APPROVATO
Linee guida per il processo internazionale Settore Orizzontale
H_BUC_04 – Rimborso di spese per controlli amministrativi o informazioni mediche
Data: 27/10/2017 Versione del documento: v1.0 Basato su: H_BUC_04 versione 1.0.1 Common Data Model, versione 4.0.16
INDICE
H_BUC_04 – Rimborso di spese per controlli amministrativi o informazioni mediche .......................... 4
Come avviare questo BUC? ..................................................................................................................... 5
CO.1 Con chi devo scambiare informazioni? ........................................................................... 5
CO.2 Come posso individuare l’istituzione giusta con cui scambiare informazioni? ............... 5
CO.3 Come posso inviare un SED H020 (Richiesta di - rimborso - controlli amministrativi/esame medico)? .............................................................................................. 5
CO.4 Come devo procedere dopo aver inviato il SED H020 (Richiesta di - rimborso - controlli amministrativi/esame medico)? .............................................................................................. 6
CO.5 Cosa devo fare dopo aver ricevuto dalla controparte un SED H021 (Risposta a richiesta di rimborso - controlli amministrativi/esame medico)? .......................................................... 6
CO.6 Cosa devo fare se la richiesta è stata approvata? ........................................................... 6
CO.7 Cosa devo fare se la richiesta è stata parzialmente respinta? ........................................ 6
CO.8 Cosa devo fare se la richiesta è stata integralmente respinta? ...................................... 7
CP.1 Cosa devo fare se ricevo un SED H020 (Richiesta di - rimborso - controlli amministrativi/esame medico)? .............................................................................................. 7
CP.2 Cosa devo fare se approvo/respingo parzialmente/respingo la richiesta? ..................... 7
CP.3 Cosa devo fare dopo aver inviato un SED H021 (Risposta a richiesta di rimborso - controlli amministrativi/esame medico)?................................................................................ 7
Diagramma BPMN per il processo H_BUC_04 ........................................................................................ 8
Documenti elettronici strutturati (SED) utilizzati nel presente processo ............................................... 8
Sotto-processi orizzontali ........................................................................................................................ 8
Sotto-processi amministrativi ................................................................................................................. 8
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Cronologia del documento
Revisione Data Autori Breve descrizione V0.1 11/07/2017 Segreteria Prima bozza del documento sottoposta per revisione al gruppo ad hoc orizzontale V0.2 04/09/2017 Segreteria Implementazione delle modifiche e degli aggiornamenti in base ai commenti del gruppo ad hoc
Versione sottoposta per revisione al CA V0.99 04/10/2017 Segreteria Implementazione delle modifiche e degli aggiornamenti in base alla revisione del CA Versione sottoposta per approvazione al CA V1.0 27/10/2017 Segreteria Versione approvata dal CA
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H_BUC_04 – Rimborso di spese per controlli amministrativi o informazioni mediche
Descrizione: il processo (Business use case, BUC) H_BUC_04 è usato per chiedere il rimborso di spese per controlli amministrativi o informazioni mediche, in applicazione dell’articolo 87 paragrafo 6 del regolamento (CE) n. 987/2009. Esso può essere usato solo dopo che controlli amministrativi o informazioni mediche, ivi compresi esami medici, sono stati richiesti dall’istituzione competente di uno Stato membro e forniti dall’istituzione del luogo di residenza o di dimora in un altro Stato membro e se il rimborso delle spese è giustificato (vale a dire se i risultati non sono impiegati da entrambe le istituzioni). Il suo scopo è di consentire lo scambio di informazioni tra l’istituzione debitrice e quella creditrice, prima che venga trasferito l’importo effettivo delle spese per le informazioni mediche fornite oppure per gli esami medici o i controlli ammnistrativi effettuati conformemente all’articolo 87 paragrafi 1–5 del regolamento (CE) n. 987/2009.
Base legale: la base legale del processo H_BUC_04 è l’articolo 87 paragrafo 6 del regolamento (CE) n. 987/2009, che sancisce la deroga al principio della collaborazione amministrativa reciproca gratuita di cui all’articolo 76 paragrafo 2 del regolamento (CE) n. 883/2004. La tabella seguente indica i SED utilizzati nel presente BUC e gli articoli che costituiscono la base legale per ciascun SED. Regolamento (CE) n. 987/2009 SED Art. 87 par. 6 H020 – Richiesta di - rimborso - controlli amministrativi/esame medico H021 – Risposta a richiesta di rimborso - controlli amministrativi/esame medico
SED di richiesta e di risposta SED DI RICHIESTA SED DI RISPOSTA H020 – Richiesta di - rimborso - controlli H021 – Risposta a richiesta di rimborso - amministrativi/esame medico controlli amministrativi/esame medico
Glossario dei termini principali impiegati nel processo H_BUC_04 Termine Descrizione impiegato
Case owner Nel presente BUC, il case owner è l’istituzione dello Stato membro di residenza o di (CO) dimora che, in qualità di creditrice, chiede il rimborso delle spese per controlli amministrativi o esami medici oppure informazioni mediche chiesti in precedenza a questo Stato membro dall’istituzione competente di un altro Stato membro. Controparte Nel presente BUC, la controparte è l’istituzione competente dello Stato membro (CP) che risponde, in qualità di debitrice, alla richiesta di rimborso delle spese per controlli amministrativi o informazioni/esami medici.
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Come avviare questo BUC?
Per aiutarvi a capire il processo H_BUC_04 abbiamo elaborato una serie di domande che vi guideranno attraverso lo scenario principale del processo e i possibili sotto-scenari o opzioni disponibili tappa per tappa. Ponetevi ciascuna delle domande e cliccate su uno dei collegamenti ipertestuali per la risposta. Potrete notare che in alcune tappe in cui è possibile usare sotto-processi amministrativi supplementari, questi sono elencati sotto la descrizione della tappa in questione. Qual è il mio ruolo nello scambio di informazioni relative alla sicurezza sociale? Se siete l’istituzione creditrice di uno Stato membro di residenza o di dimora e volete chiedere il rimborso delle spese per controlli amministrativi o informazioni/esami medici che avete effettuato su richiesta dell’istituzione competente di un altro Stato membro, il vostro ruolo è quello del case owner. Sono il case owner. (Tappa CO.1)
Se siete l’istituzione debitrice di uno Stato membro che ha chiesto all’istituzione del luogo di residenza o di dimora di un altro Stato membro di effettuare controlli amministrativi o esami medici o fornire informazioni mediche e dopo l’invio dei risultati avete ricevuto dalla medesima istituzione un SED H020 (Richiesta di - rimborso - controlli amministrativi/esame medico), il vostro ruolo è quello della controparte. Sono la controparte. (Tappa CP.1).
CO.1 Con chi devo scambiare informazioni? In qualità di case owner, la prima tappa di ogni nuova richiesta di informazioni consiste nell’individuare lo Stato membro responsabile con cui scambiare informazioni. La seconda tappa consiste nell’individuare la pertinente istituzione in questo Stato membro, responsabile per il rimborso che volete richiedere. Nel presente BUC, l’istituzione può essere scelta tra quelle di tutti i settori della sicurezza sociale. In questo modo definirete la controparte con cui lavorerete. In questo processo vi è un’unica controparte. È importante che verifichiate se la richiesta vada inviata alla medesima istituzione cui avete inviato i risultati dei controlli amministrativi o informazioni/esami medici richiesti (a seconda dell’organizzazione nazionale possono essere istituzioni diverse). Ho bisogno di individuare la controparte. (Tappa CO.2) Ho individuato la controparte da contattare. (Tappa CO.3)
CO.2 Come posso individuare l’istituzione giusta con cui scambiare informazioni? Per individuare l’istituzione competente di un altro Stato membro va consultato l’apposito registro delle istituzioni. Questo elenco indica, per ogni Stato membro, tutte le istituzioni e gli organismi di collegamento che sono o sono stati responsabili per il coordinamento internazionale delle informazioni relative alla sicurezza sociale. In questo BUC, spesso la controparte sarà l’istituzione che ha chiesto i controlli amministrativi o gli esami medici, sebbene l’organizzazione nazionale delle responsabilità possa talvolta derogare a questo principio generale. Vogliate tenere presente che l’organismo di collegamento (se attribuito al BUC in questione) va scelto solo se non si può individuare l’istituzione competente dello Stato membro in questione o se il caso è di competenza dell’organismo di collegamento. Per accedere al registro delle istituzioni, cliccate su questo link. Ho individuato l’istituzione competente dello Stato membro da contattare. (Tappa CO.3)
CO.3 Come posso inviare un SED H020 (Richiesta di - rimborso - controlli amministrativi/esame medico)?
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Compilate il SED H020 (Richiesta di - rimborso - controlli amministrativi/esame medico) inserendo tutte le informazioni richieste. Se necessario, potete inviare eventuali allegati. Inviate quindi il SED H020 alla controparte. In questo processo vi è un’unica controparte. Ho inviato il SED H020 alla controparte. (Tappa CO.4)
CO.4 Come devo procedere dopo aver inviato il SED H020 (Richiesta di - rimborso - controlli amministrativi/esame medico)? Dopo aver inviato il SED H020 (Richiesta di - rimborso - controlli amministrativi/esame medico) alla controparte, dovete aspettare di ricevere da essa il SED H021 (Risposta a richiesta di rimborso - controlli amministrativi/esame medico). Ho ricevuto il SED H021 dalla controparte. (Tappa CO.5) Tappe di sotto-processi a disposizione del case owner in questa fase: Voglio scambiare informazioni necessarie o supplementari non previste nei SED specifici al caso (H_BUC_01). Voglio invalidare il SED H020 che ho inviato (AD_BUC_06). Voglio sollecitare una controparte in merito a un SED H021 o a informazioni che deve mandarmi (AD_BUC_07). Voglio chiedere chiarimenti sul contenuto di un SED che ho ricevuto (AD_BUC_08).
CO.5 Cosa devo fare dopo aver ricevuto dalla controparte un SED H021 (Risposta a richiesta di rimborso - controlli amministrativi/esame medico)? Dopo aver ricevuto dalla controparte il SED H021 (Risposta a richiesta di rimborso - controlli amministrativi/esame medico), dovete valutare in che misura la richiesta è stata approvata. La richiesta è stata approvata. (Tappa CO.6). La richiesta è stata parzialmente respinta. (Tappa CO.7). La richiesta è stata respinta. (Tappa CO.8). Tappe di sotto-processi a disposizione del case owner in questa fase: Voglio scambiare informazioni necessarie o supplementari non previste nei SED specifici al caso (H_BUC_01). Voglio chiedere chiarimenti sul contenuto di un SED che ho ricevuto (AD_BUC_08). Voglio sollecitare una controparte in merito a un SED H021 o a informazioni che deve inviarmi (AD_BUC_07).
CO.6 Cosa devo fare se la richiesta è stata approvata? La controparte ha approvato la vostra richiesta nel SED H021. Se le informazioni ricevute soddisfano le vostre esigenze e non vengono scambiate ulteriori informazioni, il processo si conclude. È possibile che si attendano da voi risposte a domande supplementari poste dalla controparte. Tappe di sotto-processi a disposizione del case owner in questa fase: Voglio scambiare informazioni necessarie o supplementari non previste nei SED specifici al caso (H_BUC_01). Voglio chiedere chiarimenti sul contenuto di un SED che ho ricevuto (AD_BUC_08).
CO.7 Cosa devo fare se la richiesta è stata parzialmente respinta? La controparte ha parzialmente respinto la vostra richiesta. Dovete verificare il contenuto e prendere atto della parte della richiesta che è stata respinta. Se ritenete che la risposta della controparte non riconosca una parte delle vostre richieste giustificate, avete la possibilità di inviare una nuova richiesta. Voglio inviare una nuova richiesta (Tappa CO.3). È possibile che si attendano da voi risposte a domande supplementari poste dalla controparte.
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Tappe di sotto-processi a disposizione del case owner in questa fase: Voglio scambiare informazioni necessarie o supplementari non previste nei SED specifici al caso (H_BUC_01). Voglio chiedere chiarimenti sul contenuto di un SED che ho ricevuto (AD_BUC_08).
CO.8 Cosa devo fare se la richiesta è stata integralmente respinta? La controparte ha respinto integralmente la vostra richiesta. Dovete verificare il contenuto e prendere atto del fatto che la richiesta è stata integralmente respinta. Voglio inviare una nuova richiesta (Tappa CO.3). Tappe di sotto-processi a disposizione del case owner in questa fase: Voglio scambiare informazioni necessarie o supplementari non previste nei SED specifici al caso (H_BUC_01). Voglio chiedere chiarimenti sul contenuto di un SED che ho ricevuto (AD_BUC_08). (Tappa CO.5)
CP.1 Cosa devo fare se ricevo un SED H020 (Richiesta di - rimborso - controlli amministrativi/esame medico)? Se ricevete dal case owner un SED H020 (Richiesta di - rimborso - controlli amministrativi/esame medico), dovete esaminarlo, con i suoi eventuali allegati, e valutare la vostra competenza. Tenete presente che il SED H020 vi obbliga a rispondere al case owner con un SED H021 (Risposta a richiesta di rimborso - controlli amministrativi/esame). Se non siete competenti per trattare la richiesta, dovete inoltrare il caso all’istituzione competente del vostro Stato membro. Se avete stabilito che siete competenti per trattare la richiesta del case owner, dovete esaminarla e valutare in che misura la approvate. Approvo/Respingo parzialmente/Respingo la richiesta. (Tappa CP.2) È possibile che si attendano da voi risposte a domande supplementari poste dal case owner. Tappe di sotto-processi a disposizione della controparte in questa fase: Voglio scambiare informazioni necessarie o supplementari non previste nei SED specifici al caso (H_BUC_01). Voglio inoltrare il caso a un’altra istituzione nel mio Stato membro (AD_BUC_05). Voglio chiedere chiarimenti sul contenuto di un SED che ho ricevuto (AD_BUC_08). Voglio sollecitare una controparte in merito a un SED o a informazioni che deve inviarmi (AD_BUC_07).
CP.2 Cosa devo fare se approvo/respingo parzialmente/respingo la richiesta? Compilate il SED H021 (Risposta a richiesta di rimborso - controlli amministrativi/esame medico) inserendo tutte le informazioni richieste in merito alla vostra approvazione o al vostro rifiuto (parziale o integrale) della richiesta. Se necessario, potete inviare eventuali allegati. Inviate quindi il SED H021 al case owner. Ho inviato il SED H021. (Tappa CP.3)
CP.3 Cosa devo fare dopo aver inviato un SED H021 (Risposta a richiesta di rimborso - controlli amministrativi/esame medico)? Avete inviato il SED H021 (Risposta a richiesta di rimborso - controlli amministrativi/esame medico) al case owner. Se avete integralmente approvato la richiesta o se non ricevete ulteriori messaggi dal case owner, il processo si conclude. Se avete respinto, parzialmente o integralmente, la richiesta, il case owner potrebbe presentarne un’altra inviando un nuovo SED H020 (Richiesta di - rimborso - controlli amministrativi/esame medico. Ho ricevuto un nuovo H020. (Tappa CP.1)
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Diagramma BPMN per il processo H_BUC_04
Cliccare qui per aprire il/i diagramma/i BPMN relativo/i al processo H_BUC_04.
Documenti elettronici strutturati (SED) utilizzati nel presente processo
Nel processo H_BUC_04 sono utilizzati i SED seguenti: • SED H020 – Richiesta di - rimborso - controlli amministrativi/esame medico • SED H021 – Risposta a richiesta di rimborso - controlli amministrativi/esame medico
Sotto-processi orizzontali
Il processo H_BUC_04 comprende il sotto-processo orizzontale seguente: • Sotto-processo H_BUC_01 – Scambio di informazioni ad hoc
Sotto-processi amministrativi
Il processo H_BUC_04 comprende i sotto-processi amministrativi seguenti: • Sotto-processo AD_BUC_05 – Inoltrare un caso • Sotto-processo AD_BUC_06 – Invalidare un SED • Sotto-processo AD_BUC_07 – Inviare un sollecito • Sotto-processo AD_BUC_08 – Chiedere chiarimenti sul contenuto I sotto-processi seguenti servono per trattare eccezioni nel processo che si presentano nell’ambito dello scambio di informazioni relative alla sicurezza sociale in un contesto elettronico. Vi si può ricorrere in qualsiasi momento del processo. • Sotto-processo AD_BUC_11 – Eccezione nel processo • Sotto-processo AD_BUC_12 – Modificare un partecipante
Linee guida per il processo EESSI H_BUC_04 – Rimborso di spese per controlli amministrativi o informazioni mediche Data: ottobre 2017 Versione del documento: 1.0 8