Pflichtenheft der Geschäftsprüfungskommission

Die Geschäftsprüfungskommission besteht aus fünf Mitgliedern.

Die Mitglieder werden vom Gemeinderat gewählt.

Bei der Stadt Grenchen angestellte Personen (ausgenommen Lehrpersonen) sowie ordentliche Mitglieder der Gemeinderatskommission dürfen der Geschäftsprüfungskommission nicht angehören.

Die Geschäftsprüfungskommission prüft nach den nachstehenden Bestimmungen die Geschäftsführung der Stadtverwaltung, soweit diese nicht der direkten Fachaufsicht durch eine kantonale Behörde untersteht.

Gegenstand der Geschäftsprüfung ist die ordnungsgemässe Geschäftsführung nach den Kriterien der Rechtmässigkeit, der Zweckmässigkeit, der Effektivität und der Zielkonformität. Mit einzelnen Geschäftsvorfällen befasst sich die Kommission nur, um daraus allgemeine Erkenntnisse zu gewinnen.

Die Rechnungsprüfungs- wie auch die Geschäftsprüfungskommission konstituieren sich selbst, soweit das Pflichtenheft keine Regelungen enthält. Sie kann für die Behandlung einzelner Geschäfte Ausschüsse bilden.

Diese Kommissionen können in ihrem Zuständigkeitsbereich

1. vom Stadtpräsidium, den Kommissionspräsidien sowie den Leiterinnen und Leitern der Verwaltungsabteilungen Auskünfte, Berichte und Unterlagen verlangen,

2. nach Information des Stadtpräsidiums und der betroffenen Abteilungsleitung Inspektionen durchführen,

3. im Einverständnis mit der zuständigen Abteilungsleitung Sachbearbeiter und Sachbearbeiterinnen der Verwaltung befragen. Der Abteilungsleiter oder die Abteilungsleiterin kann an der Befragung teilnehmen, Fragen stellen und ergänzende Auskünfte erteilen. 3 Die Befreiung vom Amtsgeheimnis richtet sich nach der Personalordnung. Soweit Kommissionsmitglieder Kenntnis von Äusserungen oder Akten erhalten, die dem Amtsgeheimnis unterstehen, sind sie ihrerseits an das Amtsgeheimnis gebunden. 4 Die Rechnungsprüfungs- wie auch die Geschäftsprüfungskommission erstatten dem Gemeinderat Bericht über die Geschäftsprüfung. Stellen sie Mängel fest oder wollen sie Empfehlungen abgeben, geben sie dem Stadtpräsidium und dem Präsidium der betroffenen Kommission oder der Leitung der betroffenen Abteilung vorab Gelegenheit zur Stellungnahme. 5 Beseitigt der Gemeinderat Mängel und Beanstandungen nicht innert angemessener Frist, kann die Rechnungsprüfungs- wie auch die Geschäftsprüfungskommission die Gemeindeversammlung informieren. 6 Der Gemeinderat regelt in einem Pflichtenheft die Aufgaben und Kompetenzen der Rechnungsprüfungs- wie auch der Geschäftsprüfungskommission. Im Pflichtenheft der Geschäftsprüfungskommission können insbesondere die Möglichkeit der Delegation von Prüfungshandlungen und des Beizugs externer Sachverständiger, das Wahlprozedere sowie Wahlausschlusskriterien vorgesehen werden.

• Zweckmässigkeit und Effektivität (Angemessenheit und Wirksamkeit getroffener Massnahmen, Effizienz bezüglich eingesetzter Mittel, innerhalb der Verwaltung wie auch über Subventionen etc., Organisation und Führungsstrukturen);

• Zielkonformität (Übereinstimmung mit politischen Richtlinien, Leitbildern, Programmen und anderen Zielvorgaben). 1.4 Mit einzelnen Geschäftsvorfällen befasst sich die GPK nur, um daraus allgemeine Erkenntnisse zu gewinnen.

Rechtliche Grundlagen 2.1 Die GPK ist eine Kommission im Sinne der §§ 99 ff. des Gemeindegesetzes des Kantons Solothurn vom 16. Februar 19921. 2.2 Die GPK ist in der Gemeindeordnung § 42bis und ter geregelt. Es gilt das Sitzungsgeld- und Spesenreglement. 2.3 Die Mitglieder der GPK unterstehen dem Amtsgeheimnis; erhalten sie Kenntnis von Äusserungen oder Akten, die dem Amtsgeheimnis unterstehen, sind sie ihrerseits an das Amtsgeheimnis gebunden. Sie dürfen von Sachverhalten, die dem Amtsgeheimnis unterstehen, nur Kenntnis verlangen, wenn und soweit sie diese für ihre Prüfungsaufgabe benötigen. 2.4 Ergänzend gelten für die Geschäftsbehandlung die einschlägigen Bestimmungen des Gemeindegesetzes und der Gemeindeordnung der Stadt Grenchen.

Wahl, Zusammensetzung, Konstituierung 3.1 Der Gemeinderat wählt die fünf Mitglieder. Im Übrigen konstituiert sich die Kommission selbst. 3.2 Es gilt folgendes Anforderungsprofil

1. Grundkenntnisse im Verwaltungswesen, resp. Bereitschaft sich diese anzueignen

2. Fähigkeit, sich mit komplexen Verwaltungsabläufen auseinanderzusetzen

3. Gute Auffassungsgabe und breite Interessen

4. Engagement für Abklärungen und das Verfassen von Berichten

5. Sorgfalt und Sachlichkeit bei der Analyse und beim Formulieren von Schlussfolgerungen

6. Verschwiegenheit, sorgfältiger Umgang mit Amtsgeheimnis und Datenschutz

7. Geschick und Wertschätzung im Umgang mit Menschen Es wird angestrebt, dass mindestens ein Mitglied Fachwissen und Erfahrung im Bereich von Überprüfungsverfahren mitbringt.

BGS 131.1

Aufgaben und Kompetenzen 4.1 Die GPK überprüft die Tätigkeit der Exekutive (inkl. Gemeinderat, Stadtverwaltung und der vom Gemeinderat gewählten Kommissionen) nach den unter 1.3 genannten Kriterien. Die GPK kann die Beziehungen zu Institutionen überprüfen, welche Leistungen der Stadt Grenchen beziehen z.B. via Leistungsvereinbarungen oder Subventionen, soweit nicht eine andere Kommission dafür zuständig ist. 4.2 Nicht von der GPK überprüft wird die Geschäftsführung von Verwaltungsbereichen, soweit diese der direkten Fachaufsicht durch eine kantonale Behörde unterstehen. 4.3 Die GPK übt beratende Funktion aus. Sie hat keine Entscheid- und keine Weisungskompetenzen, sondern gibt Empfehlungen ab. Diese richtet sie je nach Kompetenzen an die betroffenen Abteilungsvorstehenden, die/den Stadtpräsidenten/in, die GRK oder an den Gemeinderat. 4.4 Die GPK kann der zuständigen Behörde bei festgestellten Mängeln Massnahmen zu deren Behebung beantragen. 4.5 Die GPK kann grössere Projekte der Stadt im Sinne eines Projektcontrollings begleiten, soweit nicht eine andere Kommission oder eine Verwaltungsstelle dazu zuständig ist. 4.6 Sie kann Stellung nehmen zu grundsätzlichen Aspekten der Verwaltungsführung. Sie wird vor Entscheiden zu grundsätzlichen Aspekten der Verwaltungsführung von den Behörden angehört. 4.7 Die GPK kann Aufträge des Gemeinderats entgegennehmen, aber auch auf aktuelle Begebenheiten und Anträge der GRK oder des Stadtpräsidiums reagieren. 4.8 Sie beantragt die zur Erfüllung ihrer Aufgaben notwendigen Budget- und Ausgabenpositionen.

Organisation, Leitung, Ausschüsse, Experten 5.1 Die GPK konstituiert sich selbst, soweit das Pflichtenheft oder übergeordnetes Recht, namentlich das Gemeindegesetz und die Gemeindeordnung Spielraum lassen. 5.2 Die/der Vizepräsident/in vertritt die Präsidentin oder den Präsidenten bei Abwesenheit oder Verhinderung. Sind beide verhindert, werden sie durch das amtsälteste Mitglied der Kommission beziehungsweise das älteste unter mehreren Mitgliedern mit gleicher Amtsdauer vertreten. 5.3 Die GPK ist beschlussfähig, wenn mehr als die Hälfte der Mitglieder anwesend ist.1 5.4 Die GPK kann einzelne Mitglieder mit der Vorbereitung einzelner Geschäfte betrauen. 5.5 Die GPK kann für die Behandlung einzelner Geschäfte in Ausschüssen von mind.

Personen arbeiten (4-Augen-Prinzip). Prüfungen werden grundsätzlich von mindestens 2 Mitgliedern gemeinsam geführt. Die Ausschüsse haben die gleichen Informationsrechte wie die Gesamtkommission. 5.6 Die GPK kann für einzelne Aufgaben Behördenmitglieder und Gemeindeangestellte, namentlich solche mit abteilungsübergreifenden Aufgaben, beiziehen.

GG § 26 5.7 Die GPK kann für spezielle Themen im Rahmen des gesprochenen Budgets weitere Personen mit einschlägigen Fachkenntnissen beiziehen und ausnahmsweise für punktuelle Prüfungshandlungen auch ExpertInnen beiziehen. 5.8 Bei Befangenheit oder möglichen Interessenskonflikten muss das betroffene Mitglied in Ausstand treten.1

Prüfungsplanung, Geschäftsbearbeitung 6.1 Die GPK setzt Schwerpunkte für ihre ordentliche Prüfungstätigkeit. Sie unterzieht jährlich einzelne Verwaltungsbereiche einer vertieften Prüfung. 6.2 Im 4-Jahres-Plan und der konkreteren Jahresplanung wird festgelegt, welche Abteilungen / Dienststellen geprüft werden, allenfalls auch welche einzelnen Aspekte bearbeitet werden, besonders wenn diese mehrere Abteilungen betreffen. 6.3 Die GPK kann nach Information des Stadtpräsidiums und der/des Abteilungsleitenden Besichtigungen und Inspektionen vornehmen. (§ 42ter Abs. 2 b GO) 6.4 Der/die Stadtpräsident/in, die Abteilungsleitenden und Kommissionspräsidien sind verpflichtet, der GPK die erforderlichen Auskünfte zu erteilen. Die GPK kann im Einverständnis mit der/dem Abteilungsleitenden Sachbearbeitende der Verwaltung befragen. Der/die Abteilungsleitende kann an der Befragung teilnehmen, Fragen stellen und ergänzende Auskünfte erteilen. Ebenso kann die GPK, wo für ihre Prüfung nötig, in vertrauliche, offizielle Unterlagen Einsicht nehmen. (§ 42ter Abs. 2 a und c GO) 6.5 Die GPK resp. ihre Ausschüsse laden zu ihren Sitzungen Vertreter der von den Traktanden betroffenen Abteilungen oder Kommissionen ein. 6.6 Stellt die GPK Mängel fest oder will sie Empfehlungen abgeben, bietet sie dem Stadtpräsidium und den betroffenen Abteilungsvorstehenden, resp. Kommissionspräsident/innen vor Abschluss der Beratung Gelegenheit zur Stellungnahme. (§ 42ter Abs. 4 GO)

Koordination 7.1 Die Prüfungstätigkeit wird mit der Rechnungsprüfungskommission, resp. der beigezogenen Treuhandfirma abgestimmt und situativ mit anderen Gremien mit Aufsichtsfunktionen (namentlich BAPLUK, GRK) und der Finanzverwaltung. 7.2 GPK und RPK (resp. die externe Treuhandfirma) informieren sich gegenseitig über Erkenntnisse und Eindrücke, die allenfalls für die Geschäfts-, resp. Rechnungsprüfung von Relevanz sein könnten.

Abtretungspflicht nach § 117 Gemeindegesetz, namentlich Abs. 1:

Behördenmitglieder und Ersatzmitglieder, Beamte, Beamtinnen und Angestellte haben in Ausstand zu treten:

1. wenn sie selbst, ihre Ehegatten, eingetragenen Partner oder Partnerinnen, durch faktische Lebensgemeinschaft verbundenen Personen, Eltern, Kinder und Geschwister oder ihre unmittelbaren Vorgesetzten an der zu behandelnden Angelegenheit ein persönliches oder materielles Interesse besitzen;

2. wenn sie sich schon in anderer amtlicher Stellung oder aufgrund eines privatrechtlichen Mandats mit der Sache befasst haben.

Protokoll 8.1 Protokoll und Sekretariat der GPK werden durch die Stadtkanzlei besorgt; dabei ist den Vertraulichkeitsaspekten Rechnung zu tragen. Sitzungsorganisation und Protokolle können auch von einem Mitglieder der GPK besorgt werden. Die GPK-Ausschüsse organisieren sich selbst. 8.2 Die Protokolle halten die gefassten Beschlüsse und in knapper Form die Sachverhalte und die wesentlichen Erwägungen fest. Abweichende Auffassungen und Anträge sind, soweit sie nicht zurückgezogen werden, ebenfalls zu protokollieren.

Zirkulationsbeschlüsse 9.1 Die GPK kann über dringende Geschäfte oder Geschäfte von untergeordneter Bedeutung auf dem Zirkulationsweg (postalisch oder Mail) beschliessen. Zur Stellungnahme ist den Mitgliedern eine Frist von mindestens drei Tagen einzuräumen. 9.2 Der Beschluss gilt als zustande gekommen, wenn innert der gesetzten Frist die absolute Mehrheit der Mitglieder der GPK schriftlich zustimmt und kein Mitglied mündliche Beratung verlangt. 9.3 Das Zustandekommen von Zirkulationsbeschlüssen wird zu Handen des Protokolls an der nächsten Sitzung festgehalten.

Berichterstattung / Stellungnahmen 10.1 Die GPK erstattet dem Gemeinderat jährlich über das vergangene Geschäftsjahr Bericht. Im Verwaltungsbericht wird eine Kurzfassung der Jahrestätigkeit aufgenommen. 10.2 Handelt die GPK nicht aufgrund besonderer Aufträge, entscheidet sie selbst, welche Themen dem Gemeinderat vorzulegen sind und welche durch einfache Meldung an die Gemeinderatskommission, das Stadtpräsidium oder die Abteilungsleitung erledigt werden können. 10.3 Sie kann den zuständigen Behörden jederzeit schriftlich oder mündlich über ihre Feststellungen berichten. Dabei ist dem Amtsgeheimnis und dem Datenschutz Rechnung zu tragen. 10.4 Die GPK unterrichtet die anderen kommunalen Gremien mit Aufsichtsfunktionen über Feststellungen, die deren Tätigkeitsbereiche berühren (z.B. RPK/externe Treuhandfirma, BAPLUK, JuKo). 10.5 Die GPK kann sich zudem im Rahmen der Koordination von Vorlagen äussern. 10.6 Mündliche Erläuterungen in den Behörden gibt der/die Kommissionspräsident/in oder der/die von der GPK bestimmte Kommissionssprecher/in.

Inkraftsetzung Dieses Pflichtenheft tritt mit dem Gemeinderatsbeschluss in Kraft.