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Ordonnance sur le système d'information du service civil

Ordonnance sur le système d’information du service civil

du 20 août 2014

Le Conseil fédéral suisse, vu l’art. 80, al. 4, de la loi fédérale du 6 octobre 1995 sur le service civil (LSC)1, arrête:

Section 1 Dispositions générales

Art. 1 Champ d’application La présente ordonnance règle le traitement de données dans le cadre de l’exécution du service civil par les autorités et par les tiers auxquels des compétences d’exé- cution ont été déléguées en vertu de l’art. 79, al. 2, LSC (chargés d’exécution).

Art. 2 Organes responsables

1 L’Organe d’exécution du service civil (organe d’exécution) est responsable du

développement et de l’exploitation du système d’information automatisé du service civil (système E-ZIVI). 2 Il peut faire appel à d’autres services fédéraux ou à des prestataires privés pour le développement technique et l’exploitation du système.

Art. 3 But du système Le système E-ZIVI sert à faciliter l’exécution du service civil, à savoir: a. l’exécution de la procédure d’admission au service civil; b. l’exécution de la procédure de reconnaissance des établissements d’affecta- tion; c. la préparation, l’exécution, l’administration, le contrôle et l’évaluation des périodes d’affectation; d. l’exécution d’inspections et de contrôles d’efficacité dans les établissements d’affectation; e. la préparation, l’exécution, le financement, l’administration, le contrôle et l’évaluation des cours d’introduction et de formation pour les personnes astreintes au service civil; f. l’exécution des procédures disciplinaires et le traitement des demandes en dommages-intérêts;

RS 824.095 1 RS 824.0

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g. le traitement des demandes de conseil déposées par les personnes astreintes au service civil; h. le prélèvement des contributions auprès des établissements d’affectation et l’octroi d’aides financières à ces établissements; i. la participation à la procédure de recours; j. la comptabilité relative aux débiteurs et aux créanciers; k. les tâches de documentation; l. l’établissement des statistiques; m. l’authentification des utilisateurs d’un extranet.

Art. 4 Publication des données de base et des possibilités d’affectation Les données de base et les possibilités d’affectation des établissements d’affectation reconnus peuvent être rendues accessibles à tout un chacun sur le site de l’organe d’exécution, pour autant que les établissements d’affectation concernés l’aient accepté.

Section 2 Structure du système et traitement des données

Art. 5 Structure et contenu du système

1 Le système E-ZIVI comprend les sous-systèmes suivants:

a. le système de gestion (SG); b. le système clients (SC); c. le système d’analyse décisionnelle (SAD).

2 Il contient des données sur:

a. les personnes demandant à être admises au service civil et les personnes astreintes au service civil; b. les institutions demandant à être reconnues en tant qu’établissement d’affec- tation et les établissements d’affectation reconnus; c. les établissements de formation; d. les périodes d’affectation et les cours d’introduction et de formation; e. les procédures disciplinaires et les procédures de recours; f. les résultats des inspections et des contrôles d’efficacité.

3 Le SAD contient des données sur les indicateurs relatifs aux processus et aux

dossiers; ces données servent au suivi des prestations et à la conduite et l’optimi- sation des procédures de l’organe d’exécution.

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Art. 6 Collecte de données Les données du système E-ZIVI sont collectées auprès des personnes, institutions et établissements suivants: a. les personnes demandant à être admises au service civil et les personnes astreintes au service civil; b. les institutions demandant à être reconnues en tant qu’établissement d’affec- tation; c. les établissements de formation; d. les destinataires des données visées à l’art. 8.

Art. 7 Droits de consultation et de traitement 1 L’organe d’exécution et les chargés d’exécution ont accès aux données du SG dans le cadre de leurs tâches légales. 2 Les autorités compétentes ont accès en ligne aux données du SC dans le cadre de leurs tâches légales.

3 Les données du SC relatives aux personnes demandant à être admises au service

civil, aux personnes astreintes au service civil, aux institutions demandant leur reconnaissance et aux établissements d’affectation reconnus ne peuvent être consul- tées que si la personne, l’institution ou l’établissement concerné a donné son accord.

4 Les droits de consultation et de traitement individuels sont réglés en annexe.

Art. 8 Communication des données personnelles L’organe d’exécution communique des données personnelles aux organes et person- nes suivants dans les buts mentionnés ci-après: a. aux CFF, en vue de la facturation des trajets en transports publics effectués par les personnes en service; b. aux autorités suisses et éventuellement à d’autres institutions spécialisées, en vue de l’examen des questions de sécurité concernant les affectations à l’étranger, de l’examen des demandes de reconnaissance d’établissements d’affectation souhaitant proposer des affectations à l’étranger ou dans le domaine de l’agriculture et de l’examen des demandes d’aide financière d’établissements d’affectation; c. aux personnes astreintes au service civil et aux établissements d’affectation, en vue de la préparation des périodes d’affectation au moyen du SC; d. aux employeurs des personnes en service, en vue de constater l’impossibilité de résilier le contrat de travail pendant les délais de protection prévus à l’art. 336c, al. 1, let. a, du code des obligations2;

2 RS 220

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e. aux caisses-maladie, en vue de la suspension de l’obligation de s’assurer pour les personnes astreintes au service civil; f. à l’opérateur de sa boutique en ligne, en vue de l’administration des effets d’équipement destinés à identifier les personnes astreintes au service civil; g. à l’Office fédéral des constructions et de la logistique, en vue de l’exécution de mandats d’impression; h. à l’Office fédéral de l’informatique et de la télécommunication, en vue d’envois en nombre par voie électronique; i. aux établissements hôteliers, en vue de la réservation des nuitées des per- sonnes astreintes au service civil.

Art. 9 Surveillance et coordination

1 L’organe d’exécution exerce la surveillance:

a. sur le traitement des données personnelles au sens de la présente ordon- nance; b. sur le respect de la protection et de la sécurité des données par les particu- liers et les institutions privées qui sont parties au système E-ZIVI. 2 Il coordonne ses activités avec les autorités de la Confédération parties au système E-ZIVI et avec les particuliers et les institutions privées auxquels il fait appel. 3 Il octroie les droits individuels de traitement des données pour le système E-ZIVI.

Section 3 Protection et sécurité des données

Art. 10 Devoirs de diligence 1 Les autorités parties au système E-ZIVI veillent dans leur domaine à ce que les données personnelles soient traitées conformément aux prescriptions. 2 Les particuliers et les institutions privées auxquels des tâches d’exécution ont été confiées veillent dans leur domaine à ce que les données personnelles soient traitées conformément aux prescriptions. 3 Les autorités, les particuliers et les institutions privées s’assurent que les données personnelles qu’ils ont saisies dans les sous-systèmes visés à l’art. 5, al. 1, ou com- muniquées aux services compétents soient complètes, correctes et à jour.

Art. 11 Sécurité des données 1 La sécurité des données est régie par les art. 8 à 12 de l’ordonnance du 14 juin 1993 relative à la loi fédérale sur la protection des données3, les dispositions de l’ordonnance du 9 décembre 2011 sur l’informatique dans l’administration fédérale4

3 RS 235.11 4 RS 172.010.58

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et les directives du Conseil fédéral du 14 août 2013 concernant la sécurité des TIC dans l’administration fédérale5. 2 Les autorités, les particuliers et les institutions privées autorisées en vertu de l’art. 7 prennent les mesures organisationnelles et techniques requises, conformé- ment au droit de la protection des données, afin de protéger les données personnelles contre toute perte ou tout vol et contre tout traitement ou consultation non autorisés. 3 L’organe d’exécution édicte un règlement de traitement qui contient les disposi- tions requises sur les mesures organisationnelles, les mesures de sécurité et le contrôle du traitement des données. 4 Il veille à l’établissement automatique d’un historique indiquant quel est l’utilisa- teur à l’origine de l’état des données du moment et quand il est intervenu.

Section 4 Conservation, archivage et statistiques

Art. 12 Durée de conservation Sont conservées pendant cinq ans: a. les données relatives aux personnes astreintes au service civil, à compter de la date à laquelle l’astreinte au service civil prend fin; b. les données relatives aux établissements d’affectation, à compter de la date à laquelle ils cessent d’être reconnus; c. les données relatives aux établissements de formation, à compter de la fin de l’année civile du dernier cours de formation.

Art. 13 Archivage 1A l’échéance de la durée de conservation, l’organe d’exécution transmet aux Archives fédérales, rend anonymes ou détruit toutes les données, conformément à l’art. 21 de la loi fédérale du 19 juin 1992 sur la protection des données6.

2 Les données transmises aux Archives fédérales sont détruites dans le système

E-ZIVI.

Art. 14 Statistiques L’organe d’exécution communique à l’Office fédéral de la statistique les données dont celui-ci a besoin pour accomplir ses tâches.

5 FF 2013 6003 6 RS 235.1

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Section 5 Financement

Art. 15

1 La Confédération finance le développement et l’exploitation du système E-ZIVI,

ainsi que le raccordement et l’exploitation des lignes de données jusqu’aux services et personnes raccordés directement au SG ou au SAD.

2 Les services et personnes raccordés directement au système E-ZIVI prennent en

charge les frais d’acquisition et d’exploitation de leurs appareils et du logiciel dont ils ont besoin. L’organe d’exécution fixe les conditions auxquelles ces appareils et le logiciel doivent répondre.

Section 6 Dispositions finales

Art. 16 Abrogation d’autres actes L’ordonnance du 30 juin 2004 sur le système d’information du service civil7 est abrogée.

Art. 17 Dispositions transitoires 1 Le système d’information ZIVI+ est mis hors service dans un délai de neuf mois à compter de l’entrée en vigueur de la présente ordonnance. 2 Ses données sont transférées dans le système E-ZIVI dans un délai de neuf mois à compter de l’entrée en vigueur de la présente ordonnance.

3 Les données du système d’information ZIVI+ relatives aux personnes ayant été

astreintes au travail ne sont pas transférées. Elles doivent être transmises aux Archi- ves fédérales ou détruites dans les neuf mois à compter de l’entrée en vigueur de la présente ordonnance.

Art. 18 Régime transitoire en cas de perturbations importantes pendant la période d’introduction Si, après l’entrée en vigueur de la présente ordonnance, le système d’information ZIVI+ doit être maintenu ou remis en fonction en vue de surmonter de graves per- turbations techniques ou organisationnelles, l’ordonnance du 30 juin 2004 sur le système d’information du service civil8 demeure applicable pendant neuf mois au plus à compter de l’entrée en vigueur de la présente ordonnance.

7 RO 2004 3633, 2007 4525, 2009 1119 8 RO 2004 3633, 2007 4525, 2009 1119

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Art. 19 Entrée en vigueur La présente ordonnance entre en vigueur le 15 septembre 2014.

20 août 2014 Au nom du Conseil fédéral suisse: Le président de la Confédération, Didier Burkhalter La chancelière de la Confédération, Corina Casanova

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Système d’information du service civil. O RO 2014

Annexe (art. 7, al. 4)

Données personnelles figurant dans le système E-ZIVI: utilisateurs, accès et droit de consultation et de traitement Utilisateur: Code utilisé Accès: dans le tableau:

Chef de produit Reconnaissance, encadrement et inspection des établissements d’affectation (REI) a Système de gestion (SG) Collaborateur REI b SG Chef de produit Encadrement des civilistes et affectations (ECA) c SG Collaborateur ECA d SG Chef de produit Introduction et formation des civilistes (IFS) e SG Collaborateur IFS f SG Chef de produit Admission (Admis.) g SG Collaborateur Admis. h SG Collaborateur Soutien à l’exécution i SG Collaborateur Centre de gestion administrative j SG Service juridique k SG Collaborateurs Controlling l SG Comptabilité m SG Collaborateur Ressources humaines n SG Collaborateur Communication o SG

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Utilisateur: Code utilisé Accès: dans le tableau:

Chef de centre régional p SG Comité directeur de l’organe d’exécution q SG Administrateur système r SG et système clients (SC) Personne demandant à être admise au service civil ou personne astreinte au service civil s SC Institution demandant à être reconnue en tant qu’établissement d’affectation ou établissement t SC d’affectation Assurance militaire u SC Autorité cantonale chargée de la taxe d’exemption ou Administration fédérale des contributions v SC Organes chargés des questions d’allocations pour perte de gain w SC

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Données Droit des utilisateurs A = Consultation B = Traitement (enregistrement et modification)

Organe d’exécution Clients

a b c d e f g h i j k l m n o p q r s t u v w

1. Données personnelles concernant la personne demandant à être admise au service civil ou concernant la personne astreinte au service civil 1 Numéro de système de la personne demandant A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A à être admise au service civil ou de la personne astreinte au service civil

2 Nom A A B B A A B B B A A A A A A B A B A A A A A

3 Prénom A A B B A A B B B A A A A A A B A B A A A A A

4 Adresse (y compris numéro de téléphone et adresse A A B B A A B B B A B A A A A B A B B A A A A électronique) 5 Date de naissance A A B B A A B B B A A A A A A B A B A A A A A 6 Lieu d’origine A A B B A A B B B A A A A A A B A B A A A A A 7 Canton d’origine A A B B A A B B B A A A A A A B A B A A A A A 8 Ancien numéro d’assuré AVS A A B B A A B B B A A A A A A B A B A A A A A 9 Nouveau numéro d’assuré AVS A A B B A A B B B A A A A A A B A B A A A A A 10 Activités professionnelles A A B B A A B B B A A A A A A B A B B A A A A 11 Champ destiné aux coordonnées A A B B A A B B B A A A A A A B A B A 12 Langue de correspondance A A B B A A B B B A A A A A A B A B A A A A A

13 Sexe A A B B A A B B B A A A A A A B A B A A A A A

14 Indications en vue du signalement et de la révocation A A A B A A B

dans le RIPOL

15 Formation A A B B A A A A B A A A A A A B A B B A

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Données Droit des utilisateurs A = Consultation B = Traitement (enregistrement et modification)

Organe d’exécution Clients

a b c d e f g h i j k l m n o p q r s t u v w

2. Procédure d’admission

16 Compétence du centre régional ou de l’organe A A A A A A B B A A A A A A A B A A A central pour la personne demandant à être admise au service civil ou pour la personne astreinte au service civil

17 Aptitude B B A B A

18 Dernier grade militaire obtenu par la personne A A A A A A B B A A A A A A A B A A astreinte au service civil 19 Jours de service militaire accomplis et restant à A A A A A A B B A A A A A A A B A A A effectuer et catégorie de décompte APG 20 Statut lors de l’admission: personne astreinte A A A A A A B B A A A A A A B A A au service militaire ou conscrit

21 Reconsidération d’une décision de non-entrée B B A B A

en matière ou de rejet 22 Date du dépôt de la demande d’admission et A A A A A A B B A A A A A A A B A des documents complémentaires

23 Implication de la justice militaire B B A B A

24 Remarques concernant la demande d’admission B B A B

25 Décision concernant la demande d’admission A A A A A A B B A A A A A A A B A A 26 Jours de service civil à accomplir A A A A A A B B A A A A A A A A B A A A A A

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Données Droit des utilisateurs A = Consultation B = Traitement (enregistrement et modification)

Organe d’exécution Clients

a b c d e f g h i j k l m n o p q r s t u v w 27 Dossier de la personne demandant à être admise A A A A A A B B A A A A A B au service civil avec tous les documents de la procédure d’admission 28 Correspondance entre la personne astreinte A A A A A A B B A A A A A B A au service civil et l’organe d’exécution

3. Affectations

29 Cours de formation de l’organe d’exécution suivis A A B B A B A A A A A A A A A A B A A A 30 Collaborateur responsable des enregistrements A A B B A A A A A A A A A A A B A B A 31 Statut militaire en service long A A A A A A B B A A A A A A A A B A A 32 Nombre de jours de service supplémentaires A A A A A A A A B A A A A A A A B A A A A volontaires 33 Exemption du service en vertu de l’art. 13 LSC A A B B A A A A B A A A A A B A B A A A

34 Photo passeport pour la carte de légitimation B A A A

du service civil 35 Remarques concernant la personne astreinte A A B B A B A A A A A A A A B A B au service civil

36 Évaluation de l’aptitude au travail A A B B B B A B A B A A

37 Examen médical effectué par le médecin-conseil B A B

38 Résultat de la vérification de la réputation B B B A A B A

de la personne astreinte au service civil

39 Résultat de la vérification de l’aptitude B B B A A B A

de la personne astreinte au service civil

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Données Droit des utilisateurs A = Consultation B = Traitement (enregistrement et modification)

Organe d’exécution Clients

a b c d e f g h i j k l m n o p q r s t u v w 40 Convocations A A B B A B A A A A A A A A A B A B A A A A A 41 Jours de service planifiés et accomplis A A B B A A A A A A A A A A B A B A A A A A 42 Déclaration des jours de service accomplis A B A B A A A A B A B A A A

43 Motif du congé B B A A B B A B A A

44 Procédures disciplinaires et pénales A A B A A

45 Interdiction d’accomplir des affectations B A B A A B A A A A

46 Exclusion du service civil B A B A A B A A A A

47 Libération ordinaire du service civil B B B A B A B A A A A

48 Libération avant terme du service civil B A B A A A B A A A A

49 Dossier contenant tous les documents de la personne A A B B A B B A B A B astreinte au service civil, à l’exception de la documenta- tion d’admission, de l’examen par le médecin-conseil et des procédures disciplinaires et pénales

50 Correspondance entre la personne astreinte A A B B A B B A B A B A

au service civil et l’organe d’exécution 51 Convention de report de la libération du service civil A A B A A A A A B A A A A A B A B A A

52 Congé à l’étranger B B A A B B A A

53 Report de service B B A A B B A A A

54 Interruption d’affectation B B A A B B A A A A

55 Caisse-maladie de la personne astreinte au service civil B B A A B B A

56 Coordonnées bancaires de la personne astreinte B B B B A A B B B A A

au service civil

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Données Droit des utilisateurs A = Consultation B = Traitement (enregistrement et modification)

Organe d’exécution Clients

a b c d e f g h i j k l m n o p q r s t u v w

57 Certificat de travail après une affectation B B A A B B A A

58 Données relatives aux demandes en A A B B A B B B

dommages-intérêts

59 Questionnaire individuel A A A B A A A A A B

4. Institutions demandant à être reconnues en tant qu’établissement d’affectation ou établissements d’affectation

60 Nom B B A A A A A A A A A A A A A A A B A B A

61 Adresse B B A A A A A A A A A A A A A A A B A B A

62 Interlocuteur B B A A A A A A A A A A A A A A A B A B A

63 Numéro de système A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A

64 Numéro d’identification de l’entreprise (IDE) B B A A A A A A A A A A A A A A A B B 65 Domaine d’activité de l’établissement d’affectation B B A A A A A A A A A A A A A A B A A selon l’art. 4 LSC 66 Liste des cahiers des charges avec activités B B A A A A A A A A A A A A A A B A A 67 Exigences particulières concernant la réputation des B B A A A A A A A A A A A A A A B A A personnes astreintes au service civil 68 Exigences particulières concernant l’aptitude B B A A A A A A A A A A A A A A B A A des personnes astreintes au service civil

69 Données internes: forme juridique, évaluation B B A A B A

financière, aide financière, réexamen, statuts, description, destinataire de la décision

70 Données relatives au traitement de la demande B B A A B A

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Système d’information du service civil. O RO 2014

Données Droit des utilisateurs A = Consultation B = Traitement (enregistrement et modification)

Organe d’exécution Clients

a b c d e f g h i j k l m n o p q r s t u v w

71 Assujettissement à la contribution B B A A A A A A A A A A A A B A

72 Décision de reconnaissance B B A A A A A A A A A A A B A

73 Données pour la demande d’aide financière B B A A A B A

74 Compétence du centre régional ou de l’organe B B A A A A A A A A A A A A A A B A A central pour l’établissement d’affectation

75 Données concernant les inspections B B A A A A A A A A A A B A

76 Dossier avec tous les documents concernant B B A A A A B A A B A B

l’établissement d’affectation

77 Données relatives aux demandes en dommages-intérêts B B A A A B A B

78 Correspondance entre l’établissement d’affectation B B A A A A B A A B A B A et l’organe d’exécution

5. Procédure de recours

5.1 Procédure de recours en matière d’admissions

79 Date de réception et objet du recours B B B A B

80 Réponse B B B A B

81 Décision du Tribunal administratif fédéral B B B A B

5.2 Procédure de recours en matière d’affectations

82 Recourant (personne astreinte au service civil B B B A A B

ou établissement d’affectation)

83 Date de réception et objet du recours B B B A A B

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Données Droit des utilisateurs A = Consultation B = Traitement (enregistrement et modification)

Organe d’exécution Clients

a b c d e f g h i j k l m n o p q r s t u v w

84 Réponse B B B A B

85 Décision du Tribunal administratif fédéral B B B A A B

5.3 Procédure de recours en matière de reconnaissances

86 Recourant (établissement d’affectation ou autorité B B B A B

cantonale du marché de l’emploi)

87 Date de réception et objet du recours B B B A B

88 Réponse B B B A B

89 Décision du Tribunal administratif fédéral B B B A B

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