Lexipedia

490.000

Gesetz über die Aktenführung und Archivierung

(GAA)

Vom 28.08.2015 (Stand 01.04.2024)

Präambel

Der Grosse Rat des Kantons Graubünden[1],

gestützt auf Art. 31 Abs. 1 der Kantonsverfassung[2],

nach Einsicht in die Botschaft der Regierung vom 26. Mai 2015[3],

beschliesst:

1. Allgemeine Bestimmungen

Art. 1 Gegenstand und Geltungsbereich

Dieses Gesetz regelt die Aktenführung und Archivierung von Unterlagen durch Behörden. Darunter fallen:

  1. die Organe und Behörden des Kantons, die Regionen, die Gemeinden sowie die öffentlich-rechtlichen Anstalten, Stiftungen und Körperschaften;
  2. die natürlichen und juristischen Personen, soweit ihnen öffentliche Aufgaben übertragen wurden.

Vom Geltungsbereich dieses Gesetzes ausgenommen sind:

  1. die Graubündner Kantonalbank;
  2. die Landeskirchen;
  3. die Institutionen des Gesundheitswesens.

Art. 2 Zweck

Die Aktenführung und Archivierung dienen insbesondere:

  1. der Rechtssicherheit;
  2. der Nachvollziehbarkeit und der Dokumentierung des Handelns der Behörden;
  3. der effizienten, verlässlichen und kontinuierlichen Verwaltung;
  4. der dauerhaften, zuverlässigen und authentischen Überlieferung von Unterlagen;
  5. der Unterstützung der Forschung.

Art. 3 Begriffe

In diesem Gesetz bedeuten:

  1. Unterlagen: geschäftsrelevante Informationen, die bei der Erfüllung öffentlicher Aufgaben anfallen, unabhängig vom Informationsträger, sowie Verzeichnisse und Hilfsmittel, die für das Verständnis und die Nutzung notwendig sind;
  2. Archive: öffentliche Einrichtungen, die von Behörden produzierte Unterlagen übernehmen, dauernd aufbewahren und der interessierten Öffentlichkeit zugänglich machen;
  3. Archivgut: Unterlagen, die ein Archiv zur dauernden Aufbewahrung übernommen hat;
  4. archivwürdig: Unterlagen, die sich eignen, das staatliche Handeln langfristig zu dokumentieren und die Aufarbeitung von Themen der Wissenschaft und Forschung ermöglichen.

2. Aktenführung und Aufbewahrung

Art. 4 Grundsatz

Die Behörden sind verpflichtet, für eine geordnete Aktenführung und Aufbewahrung nach den Vorschriften dieses Gesetzes zu sorgen.

Art. 5 Anforderungen

Unterlagen müssen vollständig, verlässlich und verständlich sein und sind systematisch zu verwalten.

Die Hilfsmittel für die Unterlagenverwaltung berücksichtigen die Anforderungen der Archivierung.

Art. 5a * Trägerwandel

Die Behörden können in Papierform eingereichte Akten in digitale Akten umwandeln und umgekehrt.

Die Regierung regelt, unter welchen Anforderungen digital eingelesene Versionen von physisch eingereichten Unterlagen als Originale gelten.

Art. 6 Aufbewahren, Anbieten und Vernichten von Unterlagen

Die Behörden legen für ihre Unterlagen Aufbewahrungsregeln und Aufbewahrungsfristen fest.

Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist bieten die Behörden die Unterlagen dem Archiv an.

Die Behörden bewahren Unterlagen bis zum Entscheid über die Archivwürdigkeit auf und vernichten danach die nicht ans Archiv abzuliefernden Unterlagen.

3. Archivierung

Art. 7 Übernahme von Unterlagen

Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist übernimmt das Archiv die archivwürdigen Unterlagen zur Archivierung.

Die Beurteilung der Archivwürdigkeit nimmt das Archiv in Zusammenarbeit mit den Behörden vor. Den abschliessenden Entscheid trifft die für das Archiv verantwortliche Person.

Art. 8 Sicherung des Archivguts

Das Archivgut ist sachgerecht aufzubewahren. Es darf nicht vernichtet, nicht veräussert und inhaltlich nicht verändert werden. Dritte können es durch Ersitzung nicht erwerben.

4. Zugänglichkeit des Archivguts

Art. 9 Grundsatz

Das Archivgut ist nach Ablauf der Schutzfrist im Rahmen der Benutzungsordnung voraussetzungslos und unentgeltlich zugänglich.

Für Leistungen, die über das Vorlegen des Archivguts hinausgehen, können Gebühren erhoben werden.

Archivgut, das bereits vor der Ablieferung an das Archiv öffentlich zugänglich war, bleibt weiterhin öffentlich. *

Art. 10 Schutzfristen

Die Schutzfrist beträgt ordentlicherweise 30 Jahre und bei Archivgut mit besonders schützenswerten Personendaten oder Persönlichkeitsprofilen 50 Jahre. Sie beginnt mit Abschluss eines Geschäfts zu laufen.

Diese Fristen können von der Regierung in begründeten Fällen verkürzt oder verlängert werden.

Art. 11 Zugang zu Archivgut unter Schutzfrist

Personen haben Anspruch auf Zugang zu dem sie betreffenden Archivgut. Sofern eine betroffene Person Angaben im Archivgut für unrichtig hält, kann sie dies vermerken lassen.

Das Archiv erteilt Dritten aus dem Archivgut Auskünfte und gewährt Zugang zu demselben, sofern keine übergeordneten privaten oder öffentlichen Interessen entgegenstehen.

5. Organisation

Art. 12 Öffentliche Archive

Im Kanton bestehen ein kantonales Archiv (Staatsarchiv), Regionalarchive und Gemeindearchive.

Art. 13 Aufgaben der Archive

Die Archive sind verantwortlich für die Übernahme, Erschliessung, Bewahrung und Vermittlung der archivwürdigen Unterlagen der Behörden ihres Zuständigkeitsbereichs. Sie beraten die Behörden bei der Aktenführung.

Art. 14 Archivgut privater Herkunft

Die Archive können das Archivgut mit Unterlagen privater Herkunft ergänzen, soweit sie für die Geschichte ihres Zuständigkeitsbereichs von Bedeutung sind.

Die Bestimmungen dieses Gesetzes gelten sinngemäss auch für Archivgut privater Herkunft, soweit keine abweichende vertragliche Regelung besteht.

Art. 15 Zusätzliche Aufgaben und Kompetenzen des Staatsarchivs

Das Staatsarchiv ist das Kompetenzzentrum für das Archivwesen im Kanton Graubünden. Es ist zuständig für:

  1. die Aufsicht über das Archivwesen im Kanton;
  2. die Beratung der öffentlichen Archive und im Rahmen seiner Möglichkeiten von privaten Archiven;
  3. die Koordination der Archivierung im Kanton;
  4. die Durchführung und Unterstützung von landeskundlichen Forschungs-, Publikations- und Vermittlungsprojekten.

6. Straf- und Schlussbestimmungen

Art. 16 Strafbestimmung und verwaltungsrechtliche Massnahme

Auf Antrag wird mit Busse bestraft, wer vorsätzlich:

  1. Unterlagen der Archivierung vorenthält, beseitigt oder vernichtet;
  2. Archivgut verändert oder vernichtet;
  3. Informationen aus Archivgut bekannt gibt, das Schutzfristen unterliegt.

Wer in grober Weise oder wiederholt gegen die Benutzungsordnung verstösst, kann von der weiteren Archivbenutzung ausgeschlossen werden.

Egress

2015-053

Änderungstabelle - Nach Beschluss

Beschluss Inkrafttreten Element Änderung AGS Fundstelle
28.08.2015 01.01.2016 Erlass Erstfassung 2015-053
19.04.2016 01.11.2016 Art. 9 Abs. 3 eingefügt 2016-019
16.10.2023 01.04.2024 Art. 5a eingefügt 2024-005

Änderungstabelle - Nach Artikel

Element Beschluss Inkrafttreten Änderung AGS Fundstelle
Erlass 28.08.2015 01.01.2016 Erstfassung 2015-053
Art. 5a 16.10.2023 01.04.2024 eingefügt 2024-005
Art. 9 Abs. 3 19.04.2016 01.11.2016 eingefügt 2016-019