Erläuterungen zum Kreisschreiben über die Leistungen an die gemeinnützigen Institutionen gemäss Art. 17 und 18 ELG (Gültig ab 1. Januar 2021)

Commentaire de la Circulaire concernant les prestations des institutions d’utilité publique au sens des art. 17 et 18 LPC (CSFI)

Valable dès le 1er janvier 2021

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12.20

1 Principes généraux

1.1 Dispositions générales

1001 Les dispositions légales pertinentes, interprétées sur la

base de la situation sociale actuelle, sont converties en indica- tions pratiques qui permettent de tracer des lignes de conduit homogènes pour les trois Institutions Pro et délimiter le rôle des subventions dans un contexte cohérent avec leur but.

1.2 Principes des institutions Pro

1002 et 1003 Conformément à l’art. 18, al. 3, LPC, les institu-

tions Pro doivent édicter leurs propres principes. En sus des points dont l’art. 48 OPC fait mention, les principes doivent éga- lement faire état des directives sur la gestion du Fonds. D’autres réglementations internes peuvent encore venir s’ajou- ter, dans la mesure où elles correspondent aux dispositions lé- gales ainsi qu’aux directives de l’OFAS. Les principes sont sou- mis à l’approbation de l’OFAS. Des directives déjà existantes devront être revues avant d’être également soumises à l’appro- bation de l’OFAS.

1.3 Usage des subventions

1004 et 1005 L’apport d’un soutien financier individuel (SFI), ci-

blé et circonscrit à des situations où le besoin ne relève pas d’une interprétation subjective mais d’une appréciation objec- tive (cf. chap. 4), devient la règle de l’utilisation des fonds de l’AVS/AI. Une part de la subvention fédérale versée peut être utilisée pour couvrir les frais d’application (chap. 6.1.6).

1.4 Cercle des ayants droit

1006 à 1010 Pour permettre une détection rapide des per-

sonnes qui n’entrent d’aucune manière dans le cercle des bé- néficiaires potentiels d’un SFI, les conditions relatives à l’âge, à l’invalidité, à la condition d’orphelin et du veuvage, au domicile, à la résidence habituelle, ainsi qu’à la nationalité du requérant et aux autorisations de séjour correspondantes, sont autant de notions qui ont été définies de manière plus précise. DFI OFAS | Commentaire de la Circulaire concernant les prestations des institutions d’utilité

2 Champs d’activité des Institutions Pro

2.1 Dispositions générales

2.2 Domaine d’activité de Pro Senectute

2.3 Domaine d’activité de Pro Infirmis

2.4 Domaine d’activité de Pro Juventute

2001 à 2014 Ce chapitre permet de regrouper les bénéficiaires

éventuels d’un SFI selon la catégorie d’assurance (personnes invalides, âgées ou survivants). Il ancre également le principe en vertu duquel une seule institution Pro doit intervenir par fa- mille/ménage. La mise en œuvre de cette règle entend empê- cher la survenance non seulement de paiements à double, mais également de déterminations du besoin erronées. En cas de doute, les institutions Pro s’entendront entre elles et, faute d’accord, soumettront le dossier à l’OFAS pour détermination fi- nale. Ce faisant, on règle la compétence pour des situations où diverses branches d’assurances sont en jeu (p. ex. survivants invalides, orphelins qui vivent avec le parent survivant invalide, personnes en attente d’une décision qui, vraisemblablement, les reconnaîtra en tant qu’invalides ou, encore, personnes qui profitent de la retraite flexible prévue dans l’AVS). La définition générale des bénéficiaires du SFI qui a été adoptée permet d’y inclure aussi les personnes qui n’ont pas obtenu de prestation d’assurance parce qu’elles-mêmes ou la personne décédée ne remplissaient pas une condition d’assurance impérative (per- sonnes âgées, invalides ou décédées qui ne comptaient pas, lors de la survenance du risque assuré, la durée de cotisation minimale).

Dans l’optique des bénéficiaires potentiels de SFI, la notion d’ « invalide » a été précisée. Pro Infirmis peut en principe ac- corder des SFI si le requérant remplit les conditions qui permet- tent l’octroi d’une PC annuelle. Le seul fait d’avoir droit à un moyen auxiliaire de l’AI ou à des mesures de réadaptation ne suffit pas à pouvoir prétendre à l’octroi de SFI. Sont également exclues les personnes qui n’ont pas atteint l’âge minimal pour l’octroi d’une rente, d’une indemnité journalière de l’AI ou, DFI OFAS | Commentaire de la Circulaire concernant les prestations des institutions d’utilité

s’agissant des bénéficiaires d’une allocation pour mineur impo- tent, n’ont pas encore 18 ans.

Enfin, force est de souligner qu’il est également tenu compte des dispositions sur le partenariat enregistré entre personnes de même sexe.

3 Prestations

3.1 Objet des prestations

3001 et 3002 Une autre précision d’importance a trait au rôle

du SFI et aux effets que l’apport financier versé doit provoquer dans la situation concrète du bénéficiaire. Ainsi, le SFI est censé remédier dans les meilleurs délais à la situation de be- soin du bénéficiaire et, dans cette optique, l’analyse prélimi- naire des préposés des Institutions PRO devra se concentrer tout particulièrement sur les problèmes spécifiques à l’origine de l’urgence économique du requérant. L’aide financière appor- tée devra répondre au problème concret, être mesurable et, pour le moins, représenter l’entame de la solution définitive (p.ex. versement transitoire d’un complément de loyer dans l’at- tente du résultat de la recherche d’appartements meilleurs mar- ché).

3.2 Principe de la subsidiarité

3003 à 3006 Suite à l’entrée en vigueur de la RPT (Réforme de

la péréquation financière et de la répartition des tâches entre la Confédération et les cantons), le choix d’octroyer ou non un SFI doit être strictement précédé d’une analyse des compétences institutionnelles susceptibles d’avoir une obligation de soutien du requérant. Comme jusqu’ici, l’intervention financière sous la forme d’un SFI est exclue face aux personnes qui sont durable- ment au bénéfice de l’aide sociale; elle est également interdite si le requérant n’a pas déjà déposé une demande de PC ou si le règlement de l’urgence financière dans laquelle il se trouve relève d’autres institutions qui auraient des obligations envers le requérant (cantons et communes).

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Le principe de subsidiarité peut toutefois être assoupli à cer- taines conditions et pour une durée limitée, en particulier dans les cas où la situation personnelle du requérant subirait des in- convénients majeurs au regard des changements à venir. Tel serait par exemple le cas si un requérant devait quitter un loge- ment ou une maison qu’il habite depuis longtemps déjà, ou en- core, dans le cas d’un orphelin, si celui-ci fréquentait une école privée déjà avant le décès de l’un de ses parents ou des deux. La durée du temps limité s’oriente en fonction de la durée de perception maximale des prestations périodiques.

3.3 Genre de prestations selon l’art. 18 LPC

3.3.1 Dispositions générales

3007 à 3010 Cette partie décrit les genres de prestations lé-

gales prévues et réglemente le versement de prestations sous la forme d’avances. En cas d’avances, le requérant est tenu de céder sans condition à l’institution Pro, à concurrence des avances consenties par celle-ci, les éventuels prestations d’une assurance sociale ou privée versées avec effet rétroactif. Pour s’assurer que l’usage des SFI ne soit pas détourné à d’autres fins, un octroi rétroactif de SFI doit être l’exception. Cela étant, lors de premières demandes, des factures déjà honorées peu- vent être prises en charge dans la mesure où c’est le plus sou- vent seulement une fois ces factures acquittées que les requé- rants viennent solliciter une aide.

3.3.2 Prestations uniques

3011 et 3012 Les prestations uniques sont des aides ciblées

destinées à satisfaire un but bien précis ou une prestation en nature ou en services bien définie, et qui ne sont pas accordées régulièrement ou périodiquement. Une prestation dont le verse- ment intervient par exemple chaque semestre sous la forme d’un montant unique est considérée comme une prestation pé- riodique.

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3.3.3 Prestations périodiques

3013 à 3018 Les subventions doivent en priorité servir à l’octroi

de prestations uniques plutôt que périodiques. Désormais, les prestations périodiques doivent être l’exception, et ne plus être versées que pour une période limitée (deux années, avec pro- longation maximale de deux années supplémentaires). Dans des cas exceptionnels et dûment motivés, des prestations peu- vent être octroyées pour une durée supérieure à quatre ans. Les institutions tiennent un catalogue de critères pour les cas exceptionnels possibles, qui doit être soumis à l’OFAS.

3.3.4 Prestations en nature ou en services

3019 à 3022 S’agissant du financement de prestations en ser-

vices, on veillera en particulier qu’il ne relève pas du champ de compétence des cantons et des communes (p. ex. spitex, for- mation). En outre, pour l’intéressé, la prestation doit être indis- pensable et il n’est pas en mesure de la financer par ses propres moyens (p. ex. sa fortune). Par ailleurs, les principes du droit des assurances sociales, à savoir ceux de la simplicité, de l’économicité, de l’adéquation, ainsi que de la territorialité, doi- vent être respectés.

3.4 Exceptions

3023 et 3024 Le seul fait d’une situation de détresse, de pau-

vreté ou d’isolation sociale ne suffit pas à justifier l’attribution d’un SFI. L’argent du SFI n’est pas le fruit d’une forme de «bé- névolat» de la Confédération. Il est prélevé sur les ressources de l’AVS et de l’AI. Par conséquent, son utilisation doit être con- forme à la nature «institutionnelle» qui le caractérise. Afin d’évi- ter donc des contradictions frappantes avec sa nature, mais aussi pour ne pas toujours se trouver à remettre en discussion la légitimité de certains versements, la circulaire prévoit une liste négative (susceptible d’évoluer) propre à délimiter claire- ment les cas où l’attribution d’un SFI est exclue. L’exclusion porte notamment sur les cas où les autorités auraient déjà la compétence et la responsabilité d’intervenir (p.ex. en cas de re- mise d’impôts, ou d’interventions relevant de l’aide sociale ou des autorités tutélaires), les cas où le SFI pourrait représenter DFI OFAS | Commentaire de la Circulaire concernant les prestations des institutions d’utilité

un enrichissement, même si modeste, indu (p.ex. l’intervention dans le domaine de la propriété foncière ou pour l’achat de biens très couteux, comme une auto) ou, encore, les cas où la prise en charge de la part du SFI de prestations clairement ex- clues de la palette des prestations sociales représenterait un contournement évident d’une interdiction légale (p.ex. des frais en corrélation avec des frais de maladie et d’invalidité au sens de l’art. 14 LPC).

4 Personnes dans le besoin

4.1 Appréciation de la situation de besoin

4.2 Montant du SFI

4001 à 4015 Dorénavant, en plus de satisfaire aux conditions

personnelles liées au domicile, à la nationalité, ou encore à l’appartenance à l’une des catégories des personnes suivies par chacune des Institutions PRO, un requérant de SFI doit aussi remplir la condition de besoin. Sur cet aspect aussi, la cir- culaire restreint les marges d’appréciation subjectives et fixe des critères qui sont plus facilement vérifiables et mesurables. Ainsi, en plus d’être bénéficiaire de prestations complémen- taires (PC), ou au risque de le devenir en raison d’une dépense ponctuelle inévitable, une personne ne pourra toucher un SFI que si le niveau de sa fortune mobilière (à savoir la partie de la fortune au demeurant plus aisément réalisable) est inférieur à une limite de référence ou si, à cause de la dépense, il tombe- rait sous cette limite. Adoptées pour cerner la situation de be- soin, les nouvelles limites, qui sont 2,5 fois plus élevées que celles admises par les normes de la CSIAS pour l’aide sociale, se justifient pour deux raisons fondamentales. D’une part, un bon quart des contribuables suisses ne possède aucune for- tune, alors qu’un autre tiers n’en possède en moyenne pas da- vantage que Fr. 17'330.- (fortune immobilière incluse; source : tabelle T 20.2.3.1 « Fortune des personnes physiques en

2007 », OFS). Par conséquent, elles apparaissent plus équi-

tables envers toutes ces personnes qui, sans bas de laine à disposition, ne peuvent compter que sur elles-mêmes pour faire face à des dépenses exceptionnelles. D’autre part, l’abaisse- ment des limites de référence en matière de fortune mobilière DFI OFAS | Commentaire de la Circulaire concernant les prestations des institutions d’utilité

personnelle laissée à disposition des bénéficiaires permet de faire fi du principe de participation personnelle systématique, s’agissant notamment de tous les requérants de SFI dont la for- tune mobilière serait inférieure auxdites limites. Les nouvelles limites sont toutefois multiples, dans la mesure où elles tiennent compte de l’état civil et de la composition du ménage.

Telle qu’adoptée par la circulaire, la nouvelle définition de situa- tion de besoin cible au plus près les caractéristiques qu’une personne doit satisfaire pour bénéficier d’un SFI. Ce faisant, il est possible de dégager quatre typologies de bénéficiaires de SFI par le biais de critères purement objectifs.

La première typologie concerne les personnes qui sont au bé- néfice de PC et font état d’une fortune mobilière égale ou infé- rieure aux limites prévus. Le montant du SFI qui pourra leur être reconnu correspondra à l’intégralité de la dépense qui leur est nécessaire.

La deuxième typologie concerne elle aussi les personnes qui sont au bénéfice de PC, mais avec une fortune mobilière supé- rieure aux limites établies. Dans cette hypothèse aussi, les inté- ressés peuvent escompter un soutien financier si la dépense ponctuelle à laquelle ils sont confrontés amenait leur fortune mobilière à descendre au-dessous des limites de référence ap- plicables. En d’autres termes, le SFI pourra correspondre au montant de la différence entre la limite de référence applicable et le solde de la fortune mobilière dont il pourrait encore dispo- ser s’il avait dû prendre en charge l’intégralité de la dépense.

Dans les deux typologies suivantes, les intéressés ne sont pas au bénéfice de PC, mais font état d’une fortune mobilière égale ou inférieure aux limites de référence.

Ainsi, la troisième typologie englobe des personnes pour les- quelles la dépense ponctuelle à laquelle elles sont confrontées est supérieure à l’excédent des revenus par rapport aux dé- penses qui a conditionné le refus d’une PC annuelle. Par analo- gie au calcul effectué dans le cadre de la deuxième typologie,

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le montant du SFI susceptible d’être octroyé sera égal au mon- tant de la dépense ponctuelle, diminué de l’excédent des reve- nus déterminants au sens de la LPC.

Enfin, la quatrième typologie englobe les personnes qui ne sont pas au bénéfice d’une PC annuelle du seul fait d’un excédent des revenus déterminants (art. 11 LPC) par rapport aux dé- penses reconnues (art. 10 LPC) induit par la prise en compte de l’imputation de la fortune immobilière (dans le sens de l’art. 11, al. 1, let. c LPC). Dans cette typologie aussi, le montant du SFI susceptible d’être octroyé sera égal au montant de la dé- pense ponctuelle, diminué de l’excédent des revenus détermi- nants au sens de la LPC.

5 Procédure

5.1 Demande

5001 à 5007 Les demandes de prestations de chaque institu-

tion doivent se présenter de manière uniforme, de façon à per- mettre un traitement et un contrôle standardisés. Les institu- tions Pro sont cependant libres de structurer le formulaire de demande visé au ch. 5003 selon leurs propres besoins. Afin que la situation de revenu et de fortune du requérant puisse être appréciée de façon complète et définitive, les principales exigences relatives aux documents à présenter sont décrites au ch. 5005. Sont notamment adéquates la décision de PC et la feuille de calcul correspondante ainsi que les données fiscales. On notera que les chiffres indiqués dans la déclaration d’impôts ne doivent pas nécessairement coïncider avec ceux de la déci- sion de taxation. Les chiffres déterminants sont toujours ceux de la dernière décision de taxation entrée en force.

5.2 Traitement des demandes

5008 à 5010 Pour que les décisions puissent être prises de fa-

çon objective et cohérente, il faut autant que possible que le contrôle des demandes et la décision relative aux prestations soient séparés sur les plans de l’organisation et du personnel. C’est pourquoi les collaborateurs responsables ne font que pré-

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parer la demande et présentent une proposition à l’instance sta- tuant sur l’octroi des prestations. Si les institutions Pro dispo- sent de centres de consultation propres, les demandes peuvent être préparées par leurs collaborateurs sociaux. Toutefois, la décision devra en tous les cas être le fait des organes respon- sables en matière de SFI.

Il convient d’encourager les échanges professionnels et la col- laboration entre les institutions Pro et l’OFAS. C’est pourquoi ce dernier peut être contacté en cas d’incertitude (ch. 5010).

5.3 Décision

5011 à 5018 Le SFI ne constitue pas un droit exigible en jus-

tice. Il est donc d’autant plus important que les requérants re- çoivent une décision ferme et motivée sur leur demande de prestations dans un délai approprié. Si tous les documents ont été remis, la durée de traitement ne doit pas excéder trois se- maines.

Les directions des organes centraux déterminent les instances compétentes en leur sein pour se prononcer sur les demandes. Certaines exigences minimales doivent toutefois être remplies à ce titre. Ainsi convient-il par exemple de disposer des connais- sances indispensables requises, d’avoir une suppléance fonc- tionnelle et de disposer d’un système de contrôle interne (SCI). L’ensemble des étapes pertinentes, que ce soit sous l’angle dé- cisionnel ou de l’établissement de la fortune, doivent être dû- ment documentées. En outre, il importe que le traitement des demandes et la décision ne soient pas le fait d’une seule et même personne.

Les requérants doivent être informés de l’origine des fonds des- tinés à l’octroi de SFI. Il importe par conséquent que les déci- sions fassent état du fait que les prestations sont financées par les ressources de l’AVS ou de l’AI.

Le contrat de prêt de moyens auxiliaires ou autres appareils doit être conclu conformément aux dispositions du code suisse des obligations (art. 305 à 311). Il faut veiller en particulier à ce que l’appareil ne soit pas utilisé dans un autre but que celui DFI OFAS | Commentaire de la Circulaire concernant les prestations des institutions d’utilité

pour lequel il a été remis, ni mis à disposition d’une autre per- sonne. La date de restitution doit également être clairement dé- finie.

En cas d’octroi d’avances, il faut en règle générale conclure une convention écrite, prévoyant également le versement ré- troactif d’éventuelles prestations d’une assurance sociale ou de l’aide sociale.

Il convient de ne recourir aux prestations périodiques (ch. 3014) qu’avec la plus grande retenue et d’utiliser de façon ciblée les autres instruments à disposition pour permettre à la personne concernée de surmonter ses difficultés financières. Si toutefois, dans des cas d’exception, des prestations périodiques sont ac- cordées, la situation des bénéficiaires doit être régulièrement contrôlée. Le délai d’une année est fixé en corrélation avec le ch. 3015, qui prévoit que des prestations périodiques peuvent être octroyée pour une durée de deux années au maximum, prolongeable à titre exceptionnel de deux années supplémen- taires. Cette marge ne doit être exploitée qu’avec retenue, rai- son pour laquelle il faut tendre à une réappréciation anticipée du cas. Celle-ci comprendra, outre l’examen de la situation fi- nancière, celui de la question de savoir si la mesure a permis d’atteindre l’objectif visé ou si d’autres mesures sont néces- saires pour surmonter les difficultés rencontrées.

5.4 Versement

5019 à 5021 Les prestations en espèces doivent être versées

autant que possible sur un compte bancaire ou postal. Si cela n’est pas possible ou pas raisonnablement exigible, par ex. parce que la personne n’est plus physiquement en mesure de se rendre à la banque ou à la poste, ou parce qu’elle habite en un endroit reculé, mal desservi par les transports publics, la prestation peut être versée en mains propres. Sans exception, les versements en espèces, quel qu’en soit le montant, ne peu- vent être effectués que contre quittance.

Pour garantir une utilisation des prestations conforme au but, les institutions Pro doivent prendre des mesures appropriées.

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Elles peuvent par exemple prévoir que des contributions en fa- veur de prestations en nature ou en services (p. ex. pour un moyen auxiliaire) soient versées directement au fournisseur de prestations.

5.5 Restitution

5022 et 5023 Ces chiffres règlent la restitution des prestations

octroyées indûment ou en trop.

6 Aspects financiers

6.1 Subvention fédérale

6.1.1 Dispositions générales

6.1.2 Montant

6001 à 6005 Pour l’octroi de SFI et la couverture de leurs frais

d’application dont l’existence est prouvée, les institutions Pro ont recours à la subvention fédérale accordée par l’OFAS. Tant le préfinancement d’un SFI que des avances de la part des ins- titutions Pro ou de tiers sont interdits.

La restitution des subventions fédérales doit être exigible si elles ont été utilisées dans un but non conforme ou qu’elles ont été versées indûment. L’art. 43, al. 4, en relation avec l’art. 42 OPC-AVS/AI, est applicable par analogie au SFI.

L’art. 17, al. 1, LPC, se contente de régler le montant maximal qui peut être versé par année aux institutions d’utilité publique. Celles-ci doivent être en mesure, sur la base d’un budget, d’évaluer le volume probable des prestations.

6.1.3 Fixation

6006 à 6008 Le budget doit servir d’instrument de planification

tant aux institutions Pro qu’à l’OFAS. Les chiffres appelés à fi- gurer dans le budget se basent sur les valeurs de l’année pré- cédente et/ou sur des valeurs d’expérience des institutions Pro. Ce faisant, les valeurs indiquées ne sauraient aller au-delà des

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montants maximaux selon les art. 17, al. 1, LPC et 43, al. 3, OPC. Au regard des chiffres du budget, l’OFAS fixe ensuite dé- finitivement le montant de la subvention fédérale et le commu- nique aux institutions Pro.

6.1.4 Versement/compensation

6009, 6009.1 et 6010 La procédure de versement de la subven- tion fédérale figure désormais par écrit dans la circulaire. La modification de l’art. 43, al. 1, OPC-AVS/AI, offre désormais la possibilité de prévoir, pour le versement des subventions fédé- rales aux institutions, d’autres échéances de versement que dé- but janvier et début juillet, mais au plus quatre par année. Des moyens financiers non épuisés peuvent être reportés à l’année suivante jusqu’à un certain seuil. Une compensation avec les paiements partiels peut être opérée si le solde des moyens fi- nanciers reportés dépasse la part autorisée, ou si des subven- tions fédérales ont été indûment versées (ch. 6011).

6.1.5 Report du solde sur les années suivantes

6011 Le pilotage des SFI intervient en principe par le biais du

montant de la subvention fédérale fixée par l’OFAS en début d’année. Une augmentation de la subvention en cours d’année n’est en principe pas possible. Mais pour pallier à certaines fluctuations inhérentes au demandes de prestations, les institu- tions Pro sont autorisées à recourir à des moyens financiers non épuisés des années précédentes. Cela étant, le montant de cette réserve de fluctuation est limité. Ainsi, à la date de ré- férence donnée (31.12), le solde des moyens financiers non épuisés ne saurait être supérieur à 10% de la subvention fédé- rale de l’année écoulée. Quant à la part qui dépasse cette marge de tolérance, elle sera compensée avec le versement de la 2e moitié de la subvention fédérale.

6.1.6 Frais d’application

6012 à 6016 L’indemnisation des frais d’application telle qu’elle

résulte de l’art. 43, al. 3, OPC, est précisée. Ainsi, une partie de la subvention fédérale accordée peut servir à la couverture des

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frais d’application dont l’existence est prouvée, tels que les sa- laires, les charges sociales, les frais de locaux, de secrétariat et de transport. De la sorte, aucun versement supplémentaire n’est opéré à ce titre aux institutions Pro. Les frais d’application encourus sont appelés à être couverts par la subvention fédé- rale dans le cadre des limites autorisées. Dans le cadre d’une subvention fédérale allant jusqu’à 2 millions de francs, 10 % au maximum peuvent intervenir à la couverture des frais en ques- tion, alors que 5 % au maximum pourront encore être utilisés à cette fin pour la part qui dépasse 2 millions de francs. Ce fai- sant, ce sont toujours les frais d’application dûment prouvés de l’année précédente auxquels l’approbation est donnée dans le courant de l’année comptable en cours. Ce mode de faire a pour avantage que tant l’appréciation que l’examen des coûts effectifs reposent sur des chiffres définitifs plutôt que sur des valeurs prévues (budget, valeurs planifiées, etc.). Ainsi, il est de règle que la subvention fédérale accordée pour l’année en cours permette de couvrir les frais d’application effectifs, dont l’existence est prouvée, de l’année dernière dans le cadre des montants maximaux au sens du ch. 6013. Le calcul des mon- tants maximaux s’effectue sur la base de la subvention fédérale de l’année écoulée. Si les frais d’application effectifs dépassent les montants maximaux, il sied de l’étayer et de présenter à l’OFAS une demande correspondante munie d’un relevé des frais d’application effectifs (p. ex. extrait d’un compte des postes de frais).

6.2 Comptabilité

6017 à 6020 Les dispositions de la circulaire jusqu’ici en vi-

gueur relatives à la comptabilité ont été adaptées à l’évolution intervenue depuis lors. La comptabilité doit être tenue selon les recommandations reconnues relatives à la présentation des comptes (SWISS GAAP RPC). Dans ce sens, les institutions Pro procèderont conformément au Standard RPC 21, spéciale- ment conçu pour les institutions d’utilité publique. Ce faisant, l’administration des subventions fédérales doit intervenir au sein d’un fonds affecté. Le fonds doit être géré sous la forme d’un fonds avec affectation limitée au chapitre des capitaux étrangers figurant dans les comptes globaux de l’institution Pro.

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Vis-à-vis de l’OFAS, il importera toutefois de présenter, en sus, un décompte du fonds faisant état des positions mentionnées au ch. 6020. Il s’agit à cet égard d’exigences minimales, et les institutions Pro peuvent ajouter d’autres rubriques selon leurs besoins individuels.

6.3 Rapport annuel

6021 à 6024 Des indications fiables sur le genre et le volume

des prestations servies sont indispensables pour suivre l’évolu- tion des SFI. La rédaction des rapports doit donc être aussi standardisée que possible, d’où les modèles définis aux an- nexes 1 à 4. Ces canevas ne contiennent que des indications de base, qui doivent permettre une évaluation globale des trois institutions. Si les institutions Pro ont convenu par le passé avec l’OFAS de fournir d’autres indications, elles doivent nor- malement continuer de le faire.

Les ch. 6022 et 6023 tiennent compte de la diversité des struc- tures respectives en précisant que les institutions Pro peuvent fournir d’autres informations à l’OFAS dans le cadre des indica- tions nécessaires et des possibilités offertes.

7 Révision

7.1 Dispositions générales

7001 et 7002 Ces paragraphes énoncent les principes géné-

raux de la révision. Il est important que l’organe de révision puisse consulter tous les documents pertinents en lien avec l’octroi de SFI. Les documents archivés sous forme électro- nique doivent être rendus lisibles pour la révision, ou l’organe de révision doit pouvoir y accéder (droit de lecture).

7.2 Révision du compte du Fonds (révision financière)

7003 à 7005 Conformément à l’art. 49, al. 1, OPC-AVS/AI, le

contrôle du bureau de révision qui examine la comptabilité de l’institution Pro doit s’étendre aux subventions fédérales. Ce contrôle est en règle générale le fait d’une société de révision reconnue, qui applique les dispositions légales et les normes DFI OFAS | Commentaire de la Circulaire concernant les prestations des institutions d’utilité

d’audit suisses (NAS) de la Chambre fiduciaire. Il ne porte que sur le traitement comptable des subventions. Les grandes lignes de la révision matérielle sont définies au point 7.3.

7.3 Contrôle de l’utilisation des subventions fédérales

(révision matérielle)

7006 à 7013 Un contrôle matériel de l’utilisation des subven-

tions fédérales doit être effectué tous les quatre ans. Il peut être fait par une société de révision ou par des personnes qui dispo- sent des connaissances professionnelles nécessaires et de connaissances dans le domaine du SFI et des assurances so- ciales. Si le contrôle est effectué par des collaborateurs de l’ins- titution Pro elle-même, il faut veiller à la garantie de l’indépen- dance par rapport au service qui fait l’objet de la révision. Ainsi, un réviseur SFI ne doit être subordonné ni hiérarchiquement ni professionnellement au responsable du service qui octroie les SFI, mais à la direction ou au conseil de fondation de l’institu- tion nationale. Afin de permettre une analyse systématique des résultats des révisions, celles-ci doivent être effectuées de fa- çon standardisée au moyen de listes de pointage. La composi- tion de ces listes est laissée à l’appréciation de la société de ré- vision ou du réviseur ; seuls les points à examiner sont prescrits par l’OFAS au ch. 7007. La liste de ces points n’est pas ex- haustive (cf. ch. 7008).

Les ch. 7010 et 7011 portent sur le contenu du rapport et sur ses destinataires. Les rapports de révision seront remis chaque année en bloc à l’OFAS afin d’en permettre une appréciation homogène.

Le rapport de révision doit être utilisé comme instrument de contrôle et de pilotage afin de vérifier et d’améliorer la qualité des prestations fournies. C’est pourquoi, si des lacunes sont constatées ou des remarques faites, il convient que les organes centraux aussi bien que l’OFAS donnent d’autres recommanda- tions ou prennent des mesures le cas échéant. Ce sera notam- ment le cas lorsqu’il est constaté que les prestations SFI oc- troyées ne correspondent pas aux dispositions légales.

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7.4 Révisions par l’OFAS

7014 à 7016 Conformément au ch. 7008, l’OFAS peut charger

ses collaborateurs d’accompagner les révisions. Il doit de plus contrôler annuellement les organes centraux. Des contrôles supplémentaires réguliers doivent en outre intervenir auprès des organes régionaux, cantonaux ou communaux.

8 Conservation des dossiers

8.1 Durée de conservation des dossiers

8.2 Forme

8001 à 8004 Les dispositions relatives à la conservation des

dossiers s’inspirent de celles du code des obligations. Un archi- vage électronique est également possible dans le domaine des SFI si les conditions prévues par l’Olico sont remplies.

9 Assistance administrative, obligations de renseigner et

de garder le secret

9.1 Assistance administrative

9.2 Obligation de renseigner

9.3 Obligation de garder le secret

9001 à 9006 L’assistance administrative s’applique aussi au do-

maine du SFI. Ainsi, les autorités fédérales, cantonales et com- munales sont tenues de fournir, sur demande, les indications nécessaires à la fixation des prestations. A cette fin, des rensei- gnements peuvent être demandés par ex. au Contrôle des ha- bitants, aux services sociaux ou aux services des impôts. Les organes des différentes assurances sociales sont en outre te- nus à la communication des données. La collaboration avec les organes PC cantonaux est particulièrement importante.

Les ch. 9004 et 9005 renvoient aussi à l’obligation de rensei- gner s’appliquant au domaine des PC annuelles. Il va de soi

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que l’obligation de garder le secret vaut aussi pour les collabo- rateurs des institutions Pro qui travaillent dans le domaine des SFI.

10 Dispositions finales et transitoires

10001 à 10004 Les personnes à qui des prestations ont déjà

été octroyées avant l’entrée en vigueur de la nouvelle circulaire doivent pouvoir les percevoir sans changement, mais durant une année au maximum. Lors d’une révision ultérieure, le droit aux prestations peut être réexaminé selon les nouvelles dispo- sitions. Les nouvelles dispositions s’appliquent à toutes les de- mandes de prestations présentées à partir du 1er juillet 2013. Celles qui sont présentées avant le 1er juillet 2013 peuvent être traitées selon les dispositions actuelles.

Les dispositions sur la comptabilité (chap. 6.2) et sur le rapport (chap. 6.3) sont applicables pour la première fois à partir de l’année comptable 2014.

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