AS 2021 396
AS 2021
www.bundesrecht.admin.ch
Massgebend ist die signierte
elektronische Fassung
Verordnung
über die konsularischen Informationssysteme des
Eidgenössischen Departements für auswärtige
Angelegenheiten
vom 18. Juni 2021
Der Schweizerische Bundesrat,
gestützt auf Artikel 6 des Bundesgesetzes vom 24. März 20001 über die Bearbeitung von Personendaten im Eidgenössischen Departement für auswärtige Angelegenheiten und auf Artikel 57h Absatz 3 des Regierungs- und Verwaltungsorganisationsgesetzes vom 21. März 19972,
verordnet:
1. Abschnitt: Allgemeine Bestimmungen
Art. 1 Gegenstand
Diese Verordnung regelt den Betrieb und die Benützung der Informationssysteme E- DAssist+ und Travel Admin der Konsularischen Direktion (KD) des Eidgenössischen Departements für auswärtige Angelegenheiten (EDA).
Art. 2 Verantwortung
Die KD trägt die Verantwortung für die Informationssysteme.
2. Abschnitt: EDAssist+
Art. 3 Zweck
Das EDAssist+ dient zur:
a. Bearbeitung von Anliegen aus der Bevölkerung;
SR 852.12 2021-2197 AS 2021 396
Bearbeitung konsularischer Schutzfälle nach den Artikeln 39–49 des Auslandschweizergesetzes vom 26. September 20143 (ASG);
Bearbeitung weiterer konsularischer Dienstleistungen nach den Artikeln 50– 52 ASG;
Bearbeitung von Suchmeldungen vermisster Personen;
Einleitung von Massnahmen im Krisen- und Katastrophenfall;
Bearbeitung von Gesuchen um Sozialhilfeleistungen nach den Artikeln 22– 37 ASG;
Verwaltung der Fallakten;
Erstellung von Statistiken.
Art. 4 Struktur
Das EDAssist+ besteht aus vier Modulen:
Hotline;
Helpline;
Konsularschutz;
Sozialhilfe für Auslandschweizerinnen und Auslandschweizer.
Art. 5 Inhalt des Moduls Hotline
Das Modul Hotline enthält Daten über folgende Personen:
vermisste Personen nach Artikel 4 Absätze1 und 2 des Bundesgesetzes vom 24. März 2000 über die Bearbeitung von Personendaten im Eidgenössischen Departement für auswärtige Angelegenheiten;
Personen, die eine Suchmeldung aufgegeben haben.
Art. 6 Inhalt des Moduls Helpline
Das Modul Helpline enthält Daten über Personen, die mit einem Anliegen an das EDA gelangen.
Art. 7 Inhalt des Moduls Konsularschutz
Das Modul Konsularschutz enthält Daten über Personen nach Artikel 4 Absätze1 und
des Bundesgesetzes vom 24. März 2000 über die Bearbeitung von Personendaten im Eidgenössischen Departement für auswärtige Angelegenheiten, die im Rahmen des konsularischen Schutzes betreut werden.
Art. 8 Inhalt des Moduls Sozialhilfe
Das Modul Sozialhilfe enthält Daten über folgende Personen, soweit die Daten für die Prüfung der Gesuche um Sozialhilfeleistungen erforderlich sind:
gesuchstellende Personen;
Ehegattin oder Ehegatte, eingetragene Partnerin oder eingetragener Partner der gesuchstellenden Person;
Konkubinatspartnerin oder -partner der gesuchstellenden Person;
Kinder von Personen nach den Buchstaben a–c;
Eltern der gesuchstellenden Person;
Personen, die im selben Haushalt leben wie die gesuchstellende Person;
Bezugspersonen der gesuchstellenden Person.
Art. 9 Bearbeitete Daten und Herkunft der Daten
Welche Daten bearbeitet werden, ist in Anhang 1 aufgeführt.
Die Daten werden erfasst von:
der KD;
den schweizerischen diplomatischen und konsularischen Vertretungen im Ausland;
dem Krisenmanagementzentrum des EDA (KMZ) im Modul Hotline.
Daten, die Personen betreffen, die in den Informationssystemen E-VERA oder Travel Admin eingetragen sind, werden in einem automatisierten Verfahren über eine Schnittstelle aus diesen Systemen übernommen. Welche Daten übernommen werden können, ist in Anhang 2 aufgeführt.
Art. 10 Bearbeitungsrechte
Die KD und die Vertretungen haben das Recht, alle Daten im EDAssist+ im Rahmen ihrer Zugriffsrechte zu bearbeiten.
Das KMZ hat zur Erfüllung seiner Aufgaben das Recht, alle Daten der Module Hotline, Helpline und Konsularschutz im Rahmen seiner Zugriffsrechte zu bearbeiten.
Die Einheit für Informatik des EDA verfügt über diejenigen Bearbeitungsrechte, die zur Erfüllung ihrer Aufgaben notwendig sind.
Alle Bearbeitungsrechte werden im Abrufverfahren ausgeübt.
Art. 11 Bekanntgabe von Daten
Die KD, die Vertretungen und das KMZ können Daten von Personen, die in den Modulen Hotline, Helpline und Konsularschutz erfasst und von einer Krise oder Katastrophe betroffen sind, Rettungskräften, ausländischen Vertretungen und lokalen Behörden bekanntgeben, wenn dies im Interesse der Betroffenen ist.
Art. 12 Dokumente
Im EDAssist+ können alle Dokumente zu im Informationssystem erfassten Personen und zu elektronischen Geschäften gespeichert werden.
Art. 13 Vernichtung von Datensätzen
Die Daten des Moduls Sozialhilfe werden zehn Jahre nach der letzten Bearbeitung, spätestens aber 30 Jahre nach der Eröffnung des Dossiers vernichtet.
Die Daten der Module Hotline, Helpline und Konsularschutz mit dem Status deaktiviert, erledigt oder archiviert werden spätestens 5 Jahre nach dem letzten Zugriff vernichtet.
Vorbehalten bleiben die Bestimmungen der Archivierungsgesetzgebung des Bundes.
3. Abschnitt: Travel Admin
Art. 14 Zweck
Das Travel Admin dient dem EDA zur Lokalisierung und Kontaktierung von im oder ins Ausland reisenden Personen in Not-, Krisen- oder Katastrophensituationen.
Art. 15 Struktur
Das Travel Admin besteht aus einer Datenbank, einem Online-Zugang über die Website und einer Applikation für mobile Endgeräte.
Art. 16 Inhalt
Das Travel Admin enthält Daten von Personen nach Artikel 4 Absätze1 und 2 des Bundesgesetzes vom 24. März 2000 über die Bearbeitung von Personendaten im Eidgenössischen Departement für auswärtige Angelegenheiten, die im oder ins Ausland reisen und sich registriert haben.
Art. 17 Bearbeitete Daten und Herkunft der Daten
Welche Daten bearbeitet werden, ist in Anhang 3 aufgeführt.
Die Daten werden von den Reisenden und den Vertretungen erfasst.
Art. 18 Bearbeitungsrechte
Die KD, die Vertretungen und das KMZ haben das Recht, alle Daten im Travel Admin im Rahmen ihrer Zugriffsrechte zu bearbeiten.
Die Reisenden verfügen für ihre eigenen Daten über sämtliche Bearbeitungsrechte.
Die Einheit für Informatik des EDA verfügt über diejenigen Bearbeitungsrechte, die zur Erfüllung ihrer Aufgaben notwendig sind.
Alle Bearbeitungsrechte werden im Abrufverfahren ausgeübt.
Art. 19 Bekanntgabe von Daten
Die KD, die Vertretungen und das KMZ können Daten von erfassten Personen, die von einer Krise oder Katastrophe betroffen sind, Rettungskräften, ausländischen Vertretungen und lokalen Behörden bekanntgeben, wenn dies im Interesse der Betroffenen ist.
Die Daten nach Anhang 2 werden bei Bedarf über eine Schnittstelle in einem automatisierten Verfahren an das EDAssist+ übermittelt.
Art. 20 Vernichtung von Datensätzen
Die Daten zu Reisen werden 90 Tage nach Ablauf der angegebenen Reisedauer vernichtet.
Die übrigen Daten werden 2 Jahre nach dem letzten Login vernichtet.
Vorbehalten bleiben die Bestimmungen der Archivierungsgesetzgebung des Bundes.
4. Abschnitt: Betrieb und Zugriffsberechtigungen
Art. 21 Technischer Betrieb und Systemverwaltung
Die Einheit für Informatik des EDA ist für den technischen Betrieb der Informationssysteme verantwortlich.
Die Systemadministratorin oder der Systemadministrator gehört der Einheit für Informatik des EDA an. Sie oder er verwaltet die Informationssysteme, die Datenbanken und die Anwendungen.
Die oder der Anwendungsverantwortliche eines Informationssystems gehört der KD an. Sie oder er bildet die Schnittstelle zwischen der Systemadministratorin oder dem Systemadministrator und den Benutzerinnen und Benutzern.
Art. 22 Erteilung der Zugriffsberechtigungen
Die Anwendungsverantwortlichen erteilen den Benutzerinnen und Benutzern die individuellen Zugriffsrechte.
Sie überprüfen jährlich, ob die Voraussetzungen für die Zugriffsberechtigungen weiterhin bestehen.
5. Abschnitt: Datensicherheit
Art. 23 Sorgfaltspflichten
Die KD sorgt dafür, dass die Daten vorschriftsgemäss bearbeitet werden.
Sie stellt sicher, dass die Daten richtig, vollständig und nachgeführt sind; ausgenommen sind die Daten im Travel Admin, welche die Reisenden selbst bearbeiten können.
Art. 24 Bearbeitungsreglement
Die KD erlässt für beide Informationssysteme ein Bearbeitungsreglement. Dieses enthält die organisatorischen und technischen Massnahmen zur Gewährleistung der Datensicherheit sowie zur Kontrolle der Datenbearbeitung.
Art. 25 Protokollierung
Die Zugriffe auf die Informationssysteme und die Bearbeitungen werden laufend protokolliert.
Die Protokolle werden ein Jahr aufbewahrt.
6. Abschnitt: Schlussbestimmungen
Art. 26 Aufhebung anderer Erlasse
Die folgenden Erlasse werden aufgehoben: 1. SAS-EDA-Verordnung vom 5. November 20144; 2. Verordnung vom 9. Dezember 20115 über das Informationssystem EDAssist+.
Art. 27 Inkrafttreten
Diese Verordnung tritt am1. August 2021 in Kraft.
18. Juni 2021 Im Namen des Schweizerischen Bundesrates |
|---|
Der Bundespräsident: Guy Parmelin |
Der Bundeskanzler: Walter Thurnherr |
AS 2014 3895; 2021 132
AS 2012 337; 2016 2933; 2021 132
Anhang 1
(Art. 9 Abs. 1) Im EDAssist+ bearbeitete Personendaten 1. Hotline 1.1 Daten über vermisste Personen 1.1.1 Namen 1.1.2 Vornamen 1.1.3 Sozialversicherungsnummer 1.1.4 Zustand: unbekannt, tot, verletzt, krank, wohlauf 1.1.5 Sprache 1.1.6 Geschlecht 1.1.7 Geburtsdatum 1.1.8 Nationalitäten 1.1.9 Heimatorte 1.1.10 Versicherungen 1.1.11 Adressen 1.1.12 Telefonnummern 1.1.13 E-Mail 1.1.14 Angaben zum letzten Aufenthaltsort 1.1.15 Ereignis 1.2 Daten über Personen, die eine Suchmeldung aufgegeben haben 1.2.1 Namen 1.2.2 Vornamen 1.2.3 Sprache 1.2.4 Geschlecht 1.2.5 Beziehung zur vermissten Person 1.2.6 Geburtsdatum 1.2.7 Nationalitäten 1.2.8 Heimatorte 1.2.9 Versicherungen 1.2.10 Adressen 1.2.11 Telefonnummern 1.2.12 E-Mail 1.2.13 Datum des letzten Kontakts 2. Helpline 2.1 Namen 2.2 Vornamen 2.3 Sprache 2.4 Geschlecht 2.5 Adressen 2.6 Telefonnummern 2.7 E-Mail 2.8 Anliegen 3. Konsularschutz 3.1 Namen 3.2 Vornamen 3.3 Sprache 3.4 Geschlecht 3.5 Geburtsdatum 3.6 Nationalitäten 3.7 Heimatorte 3.8 Zivilstand 3.9 Sozialversicherungsnummer 3.10 Zustand: unbekannt, tot, verletzt, krank, wohlauf 3.11 Todesdatum 3.12 Angaben zum Dossier: Titel, Referenznummer, Ereignis, Dossiertyp, Land, Zuständigkeit (Vertretung und Sachbearbeiter/in) 3.13 Adressen 3.14 Telefonnummern 3.15 Faxnummern 3.16 E-Mail 4. Sozialhilfe Kinder der Ehegattin / des Ehegatten Kinder der gesuchstellenden Person Kinder der Konkubinatspartnerin / Personen im selben Haushalt Ehegattin/Ehegatte, oder der eingetragenen Partnerin / Gesuchstellende Person Konkubinatspartner/in des Konkubinatspartners eingetragene/r Partner/in des eingetragenen Partners Bezugspersonen Eltern Namen x x x x x x x x x Vornamen x x x x x x x x x Geschlecht x Geburtsdatum x x x x x x x Geburtsort x x x x x x x Heimatort x x x x x Heimatkanton x x x x x Staatsangehörigkeiten und Art des Erwerbs x x x x x x x Zivilstand x x x x x x Korrespondenzsprache x x Muttersprache x x Beruf x x x Ausbildung x x x Adressen x x x x x x x x x Konsularische Informationssysteme.
V AS 2021 396 Kinder der Ehegattin / des Ehegatten Kinder der gesuchstellenden Person Kinder der Konkubinatspartnerin / Personen im selben Haushalt Ehegattin/Ehegatte, oder der eingetragenen Partnerin / Gesuchstellende Person Konkubinatspartner/in des Konkubinatspartners eingetragene/r Partner/in des eingetragenen Partners Bezugspersonen Eltern Wohnsitz x x x x x x x x Telefon-/Faxnummer x x x x x x x x x E-Mail x x x x x x x x x Aufenthaltsort x x x x x x Aufenthaltsdauer x x x x x Daten über Sozialhilfeleistungen x x x x x x Medizinisches Gutachten x x x x x Medizinische Behandlungen x x x x x IV-Bezüger/in x x x x x Versicherung x x x x x Daten zur Erwerbsfähigkeit x x x x x Daten zur Wohnung x x x x x Einkommen x x x x x x x Vermögen x x x x x x x Schulden x x x x x x x Art der Beziehung zu den Bezugspersonen x
Anhang 2
(Art. 9 Abs. 3) Datenkatalog Schnittstellen Informationssystem Personendaten E-VERA a. Namen
Vornamen
Adressdaten und Kommunikationsmittel: Kontaktangaben
Geburtsdatum
Geschlecht
Sprachen
Heimatorte
Staatsangehörigkeiten
Versichertennummer
Personennummer Travel Admin a. Namen
Vornamen
Geburtsdatum
Kontaktangaben
Telefonnummern
Staatsangehörigkeiten
Anhang 3
(Art. 17 Abs. 1) Im Travel Admin bearbeitete Personendaten 1. Name 2. Vorname 3. Geburtsdatum 4. Wohnort und Land 5. Telefonnummern 6. E-Mail 7. Geschlecht 8. Anrede 9. Nationalitäten 10. Angaben zu Mitreisenden: Anrede, Name, Vorname, Geburtsdatum, Nationalitäten, Wohnort, Land, E-Mail, Telefonnummern 11. Notfalladresse: Anrede, Name, Vorname, Wohnort, Land, E-Mail, Telefonnummern 12. Angaben zu Reiseroute/-ort: Längen-/Breitengrad, Stadt, Adresse, Ländercode, Regionalcode 13. Zusatzinformation zum Reiseort 14. Angaben zur Dauer der Reisen / der Aufenthalte 15. Managementfelder (nicht sichtbar für Reisende): Reisestatus, letzte Kontaktnahme, Angaben zur Rettung (Flughafen, Flugnummer, Busnummer usw.)