Quelle

Erlassen mit: Verordnung über das Informationssystem Plato (AS 2020 4077)

Fassung gemäss: Verordnung über den Datenschutz (AS 2022 568)

235.26

Verordnung
über das Informationssystem Plato
(Plato-Verordnung)

Präambel

Der Schweizerische Bundesrat,

gestützt auf Artikel 29 des Bundesgesetzes vom 18. Dezember 20201 über die Bearbeitung von Personendaten durch das Eidgenössischen Departement für auswärtige Angelegenheiten
und auf Artikel 57hter des Regierungs- und Verwaltungsorganisationsgesetzes vom 21. März 19972 (RVOG),3

verordnet:

1. Abschnitt Allgemeine Bestimmungen

Art. 1 Gegenstand

Diese Verordnung regelt den Betrieb und die Benützung des Informationssystems Plato (Plato) des Eidgenössischen Departements für auswärtige Angelegenheiten (EDA).

Art. 2 Zweck des Informationssystems

Das Plato dient dem EDA zur Erfüllung seiner Aufgaben, die durch die Abteilung Menschliche Sicherheit (AMS) in der Politischen Direktion und durch den Direktionsbereich Humanitäre Hilfe und Schweizerisches Korps für humanitäre Hilfe (Direktionsbereich HH/SKH) in der Direktion für Entwicklung und Zusammenarbeit (DEZA) in Anwendung des Bundesgesetzes vom 19. Dezember 20034 über Massnahmen zur zivilen Friedensförderung und Stärkung der Menschenrechte und der Verordnung vom 11. Mai 19885 über das Schweizerische Korps für humanitäre Hilfe wahrgenommen werden. Es dient insbesondere:

  1. der Verwaltung und Administration der Angehörigen des Schweizerischen Expertenpools für zivile Friedensförderung der AMS und des SKH;

  2. der Rekrutierung von Expertinnen und Experten für die Expertenpools;

  3. der Planung und Abwicklung von Einsätzen;

  4. der Erstellung von Arbeitsverträgen;

  5. der Administration der Schulungen und Weiterbildungen der Expertinnen und Experten;

  6. der logistischen Bereitstellung von Einsatzmaterial;

  7. der Erstellung von Statistiken.

Art. 3 Verantwortlichkeiten

Die AMS und der Direktionsbereich HH/SKH tragen die Verantwortung für das Plato.

Art. 4 Struktur

Das Plato besteht aus einer Anwendungsoberfläche sowie den folgenden, voneinander getrennten Datenbanken:

  1. Datenbank für die Angehörigen des Schweizerischen Expertenpools für zivile Friedensförderung;

  2. Datenbank für die Angehörigen des SKH.

2. Abschnitt Datenbearbeitung

Art. 5 Bearbeitete Daten

Das Plato enthält Daten von Personen nach Artikel 2 des Bundesgesetzes vom 24. März 2000 über die Bearbeitung von Personendaten im Eidgenössischen Departement für auswärtige Angelegenheiten.

Welche Daten bearbeitet werden, ist im Anhang aufgeführt.

Art. 6 Herkunft der Daten und Bearbeitungsrechte

Die Daten werden von der AMS, vom Personal EDA und vom Direktionsbereich HH/SKH erfasst. Diese Stellen verfügen für die von ihnen verwalteten Daten über vollständige Bearbeitungsrechte.

Die Fachgruppe Rettung SKH im Eidgenössischen Departement für Verteidigung, Bevölkerungsschutz und Sport (VBS) verfügt über das Leserecht für Daten über Expertinnen und Experten des SKH, die der Fachgruppe Rettung des SKH angehören.

Die Einheit für Informatik des EDA verfügt über diejenigen Zugriffsrechte, die zur Erfüllung ihrer Aufgaben notwendig sind.

Alle Bearbeitungsrechte werden im Abrufverfahren ausgeübt.

Art. 7 Bekanntgabe von Daten

Dem Krisenmanagementzentrum des EDA und der Konsularischen Direktion können zur Erfüllung ihrer Aufgaben im Rahmen der Bewältigung von Krisen und Sicherheitsvorfällen sowie der Krisenvorsorge Daten über im Einsatz stehende Expertinnen und Experten übermittelt werden.

Art. 8 Vernichtung von Datensätzen

Datensätze von Personen werden spätestens zehn Jahre nach Erreichen des siebzigsten Altersjahrs vernichtet.

Daten über abgewiesene Bewerberinnen und Bewerber werden spätestens drei Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens vernichtet.

Vorbehalten bleiben die Bestimmungen der Archivierungsgesetzgebung des Bundes.

Art. 9 Ablage von Dokumenten

Im Plato können alle Dokumente zu im System erfassten Personen gespeichert werden.

3. Abschnitt Betrieb und Zugriffsberechtigungen

Art. 10 Technischer Betrieb und Systemverwaltung

Die Einheit für Informatik des EDA ist für den technischen Betrieb des Plato verantwortlich.

Die Systemadministratorin oder der Systemadministrator gehört der Einheit für Informatik des EDA an. Sie oder er verwaltet das Computersystem, die Datenbanken und die Anwendungen.

Je eine Anwendungsverantwortliche oder ein Anwendungsverantwortlicher gehört der AMS und dem Direktionsbereich HH/SKH an. Sie bilden die Schnittstelle zwischen der Systemadministratorin oder dem Systemadministrator und den Benutzerinnen und Benutzern.

Art. 11 Erteilung der Zugriffsberechtigung

Die Anwendungsverantwortlichen erteilen den Benutzerinnen und Benutzern des Plato die individuellen Zugriffsrechte.

Sie überprüfen jährlich, ob die Voraussetzungen für die Zugriffsberechtigungen weiterhin bestehen.

4. Abschnitt Datensicherheit

Art. 12 Sorgfaltspflichten

Die AMS und der Direktionsbereich HH/SKH sorgen dafür, dass die Daten im Plato vorschriftsgemäss bearbeitet werden.

Sie stellen sicher, dass die Daten richtig, vollständig und nachgeführt sind.

Art. 13 Bearbeitungsreglement

Die AMS und der Direktionsbereich HH/SKH erlassen ein Bearbeitungsreglement. Dieses enthält die organisatorischen und technischen Massnahmen zur Gewährleistung der Datensicherheit sowie zur Kontrolle der Datenbearbeitung.

Art. 14 Protokollierung

Die Zugriffe auf das Plato und die Bearbeitungen werden laufend protokolliert.

Die Protokolle werden während einem Jahr getrennt vom System, in welchem die Personendaten bearbeitet werden, aufbewahrt.6

5. Abschnitt Inkrafttreten

Art. 15

Diese Verordnung tritt am 1. November 2020 in Kraft.

(Art. 5 Abs. 2)

Im Plato erfasste Personendaten

I. Angaben zur Person

  1. Nachnamen

  2. Vornamen

  3. Geburtsdatum/Alter

  4. Zivilstand

  5. Geschlecht

  6. Geburtsort

  7. Heimatort

  8. Nationalitäten mit ISO-Code

  9. Adressen (Strasse, PLZ, Ort)

  10. Land (Name, Postcode, ISO-Code, Telefoncode)

  11. Adresstyp

  12. Telefonnummern

  13. E-Mail-Adresse

  14. Anrede

  15. Titel

  16. Kommunikation

  17. Kommunikationstyp

  18. Korrespondenzsprache

  19. Sprachkenntnisse

  20. Sprachdiplome und -zertifikate

  21. AHV-Nummer nach Artikel 50c des Bundesgesetzes vom 20. Dezember 19467 über die Alters- und Hinterlassenenversicherung

  22. Personalnummer

  23. Angaben zu Schriften (Datum und Ort des Depots)

  24. Beruf und Ausbildung

  25. Heutige Tätigkeit

  26. Humanitäre Erfahrung

  27. Militärischer Rang

  28. Polizeilicher Rang

  29. Status (aktiv/passiv) mit Datum und History

  30. Status beim VBS

  31. HH/SKH-Kategorie

  32. HH/SKH-Einsätze (exkl. Mandat / Zentrale DEZA)

  33. Anzahl HH/SKH-Einsätze (exkl. Mandat / Zentrale DEZA)

  34. davon Einsätze im Soforteinsatzteam (SET) oder in der Rettungskette (RK)

  35. Mitglied SET und Funktion

  36. Priorität SET

  37. Mitglied RK und Funktion

  38. Priorität RK

  39. Zuständige Stelle

  40. Führungsstufe

  41. Firma

  42. Einsatztyperfahrung

  43. Einsatzverfügbarkeit und -einschränkungen

  44. Einsatzvorbehalt

  45. Begründung Einsatzvorbehalt

  46. Facharbeitsgruppe und Position

  47. Funktion Fachgruppe und Position

  48. Angaben zu Fremdeinsätzen (Firma, Organisation, Jobbeschrieb, Dauer)

  49. Weiterbildungsbedarf

  50. Angaben zu Kursen (Kursname, Kurstyp, Ort, Teilnahmetyp, Teilnahmestatus)

II. Angaben zum Pass

  1. Passtyp

  2. Land

  3. Passnummer

  4. Gültigkeitsdauer

  5. Ausstellungsort

  6. Ausstellungsdatum

  7. Übergabe

  8. Rückgabe

  9. Passablage

III. Angaben zur Rekrutierung

  1. Interviewdatum

  2. Vollbewerbung

  3. Rekrutierungstag

  4. Tauglichkeitsbestätigung

  5. Datum Strafregisterauszug

  6. Personensicherheitsprüfung (gültig bis)

  7. Aufnahmebestätigung

  8. Führerausweis (Kategorie, Datum, Bemerkungen)

IV. Angaben zur Firma

  1. Name

  2. Adressen (Strasse, Ort, Land)

  3. Adresstyp

  4. Kommunikation

  5. Kommunikationstyp

V. Angaben zur Bezugsperson

  1. Namen

  2. Vornamen

  3. Bezugsart

  4. Priorität

  5. Teilnahme an Familienmission

  6. Adressen (Strasse, PLZ, Ort)

  7. Land (Name, Postcode, ISO-Code, Telefoncode)

  8. Adresstyp

  9. Kommunikation

  10. Kommunikationstyp

VI. Angaben zu Einsatz und Vertrag

  1. Einsatz (Bezeichnung, Typ, Subtyp, Form, Dauer, Tage, Ort, HH/SKH, Organisation, Funktion, Fachgruppe, Land, Kontinent)

  2. Vertrag (Typ, Dauer, Nummer, rechtliche Grundlage)

  3. Planeinsatz (Typ, Status)

  4. Familienmission

  5. Einstufung

  6. Programmbeauftragter

  7. Beschäftigungsgrad

  8. Civilian Police (CIVPOL)

  9. Stufe Personensicherheitsprüfung

  10. Entsende- und Empfängerorganisation

  11. Supervisor

  12. Selektionsstatus

  13. Polizeilicher Grad

  14. Zuständigkeit Sicherheit

  15. Bewerbungsstatus

  16. Material/Gepäck

  17. Organisationseinheit/Abteilung/Sektion

  18. aktuell im HH/SKH-Einsatz

  19. Reiseangaben (Datum, Zeit)

  20. Reise inbegriffen

  21. unbezahlter Urlaub (von/bis, Anzahl Tage)

  22. Ferientage (Anzahl)

  23. Unterstellung

  24. Personalbereich

  25. Angaben zum Lohn (Lohnklasse, Betrag, Zahlungen, Finanzierung, Dienstreisekosten-Typ usw.)

  26. Anzahl Ferienflüge

  27. Zusatztage

  28. Entschädigungen und Zulagen