235.25
Verordnung
über das Datenbearbeitungssystem «e-vent»
der Kommunikation EDA
(Verordnung «e-vent»)1
Präambel
Der Schweizerische Bundesrat,
gestützt auf Artikel 57hter des Regierungs- und Verwaltungsorganisationsgesetzes vom 21. März 19972 (RVOG),3
verordnet:
1. Abschnitt Allgemeine Bestimmungen
Art. 14 Gegenstand
Diese Verordnung regelt den Betrieb und die Benützung des Datenbearbeitungssystems «e-vent» (System) der Kommunikation des Eidgenössischen Departements für auswärtige Angelegenheiten (Kommunikation EDA) im Generalsekretariat des EDA.
Art. 2 Zweck
Das System dient der Kommunikation EDA5 zur Wahrnehmung ihrer Aufgaben im Rahmen der Planung, Organisation und Durchführung von Konferenzen und Veranstaltungen.
Art. 3 Verantwortliche Behörde
Die Kommunikation EDA trägt die Verantwortung für das System.
Art. 4 Struktur
Das System besteht aus einer Datenbank und je einem Online-Portal für den Zugriff von innerhalb und von ausserhalb des EDA.
2. Abschnitt Daten und Datenbearbeitung
Art. 5 Personen und bearbeitete Daten
Das System enthält Daten von Teilnehmerinnen und Teilnehmern von Konferenzen und Veranstaltungen.
Welche Daten erfasst werden, ist im Anhang geregelt.
Art. 6 Herkunft der Daten und Bearbeitungsrechte
Die Daten werden von den Teilnehmerinnen und Teilnehmern oder von der Kommunikation EDA erfasst.
Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer verfügen für die eigenen Daten im System über vollständige Bearbeitungsrechte.
Die Kommunikation EDA verfügt für alle Daten im System über vollständige Bearbeitungsrechte.
Die Einheit für Informatik des EDA verfügt über diejenigen Zugriffsrechte, die zur Erfüllung ihrer Aufgaben notwendig sind.
Alle Bearbeitungsrechte werden im Abrufverfahren ausgeübt.
Die Daten gemäss Anhang dürfen an Dritte weitergegeben werden, soweit diese die Daten zu Organisations- und Reservationszwecken benötigen.
Art. 7 Dokumente
Im System können alle Dokumente zu Konferenzen, Veranstaltungen und den daran teilnehmenden Personen im Rahmen des Zwecks dieser Verordnung erfasst werden.
Art. 8 Aufbewahrung, Archivierung und Vernichtung von Daten
Datensätze von Personen werden spätestens zehn Jahre nach der letzten Bearbeitung vernichtet.
Vorbehalten bleiben die Bestimmungen der Archivierungsgesetzgebung.
3. Abschnitt Betrieb und Zugriffsberechtigungen
Art. 9 Technischer Betrieb und Systemverwaltung
Die Einheit für Informatik des EDA ist für den technischen Betrieb des Systems verantwortlich.
Die Systemadministratorin oder der Systemadministrator gehört der Einheit für Informatik des EDA an. Sie oder er verwaltet das Computersystem, die Datenbank und die Anwendungen.
Die oder der Anwendungsverantwortliche gehört der Kommunikation EDA an. Sie oder er bildet die Schnittstelle zwischen der Systemadministratorin oder dem Systemadministrator und den Benutzerinnen und Benutzern.
Art. 10 Erteilung der Zugriffsberechtigung
Die oder der Anwendungsverantwortliche erteilt den Benutzerinnen und Benutzern des Systems die individuellen Zugriffsrechte.
Die Kommunikation EDA überprüft jährlich, ob die Voraussetzungen für die Zugriffsberechtigungen weiterhin bestehen.
4. Abschnitt Datensicherheit
Art. 11 Sorgfaltspflichten
Die Kommunikation EDA sorgt dafür, dass die Daten im System vorschriftsgemäss bearbeitet werden.
Sie stellt sicher, dass die Personendaten richtig, vollständig und nachgeführt sind.
Art. 12 Bearbeitungsreglement
Die Kommunikation EDA erlässt ein Bearbeitungsreglement. Dieses enthält die organisatorischen und technischen Massnahmen zur Gewährleistung der Datensicherheit sowie zur Kontrolle der Datenbearbeitung.
Art. 13 Protokollierung
Die Zugriffe auf das System und die Bearbeitungen werden laufend protokolliert.
Die Protokolle werden während einem Jahr getrennt vom System, in welchem die Personendaten bearbeitet werden, aufbewahrt.6
5. Abschnitt Inkrafttreten
Art. 14
Diese Verordnung tritt am 1. Dezember 2018 in Kraft.
(Art. 5 Abs. 2)
Im System erfasste Personendaten
Namen
Namen gemäss Reisepass
Vornamen
Vornamen gemäss Reisepass
Titel (akademisch)
Titel (berufliche oder amtliche Funktion)
Anrede
Firma
Geschlecht
Geburtsdatum
Geburtsort
Staatsangehörigkeiten
Repräsentant/in welcher Delegation / welchen Landes / welcher Organisation
E-Mail-Adressen
Telefonnummer (Festnetz)
Telefonnummer (Mobil)
Faxnummer
Adresse (Strasse, Postleitzahl, Ort)
Land
Homepage
Korrespondenzart (Brief / E-Mail)
Rechnungsadresse
Besondere Ansprüche an Essen und Trinken
Militärischer Rang
Ziviler Rang
Position
Arbeitgeber
Ankunft am Veranstaltungsort / im Hotel
Abreise am Veranstaltungsort / im Hotel
Korrespondenzsprache
Fluginformationen (Datum und Uhrzeit der An- und Abreise, Flugnummer, Transferzeiten)
Reisepassinformationen (Nummer, Ausstellungs- und Gültigkeitsdatum, Ausstellungsort)
Benötigtes Visum
Kreditkartenangaben (Nummer, Ablaufdatum)
Angaben zu Hotel / Aufenthaltsort (Adresse, Zimmer etc.)
Name der mitreisenden Partnerin / des mitreisenden Partners
Angaben zur Teilnahme (Workshops, Dinners, Frühstück, Mittagessen, Abendessen, Ausflüge)
Themen für Workshops
Foto
Sponsorship: ja / nein
Begründung für das Sponsorship
Spezielle Bedürfnisse aufgrund von körperlichen Beeinträchtigungen
Teilnahme an früheren Konferenzen