Verordnung des EFD über elektronische Daten und Informationen
(ElDI-V)

Als Kontrolle im Sinne dieser Verordnung gelten:

1. Prüfungen der elektronisch oder in vergleichbarer Weise geführten Geschäftsbücher, Buchungsbelege und Geschäftskorrespondenz am Geschäfts- oder Wohnsitz der Steuerpflichtigen;

2. Prüfungen am Sitz der Eidgenössischen Steuerverwaltung von Daten, die ihr durch die Steuerpflichtigen auf Grund des geltenden Rechts zugänglich zu machen sind.

Als elektronische Signatur im Sinne dieser Verordnung gelten fortgeschrittene Signaturen nach Artikel 2 Buchstabe b des Bundesgesetzes vom¹⁹. Dezember 2003⁴ über die elektronische Signatur (ZertES), die folgende Bedingungen erfüllen:

1. Sie beruhen auf einem Zertifikat, das von einer gemäss Artikel 3 ZertES anerkannten Anbieterin von Zertifizierungsdiensten unter Einhaltung der Pflichten im Sinne des⁵. Abschnittes ZertES ausgestellt wurde und folgende Angaben enthält: 1. die Seriennummer, 2. den Namen der natürlichen oder juristischen Person, die den Signaturprüfschlüssel innehat, 3. den Signaturprüfschlüssel, AS 2002 259 4. die Gültigkeitsdauer, 5. den Namen, den Niederlassungsstaat und die fortgeschrittene elektronische Signatur der Anbieterin von Zertifizierungsdiensten, durch die das Zertifikat ausgestellt wurde;

2. Die Anforderungen für die Generierung von Signatur- und Signaturprüfschlüsseln nach Artikel 6 Absatz 1 ZertES sowie die Anforderungen an Signaturerstellungseinheiten nach Artikel 6 Absatz 2 Buchstaben b und c ZertES sind erfüllt.^{5 3} Diesen elektronischen Signaturen gleichgestellt sind elektronische Signaturen, die die Bestimmungen gemäss Artikel 14 Absatz 2bis des Obligationenrechts⁶ erfüllen, sofern sie keine Einschränkungen enthalten, die die Verwendung zu Zwecken dieser Verordnung ausschliessen.^{7 4} Die Eidgenössische Steuerverwaltung kann technische und administrative Vorschriften für fortgeschrittene Signaturen und Zertifikate nach Absatz 2, namentlich deren Erzeugung, Ausgabe sowie Verwendung erlassen.⁸

Die in Artikel 43 Absatz 1 MWSTGV verlangten Voraussetzungen für die Beweiskraft elektronischer Daten sind erfüllt, sofern:

1. 9 die Übermittlung und Aufbewahrung von Daten mittels elektronischer Signatur abgesichert ist;

2. das durch einen Zertifizierungsdiensteanbieter gemäss den Bestimmungen von Artikel 2 Absatz 2 ausgestellte Zertifikat zum Zeitpunkt der Signaturerstellung gültig war;

3. 10 die elektronischen Daten nach abgeschlossener Übermittlung, spätestens aber vor ihrer Verwendung, mittels Verifikation der elektronischen Signatur auf Integrität, Authentizität und Signaturberechtigung geprüft werden und das Ergebnis dokumentiert ist;

4. 11 der zur Überprüfung der elektronischen Signatur notwendige öffentliche Schlüssel mit den abgesicherten Daten aufbewahrt wird; dies gilt auch für das durch einen anerkannten Anbieter von Zertifizierungsdiensten ausgestellte Zertifikat gemäss Buchstabe b, sofern Letzteres nicht veröffentlicht wurde;

5. bei Einsatz von Kryptographietechniken der Schlüssel zur Entschlüsselung verschlüsselter Daten aufbewahrt wird;

6. keine Pseudonyme verwendet werden; und

7. die Schlüssel im Zeitpunkt ihrer Verwendung unzweifelhaft als sicher betrachtet werden konnten.

Elektronische Daten, die der Leistungsempfänger an die Adresse des Leistungserbringers richtet (z.B. Gutschriftserteilung) oder die er im Namen und für Rechnung des Leistungserbringers erstellt (Self-billing), bedürfen einer Empfangsbestätigung durch den Leistungserbringer. Diese muss die Voraussetzungen nach Absatz 1 erfüllen und eindeutig Bezug auf die empfangenen Daten nehmen.¹²

Eine Empfangsbestätigung nach Absatz 2 ist ebenfalls erforderlich, wenn der Leistungserbringer den Nachweis, dass der Leistungsempfänger seinen Wohn- oder Geschäftssitz im Ausland hat, einzig aufgrund elektronisch übermittelter Daten geltend machen will.

Das verwendete Datenverarbeitungsverfahren muss Gewähr bieten, dass alle zu verarbeitenden Daten, welche für die Steuererhebung relevant sein können, erfasst werden und zudem nicht unbemerkt unterdrückt oder verändert werden können.

Sämtliche Datenbestände und Datenverarbeitungssysteme, die für die Steuererhebung und diesbezügliche Kontrollen durch die Eidgenössische Steuerverwaltung relevant sein können, sind mittels systematischer Verzeichnisse sowie ausreichender Zugriffs- und Zugangskontrollen vor deren Unauffindbarkeit, unberechtigten Veränderung, Vernichtung sowie Diebstahl angemessen zu schützen.

Für jedes Datenverarbeitungssystem (z.B. Buchführungssystem) ist eine Verfahrensdokumentation zu erstellen. Für deren Ausgestaltung und Umfang gelten sinngemäss die Bestimmungen von Artikel 4 Absatz 1 der Geschäftsbücherverordnung vom 24. April 2002¹³.14

Stammdaten und (Steuer-)Tabellen sind zu dokumentieren. Die Lebensdauer der Einträge und alle Änderungen derselben sind festzuhalten und zu kommentieren. Ebenso ist sicherzustellen, dass sie ohne unzumutbare zeitliche Verzögerung lesbar reproduziert werden können.

Die Verwendung von Schlüsselzahlen und Codes ist ausschliesslich für Artikelbezeichnungen zulässig und setzt voraus, dass deren Bedeutung sowohl beim Absender als auch beim Empfänger von Daten jederzeit eindeutig und ohne unzumutbare zeitliche Verzögerung festgestellt werden kann.

Die Steuerpflichtigen haben zu gewährleisten, dass die für die Steuererhebung relevanten Daten und die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen wie Tabelleneinstellungen ohne unzumutbare zeitliche Verzögerung lesbar gemacht werden können. Sie sind zudem verpflichtet, die zu deren Verständnis erforderlichen Unterlagen vorzulegen und nötigenfalls ohne Hilfsmittel lesbare Reproduktionen beizubringen.

Die für die Steuererhebung relevanten gespeicherten Daten sind bei ihrer Wiedergabe inhaltlich unverändert und vollständig sowie leicht verständlich darzustellen.

Die Eidgenössische Steuerverwaltung ist berechtigt, vor Ort Einsicht in sämtliche für die Steuer relevanten gespeicherten Daten zu nehmen und für deren Prüfung das Datenverarbeitungssystem der steuerpflichtigen Person zu benutzen. Eine Prüfung dieser Daten kann auch an einem sonstigen von der steuerpflichtigen Person angegebenen Ort im Inland oder bei der Eidgenössischen Steuerverwaltung erfolgen.

Die Eidgenössische Steuerverwaltung kann verlangen, dass die für die Steuererhebung relevanten Daten nach ihren Vorgaben maschinell ausgewertet oder ihr die gespeicherten elektronischen Daten auf einem durch sie bestimmten maschinell verwertbaren Datenträger kostenlos zur Verfügung gestellt werden.

Die steuerpflichtige Person hat das Nötige vorzukehren, dass durch den Datenzugriff durch die Eidgenössische Steuerverwaltung keine Änderungen von Daten oder andere Schädigungen ihres Datenverarbeitungssystems eintreten können. Die Folgen der Nichtwahrnehmung ihrer Sorgfaltspflichten trägt ausschliesslich die steuerpflichtige Person.

Sämtliche Geschäftsvorfälle müssen ohne unzumutbare zeitliche Verzögerung und ohne wesentlichen Aufwand einzeln vom Beleg über die Buchhaltung bis zur Mehrwertsteuerabrechnung und umgekehrt überprüft werden können.

In verdichteten Zahlen enthaltene Einzelposten müssen nachweisbar bleiben.

Es ist eine Abstimmung zwischen Archiv und Vorsteuerkonto vorzunehmen.

Es ist ein Transaktionsjournal zu führen, welches für sämtliche für die Steuererhebung relevanten elektronischen Daten den Eingang und Ausgang lückenlos festhält.

Die Archivierung, allfällige Konvertierungen sowie weitere Verarbeitungen sind zu protokollieren.

Der Einbezug Dritter im Datenfluss zwischen Leistungserbringer und Leistungsempfänger ist für die Steuererhebung relevante Daten (z. B. Rechnungsstellung) nur zulässig, sofern folgende Voraussetzungen erfüllt sind:

1. Zwischen dem Auftraggeber und dem eingeschalteten Dritten besteht eine Vereinbarung, die den letztgenannten zur Datenweiterleitung ermächtigt. Im Falle der Weiterleitung von Daten in elektronischer Form zwecks Rechnungs- oder Abrechnungserstellung sowie Gutschriftserteilung liegt eine solche Ermächtigung explizit oder implizit für jede einzelne Datenübermittlung vor und ist für deren Empfänger ersichtlich.

2. Die vollständige und unveränderte Weitergabe der durch Datenfernübertragung oder durch Datenträgeraustausch erhaltenen Daten ist mittels Massnahmen und Kontrollen gemäss den Bestimmungen von Artikel 3 Absatz 1 sichergestellt.

3. Eine allfällige Verarbeitung der erhaltenen Daten vor deren Weiterleitung bleibt überprüfbar und kann ohne unzumutbare zeitliche Verzögerung lesbar gemacht werden.

Bei Sammelabrechnungen an einen Leistungsempfänger über die Leistungen mehrerer Leistungserbringer dürfen in einer Summe zusammengefasst jeweils nur die Leistungen eines einzigen Leistungserbringers enthalten sein.

Gegenüber der Eidgenössischen Steuerverwaltung bleibt ungeachtet der zwischen dem Auftraggeber und dem eingeschalteten Dritten getroffenen Abmachungen betreffend das Tragen von Risiken oder Verantwortungen immer der Auftraggeber (Leistungserbringer bzw. Leistungsempfänger) haftbar.

Eingeschaltete Dritte unterstehen der gleichen Auskunftspflicht wie Auskunftspflichtige gemäss Artikel 61 des Bundesgesetzes vom². September 1999¹⁵ über die Mehrwertsteuer (MWSTG).

Eingeschaltete Dritte müssen im schweizerischen Handelsregister eingetragen sein.¹⁶

Die für die Steuererhebung relevanten elektronischen Daten sind vom Versender und vom Empfänger in der ursprünglichen Form der Übermittlung und in ihrem ganzen Umfange auf maschinell verwertbaren Datenträgern zu archivieren. Eine Aufbewahrung ausschliesslich in ausgedruckter Form oder auf Mikrofilm ist nicht zulässig.

Bei Umwandlung (Konvertierung) der für die Steuererhebung relevanten elektronischen Daten in ein anderes Format (Inhouse-Format) müssen beide Versionen archiviert und mit demselben Index verwaltet werden. Die konvertierte Version ist als solche zu kennzeichnen.

Die für die Steuererhebung relevanten Daten müssen während der in Artikel 11 festgelegten Dauer der Aufbewahrungsfrist für die steuerpflichtige Person jederzeit direkt zugänglich sein und von ihr ohne unzumutbare zeitliche Verzögerung von nur einem Ort aus im Inland lesbar und maschinell auswertbar gemacht werden können.

Die Aufbewahrung von Datenträgern im Ausland ist nur zulässig, wenn der Zugriff, die Lesbarmachung und Auswertung der für die Steuererhebung relevanten Daten trotzdem jederzeit gewährleistet bleibt.

Solange es den steuerpflichtigen Personen nicht möglich ist, sich Zertifikate nach

Zertifikate, die von der Eidgenössischen Steuerverwaltung gestützt auf Absatz 1 akzeptiert wurden, behalten ihre Gültigkeit höchstens während eines Jahres ab dem Zeitpunkt, ab dem bei einer gemäss Artikel 3 ZertES anerkannten Anbieterin von Zertifizierungsdiensten Zertifikate nach Artikel 2 Absatz 2 erhältlich sind.