AS 1999 866
Geschäftsordnung
der Stiftung Pro Helvetia
vom 20. November 1997
Vom Eidgenössischen Departement des Innern genehmigt am 7. Dezember 1998
Der Stiftungsrat der Stiftung Pro Helvetia,
in Ausführung von Artikel 11 des Bundesgesetzes vom 17. Dezember 19651 betreffend die Stiftung «Pro Helvetia» (Gesetz),
beschliesst:
1. Abschnitt: Stiftungsorgane
Art. 1
Die Organe der Stiftung sind:
Der Stiftungsrat;
Der Leitende Ausschuss;
Die Arbeitsgruppen;
Das Sekretariat.
2. Abschnitt: Stiftungsrat
Art. 2 Zusammensetzung
Der Stiftungsrat besteht aus der Präsidentin bzw. dem Präsidenten und 24–34 Mitgliedern, die vom Bundesrat gewählt werden.
Art. 3 Aufgaben
Der Stiftungsrat hat die Oberleitung der Stiftung.
Dem Stiftungsrat obliegen folgende Aufgaben:
Er verabschiedet das Jahresprogramm, den Voranschlag samt Verteilungsplan der Mittel auf die Sachgebiete, den Jahresbericht und die Jahresrechnung zuhanden des Eidgenössischen Departements des Innern; die Unterlagen werden dem Bundesamt für Kultur eingereicht.
Er legt das mittel- und langfristige Programm samt zugehörigem Finanzplan der Stiftung fest.
Er bestimmt die von seinen Arbeitsgruppen zu behandelnden Sachgebiete.
Er bezeichnet für eine Amtsdauer von vier Jahren: 1. das erste und zweite Vizepräsidiumsmitglied des Stiftungsrates, 2. die Mitglieder des Leitenden Ausschusses (vorbehältlich Art. 8, Abs. 1 des Gesetzes), 3. die Mitglieder der einzelnen Arbeitsgruppen und, soweit möglich nach Vorschlag der letzteren, ihre Präsidentinnen und Präsidenten.
Er wählt die Direktorin bzw. den Direktor und die stellvertretende Direktorin bzw. den stellvertretenden Direktor;
Er erlässt die Ausführungsreglemente zur Geschäftsordnung mit Ausnahme der Personalreglemente.
Der Stiftungsrat pflegt bei der Ausarbeitung des mittel- und langfristigen Programms den Kontakt zum Eidgenössischen Departement des Innern und zum Eidgenössischen Departement für auswärtige Angelegenheiten.
Art. 4 Funktionsweise
Der Stiftungsrat tritt auf Einladung der Präsidentin bzw. des Präsidenten zusammen, sooft es nötig ist, in der Regel zweimal, mindestens aber einmal im Jahr. Fünf Mitglieder können eine Sitzung verlangen. Die Einladung erfolgt spätestens zehn Tage vor der Sitzung und enthält die Traktandenliste. Jedes Mitglied kann die Aufnahme eines Traktandums beantragen.
Der Stiftungsrat darf nur über Gegenstände beschliessen, die in der Traktandenliste ausdrücklich erwähnt sind. Mit Zustimmung aller Anwesenden kann er auch über nicht in der Traktandenliste aufgeführte Gegenstände Beschluss fassen, sofern sie dringlich sind und nicht voraussehbar waren.
Der Stiftungsrat ist beschlussfähig, wenn mindestens die Hälfte seiner Mitglieder anwesend ist. Er entscheidet mit einfachem Mehr der Stimmenden. Die oder der Vorsitzende kann mitstimmen. Bei Stimmengleichheit gibt sie oder er den Ausschlag.
Die Beschlüsse zu Geschäften, für die die Beschlussfähigkeit nicht gegeben ist, werden rechtskräftig, wenn von den abwesenden Mitgliedern keine Einsprache erfolgt, nachdem ihnen die Beschlüsse zusammen mit einer Einsprachefrist schriftlich mitgeteilt wurden. Andernfalls ist das Geschäft neu zu behandeln.
3. Abschnitt: Leitender Ausschuss
Art. 5 Zusammensetzung
Der Leitende Ausschuss besteht in der Regel aus der Präsidentin bzw. dem Präsidenten der Stiftung, der oder dem ersten und zweiten Vizepräsidentin oder -präsidenten, den Präsidentinnen und Präsidenten der Arbeitsgruppen sowie allenfalls weiteren Mitgliedern des Stiftungsrates.
Der Leitende Ausschuss steht unter dem Vorsitz der Präsidentin bzw. des Präsidenten des Stiftungsrates.
Art. 6 Aufgaben
Der Leitende Ausschuss besorgt die Geschäfte der Stiftung, soweit diese nicht einem andern Organ zugewiesen sind.
Dem Leitenden Ausschuss obliegen namentlich folgende Aufgaben:
Er bereitet die Geschäfte des Stiftungsrates vor.
Er erlässt Richtlinien für die Beurteilung von Gesuchen und Projekten in Ausführung von Artikel 2 des Gesetzes.
Er koordiniert die Tätigkeit der Arbeitsgruppen und sorgt für die Einhaltung der Richtlinien.
Er erlässt den Sitzungskalender für die Arbeitsgruppen.
Er entscheidet auf Antrag der materiell zuständigen Arbeitsgruppe über Beiträge und andere Ausgaben, die 100 000 Franken übersteigen. Kann er dem Antrag der Gruppen nicht folgen, so weist er das Geschäft an diese zurück. In einer zweiten Lesung entscheidet der Leitende Ausschuss endgültig.
Er entscheidet über allfällige regelmässige Beiträge an Organisationen und Institutionen.
Er verfügt über die Verteilung der Budgetreserven.
Er beaufsichtigt die Geschäftsführung des Sekretariats und erlässt die Reglemente zu Personalbelangen, unter Vorbehalt der Befugnisse des Stiftungsrats bzw. der Direktorin oder des Direktors.
Er erlässt den Stellenplan für das Sekretariat, der die an jedem Arbeitsposten erreichbare Endposition festlegt.
Er wählt die Abteilungsleiterinnen und -leiter des Sekretariats.
Er beschliesst die Ausgaben des Sekretariates unter Vorbehalt der Befugnisse der Direktorin bzw. des Direktors.
Er kann Expertenkommissionen für besondere Sachbereiche sowie interne oder externe Sachverständige zur Vorbereitung von Geschäften einsetzen und eine Vertretung des Eidgenössischen Departements für auswärtige Angelegenheiten für Auslandsgeschäfte beiziehen.
Art. 7 Funktionsweise
Der Leitende Ausschuss wird von der Präsidentin bzw. vom Präsidenten oder auf Verlangen von zwei Mitgliedern einberufen.
Im übrigen gelten die Bestimmungen des Artikel 4 sinngemäss.
4. Abschnitt: Arbeitsgruppen
Art. 8 Zusammensetzung
Die Arbeitsgruppen bestehen aus wenigstens fünf Mitgliedern des Stiftungsrates. Jedes Mitglied des Stiftungsrates gehört mindestens einer Arbeitsgruppe an.
Unter Vorbehalt von Artikel 3, Absatz 2, Buchstabe d konstituieren sich die Arbeitsgruppen selbst.
Art. 9 Aufgaben und Befugnisse
Die Arbeitsgruppen behandeln die ihnen vom Stiftungsrat zugeteilten Sachgebiete.
Der Leitende Ausschuss legt die Zuständigkeitsbereiche im einzelnen fest und entscheidet bei Kompetenzkonflikten.
Innerhalb der im Voranschlag bzw. Verteilungsplan eingeräumten Kredite entscheiden die Arbeitsgruppen über eine neue einmalige Ausgabe für einen bestimmten Zweck bis zu einem verlangten Betrag von 100 000 Franken. Erstreckt sich ein Vorhaben auf mehrere, wesensmässig zusammengehörende Teile, so beurteilt sich die Zuständigkeit nach dem Gesamtbetrag.
Art. 10 Funktionsweise
Die Arbeitsgruppen treten unter gebührender Berücksichtigung des Sitzungskalenders auf Einladung ihrer Präsidentinnen und Präsidenten zusammen, sooft es sich als nötig erweist. Zwei Mitglieder können eine Sitzung verlangen.
Im Übrigen gelten die Bestimmungen des Artikels4 sinngemäss.
5. Abschnitt: Gemeinsame Verfahrensbestimmungen
Art. 11 Gesuchstermine
Die Arbeitsgruppen können Termine für das Einreichen von Gesuchen festlegen. Diese werden für jedes Jahr im Voraus bekanntgegeben.
Art. 12 Dringliche Geschäfte
Für dringliche Geschäfte können die Präsidentinnen und Präsidenten des Stiftungsrates, des Leitenden Ausschusses und der Arbeitsgruppen die Beschlussfassung auf dem Zirkulationsweg anordnen. Der Beschluss gilt als zustandegekommen, wenn zwei Drittel der Mitglieder vorbehaltlos zustimmen. Jedes Mitglied kann die mündliche Behandlung fordern.
Erlaubt ein Geschäft keinen Aufschub, so kann es ausnahmsweise durch Präsidialverfügung erledigt werden, sofern sich die Entscheidung im Rahmen bewährter Praxis bewegt. Die übrigen Mitglieder sind durch die jeweiligen Präsidentinnen bzw. Präsidenten unverzüglich schriftlich zu orientieren.
Art. 13 Nächsthöhere Instanz
Jedes entscheidungsberechtigte Organ kann Geschäfte von grundsätzlicher Bedeutung der nächsthöheren Instanz zum Entscheid vorlegen.
Art. 14 Protokoll
Über die Sitzungen des Stiftungsrates, des Leitenden Ausschusses und der Arbeitsgruppen wird ein Protokoll geführt.
Das Protokoll enthält die wichtigsten Elemente der Beratungen und die Beschlüsse. Jedes Mitglied kann verlangen, dass ein bestimmtes Votum unter seinem Namen protokolliert wird.
Das Protokoll ist von der jeweils zuständigen Präsidentin bzw. dem Präsidenten und der protokollführenden Person im Sekretariat zu unterzeichnen und an der nächstfolgenden Sitzung zur Genehmigung zu unterbreiten.
Auf Verlangen erhält jedes Mitglied des Stiftungsrats Einblick in alle Protokolle.
Art. 15 Amtsverschwiegenheit
Die Mitglieder des Stiftungsrates und das Sekretariatspersonal sind verpflichtet, über die Tatsachen, die ihnen bei der Ausübung ihrer Funktion zur Kenntnis gelangen, Verschwiegenheit zu wahren.
Vorgesetzte Behörde nach Artikel 320 Ziffer 2 des Strafgesetzbuches2 ist das Eidgenössische Departement des Innern.
Art. 16 Übrige Verfahrensbestimmungen, Eröffnung der Entscheide, Unterschriftenberechtigung
Bezüglich des Beitragsverfahrens gelten die Bestimmungen des Beitragsreglementes vom 20. November 19973 über Beiträge der Stiftung Pro Helvetia.
Die mit Begründung versehenen Beitragsentscheide der Stiftungsorgane werden von der zuständigen Abteilungsleiterin bzw. dem Abteilungsleiter eröffnet.
Die übrigen Beschlüsse der Stiftung werden je zu zweien von der Präsidentin bzw. dem Präsidenten oder einem Mitglied des Vizepräsidiums sowie von der Direktorin bzw. dem Direktor oder deren Stellvertretung unterzeichnet. Der Leitende Ausschuss kann weitere Mitglieder mit der Unterschrift betrauen.
6. Abschnitt: Das Sekretariat
Art. 17 Organisation
Das Sekretariat besteht aus:
der Direktion (Direktorin bzw. Direktor und stellvertretende Direktorin bzw. stellvertretender Direktor);
den Abteilungen;
den Diensten.
Art. 18 Direktorin bzw. Direktor
Die Direktorin bzw. der Direktor leitet das Sekretariat. Sie oder er nimmt insbesondere folgende Aufgaben wahr:
Überwachung und Koordination der Arbeiten der Abteilungen und übrigen Dienste und Sicherstellen eines sachgerechten Geschäftsablaufs sowie einer einwandfreien Rechnungsführung und Kreditkontrolle.
Unter Vorbehalt der Zustimmung des Leitenden Ausschusses, Wahl des Sekretariatspersonals, soweit nicht der Stiftungsrat oder der Leitende Ausschuss zuständig sind.
Vorbereitung der Geschäfte des Stiftungsrates und des Leitenden Ausschusses, Teilnahme an den Sitzungen mit beratender Stimme, Sicherstellen der Protokollführung und Vollzug der Beschlüsse.
Teilnahme an einzelnen Sitzungen der Arbeitsgruppen. Diese Teilnahme ist mit beratender Stimme jederzeit möglich.
Innerhalb des Jahresvoranschlags Entscheid über die administrativen Ausgaben des Sekretariates. Für neue, einmalige administrative Ausgaben geht die Kompetenz über Beträge bis zu 10 000 Franken.
Art. 19 Abteilungsleiterinnen und -leiter
Die Abteilungsleiterinnen und -leiter führen unter Aufsicht der Direktorin bzw. des Direktors ihre Abteilungen selbständig.
Als Sekretärinnen und Sekretäre der Arbeitsgruppen des Stiftungsrates sorgen sie:
für die Vorbereitung der Sitzungen und einzelnen Geschäfte;
für die Sitzungsprotokolle;
für die Ausarbeitung und den Vollzug der Beschlüsse;
für die Einhaltung der Verpflichtungs- und Zahlungskredite;
für die Überwachung subventionierter Arbeiten und die Auszahlung der Beiträge;
für die jährliche Berichterstattung über die Tätigkeit der Arbeitsgruppen, im Einvernehmen mit deren Präsidentinnen und Präsidenten.
Sie nehmen mit beratender Stimme an den Sitzungen der Arbeitsgruppen und, soweit erforderlich, an denjenigen des Leitenden Auschusses und des Stiftungsrates teil.
Sie planen die Eigeninitiativen der Stiftung und führen sie im Rahmen der von den Stiftungsorganen eröffneten Arbeits- und Projektkredite aus.
Die Gruppen legen die Finanzkompetenzen der Abteilungsleiterinnen und -leiter fest, und zwar bis zum Maximalbetrag von 5000 Franken pro zugesprochenen Beitrag, und nur für Gesuche, die höchstens 10 000 Franken verlangen. Die Gruppen können einen jährlichen Plafond für Entscheide durch die Abteilungsverantwortlichen festlegen.
7. Abschnitt: Inkrafttreten
Art. 20
Diese Geschäftsordnung tritt mit der Genehmigung des Beitragsreglements vom 20. November 19974 durch den Bundesrat in Kraft und ersetzt jene vom 8. Dezember 19885.
20. November 1997 Im Namen des Stiftungsrates der Stiftung Pro Helvetia Die Präsidentin: Simmen 10044
AS 1989 788