Digitalisierung des behördlichen Posteingangs

Adliswil, Rafz und Zürich, 18. Mai 2026 KR-Nr. 198/2026

ANFRAGE von Gabriel Mäder (GLP, Adliswil), Beat Hauser (GLP, Rafz) und Alexander Jäger (FDP, Zürich)

Betreffend Digitalisierung des behördlichen Posteingangs

Verschiedene Zürcher Gemeinden prüfen oder planen, eingehende physische Briefpost künftig zentral öffnen, scannen und digital verteilen zu lassen. Teilweise soll die Datenbearbeitung dabei an private Dienstleister ausgelagert werden. Damit stellen sich grundsätzliche Fragen zur Rechtsgrundlage, zum Amtsgeheimnis, zur Bearbeitung besonderer Personendaten und zur Informationssicherheit.

Die Datenschutzstelle der Stadt Winterthur hält in ihrem Tätigkeitsbericht 2025 fest, dass die geplante zentrale Öffnung und Digitalisierung des Posteingangs eine neue Datensammlung erstelle, weil neu eine zentrale Stelle Zugriff auf den gesamten Posteingang der Stadtverwaltung erhielte. Bisher hätten nur die direkt adressierten Bereiche Einsicht in ihre Post gehabt. Sie qualifiziert die zentrale Öffnung der Post als Eingriff in das Grundrecht auf geheimen Briefverkehr und als systematische Durchbrechung des Amtsgeheimnisses zwischen Verwaltungsbereichen. Sie folgert daraus, dass eine rechtliche Grundlage nötig sei, zudem verlange das Datenschutzrecht eine hinreichend bestimmte Regelung für die Bearbeitung besonderer Personendaten sowie eine Beschreibung der neuen Verwaltungsaufgabe im Organisationsrecht.

Gleichzeitig bestehen Hinweise, dass diese Einschätzung nicht zwingend von allen Datenschutzstellen im Kanton Zürich geteilt und gehandhabt wird. Für Gemeinden, Schulen, kantonale Stellen, private Auftragsbearbeiter und die Bevölkerung entsteht dadurch Rechtsunsicherheit. Dies betrifft nicht nur die Digitalisierung des Posteingangs, sondern grundsätzlich die Frage, wie im Kanton Zürich mit unterschiedlichen datenschutzrechtlichen Auslegungen kommunaler Datenschutzstellen, Schulbehörden, kantonaler Datenschutzbeauftragter und Datenschutzverantwortlicher innerhalb der Direktionen umgegangen wird.

Der Regierungsrat wird deshalb um Beantwortung folgender Fragen ersucht:

1. Wie beurteilt der Regierungsrat die externe Digitalisierung des behördlichen Posteingangs durch Gemeinden aus datenschutzrechtlicher Sicht?

2. Ist für ein solches Modell nach Auffassung des Regierungsrates eine ausdrückliche kommunale Rechtsgrundlage erforderlich, insbesondere wenn auch besondere Personendaten, Amtsgeheimnisse oder vertrauliche Eingaben betroffen sein können?

3. Wie beurteilt der Regierungsrat die Aussage der Datenschutzstelle Winterthur, wonach die zentrale Öffnung der Post einen Eingriff in das Grundrecht auf geheimen Briefverkehr darstellt und zu einer systematischen Durchbrechung des Amtsgeheimnisses zwischen Verwaltungsbereichen führen kann?

4. Welche Mindestanforderungen müssen Gemeinden erfüllen, wenn sie ihren Posteingang zentralisieren oder durch private Dienstleister digitalisieren lassen wollen? Insbesondere: Welche Anforderungen gelten bezüglich Auftragsdatenbearbeitung, Informationssicherheit, Protokollierung, Löschung, Zugriffskonzept, Aufbewahrung der Originale, Behandlung vertraulicher Sendungen und Kontrolle der Dienstleister?

5. Welche Arten von Postsendungen müssten zwingend von einer zentralen oder externen Öffnung ausgenommen werden? Wie beurteilt der Regierungsrat namentlich Stimmcouverts, vertraulich gekennzeichnete Post, Eingaben in Rechtsmittelverfahren, Beschaffungsangebote, Personalunterlagen, Sozialhilfeakten, Steuerunterlagen, schulpsychologische Unterlagen, KESB-nahe Vorgänge und Eingaben an unabhängige Aufsichtsstellen?

6. Mit welchen strafrechtlichen, verwaltungsrechtlichen, personalrechtlichen und vertraglichen Folgen müssen kantonal oder kommunal angestellte Personen sowie Mitarbeitende privater Auftragsbearbeiter rechnen, wenn sie Personendaten, besondere Personendaten oder amtsgeheimnisrelevante Informationen, die ihnen im Rahmen der zentralen oder externen Digitalisierung des behördlichen Posteingangs bekannt werden, unberechtigt verwenden oder Dritten bekannt geben? Bestehen Unterschiede zwischen öffentlich-rechtlich angestellten Personen und privatrechtlich angestellten Mitarbeitenden externer Dienstleister?

7. Welche Rolle kommt der kantonalen Datenschutzbeauftragten bei solchen kommunalen Projekten zu? Kann oder soll sie den Gemeinden verbindliche Vorgaben machen, oder beschränkt sich ihre Rolle auf Beratung, Empfehlungen und Aufsicht im Einzelfall?

8. Wie können Einwohnerinnen und Einwohner erkennen, welche Datenschutzpraxis für sie gilt, wenn verschiedene öffentliche Organe im Kanton Zürich vergleichbare Sachverhalte unterschiedlich beurteilen?

9. Wie stellt der Regierungsrat sicher, dass bei gleichartigen datenschutzrechtlichen Fragen im Kanton Zürich eine einheitliche Praxis entsteht?

Gabriel Mäder Beat Hauser Alexander Jäger