disponibles actuellement pour les systèmes Microsoft et Unix (al. 2). Les frais d’installation de l’adaptateur sedex, ceux d’adaptation du logiciel du registre, du matériel ain- si que les frais d’entretien sont intégralement pris en charge par les cantons et les commu- nes (al. 3).

Art. 13 La plateforme sedex ne gère aucun processus métier. Les données qui doivent être échan- gées et la date à laquelle elles doivent l’être sont contrôlées exclusivement par le logiciel du registre. Ce logiciel doit être déclaré compatible avec sedex, c’est-à-dire être certifié (al. 1). Le logiciel est certifié par le fabricant ou le donneur de licence du logiciel dans une déclara- tion qui confirme que le logiciel remplit les exigences tant de sedex que des processus mé- tiers (al. 2). Concrètement, la déclaration signifie que le logiciel du registre envoie les bonnes données au bon moment et à la bonne adresse de destination vers l’adaptateur sedex et que le logiciel du registre lit dans les délais les informations transmises par l’adaptateur sedex et qu’il les intègre correctement dans le système. La déclaration «certifié sedex» ne peut figurer que s’il existe une autorisation correspondante de l’OFS. Les corrections ultérieures des er- reurs générées par les logiciels de registres doivent être effectuées par le fabricant ou le donneur de licence du logiciel du registre. La certification a lieu sous forme écrite. Les formulaires, instructions et normes disponibles sur Internet doivent être utilisés (al. 3).

Art. 14 Al. 1: sedex est utilisé pour la transmission des fichiers de données entre les registres de personnes de la Confédération, des cantons et des communes ainsi que pour la transmis- sion des fichiers de données à la statistique dans le cadre de l’harmonisation des registres. A cet effet, les données sont cryptées à l’aide d’une clé symétrique. Cette clé est envoyée au destinataire également sous une forme cryptée. Chaque échange de données contient trois fichiers: l’enveloppe, les données et la clé. Le destinataire décode la clé symétrique avec sa private key, puis les données transmises avec la clé symétrique. Ces éléments de sécurité constituent une fonction spécifique de l’adaptateur sedex.

Al. 2: afin de suivre l’échange de données, l’enveloppe fait l’objet d’un procès-verbal de de journalisation. Toutes les données qui concernent l’expéditeur et le destinataire peuvent être lues par ces derniers. L’enveloppe est définie selon la norme eCH.

Al. 3: la confirmation indique que la transmission a été effectuée avec succès ou qu’elle a été interrompue à cause d’une erreur.

5 RS 235.1

Al. 4: dès qu’un message est réceptionné par le destinataire, il est immédiatement effacé du serveur sedex. Si le destinataire ne prend pas livraison d’un message, l’enveloppe, contenu compris, est automatiquement effacée après un mois. La suppression donne lieu à un proto- cole.

Al. 5: l’association eCH définit les schémas XML autorisés pour l’échange de données avec sedex. Ces schémas sont validés par l’OFS et publiés sur Internet. Seuls ces schémas doi- vent être utilisés. L’adaptateur sedex vérifie leur validité au moment de l’expédition et de la réception. Les données pourvues de schémas non reconnus ne sont pas envoyées.

Art. 15 Al. 1: sedex est une plateforme informatique et de communication créée et exploitée pour l’échange des données selon la LHR. Les cantons manifestent toutefois un vif intérêt à pou- voir utiliser sedex comme plateforme centrale sécurisée pour l’échange de données en de- hors de l’harmonisation des registres au sens strict. Une utilisation plus large de sedex est dans l’intérêt même de la Confédération, car elle offre la possibilité d’accomplir d’autres tâ- ches sur une plateforme large et sûre. Seuls les schémas validés par l’OFS et donc connus de l’adaptateur sedex sont là aussi autorisés. Les schémas XML validés par l’OFS sont pu- bliés sur Internet. L’adaptateur sedex vérifie leur validité lors de l’envoi et de la réception de données. Les données structurées avec des schémas non valables ne sont pas envoyées. De plus, il appartient aux utilisateurs de sedex de s’assurer que le transfert de données via sedex, y compris le contenu transporté, a lieu dans le cadre légal autorisé. La Confédération n’assume aucune responsabilité pour le contenu des données envoyées.

Al. 2: si sedex est utilisé à d’autres fins officielles, c’est-à-dire pour l’échange de données en dehors de l’harmonisation des registres au sens strict, des émoluments peuvent être perçus. Ceux-ci sont fixés en tenant compte des principes de l’équivalence et de la couverture des coûts (art. 46a, al. 3 de la loi du 21 mars 1997 sur l’organisation du gouvernement et de l’administration LOGA). Le principe de la couverture des coûts veut que le montant total des émoluments perçus par un secteur de l’administration ne soit pas supérieur à ses coûts. Le principe de l’équivalence appliqué à la fixation d’émoluments exige le respect du principe de proportionnalité, lequel veut qu’un émolument ne soit pas manifestement disproportionné par rapport à la valeur objective de la prestation et qu’il soit d’un montant raisonnable. La valeur de la prestation est fixée en fonction de l’utilité qu’elle représente pour qui doit s’acquitter de l’émolument ou des frais que représente le recours aux services de l’administration par rap- port au total des frais dudit secteur administratif. Pour faire ce calcul, il est possible d’établir une échelle des coûts fondée sur des valeurs moyennes (JAAC 67.136).

Art. 16 Si sedex est utilisé comme plateforme de transmission des données par des utilisateurs qui ne sont pas des services chargés de la tenue de registres au sens de l’art. 2 LHR, ces utili- sateurs doivent prendre les mêmes mesures de protection des données (al. 2) que lesdits services.

Art. 17 Al. 1: l’identité numérique est attribuée non pas à des personnes, mais exclusivement à des services. Un certificat de sécurité est établi sur la base de cette identité. Le service officiel compétent s’assure que le certificat de sécurité ne puisse pas donner lieu à des abus (sup- pression, copie de données, etc.). Les détails techniques de la plateforme sedex et le des- criptif des fonctionnalités et des mécanismes de sécurité sont publiés sur Internet dans leur version la plus récente. L’OFS tient une liste des services officiels et de leur identité numéri- que (al. 2).

Al. 3: le certificat ne doit pas être confondu avec la certification du logiciel. Il comprend les éléments concrets nécessaires à l’échange sécurisé et certifié des données, soit les clés

(private key et public key) pour le décryptage, un jeton d’authentification (code) et une signa- ture numérique. En comparaison d’un mot de passe et d’une liste à biffer, le jeton est un élément de sécurité accru qui permet d’authentifier un service officiel de manière univoque. Le certificat est délivré aux services officiels par l’Office fédéral de l’informatique et de la té- lécommunication (OFIT).

Al. 4: les utilisateurs de sedex qui ne sont pas des services officiels et qui ne figurent pas sur la liste des services officiels (y c. identité numérique) de l’OFS doivent se faire certifier par un fournisseur de services de certification au sens de la loi fédérale sur la signature électroni- que.

Al. 5: l’établissement du certificat n’est pas inclus dans la mise à disposition de sedex par la Confédération. Les services officiels concernés et les autres utilisateurs doivent par consé- quent s’acquitter d’un émolument.

Art. 18 La LHR exige que le nouveau numéro d’assuré AVS soit géré comme un caractère commun dans tous les registres de personnes de la Confédération, des cantons et des communes visés par la loi. L’art. 50g de la LAVS révisée demande, à titre de mesure de précaution, que les services et les institutions qui utilisent systématiquement le numéro d’assuré s’annoncent auprès du service chargé de délivrer les numéros (CdC). L’art. 134ter du projet de RAVS mis en audition règle la procédure d’annonce. Pour la mise en œuvre de la LHR, l’OHR contient une disposition particulière, à savoir une forme d’annonce collective, afin que la CdC ne re- çoive pas une communication de chaque canton et de chacune des quelque 2700 commu- nes. Il est en effet raisonnable, pour des raisons d’économie de moyens, que chaque canton procède à une annonce collective pour toutes les communes relevant de sa souveraineté territoriale. Cette tâche est assumée par le service désigné par le canton selon l’art. 9 LHR et qui est responsable de la coordination, de l’exécution et du contrôle de la qualité de l’harmonisation.

Art. 19 Al. 1: le service cantonal au sens de l’art. 9 LHR s’assure que toutes les communes du can- ton demandent à la CdC les numéros d’assuré conformément à l’art. 134quater du projet de RAVS. Elles doivent pour cela communiquer à la CdC les données personnelles définies à l’art. 133bis, al. 4, RAVS pour que celle-ci puisse communiquer les numéros d’assuré AVS. La CdC peut exiger les données suivantes: nom de famille, nom de jeune fille, prénoms, sexe, date de naissance, lieu de naissance, nom de famille de la mère, prénoms de la mère, nom de famille du père, prénoms du père, nationalité, ancien numéro d’assuré (si connu). Conformément à l’art. 133bis, al. 6, RAVS, la CdC peut exiger des données personnelles supplémentaires si les données communiquées ne suffisent pas pour l’attribution du numéro. Al. 2: pour faciliter l’actualisation des numéros d’assurés AVS pour les registres, l’OFS as- sumera une fonction de coordination entre toutes les parties concernées. Il fixera notamment la procédure et les délais d’entente avec la CdC et les services cantonaux compétents.

Al. 3: en collaboration avec la CdC et d’autres services compétents de la Confédération, l’OFS développe une procédure permettant d’attribuer sans équivoque le nouveau numéro d’assuré AVS. L’attribution du nouveau numéro d’assuré AVS peut nécessiter des travaux de recherche pour pouvoir identifier une personne de manière univoque. Une telle procédure est nécessaire quand une personne ne peut pas être identifiée automatiquement et de ma- nière univoque à partir des données gérées dans les différents registres ou répertoires d’adresses, mais seulement après une procédure manuelle supplémentaire ou, dans des cas exceptionnels, après renseignement auprès du fournisseur de données (p. ex. registre des habitants). Les procédures d’harmonisation doivent être définies et opérationnelles avant que les données pour la communication du nouveau numéro d’assuré AVS soient livrées. C’est pourquoi l’OFS communiquera, outre le jour de référence, également la date à partir de laquelle les données peuvent être livrées à la CdC.

Al. 4: la CdC renvoie les données personnelles que le registre des habitants a fournies et le numéro d’assuré AVS attribué à chaque personne en utilisant le même canal électronique par lequel elle a reçu les données du registre des habitants. En clair, une commune qui est raccordée à sedex reçoit les données via sedex, tandis qu’une commune qui travaille avec un support électronique se voit communiquer les données sur un support de données.

Al. 5: la CdC est elle aussi obligée de tenir son registre de manière actuelle, exacte et com- plète (art. 2, al. 1, let. e et art. 5 LHR). Du fait des procédures d’harmonisation qui ont lieu lors de l’attribution du nouveau numéro d’assuré AVS, la CdC dispose des données officiel- les des personnes enregistrées dans les registres Infostar et SYMIC. Si la CdC constate que les données du registre des habitants divergent des données officielles d’Infostar ou de SY- MIC, elle doit communiquer, outre le numéro d’assuré, également les données officielles au registre des habitants. La LHR crée la base légale permettant d’harmoniser la tenue des re- gistres des habitants à l’échelle nationale et de garantir l’exactitude des données des per- sonnes saisies dans les registres. Il est par conséquent utile et nécessaire de communiquer les erreurs constatées et d’en aviser les services chargés de la tenue des registres. Art. 20 Dans les relations avec les cantons et les communes, l’ordonnance générale sur les émolu- ments du 8 septembre 2004 (OGEmol) prévoit, à son art. 3, al. 1, que l’administration fédé- rale renonce à percevoir des émoluments, sous réserve de la réciprocité. La réglementation de l’art. 134quater du règlement sur la LAVS reprend ce principe, mais avec une restriction: la prestation de la CdC n’est gratuite que si l’utilisation du numéro est requisepour exécuter le droit fédéral. Le nouveau numéro d’assuré AVS peut ainsi être transmis gratuitement aux registres des habitants pour l’exécution de la LHR. Les dispositions de l’art. 134quater du rè- glement sur la LAVS s’appliquent également à la communication et à la vérification des nu- méros pour Infostar, SYMIC, Ordipro et VERA, qui sont donc gratuites. Dans ce cas, la CdC est toutefois autorisée à percevoir des émoluments quand le nouveau numéro d’assuré AVS est communiqué à des services et à des institutions qui utilisent le numéro sur la base d’une législation cantonale et qu’aucune autre dérogation n’est prévue par l’art. 134quinquies du projet de RAVS. L’OHR prévoit par conséquent que les services et les institutions chargés de l’exécution du droit cantonal et autorisés en vertu des législations fédérale ou cantonale à utiliser systéma- tiquement le nouveau numéro d’assuré AVS puissent se procurer ce numéro auprès d’un registre cantonal ou communal des habitants (al. 1). Dans ce cas, la perception d'émolu- ments relève du droit cantonal (al. 2).

Art. 21 La communication du numéro d’assuré AVS aux registres fédéraux est réglée par la législa- tion sur l’AVS. L’art. 5 du projet d’ordonnance sur les standards minimaux auxquels doivent satisfaire les mesures techniques et organisationnelles à prendre par les services et institu- tions utilisant systématiquement le numéro d’assuré AVS en dehors de l’AVS s’applique lors de la première saisie. Pour faciliter l’actualisation des numéros d’assurés AVS dans les re- gistres, l’OFS assumera une fonction de coordination. Il fixera la procédure d’entente avec la CdC et les services chargés de la tenue des registres fédéraux de personnes (al. 2). Comme dans le cas des registres des habitants, l’OFS fixe la date à partir de laquelle les données peuvent être livrées à la CdC en vue de la communication par cette dernière du numéro d’assuré, ainsi que le jour auquel ces données doivent se référer (al. 3). L’OFS cherchera ici aussi à raccorder les registres fédéraux à sedex. En vertu de la LHR, ces regis- tres n’y sont toutefois pas obligés et ont par conséquent la possibilité, à l’instar des registres des habitants, de livrer les données sur un support électronique. Dans ce cas, les schémas XML validés par l’OFS doivent être utilisés.

Art. 23 L’art. 9 LHR charge les cantons de désigner un service qui a pour tâche de coordonner et d’appliquer les mesures d’harmonisation et de procéder aux contrôles de qualité s’y rappor-

tant. Concrètement, ce service fixe la procédure et les délais d’exécution de la LHR sur le territoire relevant de ses compétences, d’entente avec l’OFS qui assume une fonction de coordination (al. 1). Dans l’accomplissement de ses tâches, le service cantonal peut deman- der à l’exploitant de sedex un extrait du fichier de journalisation établi par le service de vali- dation. Les données envoyées à l’OFS par les registres cantonaux et communaux des habi- tants sont contrôlées par un service de validation, qui vérifie la présence de tous les caractè- res obligatoires selon l’art. 6 LHR ainsi que la bonne application des identificateurs, des mo- dalités, des nomenclatures et des listes de codes figurant dans le catalogue des caractères. Le fichier de journalisation documente, sous une forme agrégée, le type et le nombre d’erreurs constatées dans le fichier de données livré. Le fichier de journalisation ne contient aucune donnée qui permette d’établir l’identité d’une personne. Il permet au service d’assurer efficacement les tâches d’exécution et de contrôle de la qualité dans le canton (al. 2). Pour attribuer l’EWID à une personne déterminée dans un ménage déterminé, le RegBL ou les registres au sens de l’art. 2 de l’ordonnance sur le Registre fédéral des bâtiments et des logements doivent avoir été apurés. Le service désigné par le canton assiste les communes dans l’accomplissement de leurs tâches (al. 3).

Art. 24 L’art. 16, al. 3, LHR confère à l’OFS la base légale lui permettant d’utiliser les données selon l’art. 6, let. a-h, j, k et m comme répertoire d’adresses pour effectuer des relevés statistiques. Les caractères de l’art. 6 LHR qui ne doivent pas figurer dans le répertoire d’adresses sont: le lieu d’origine, si la personne est de nationalité suisse (let. i), l’appartenance à une commu- nauté religieuse reconnue de droit public ou reconnue d’une autre manière par le canton (let. l), le type d’autorisation, si la personne est de nationalité étrangère (let. n), la commune d’établissement et la commune de séjour (let. o et p), l’Etat de destination ou l’Etat d’arrivée en cas de départ ou d’arrivée (let. q et r), la date du déménagement dans la commune (let. s), le droit de vote et d’éligibilité aux niveaux fédéral, cantonal et communal (let. t) et la date de décès (let. u). Les données figurant dans le répertoire d’adresses ne contiennent par conséquent aucune indication qui pourrait entraîner une violation des droits de la personnali- té des personnes enregistrées. Le répertoire d’adresses est mis à jour une fois par trimestre avec les données livrées tous les trois mois par les registres des habitants (al. 2). Le réper- toire d’adresses est géré comme une banque de données. Ce dispositif garantit que les adresses nécessaires aux relevés statistiques sont disponibles en tout temps (al. 1).

Art. 25 L’art. 25 précise encore une fois que l’OFS utilise le répertoire d’adresses exclusivement à des fins statistiques, de recherche et de planification.

Art. 26 En vertu de l’art. 17, al. 2, LHR, les services cantonaux et communaux de statistique ont la possibilité de recevoir gratuitement de l’OFS les données visées à l’art. 6 let. a-h, j, k et m, relatives à leur territoire et qu’ils ont eux-mêmes livrées, et de les utiliser comme répertoire d’adresses pour leurs propres relevés statistiques. La demande doit être adressée à l’OFS par écrit (al. 1). L’OFS reçoit les données des registres des habitants une fois par trimestre et met à jour son propre répertoire d’adresses une fois par trimestre également. Par consé- quent, l’OFS livre les données à un canton qui en fait la demande au maximum une fois par trimestre, et au plus tôt un mois après avoir reçu la dernière livraison de données du territoire cantonal correspondant. Ce laps de temps est nécessaire pour le traitement des données à l’OFS. Les caractères exclus selon l’art. 17, al. 2, LHR doivent être effacés et les données être préparées pour la livraison aux services cantonaux et communaux de statistique. Même s’il ne s’agit pas de données sensibles, les données sont transmises sous une forme cryp- tée. La transmission s’effectue en général via sedex (al. 2). Le répertoire d’adresses canto- nal ne peut être utilisé que pour la réalisation de relevés statistiques propres au canton (al. 3).

Art. 27 Aucune donnée personnelle sensible n’est enregistrée dans le répertoire d’adresses. Seules sont saisies celles qui sont énumérées de manière exhaustive à l’art. 16, al. 3 LHR. Cepen- dant, pour satisfaire en tous points aux exigences de la protection des données et exclure toute éventualité, un règlement est établi à l’OFS pour définir les modalités d’utilisation du répertoire d’adresses (al. 1). De plus, il est interdit de transmettre le répertoire d’adresses à des tiers (al. 2).

Art. 28 L’harmonisation des registres est une condition préalable importante du recensement de la population 2010 basé sur des registres. L’art. 19, al. 1, LHR précise que le Conseil fédéral fixe les délais de l’harmonisation des registres en tenant compte des impératifs liés au re- censement de la population 2010. L’OFS a besoin d’une période minimale à des fins de tests pour que le recensement de la population puisse s’effectuer le jour de référence du 31 décembre 2010 sur une base contrô- lée et consolidée. Compte tenu des travaux préparatoires à assurer avant le recensement de la population 2010, l’harmonisation des registres doit être achevée au plus tard le 15 janvier

2010 (al. 1).

L’art. 19, al. 2, LHR donne au Conseil fédéral la possibilité de prolonger les délais d’introduction du numéro d’assuré AVS et de l’EWID au-delà du recensement de la popula- tion 2010 et de charger l’OFS d’édicter des instructions pour en régler les modalités. En ap- plication de cette disposition législative, l’EWID devra figurer dans tous les registres canto- naux et communaux des habitants au plus tard le 31 décembre 2012. Aucun prolongement de délai n’est possible pour l’EGID. Son introduction doit être achevée d’ici au 15 janvier

2010 (al. 2).

La plateforme sedex sera mise à la disposition des exploitants de registres à partir du 15 janvier 2010 pour la livraison des données à l’OFS (al. 4) ; l’adaptateur de raccordement à sedex le sera dès le 15 janvier 2008 (al. 3).

Pour l’échange électronique de données relatives aux arrivées et aux départs (al. 4), sedex sera disponible à partir du 15 janvier 2010.

L’OFS est aussi tenu de respecter certains délais. Il mettra le service de validation à disposi- tion à partir du 15 janvier 2008 (al. 3).

Art. 29 La loi sur l’harmonisation de registres et ses dispositions d’exécution nécessitent de modifier différentes ordonnances. Ces modifications sont présentées dans l’annexe de l’OHR et sont commentées ci-après à partir du chiffre 3 ss.

Article 31 Entrée en vigueur L’ordonnance entre en vigueur le 1er janvier 2008. Même si les modifications législatives dans les cantons nécessitées par la LHR ne dépendent pas en premier lieu de l’entrée en vigueur de l’ordonnance, l’OHR contient encore des informations et des précisions supplé- mentaires sur la manière dont doit se dérouler l’harmonisation dans les registres cantonaux et communaux des habitants.

3 Modification de l’ordonnance du 12 avril 2006 sur le système d’information

central sur la migration; RS 142.513

Art. 4, al. 2, let. c L’art. 13, al. 1, en relation avec l’art. 2, al. 1, let. a LHR dispose que le numéro d’assuré AVS doit être géré dans le système d’information central sur la migration SYMIC. Les données

personnelles qui sont enregistrées dans SYMIC sont énumérées à l’art. 4, al. 2, de l’ordonnance SYMIC. L’art. 4, al. 2, let. b prévoit un numéro d’identification personnel, mais il s’agit-là d’un numéro personnel propre à SYMIC. L’art. 4, al. 2 doit par conséquent être complété par une lettre c pour que le numéro d’assuré AVS prévu par la LHR soit aussi géré dans SYMIC.

Modification de l’annexe 1 L’art. 13, al. 1, en relation avec l’art. 2, al. 1, let. b, LHR dispose que le nouveau numéro d’assuré AVS est géré dans SYMIC. Pour exécuter cette disposition, le catalogue des don- nées figurant dans l’annexe 1, rubrique I (Données de base) de l’ordonnance SYMIC doit être complété avec le nouveau numéro d’assuré AVS. Cet ajout assure ainsi que le nouveau numéro d’assuré AVS peut être géré tant dans le domaine des étrangers que dans le do- maine de l’asile. Pour éviter les données à double dans la tenue des données, le champ «Numéro AVS», qui ne couvre aujourd’hui que le domaine des étrangers, doit être supprimé (rubrique IV «Autres champs de données SYMIC», sous-rubrique «2. Domaine des étran- gers», lettre «a. Identité», cinquième champ). Enfin, un droit d’information sur le lieu de nais- sance doit être conféré à la CdC dans la rubrique IV «Autres champs de données SYMIC», sous-rubrique "3. Domaine de l’asile", lettre "a. Identité", septième champ.

Modification de l’annexe 2 L’art. 13 de l’ordonnance SYMIC réglemente la communication des données de l’ODM aux autorités et, à son al. 2, limite la communication des données à la Caisse suisse de compen- sation (CSC) et aux caisses cantonales de compensation dans le domaine du financement et du remboursement de cotisations AVS pour les requérants d’asile n’exerçant pas d’activité lucrative, en l’assortissant de règles particulières selon l’annexe 2. Comme le nouveau nu- méro d’assuré AVS, qui est dorénavant également géré dans SYMIC dans le domaine de l’asile, est particulièrement important pour la communication des données, l’annonce du nu- méro d’assuré doit également figurer dans l’annexe 2.

Art. 9, let. k L’art. 9 de l’ordonnance SYMIC énumère les autorités auxquelles l’ODM peut accorder un accès direct par procédure d’appel aux données relevant du domaine des étrangers. Pour que les registres de personnes selon l’art. 2 LHR reçoivent les données nécessaires du sys- tème d’information sur la migration, il y a lieu d’ajouter une lettre k qui autorise les services chargés des registres des habitants à avoir accès au système SYMIC dans le cadre de la mise à jour du numéro d’assuré AVS. En vertu de l’art. 13, al. 1, de l’ordonnance SYMIC, l’ODM peut communiquer aux autorités au sens des art. 9 et 10, une fois ou régulièrement, les données personnelles traitées dans SYMIC sous forme de fichiers électroniques ou de listes pour leur permettre d'accomplir leurs tâches légales. Afin d'éviter toute interruption dans la transmission de l’information et toute erreur lors de la retranscription des données, SYMIC doit aussi communiquer ces données aux registres des habitants via sedex. L’art. 13, al. 3, prévoit cette obligation.

Art. 10, let. j Les commentaires concernant la transmission de données relevant du domaine des étran- gers sont aussi valables pour les données du domaine de l’asile. L’art. 10 de l’ordonnance SYMIC est par conséquent complété par une let. j.

Art. 13, al. 3 La LHR exige que les données livrées entre les registres de personnes ou entre les registres de personnes et l’OFS soient transmises par voie électronique, de préférence via sedex. L’art. 13 doit par conséquent être complété par un nouvel al. 3 prévoyant ces modes de com- munication.

Entrée en vigueur La modification doit entrer en vigueur en même temps que les autres dispositions de la LHR et de l’OHR.

4 Modification de l’ordonnance du 28 avril 2004 sur l’état civil (OEC);

RS 211.112.2

Art. 8 L’art. 13, al. 1, en relation avec l’art. 2, al. 1, let. a, LHR dispose que le nouveau numéro d’assuré AVS doit être géré dans le registre informatisé de l’état civil (Infostar) tenu par les cantons et exploité par l’Office fédéral de la justice (OFJ). Les données qui sont enregistrées dans Infostar sont énumérées en détail à l’art. 8 OEC. L’art. 8, let. b, prévoit un numéro d’identification des personnes, mais il s’agit-là d’un «numéro Star» propre à Infostar. L’art. 8 doit par conséquent être complété par une lettre bbis pour que le nouveau numéro d’assuré AVS prévu par la LHR soit aussi géré dans Infostar.

Art. 49 En vertu de l’art. 49 OEC, l’office de l’état civil compétent de l’administration communale du domicile ou du lieu de séjour communique toutes les modifications de l’état civil et des droits de cité ainsi que la rectification de données (al. 1). Cette communication sert à la tenue du registre du contrôle des habitants (al. 2). Dans le cas de la population résidante étrangère, les registres des habitants doivent s’assurer qu’ils reçoivent de l’office de l’état civil concerné les données complètes se rapportant à une personne. L’al. 1 doit de ce fait préciser qu’ils doivent aussi obtenir le numéro d’assuré.

La LHR exige que les données livrées entre les registres de personnes ou entre les registres de personnes et l’OFS soient transmises par voie électronique, de préférence via sedex. L’art. 49 doit par conséquent être complété par un nouvel alinéa 3 prévoyant ces modes de communication.

Art. 99a Comme dans le cas de l’ordonnance SYMIC, il faut fixer dans les dispositions transitoires de l’OEC que le numéro d’assuré des personnes déjà enregistrées dans Infostar à la date de l’entrée en vigueur de l’art. 8, let. bbis sera saisi ultérieurement. La procédure est réglée par la législation sur l’AVS.

Entrée en vigueur La modification doit entrer en vigueur en même temps que les autres dispositions de la LHR et de l’OHR.

5 Modification de l’ordonnance du 7 juin 2004 relative au système

d’information Ordipro du Département fédéral des affaires étrangères; RS 235.21

Art. 3, let. v L’art. 3 de l’ordonnance Ordipro dresse la liste des données personnelles qui sont traitées dans Ordipro. Comme la LHR oblige le système Ordipro à gérer le nouveau numéro d’assuré AVS, l’art. 3 doit être complété par une nouvelle lettre v pour la reprise du numéro d’assuré.

Art. 3a Pour Ordipro, l’obligation de traiter le numéro d’assuré AVS est une tâche nouvelle. L’O Or- dipro doit donc préciser pour quelles personnes enregistrées dans Ordipro il faut demander une numéro d’assuré et comment celui-ci doit être communiqué. Une nouvelle disposition doit par conséquent fixer que les services au sens de l’art. 4 sont tenus de demander à la

CdC le numéro d’assuré pour les personnes domiciliées en Suisse qui n’en disposent pas encore.

Art. 7, let. h et i Conformément au droit international, les diplomates et les fonctionnaires internationaux ne sont pas tenus de s’annoncer aux registres des habitants. Ces personnes sont annoncées auprès de la Mission permanente de la Suisse à Genève ou du Protocole du Département fédéral des affaires étrangères (DFAE). Pour que le DFAE puisse annoncer ces personnes aux exploitants des registres des habitants, l’ordonnance Ordipro doit être modifiée et prévoir la livraison des données aux registres cantonaux et communaux des habitants. Il faut éga- lement ajouter une let. i qui prévoit la communication de ces données à la CdC afin que celle-ci attribue un numéro d’assuré aux personnes en question et le communique.

Art. 17a Il faut en outre fixer dans les dispositions transitoires que le numéro d’assuré des personnes déjà enregistrées dans Ordipro à la date de l’entrée en vigueur de l’art. 3, let. v sera saisi ultérieurement.

Entrée en vigueur La modification doit entrer en vigueur en même temps que les autres dispositions de la LHR et de l’OHR.

6 Modification de l’ordonnance du 7 juin 2004 concernant l’administration en

réseau des Suisses à l’étranger; RS 235.22

Art. 3, let. v L’ordonnance VERA doit être modifiée comme l’ordonnance Ordipro. Elle doit elle aussi être complétée à son art. 3 par une nouvelle lettre v instituant l’obligation de gérer le numéro d’assuré.

Art. 3a La communication du numéro d’assuré doit être réglée dans l’O-VERA, comme c’est le cas dans l’O Ordipro. Pour les Suisses et Suissesses de l’étranger enregistrés dans VERA pos- sédant la nationalité suisse, leur numéro d'assuré ne doit pas être demandé directement à la CdC. Ces personnes sont en effet enregistrées dans Infostar. Quant aux personnes de na- tionalité suisse nouvellement enregistrées dans VERA et ne disposant pas encore de numé- ro d’assuré, il y a lieu de les annoncer à Infostar. L'attribution du numéro d'assuré par la CdC se fait ensuite conformément à l'art. 133bis du RAVS.

Art. 14a Une disposition transitoire doit également être prévue dans l'O-VERA pour la saisie ulté- rieure. Son contenu correspond à celui de la disposition transitoire e l'O Ordipro.

Entrée en vigueur La modification doit entrer en vigueur en même temps que les autres dispositions de la LHR et de l’OHR.

7 Modification de l’ordonnance du 30 juin 1993 concernant l’exécution des

relevés statistiques fédéraux; RS 431.012.1

Préambule Selon l’art. 9, al. 3, OHR, la périodicité et le contenu des livraisons de données des registres fédéraux à l’OFS sont spécifiés en annexe de l’ordonnance concernant l’exécution des rele-

vés statistiques fédéraux. Dans son préambule, ladite ordonnance cite uniquement l’art. 5, al. 1, et l’art. 6, al. 1, de la loi sur la statistique fédérale. Le préambule doit par conséquent être complété et mentionner l’art. 2, al. 1, et l’art. 15 LHR.

Entrée en vigueur La modification doit entrer en vigueur en même temps que les autres dispositions de la LHR et de l’OHR.

8 Modification de l’ordonnance du 25 juin 2003 sur les émoluments et in-

demnités perçus pour les prestations de services statistiques des unités administratives de la Confédération; RS 431.09

La plateforme informatique et de communication sedex est mise gratuitement à la disposition des exploitants de registres. En tant que plateforme centrale d’échange de données elle se prête de manière idéale à d’autres usages officiels que l’harmonisation des registres au sens strict. Son emploi à de telles fins n’est cependant pas couvert par le crédit LHR et doit donc donner lieu à la perception d’émoluments. Les modalités en sont réglées dans l’ordonnance sur les émoluments de l’OFS, qui doit être adaptée dans ce but.

9 Modification de l’ordonnance du 31 mai 2000 sur le Registre fédéral des

bâtiments et des logements; RS 431.841

Art. 7 L’apurement, mais aussi l’actualisation du RegBL sont une condition préalable importante des relevés s’appuyant sur des registres. Les livraisons de données des registres des habi- tants à l’OFS ont lieu tous les trimestres. Il apparaît par conséquent justifié d’exiger que le RegBL soit mis à jour au moins une fois par trimestre (al. 1).

Selon l’art. 8, al. 2, de l’ordonnance RegBL, l’OFS définit les vérifications et normes de quali- té nécessaires à l’enregistrement électronique, dans le RegBL, des données tirées des regis- tres reconnus. Ces normes de qualité ne s’appliquent naturellement pas seulement à l’échange de données électroniques, mais aussi à la base de données du Registre fédéral des bâtiments et des logements dans son ensemble. En d’autres termes, l’assurance de la qualité fait partie intégrante de la tenue du registre. Par conséquent, dans la pratique, selon l’art. 7, al. 2, l’obligation de communication des cantons et des communes se réfère non seu- lement aux nouveaux bâtiments, aux transformations et aux démolitions, mais aussi à des corrections et ajouts éventuels dans la base de données du RegBL si les normes de qualité de l’OFS l’exigent. Un nouvel art. 7, al. 2, est ajouté pour en tenir compte explicitement (al. 2).

Entrée en vigueur La modification doit entrer en vigueur en même temps que les autres dispositions de la LHR et de l’OHR.