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Massgebend ist die signierte
elektronische Fassung
Verordnung der FINMA
über den Schutz von Personendaten ihres Personals
(Personaldatenverordnung FINMA)

Die Abteilung Human Resources ist für die Personaldaten und deren Bearbeitung verantwortlich.

Die Abteilung Information and Communication Technologies stellt den technischen Betrieb der Informationssysteme sicher.

Die Geschäftsleitung der FINMA regelt in einem Bearbeitungsreglement:

1. die organisatorischen und technischen Massnahmen zur Gewährleistung der Datensicherheit;

2. die Kontrolle der Datenbearbeitung;

3. die Zugriffs- und Einsichtsrechte der einzelnen Kategorien von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der FINMA.

In Papierform vorliegende Personaldaten sind unter Verschluss zu halten.

Die für die Datenbearbeitung zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der FINMA treffen in ihrem Bereich angemessene organisatorische und technische Massnahmen zur Sicherung der Personaldaten.

Die Abteilung Human Resources informiert die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, bevor deren Daten im Zusammenhang mit der beruflichen Tätigkeit im Intranet, in einem internen Publikationsorgan oder am Anschlagbrett veröffentlicht werden. Besonders schützenswerte Personendaten werden nicht veröffentlicht.

Die Information umfasst die vorgesehene Publikationsform und den Hinweis, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die mit der Veröffentlichung nicht einverstanden sind, dies jederzeit schriftlich mitteilen können.

An Dritte, insbesondere an neue Arbeitgeber, dürfen Personaldaten nur mit schriftlicher Einwilligung der betroffenen Person bekanntgegeben werden oder soweit eine gesetzliche Grundlage besteht.

Die Abteilung Human Resources und die für die Personalauswahl verantwortlichen Personen bearbeiten die Daten der Bewerbungsdossiers, soweit es für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens notwendig ist.

Am Ende des Bewerbungsverfahrens werden die Daten der Bewerberinnen und Bewerber, die angestellt werden, ins Personaldossier und in die Informationssysteme für das Personaldatenmanagement übertragen.

Die Daten von Bewerberinnen und Bewerbern, welche nicht durch die FINMA angestellt werden, werden spätestens 3 Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens vernichtet. Die Aufbewahrungsfrist kann verlängert werden, wenn die Daten für die Behandlung von Beschwerden nach Artikel 13 Absatz 2 des Gleichstellungsgesetzes vom 24. März 1995² benötigt werden. Besondere Vereinbarungen mit den Bewerberinnen und Bewerbern bleiben vorbehalten.

Für folgende Abklärungen ist die ausdrückliche Einwilligung der Bewerberinnen und Bewerber erforderlich:

1. die Durchführung von Persönlichkeits- und Integritätstests;

2. das Einholen von Referenzen.

Die Bewerberinnen und Bewerber müssen vor der Durchführung von Persönlichkeits- und Integritätstests informiert werden über:

1. den Zweck der Tests;

2. die Verwendung der Testergebnisse;

3. den Personenkreis, der über die Testergebnisse informiert wird.

Integritätstests werden nur durchgeführt, sofern dies zur Wahrung der Interessen der FINMA erforderlich ist.

Die Abteilung Human Resources und die Vorgesetzten bearbeiten die Daten der Personaldossiers, soweit es für die Erfüllung ihrer Aufgaben notwendig ist.

Die Abteilungen Interne Revision sowie Recht und Compliance bearbeiten die Daten fallbezogen, soweit es für die Erfüllung ihrer Aufgaben notwendig ist. Die Einsicht wird von der Abteilung Human Resources im Einzelfall gewährt.

Die Daten des Personaldossiers werden während zehn Jahren nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses aufbewahrt und anschliessend vernichtet.

Die Ergebnisse von Persönlichkeits- und Integritätstests und Potenzialbeurteilungen werden während fünf Jahren nach Erhebung der Daten aufbewahrt und anschliessend vernichtet.

Leistungsbeurteilungen und Entscheide, die auf einer Beurteilung beruhen, sowie Daten über die Gesundheit, über Sozialmassnahmen und über administrative, betreibungs- und strafrechtliche Massnahmen werden während höchstens fünf Jahren nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses aufbewahrt und anschliessend vernichtet.

Daten nach Absatz 3 können ausnahmsweise länger aufbewahrt werden, wenn ein Rechtsstreit über Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis dies rechtfertigt. In solchen Fällen werden sie längstens bis zum Abschluss des Verfahrens aufbewahrt und anschliessend vernichtet.

Zugriff haben:

1. die Abteilung Human Resources: auf sämtliche Daten;

2. die Abteilung Finanzen: auf die Daten im Bereich Personalcontrolling und Personalplanung;

3. die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter: auf ihre eigenen Zeit-, Lohn- und Spesendaten sowie ihre eigenen Daten betreffend Leistungsbeurteilung und Personalentwicklung;

4. die Vorgesetzten: auf die Zeit-, Lohn- und Spesendaten ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und deren Daten betreffend Leistungsbeurteilung und Personalentwicklung.

Die Abteilung Human Resources erteilt der Abteilung Interne Revision im Einzelfall ein zeitlich begrenztes Zugriffsrecht auf die für ihre Aufgabenerfüllung erforderlichen Daten.