Verordnung
über das Informationssystem EDAssist+

Diese Verordnung regelt den Betrieb und die Benützung des Informationssystems EDAssist+ (EDAssist+).

EDAssist+ dient dem Eidgenössischen Departement für auswärtige Angelegenheiten (EDA) zur:

1. Online-Registrierung von im oder von ins Ausland reisenden Personen;

2. Bearbeitung von Suchmeldungen vermisster Personen;

3. Einleitung von Massnahmen durch das EDA im Krisen- oder Katastrophenfall;

4. Erfassung und Bearbeitung von Anliegen aus der Bevölkerung;

5. Bearbeitung konsularischer Schutzfälle nach den Artikeln 16, 17 und 22 des Reglements des schweizerischen diplomatischen und konsularischen Dienstes vom 24. November 1967³.

EDAssist+ wird von der Konsularischen Direktion (KD) des EDA betrieben.

EDAssist+ besteht aus den folgenden Bereichen:

1. Online-Registrierung;

2. Such- und Rückmeldungen;

3. Krisen und Katastrophen;

4. Helpline;

5. Konsularschutz.

Wer im Ausland oder ins Ausland reist, kann seine Daten im Bereich «Online-Registrierung» erfassen.

Welche Daten erfasst werden, ist in Anhang 1 aufgeführt.

Die Erfassung ist Personen nach Artikel 4 Absatz 1 und Absatz 2 Buchstaben a und b des Gesetzes vorbehalten.

Im Bereich «Such- und Rückmeldungen» werden Daten bearbeitet von Personen nach Artikel 4 Absätze 1 und 2 Buchstaben a und b des Gesetzes, die vermisst werden.

Es werden überdies Daten von Personen bearbeitet, die eine Suchmeldung aufgegeben haben.

Welche Daten bearbeitet werden, ist in den Anhängen 2 und 3 aufgeführt.

Die Daten werden von der KD und von den schweizerischen diplomatischen und konsularischen Vertretungen im Ausland (Vertretungen) erfasst. Daten nach Anhang 2 Ziffern 1–10 und Anhang 3 Ziffern 1–6, die Personen betreffen, die im Informationssystem E-VERA (E-VERA) eingetragen sind, werden in einem automatisierten Verfahren aus E-VERA übernommen.⁴

Im Bereich «Krisen und Katastrophen» werden Daten bearbeitet von Personen nach Artikel 4 Absätze 1 und 2 Buchstaben a und b des Gesetzes, die von einer Krise oder Katastrophe betroffen sind.

Welche Daten bearbeitet werden, ist in Anhang 4 aufgeführt.

Die Daten werden von der KD und von den Vertretungen erfasst. Daten nach Anhang 4 Ziffern 1–10, welche Personen betreffen, die in E-VERA⁵ eingetragen sind, werden in einem automatisierten Verfahren aus E-VERA übernommen.

Im Bereich «Helpline» werden Daten von Personen bearbeitet, die elektronisch, schriftlich oder telefonisch mit einem Anliegen an die KD oder an die Vertretungen gelangen.

Welche Daten bearbeitet werden, ist in Anhang 5 aufgeführt.

Die Daten werden von der KD und von den Vertretungen erfasst.

Im Bereich «Konsularschutz» werden Daten bearbeitet von Personen nach Artikel 4 Absätze 1 und 2 Buchstabe a und b des Gesetzes, die im Rahmen des konsularischen Schutzes betreut werden.

Welche Daten bearbeitet werden, ist in Anhang 6 aufgeführt.

Die Daten werden von der KD und von den Vertretungen erfasst. Daten nach Anhang 6 Ziffern 1–10, welche Personen betreffen, die in E-VERA eingetragen sind, werden in einem automatisierten Verfahren aus E-VERA übernommen.

Die KD und die Vertretungen haben das Recht, alle Daten in EDAssist+ zu bearbeiten.

Personen nach Artikel 5 haben das Recht, ihre Daten im Abrufverfahren zu bearbeiten.

Das Krisenmanagementzentrum des EDA hat zur Erfüllung seiner Aufgaben ein Leserecht für alle Daten in EDAssist+.⁶

Die Daten nach Anhang 1 werden spätestens 30 Tage nach Ablauf der angegebenen Reisedauer vernichtet.

Die Daten nach den Anhängen 2–6 mit dem Status «deaktiviert» oder «archiviert» werden spätestens 5 Jahre nach dem letzten Zugriff vernichtet.

Vorbehalten bleiben die Bestimmungen der Archivierungsgesetzgebung des Bundes.

Die Systemadministratorinnen und -administratoren verwalten die Computersysteme, Datenbanken und Applikationen. Sie planen, installieren, konfigurieren und betreuen die technische Infrastruktur von EDAssist+.

Die oder der Anwendungsverantwortliche bildet die Schnittstelle zwischen den Systemadministratorinnen und ‑administratoren und den Benutzerinnen und Benutzern. Sie oder er stellt die Benutzerzufriedenheit sicher und führt Bedürfnisabklärungen für die Weiterentwicklung von EDAssist+ durch. Sie oder er gehört der KD an.

Die oder der Anwendungsverantwortliche erteilt den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der KD und der Vertretungen die individuelle Zugriffsberechtigung.

Sie oder er überprüft jährlich, ob die Voraussetzungen für die Zugriffsberechtigung weiterhin erfüllt sind.

Jede Person kann bei der KD schriftlich und unter Ausweisung ihrer Identität Auskunft über ihre Daten sowie die Berichtigung unrichtiger Daten verlangen.

Die Auskunft erfolgt schriftlich und kostenlos.

Die Auskunft kann nach Artikel 9 des Bundesgesetzes vom 19. Juni 1992⁷ über den Datenschutz verweigert, eingeschränkt oder aufgeschoben werden.

Die KD sorgt dafür, dass die Daten vorschriftsgemäss bearbeitet werden.

Sie stellt sicher, dass die Daten in EDAssist+ richtig, vollständig und nachgeführt sind; ausgenommen sind die Daten im Bereich «Online-Registrierung».

Die Daten- und Informatiksicherheit richtet sich nach der Verordnung vom 14. Juni 1993⁸ zum Bundesgesetz über den Datenschutz und nach Artikel 10 der Bundesinformatikverordnung vom 9. Dezember 2011⁹.

Die KD erlässt ein Bearbeitungsreglement. Dieses regelt die organisatorischen und technischen Massnahmen zur Gewährleistung der Datensicherheit sowie die Kontrolle der Datenbearbeitung.

Sie trifft organisatorische und technische Massnahmen gegen das unbefugte Bearbeiten sowie das Entwenden von Daten.

Die Zugriffe und die Änderungen in EDAssist+ werden laufend protokolliert. Die Protokolle werden ein Jahr aufbewahrt.

Die KD übt die Aufsicht über die Bearbeitung der Daten in EDAssist+ im Sinne dieser Verordnung aus.

Das EDA übt die Aufsicht über die Einhaltung des Datenschutzes und der Datensicherheit aus.

…¹⁰

Diese Verordnung tritt am 1. Februar 2012 in Kraft.