Reorganisation "Fit For Purpose" bei der DEZA. Welches Monitoring, welche Resultate?

Wortlaut

Aufgrund der Antwort des Bundesrats auf die Anfrage 24.1011 vom 8. Mai 2024:

1. Was waren die wichtigsten Ergebnisse, die der Geschäftsprüfungskommission und der Finanzdelegation im Mai 2023 vorgelegt wurden?

2. Welche Vorkehrungen und Massnahmen wurden seit Mai 2023 getroffen, um die Kontinuität und Wirksamkeit des Monitorings zu gewährleisten?

3. Welche Ergebnisse wurden in der Kommunikation der DEZA unter Berücksichtigung der Anforderungen und Ziele des Monitoringsystems bei der Beurteilung der Wirksamkeit der Kommunikationsmassnahmen seit der Reorganisation im September 2022 erzielt?

Stellungnahme des Bundesrates

1. Die Geschäftsprüfungskommission sowie die Finanzdelegation wurden über die Schlüsselelemente der Reorganisation informiert. Diese wurden vom Bundesrat bereits in seiner Antwort auf die Anfrage Roth Pasquier (24.1011) dargelegt. Dazu gehören die Abstimmung der verschiedenen Instrumente der internationalen Zusammenarbeit (Nexus), die Stärkung des Fachwissens, eine möglichst enge Delegation der Kompetenzen an die operationell zuständigen Stellen (Subsidiarität) und eine vereinfachte Zusammenarbeit innerhalb des Eidgenössischen Departements für auswärtige Angelegenheiten (EDA) durch eine bessere Koordination zwischen den geografischen Einheiten der Direktion für Entwicklung und Zusammenarbeit (DEZA) und jenen des Staatssekretariats. 2. Während zweier Jahre wurde in verschiedenen Tätigkeitsbereichen ein Monitoring der im Rahmen der Reorganisation ergriffenen Massnahmen durchgeführt. Dies erlaubte es der Direktion der DEZA, Schlussfolgerungen über die Umsetzung der Reorganisation und die Zielerreichung zu ziehen. Zudem wurde eine Grundlage für punktuelle Anpassungen geschaffen. Seit dem Umzug in das neue Bürogebäude in Zollikofen im September 2023 arbeiten die neu gebildeten Teams am gleichen Ort zusammen. Der Umzug bildete auch den Abschluss des Projekts «Fit for Purpose». Die Massnahmen zur Vereinfachung der administrativen Aufgaben und zur Digitalisierung von Prozessen werden fortgesetzt, um die Organisationsstruktur der DEZA noch effizienter zu machen. 3. Die Reorganisation führte zu einer Verbesserung der DEZA-internen Kommunikation, indem eine zentrale Einheit durch ein Netzwerk von Kommunikationsverantwortlichen in den einzelnen Abteilungen ergänzt wurde. Die Synergien mit den Einheiten von Kommunikation EDA wurden verbessert, um mehr und bürgernah über die Arbeit und die Ergebnisse der DEZA zu informieren, insbesondere durch den Ausbau der digitalen Kanäle.