Ordonnance sur l'établissement d'actes authentiques électroniques et la légalisation électronique

Ordonnance sur l’établissement d’actes authentiques électroniques et la légalisation électronique (OAAE)

du 8 décembre 2017

Le Conseil fédéral suisse, vu les art. 48, al. 5, du code civil¹ et 55a, al. 4, titre final, du code civil, vu les art. 929 et 929a du code des obligations², arrête:

Section 1 Dispositions générales

Art. 1 Objet et but 1 La présente ordonnance règle, dans le domaine du droit privé, les exigences tech- niques ainsi que la procédure relatives à: a. l’établissement des actes authentiques électroniques, y compris les extraits, attestations et certificats électroniques officiels tirés des registres publics; b. la légalisation électronique de copies et de signatures; c. la légalisation de copies sur papier de documents électroniques. 2 Elle vise à garantir que les actes authentiques électroniques offrent autant de sécu- rité que les actes authentiques sur papier et à permettre leur échange entre différents systèmes informatiques.

Art. 2 Définitions

1 Au sens de la présente ordonnance, on entend par:

a. officier public: une personne à laquelle le droit fédéral ou le droit cantonal octroie officiellement la compétence d’établir des actes authentiques élec- troniques ou de procéder à une légalisation électronique, soit

RS 211.435.1

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1. un notaire indépendant,

2. un notaire de fonction,

3. un collaborateur d’une autorité du registre foncier, du registre du com-

merce ou de l’état civil; b. confirmation d’admission: une preuve électronique que la personne qui éta- blit un acte authentique électronique ou procède à une légalisation électro- nique dispose de la compétence de le faire au moment de cet établissement; c. formule de verbalisation: formule par laquelle l’officier public verbalise ce qu’il constate lors de l’établissement d’un acte authentique électronique et d’une légalisation électronique. d. certificat: certificat numérique d’un fournisseur de services de certification reconnu conformément à la loi fédérale du 18 mars 2016 sur la signature électronique (SCSE)3.

Art. 3 Equivalence des formes 1 Les actes authentiques électroniques et les légalisations électroniques établis con- formément à la présente ordonnance sont équivalents à ceux dressés sur un support papier. 2 Ils peuvent être utilisés dans les opérations avec toutes les autorités qui ont intro- duit la possibilité de communiquer et de conduire des transactions par voie électro- nique.

Art. 4 Application du droit étranger Si un acte authentique électronique ou une légalisation électronique est destiné à une utilisation à l’étranger, il peut être établi en dérogation à la présente ordonnance et en conformité avec les exigences en vigueur dans ce pays, pour autant que leur respect garantisse une sécurité comparable, en particulier en matière d’intégrité et d’authenticité.

Section 2 Registre suisse des officiers publics

Art. 5 But et exploitation

1 Le registre suisse des officiers publics (RegOP) délivre des confirmations

d’admission pour l’établissement d’actes authentiques électroniques ainsi que de légalisations électroniques et rend public sur Internet les données sur les officiers publics qui y sont inscrits.

2 Il est exploité par l’Office fédéral de la justice (OFJ).

3 RS 943.03

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Art. 6 Personnes à inscrire

1 Peuvent être inscrits dans le RegOP:

a. les officiers publics; b. les collaborateurs des autorités habilitées à tenir les données des personnes inscrites. 2 Les autorités compétentes inscrivent dans le RegOP les officiers publics habilités à établir des actes authentiques électroniques ou à procéder à une légalisation électro- nique. 3 Chaque personne doit être inscrite avec sa fonction et l’organisation dont elle relève. Plusieurs fonctions et organisations peuvent être saisies par personne.

Art. 7 Inscriptions

1 Les officiers publics sont inscrits dans le RegOP avec les données suivantes:

a. les noms et les prénoms tels qu’ils résultent du passeport ou de la carte d’identité; b. la date de naissance; c. la nationalité; d. la désignation de la profession ou de la fonction conformément au droit dé- terminant ainsi que la désignation du canton ou de l’autorité fédérale con- cerné; e. le numéro d’identification des entreprises (IDE) en application de la loi fédé- rale du 18 juin 2010 sur le numéro d’identification des entreprises (LIDE)4 et, le cas échéant, le numéro cantonal utilisé par l’officier public; f. l’adresse de l’étude ou de l’office conformément à l’inscription dans le re- gistre IDE (art. 6 LIDE); g. la date d’octroi de la compétence officielle; h. le cas échéant, la date d’extinction de la compétence officielle; i. pour la vérification des signatures et l’authentification de l’officier public par le RegOP:

1. si des certificats numériques permanents ont été ou sont utilisés: lesdits

certificats,

2. si des certificats à usage unique ont été ou sont utilisés: les numéros de

série permanents ou d’autres éléments de ces certificats qui permettent une identification univoque de l’officier public ainsi que les données sur le mécanisme d’authentification utilisé.

4 RS 431.03

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2 Tout renouvellement de l’habilitation d’un officier public déjà habilité une pre- mière fois donne lieu à une nouvelle inscription dans le RegOP. Les inscriptions qui n’ont plus d’effets juridiques sont maintenues et marquées comme telles.

Art. 8 Responsabilité des données, tenue et livraison des données 1 La responsabilité des données relatives aux personnes inscrites nommées par une autorité cantonale incombe au canton concerné. 2 La responsabilité des données relatives aux personnes inscrites nommées par une autorité fédérale incombe à cette dernière. 3 L’officier public fournit au RegOP les données nécessaires à la vérification des signatures et à l’authentification de l’officier public prévues à l’art. 7, al. 1, let. i. 4 Les données peuvent être inscrites par le biais du masque de saisie du RegOP ou, avec l’autorisation de l’OFJ, livrées au RegOP en provenance d’autres systèmes par l’intermédiaire d’une interface. La procédure d’autorisation obéit à l’art. 20. 5 L’autorité compétente du canton ou de la Confédération veille à ce que les données soient en tout temps actuelles.

Art. 9 Publicité des données Les données du RegOP sont accessibles publiquement dans le RegOP, hormis: a. les données prévues à l’art. 7, al. 1, let. b et c, qui ne sont pas publiques; b. les données en provenance d’autres systèmes conformément à l’art. 8, al. 4, qui ne sont pas accessibles publiquement dans le RegOP; le RegOP publie un renvoi au système d’origine si les données y sont accessibles.

Section 3 Procédure pour l’établissement d’actes authentiques électroniques et de légalisations électroniques

Art. 10 Dispositions générales 1 Pour établir un acte authentique électronique ou procéder à une légalisation élec- tronique conformément aux art. 11 à 16, l’officier public procède de la manière suivante: a. il établit le document électronique; b. il ajoute au document la formule de verbalisation correspondante sur une page à part (page de verbalisation); c. il enregistre le document dans un format électronique reconnu;

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d. il signe le document au moyen d’une signature électronique qualifiée avec horodatage électronique qualifié au sens de la SCSE5; e. il obtient en ligne la confirmation d’admission auprès du RegOP et l’insère sur la page de verbalisation; la confirmation d’admission se réfère unique- ment au document concerné signé par l’officier public.

2 La confirmation d’admission contient:

a. de manière visible:

1. les armoiries de la Confédération suisse et, s’il s’agit d’un officier pu-

blic cantonal, l’écusson cantonal,

2. la désignation du canton ou de l’autorité fédérale qui octroie la compé-

tence,

3. les noms et les prénoms de l’officier public tels qu’ils résultent de

l’inscription dans le RegOP,

4. l’IDE,

5. la désignation de la profession ou de la fonction de l’officier public,

6. la description de la compétence octroyée à l’officier public par le droit

déterminant d’établir des actes authentiques électroniques et de procé- der à une légalisation électronique; b. un cachet électronique réglementé avec horodatage électronique qualifié conformément à l’art. 2, let. d, SCSE. 3 Les cantons peuvent prévoir que soient insérés, sur la page de verbalisation, des éléments complémentaires tels qu’un cachet électronique réglementé avec horoda- tage électronique qualifié conformément à l’art. 2, let. d, SCSE ainsi que d’autres éléments visibles ou invisibles. Ces éléments complémentaires n’affectent pas, sur le plan du droit fédéral, la validité des actes authentiques électroniques et des légalisa- tions électroniques. 4 Les requêtes de confirmations d’admission en ligne entre le système informatique utilisé par l’officier public et le RegOP peuvent être transmises par des tiers. Ceux-ci ont besoin d’une autorisation de l’OFJ (art. 20). 5 Le Département fédéral de justice et police (DFJP) fixe, dans une ordonnance, les formats électroniques reconnus, règle les exigences techniques et organisationnelles ainsi que les propriétés de la confirmation d’admission.

Art. 11 Expédition électronique d’un acte authentique 1 L’officier public dresse l’original de l’acte authentique sur un support papier.

2 Il établit une expédition électronique:

a. en numérisant totalement ou partiellement l’original avec ses annexes éven- tuelles, et

5 RS 943.03

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b. en apposant sur la page de verbalisation la formule constatant que le docu- ment est fidèlement conforme à l’original ou à des parties correspondantes de celui-ci. 3 Il peut joindre à la formule de verbalisation d’autres données, telles qu’un destina- taire ou le numéro d’ordre continu de l’expédition.

Art. 12 Actes authentiques électroniques tirés d’un registre public L’officier public établit un acte authentique électronique tiré d’un registre public: a. en numérisant le document correspondant ou en établissant le document électronique directement tiré du registre, et b. en apposant sur la page de verbalisation la formule constatant qu’il s’agit d’un extrait officiel, d’une confirmation ou d’une attestation tirés du registre public correspondant.

Art. 13 Légalisation d’une copie électronique d’un document sur papier L’officier public légalise une copie électronique d’un document sur papier: a. en numérisant celui-ci totalement ou partiellement, et b. en joignant au document électronique la formule de verbalisation constatant que celui-ci est conforme au document sur papier ou à des parties corres- pondantes de celui-ci.

Art. 14 Légalisation d’une copie électronique d’un document électronique

1 L’officier public légalise une copie électronique d’un document électronique:

a. en transférant le document existant entièrement ou partiellement dans un nouveau document électronique, et b. en ajoutant au nouveau document la formule de verbalisation constatant que celui-ci est conforme au document électronique ou à des parties correspon- dantes de celui-ci. 2 Si le document produit est signé électroniquement, l’officier public examine, en utilisant les instruments techniques appropriés, la signature en ce qui concerne: a. l’intégrité du document; b. l’identité du signataire; c. la validité et la qualité de la signature, y compris ses attributs éventuels; d. le moment de la signature et la présence d’un horodatage électronique quali- fié sur le document, conformément à l’art. 2, let. j, SCSE6. 3 Il constate le résultat de l’examen ainsi que d’éventuels attributs contenus dans la signature dans la formule de verbalisation.

6 RS 943.03

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Art. 15 Légalisation électronique d’une signature autographe ou d’un paraphe sur un document sur papier L’officier public légalise électroniquement une signature autographe ou un paraphe sur un document sur papier: a. en numérisant ledit document dans son intégralité ou partiellement, y com- pris la signature ou le paraphe, et b. en joignant au document électronique la formule de verbalisation prévue par le droit déterminant pour les légalisations.

Art. 16 Légalisation électronique d’une signature électronique L’officier public légalise de manière électronique une signature électronique en joignant au document électronique la formule de verbalisation constatant que la signature électronique; a. a été apposée en sa présence par le signataire, ou b. a été reconnue par le signataire comme étant une signature électronique qu’il a lui-même insérée.

Section 4 Légalisation d’un tirage imprimé d’un document électronique

Art. 17 1 L’officier public légalise un tirage imprimé d’un document électronique en joi- gnant au tirage imprimé la formule de verbalisation constatant que celui-ci est con- forme au document électronique produit ou à des parties correspondantes de celui-ci. 2 Si le document produit est signé électroniquement, l’officier public examine la signature conformément à l’art. 14, al. 2. 3 Il constate le résultat de l’examen ainsi que d’éventuels attributs contenus dans la signature dans la formule de verbalisation. 4 Il date et signe le tirage imprimé muni de la formule de verbalisation prévue par le droit déterminant.

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Section 5 Instruments techniques

Art. 18 L’OFJ met à disposition un programme ou des parties de programme qui compren- nent les fonctions de programme en lien avec la vérification ainsi que l’obtention et l’insertion des confirmations d’admission.7

Section 6 Système de validation

Art. 19 1 La Confédération met publiquement à disposition un système de validation pour la vérification des éléments techniques: a. des actes authentiques électroniques et des légalisations électroniques prévus à l’art. 10, al. 1, let. d et al. 2, let. b; b. des documents signés électroniquement conformément aux art. 14, al. 2, et 17, al. 2. 2 Les offices du registre foncier, du registre du commerce et de l’état civil vérifient, au moyen de ce système de validation, les actes authentiques électroniques ainsi que les légalisations électroniques qui leur parviennent. 3 Le DFJP règle l’objet de la vérification des actes authentiques électroniques et des légalisations électroniques effectuée par le système de validation.

Section 7 Autorisations

Art. 20

1 L’OFJ rend une décision s’agissant des demandes:

a. des autorités compétentes du canton ou de la Confédération les autorisant à livrer au RegOP des données concernant les officiers publics provenant d’autres systèmes au moyen de l’interface prévue à l’art. 8, al. 4; b. de tiers les autorisant à transmettre en ligne les requêtes de confirmations d’admission, conformément à l’art. 10, al. 4.

2 Le DFJP règle les détails, en particulier:

a. les exigences techniques à remplir pour la demande correspondante; b. les données à transmettre avec la demande correspondante.

7 Le programme ou les parties de programme peuvent être obtenus auprès de l’OFJ sous www.openegov.admin.ch > Produits Open eGov > Signature.

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3 L’OFJ retire l’autorisation lorsqu’il constate que les conditions de celle-ci ne sont plus remplies.

Section 8 Emoluments

Art. 21 Tarifs

1 Pour la délivrance de la confirmation d’admission, l’OFJ perçoit un émolument

s’élevant à 2 francs par document. 2 Pour la procédure d’autorisation prévue à l’art. 20, il perçoit une taxe en fonction du temps consacré. Le tarif horaire s’élève à 250 francs.

Art. 22 Application de l’ordonnance générale sur les émoluments Dans la mesure où la présente ordonnance ne prévoit pas de règle particulière, les dispositions prévues par l’ordonnance générale du 8 septembre 2004 sur les émolu- ments8 sont applicables.

Art. 23 Facturation et effets de la demeure 1 L’OFJ facture chaque année les émoluments aux officiers publics ou à l’autorité compétente en vertu du droit déterminant.

2 Demeurent réservées les conventions contraires entre l’OFJ et le canton ou le

service compétent en vertu du droit déterminant. 3 Si l’officier public est débiteur d’émoluments et que, malgré une sommation, il est en retard dans le paiement, l’OFJ peut ordonner que l’autorité compétente du canton ou de la Confédération révoque les effets juridiques de l’inscription prévue à l’art. 7.

Art. 24 Exemption d’émoluments pour la délivrance de confirmations d’admission Il n’est perçu aucun émolument pour la délivrance de confirmations d’admission lorsque les collaborateurs des autorités du registre du commerce, de l’état civil et du registre foncier légalisent des copies électroniques de réquisitions, de pièces justifi- catives et d’autres documents sous forme papier ou électronique: a. à des fins de conservation, ou b. à des fins de collaboration avec d’autres autorités.

8 RS 172.041.1

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Section 9 Dispositions finales

Art. 25 Abrogation et modification d’autres actes L’abrogation et la modification du droit en vigueur sont réglées en annexe.

Art. 26 Disposition transitoire pour les actes authentiques électroniques et les légalisations électroniques sans confirmation d’admission Le DFJP règle le moyen par lequel les offices du registre du commerce et les offices du registre foncier examinent la validité des actes authentiques électroniques et des légalisations électroniques établis entre le 1er août 2013 et le 31 décembre 2013.

Art. 27 Disposition transitoire relative à l’art. 166, al. 6, de l’ordonnance du 17 octobre 2007 sur le registre du commerce9 1 En dérogation aux art. 10 et 13, les règles suivantes peuvent être appliquées à l’éta- blissement d’une copie électronique légalisée d’un document sur papier à des fins de conservation jusqu'au 31 décembre 2022: a. les copies électroniques issues de la numérisation des documents sur papier doivent être munies d’une signature électronique qualifiée au sens de l’art. 2, let. e et j, SCSE10. b. les certificats qualifiés utilisés par les offices du registre du commerce pour les légalisations doivent contenir les éléments suivants:

1. les noms et les prénoms ainsi que la désignation de la fonction officielle

du titulaire du certificat,

2. la désignation de l’office du registre du commerce et le nom du canton.

c. les certificats qualifiés contenant un pseudonyme ne peuvent pas être utili- sés; d. une formule de verbalisation doit être apposée sur la copie légalisée consta- tant que le document est conforme au document sur papier ou à des parties correspondantes de celui-ci. 2 Un fournisseur de services de certification reconnu ne peut délivrer de certificat en application de l’al. 1, let. b, que si le canton a confirmé la fonction officielle du titulaire du certificat et la désignation de l’office du registre du commerce. 3 L’Office fédéral du registre du commerce au sein de l’OFJ peut édicter des disposi- tions d’exécution dans une directive.

9 RS 221.411 10 RS 943.03

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Art. 28 Entrée en vigueur La présente ordonnance entre en vigueur le 1er février 2018.

8 décembre 2017 Au nom du Conseil fédéral suisse: La présidente de la Confédération, Doris Leuthard Le chancelier de la Confédération, Walter Thurnherr

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Annexe (art. 25)

Abrogation et modification d’autres actes

I L’ordonnance du 23 septembre 2011 sur l’acte authentique électronique11 est abro- gée.

II Les ordonnances mentionnées ci-après sont modifiées comme suit:

1. Ordonnance du 27 octobre 1999 sur les émoluments en matière d’état

civil12

Art. 7, al. 1, let. g 1 Sont réputés débours les frais supplémentaires qui résultent d’une prestation don- née, notamment: g. les émoluments perçus pour la délivrance de la confirmation d’admission au sens de l’art. 21, al. 1, de l’ordonnance du 8 décembre 2017 sur l’établissement d’actes authentiques électroniques et les légalisations élec- troniques13.

Les annexes 1 et 4 sont modifiées conformément au texte ci-joint.

2. Ordonnance du 28 avril 2004 sur l’état civil14

Art. 6 Formules de l’état civil L’OFEC arrête les formules à utiliser dans le domaine de l’état civil pour la déli- vrance de documents sur papier ou sous forme électronique, tirés des registres de l’état civil.

11 RO 2011 4779, 2012 5433 12 RS 172.042.110 13 RS 211.435.1 14 RS 211.112.2

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Art. 47 Forme de la divulgation 1 Les faits d’état civil et les données de l’état civil sont divulgués au moyen de la formule prévue à cet effet (art. 6), sous la forme d’un acte authentique. 2 En l’absence de formule ou lorsque son utilisation n’est pas adéquate, les données sont divulguées: a. par une confirmation ou une attestation écrite, sous la forme d’un acte au- thentique; b. par une copie légalisée de l’inscription tirée des registres de l’état civil tenus sur papier, sous la forme d’un acte authentique; c. par une copie légalisée des pièces justificatives, sous la forme d’un acte au- thentique; d. sur demande de la CdC, conformément aux dispositions applicables; e. oralement aux offices de l’état civil et aux autorités de surveillance lorsque l’interlocuteur peut être identifié avec certitude. f. par une copie non légalisée pour les registres de l’état civil considérés comme des archives au sens de l’art. 6a, al. 3. 3 L’art. 43a, al. 4, CC régit l’accès en ligne aux données du registre de l’état civil par des autorités externes à l’état civil.

Art. 47a Actes authentiques sur papier et légalisation de documents sur papier 1 Les actes authentiques et les légalisations sur papier doivent être datés, certifiés conformes par la signature de l’officier de l’état civil et munis du sceau de l’office. 2 L’OFEC émet des directives sur la qualité du papier et les modes d’écriture des documents de l’état civil. Les faits d’état civil et les données de l’état civil sont divulgués sur le papier sécurisé défini par l’OFEC.

3 Pour la légalisation, au sens de l’art. 18a, al. 2, des documents source,

l’ordonnance du 8 décembre 2017 sur l’établissement d’actes authentiques électro- niques et la légalisation électronique (OAAE)15 est applicable, notamment l’art. 17.

Art. 47b Actes authentiques électroniques et légalisations électroniques 1 La personne nommée ou élue officier de l’état civil est autorisée à délivrer des documents d'état civil sous forme électronique, y compris des actes authentiques et des documents légalisés. 2 Les autorités cantonales de surveillance et l’OFEC peuvent autoriser leurs collabo- rateurs à procéder électroniquement à la légalisation selon l’art. 18a, al. 2.

3 L’OFEC peut autoriser ses collaborateurs à délivrer électroniquement des docu-

ments d'état civil au sens de l’art. 92b, al. 1bis, y compris des actes authentiques et des documents légalisés.

15 RS 211.435.1

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4 L’OAAE16 est applicable.

Art. 81, al. 2 2 Les renseignements sont fournis conformément à l’art. 47. Les frais sont facturés conformément à l’ordonnance du 27 octobre 1999 sur les émoluments en matière d’état civil17.

Art. 92b, al. 1 et 1bis 1 Les données tirées des registres de l’état civil tenus sur papier et des pièces justifi- catives sont divulguées sous la forme prévue aux art. 47 à 47b. 1bis Les données tirées des registres selon l’art. 92a, al. 1bis, sont divulguées par l’OFEC sous la forme prévue aux art. 47 à 47b.

Art. 99c Dispositions transitoires relatives à la modification du 8 décembre 2017 Les inscriptions dans le registre suisse des officiers publics (RegOP) au sens de l’art. 6, al. 2, OAAE18, doivent être effectuées dans les trois ans à compter de l’entrée en vigueur de cette disposition.

3. Ordonnance du 23 septembre 2011 sur le registre foncier19

Art. 3, al. 1, let. b, ch. 2 1 Dans la mesure où la présente ordonnance ne prévoit rien d’autre, l’une ou l’autre des formes sur support papier et sur support électronique sont équivalentes, soit pour: b. l’acte authentique:

2. le document électronique établi conformément à l’ordonnance du 8 dé-

cembre 2017 sur l’établissement d’actes authentiques électroniques et la légalisation électronique (OAAE)20;

Art. 32 Etablissement d’extraits officiels 1 Les extraits sur papier du registre foncier informatisé sont établis par impression des données figurant dans le système et délivrés par la personne compétente de l’office du registre foncier, munis de la date ainsi que de sa signature.

16 RS 211.435.1 17 RS 172.042.110 18 RS 211.435.1 19 RS 211.432.1 20 RS 211.435.1

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2 Les extraits sur papier du registre foncier tenu sur papier sont établis sous la forme de copies ou de transcriptions et délivrés par la personne compétente de l’office du registre foncier, munis de la date ainsi que de sa signature. Lorsque rien ne s’y oppose, les extraits délivrés sous forme de copie du feuillet du grand livre peuvent contenir des données radiées. 3 Les extraits officiels électroniques du registre foncier informatisé sont établis conformément à l’OAAE21. 4 Les cantons peuvent proposer des extraits officiels électroniques du registre foncier tenu sur papier. Dans un tel cas, leur établissement obéit à l’OAAE.

Art. 44, al. 1bis 1bis Lorsque le document à notifier consiste en un acte authentique électronique ou une légalisation électronique conformément à l’OAAE22, les dispositions correspon- dantes sont applicables.

Art. 86, al. 3

3 La légalisation électronique d’une signature électronique obéit à l’OAAE23, en

particulier à son art. 16.

4. Ordonnance du 17 octobre 2007 sur le registre du commerce24

Art. 11, al. 7 7 L’établissement des extraits, des copies de réquisitions et de pièces justificatives et des attestations sous forme électronique, ainsi que l’établissement des copies papier légalisées de documents électroniques, sont régis par l’ordonnance du 8 décembre 2017 sur l’établissement d’actes authentiques électroniques et la légalisation électro- nique (OAAE)25.

Art. 12a 1 L’office du registre du commerce peut établir des copies papier ou électroniques légalisées conformément à l’OAAE26 à partir de réquisitions, de pièces justifica- tives, d’autres documents ou de signatures qui sont sur support papier ou sous forme électronique. 2 L’office du registre du commerce appose sur les copies papier légalisées la men- tion:

21 RS 211.435.1 22 RS 211.435.1 23 RS 211.435.1 24 RS 221.411 25 RS 211.435.1 26 RS 211.435.1

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a. qu’il s’agit d’une copie conforme au document original, et b. que le document original était sur support papier. 3 Les légalisations électroniques et l’établissement de copies papier légalisées de documents électroniques sont régis par l’OAAE.

Art. 12d Abrogé

Art. 20 Contenu, forme et langue 1 Les pièces justificatives doivent être produites dans leur forme originale, sous forme de copie papier légalisée ou sous forme électronique. 2 Les pièces justificatives doivent être signées conformément aux exigences légales. Les pièces justificatives sous forme électronique doivent être munies d’une signature électronique qualifiée avec horodatage électronique qualifié au sens de l’art. 2, let. e et j, SCSE27. 3 Les actes authentiques électroniques, les légalisations électroniques et les copies papier légalisées de documents électroniques doivent répondre aux exigences de l’OAAE28. 4 Lorsque des pièces justificatives sont produites dans une langue qui n’est pas une langue officielle du canton, l’office du registre du commerce peut exiger une traduc- tion si celle-ci est nécessaire pour l’examen ou pour la consultation par les tiers; il peut, en cas de besoin, désigner un traducteur. La traduction est également considé- rée comme une pièce justificative.

Art. 166, al. 6 6 Les réquisitions, les pièces justificatives ou les autres documents sur papier peu- vent être numérisés électroniquement et être légalisés selon l’OAAE29, en particulier son art. 13. Les documents papier reliés peuvent être défaits pour qu’ils puissent être numérisés électroniquement. Sous réserve de dispositions contraires du droit canto- nal, les originaux sur papier peuvent être détruits.

27 RS 943.03 28 RS 211.435.1 29 RS 211.435.1

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Complément à l’annexe ch. II 1 (Annexe 1 de l’ordonnance sur les émoluments en matière d’état civil) Annexe 1 (art. 4, let. a)

Prestations des offices de l’état civil

Ch. I, 1, 2 et 3.3

1. Etablissement de documents sur la base du registre de l’état civil

au sens des art. 47 à 47b OEC

2. Etablissement de documents tirés des registres de l’état civil

tenus sur papier au sens des art. 47 à 47b OEC

3.3 Etablissement d’une copie ou d’une photocopie d’une pièce

justificative archivée: – par page 2 – légalisation (art. 18a, al. 2, en relation avec l’art. 47, al. 2, let. c, OEC) 30

Ch. IV, 21

21. Etablissement d’une copie ou d’une photocopie d’un document

sur demande: – par page 2 – légalisation (art. 18a, al. 2, en relation avec l’art. 47, al. 2, let. c, OEC) 30

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Établissement d’actes authentiques électroniques et RO 2018

Complément à l’annexe ch. II 1 (Annexe 4 de l’ordonnance sur les émoluments en matière d’état civil) Annexe 4 (art. 4, let. d)

Prestations de l’Office fédéral de l’état civil

Ch. II, 5

5. Etablissement d’une copie ou d’une photocopie d’un document

sur demande: – par page 2 – légalisation (art. 18a, al. 2, en relation avec l’art. 47, al. 2, let. c, OEC) 30

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