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235.23

Ordonnance
sur les systèmes d’information sur le personnel du DFAE

du 23 août 2023 (État le 1er octobre 2023)

Le Conseil fédéral suisse,

vu l’art. 29 de la loi fédérale du 18 décembre 2020 sur le traitement des données personnelles par le Département fédéral des affaires étrangères 1 ,
vu l’art. 27, al. 5, de la loi du 24 mars 2000 sur le personnel de la Confédération 2 ,

arrête:

Section 1 Dispositions générales

Art. 1 Objet

La présente ordonnance régit l’exploitation et l’utilisation des systèmes d’information sur le personnel de la division Personnel du Département fédéral des affaires étrangères (division Personnel DFAE) au sein de la Direction des ressources (DR).

Art. 2 Responsabilité

La division Personnel DFAE est responsable des systèmes d’information sur le personnel.

Section 2 EDAtransfer

Art. 3 Objet

Le système d’information EDAtransfer permet à la division Personnel DFAE d’accomplir ses tâches en matière d’affectation et de transfert de personnel.

Il lui permet d’effectuer une comparaison entre les aptitudes et compétences des personnes et les exigences et conditions-cadres liées aux postes mis au concours, de préparer les éléments sur la base desquels l’employeur prend ses décisions et de traiter sur le plan administratif les transferts et affectations de personnel.

Art. 4 Données traitées

L’application EDAtransfer contient des données concernant:

  1. les employés du DFAE soumis à la discipline des transferts au sens de l’art. 3, let. a, de l’ordonnance du DFAE du 20 septembre 2002 concernant l’ordonnance sur le personnel de la Confédération (O-OPers – DFAE)3;
  2. les autres employés affectés à l’étranger au sens de l’art. 3, let. b, O-OPers;
  3. les employés du DFAE et d’autres départements qui occupent en Suisse un poste réservé aux employés soumis à la discipline des transferts;
  4. les personnes accompagnantes et les enfants, au sens de l’art. 3, let. d et e,
    O-OPers – DFAE, des employés visés aux let. a et b.

Les données qui sont traitées sont mentionnées dans l’annexe 1.

Art. 5 Provenance des données

Les données contenues dans l’application EDAtransfer proviennent des sources
ci-après:

  1. système d’information pour la gestion des données du personnel (IGDP) de l’Office fédéral du personnel (OFPER);
  2. système d’information E-Recrutement de l’OFPER;
  3. données saisies par la division Personnel DFAE.

Les données visées à l’al. 1, let. a et b, ne peuvent être modifiées.

Art. 6 Droits de traitement

La division Personnel DFAE dispose de tous les droits de traitement pour les données visées à l’art. 5, al. 1, let. c, et d’un droit de lecture pour les autres données.

Les supérieurs hiérarchiques compétents pour un poste mis au concours ont le droit de traiter le contenu de l’offre d’emploi.

L’unité Informatique DFAE dispose des droits de traitement nécessaires à l’exécution de ses tâches.

Art. 7 Communication de données

La division Personnel DFAE peut communiquer aux services du DFAE compétents pour les décisions de l’employeur et le traitement des transferts les données provenant de l’application EDATransfer dont ils ont besoin pour exécuter leurs tâches en matière d’affectation et de transfert de personnel.

Les indications relatives au statut contractuel sont transférées automatiquement dans le système EDApbu.

Art. 8 Destruction des données

Les données provenant du système d’information pour la gestion des données du personnel IGDP ou de saisies effectuées par la division Personnel DFAE sont détruites au bout de trois mois au plus tard à compter du moment où les personnes concernées ne relèvent plus des catégories de personnel visées à l’art. 4, al. 1.

Les données provenant du système d’information E-Recrutement et celles en lien avec la candidature sont détruites au bout de trois mois au plus tard à compter de la clôture de la procédure d’attribution des postes.

Les dispositions de la législation fédérale relative à l’archivage sont réservées.

Section 3 EDApbu

Art. 9 Objet

EDApbu est un outil sur lequel s’appuie la division Personnel DFAE pour permettre aux employés soumis à la discipline des transferts et à leurs supérieurs hiérarchiques de procéder au traitement administratif du processus d’évaluation du potentiel et d’en assurer la surveillance dans les carrières visées à l’art. 2 O-OPers – DFAE 4 . Il sert en particulier à la réalisation de l’évaluation de potentiel.

Art. 10 Données traitées

EDApbu contient des données concernant les employés du DFAE soumis à la discipline des transferts au sens de l’art. 3, let. a, O-OPers – DFAE 5 et leurs supérieurs hiérarchiques.

Les données qui sont traitées sont mentionnées dans l’annexe 2.

Art. 11 Provenance des données

Les données contenues dans EDApbu proviennent des sources ci-après:

  1. IGDP de l’OFPER;
  2. EDAtransfer;
  3. saisies effectuées par la division Personnel DFAE, les personnes concernées et leurs supérieurs hiérarchiques.

Les données visées à l’al. 1, let. a et b, ne peuvent être modifiées.

Art. 12 Droits de traitement

La division Personnel DFAE dispose d’un droit de lecture pour toutes les données visées à l’art. 11.

Les personnes concernées disposent d’un droit de lecture pour toutes les données qui les concernent. Elles disposent de tous les droits de traitement pour les données qu’elles peuvent saisir elles-mêmes.

Les supérieurs hiérarchiques disposent d’un droit de lecture pour les données relatives aux personnes concernées par le processus d’évaluation du potentiel. Ils disposent de tous les droits de traitement pour les données qu’ils peuvent saisir eux-mêmes.

L’unité Informatique DFAE dispose des droits de traitement nécessaires à l’exécution de ses tâches.

Art. 13 Destruction des données

Une fois le processus d’évaluation du potentiel achevé, l’évaluation est archivée dans le dossier personnel électronique et détruite au bout de cinq ans au plus tard.

Les autres données sont détruites au bout de trois mois au plus tard à compter du moment où les personnes concernées ne relèvent plus des catégories de personnel visées à l’art. 10, al. 1.

Les dispositions de la législation fédérale relative à l’archivage sont réservées.

Section 4 EDAcv

Art. 14 Objet

Le système d’information EDAcv permet aux employés du DFAE d’établir un CV standard dans le but de soumettre une candidature à un poste.

Il fournit à la division Personnel DFAE les renseignements lui permettant d’évaluer, en vue de la planification des affectations, les expériences par domaine, les compétences, les formations et les connaissances linguistiques des employés.

Art. 15 Données traitées

Le système EDAcv contient les données relatives aux employés du DFAE et aux membres de leur famille.

Les données qui sont traitées sont mentionnées dans l’annexe 3.

Art. 16 Provenance des données

Les données contenues dans EDAcv proviennent des sources ci-après:

  1. IGDP du DFAE;
  2. saisies effectuées par les personnes concernées.

Les données visées à l’al. 1, let. a, ne peuvent être modifiées.

Art. 17 Droits de traitement

La division Personnel DFAE dispose d’un droit de lecture pour toutes les données.

Les personnes concernées disposent de tous les droits de traitement pour les données qu’elles saisissent elles-mêmes conformément à l’art. 16, al. 1, let. b. Elles disposent d’un droit de lecture pour les données qui les concernent visées à l’art. 16, al. 1, let. a.

L’unité Informatique DFAE dispose des droits de traitement nécessaires à l’exécution de ses tâches.

Art. 18 Destruction des données

Les données contenues dans EDAcv sont détruites cinq ans au plus tard après que la personne concernée a quitté le DFAE.

Les dispositions de la législation fédérale relative à l’archivage sont réservées.

Section 5 Droits d’accès et exploitation

Art. 19 Exploitation technique et administration du système

L’unité Informatique DFAE est responsable de l’exploitation technique des systèmes d’information sur le personnel.

L’administrateur système fait partie de cette unité. Il gère les systèmes d’information, les bases de données et les applications.

Le responsable d’application d’un système d’information est rattaché à la division Personnel DFAE. Il sert d’intermédiaire entre l’administrateur système et les utilisateurs.

Art. 20 Attribution des droits d’accès

Les responsables d’application octroient les droits d’accès individuels aux utilisateurs.

Ils vérifient chaque année si les conditions sont toujours remplies pour les autorisations d’accès.

Section 6 Sécurité des données

Art. 21 Devoir de diligence

La division Personnel DFAE veille à ce que les données soient traitées conformément aux prescriptions.

Elle s’assure qu’elles sont exactes, complètes et à jour. Les données contenues dans EDAcv que les personnes concernées peuvent traiter elles-mêmes sont exceptées.

Art. 22 Règlement relatif au traitement des données

La division Personnel DFAE édicte un règlement relatif au traitement des données pour chaque système d’information du personnel. Ce règlement définit les mesures techniques et organisationnelles requises pour assurer la sécurité des données et le contrôle de leur traitement.

Art. 23 Journalisation

Les accès aux systèmes d’information du personnel et les modifications qui y sont effectuées sont journalisés en permanence.

Les procès-verbaux sont conservés durant un an en dehors du système dans lequel les données personnelles sont traitées.

Section 7 Dispositions finales

Art. 24 Abrogation et modification d’autres actes

L’abrogation et la modification d’autres actes sont réglées dans l’annexe 4.

Art. 25 Entrée en vigueur

La présente ordonnance entre en vigueur le 1 er octobre 2023.

Annexe 1

(art. 4, al. 2)

Données traitées dans EDAtransfer

1 Données provenant du système IGDP
  1. Données relatives au poste
  2. Nom
  3. Prénom
  4. Numéro personnel
  5. Clé d’organisation
  6. Date de naissance
  7. Langue de correspondance
  8. Classe de salaire
  9. Adresse électronique
  10. Formule de civilité
  11. Type de contrat
  12. Fin du contrat
  13. Changement de fonction
  14. Numéro de téléphone
  15. Classe de salaire pour la suppléance
  16. Données relatives au supérieur hiérarchique
2 Indications provenant du système d’information E-Recrutement (candidature)
  1. Indications relatives à l’offre d’emploi
  2. Formule de civilité
  3. Nom
  4. Prénom
  5. Titre
  6. Date de naissance
  7. Numéro de téléphone
  8. Adresse électronique
  9. Langue de correspondance
  10. Pays
  11. NPA / Localité
  12. Date de dépôt de candidature
  13. Statut
  14. Évaluation et remarque RH
  15. Évaluation et remarque des personnes responsables de la sélection
3 Indications provenant des saisies effectuées par la division Personnel DFAE
  1. Indications sur le poste
  2. Langue
  3. Indications sur la demande de réduction ou de prolongation d’affectation
  4. Compétences (de conduite, spécialisées, sociales et linguistiques)
  5. Potentiel
  6. Principes directeurs en matière de transferts
  7. Informations sur les personnes accompagnantes et les enfants
  8. État d’avancement dans le processus
  9. Informations sur la mise au concours
  10. Statut contractuel (I, II, III)
  11. Indications sur l’entretien d’orientation
  12. Remarques RH

Annexe 2

(art. 10, al. 2)

Données traitées dans EDApbu

1 Indications provenant d’IGDP
  1. Indications sur le poste
  2. Formule de civilité
  3. Nom
  4. Prénom
  5. Numéro personnel
  6. Clé d’organisation
  7. Date de naissance
  8. Langue de correspondance
  9. Classe de salaire
  10. Adresse électronique
  11. Indications sur le supérieur hiérarchique
2 Indications provenant des données saisies par la division Personnel DFAE, les personnes concernées et leurs supérieurs hiérarchiques
  1. Période d’évaluation
  2. Indications sur le supérieur hiérarchique
  3. Notes d’évaluation du potentiel
3 Indications provenant d’EDAtransfer
  1. Statut contractuel

Annexe 3

(art. 15, al. 2)

Données traitées dans EDAcv

1 Indications sur les employés
  1. Formule de civilité*
  2. Prénom*
  3. Nom*
  4. Numéro personnel*
  5. Catégorie de personnel*
  6. Titre académique
  7. Date de naissance*
  8. Nationalités*
  9. État civil
  10. Adresse*
  11. Numéro de téléphone professionnel*
  12. Numéro de téléphone privé
  13. Adresse électronique professionnelle*
  14. Adresse électronique privée
  15. Indications sur la joignabilité et les absences
  16. Indications sur le poste actuel*
  17. Photo
  18. Autres indications sur la personne
  19. Indications sur les personnes de référence: nom, fonction, coordonnées
  20. Indications concernant l’ordre de priorité des personnes de référence
  21. Expérience professionnelle
  22. Formation et perfectionnement
  23. Compétences linguistiques
  24. Expériences thématiques et compétences
2 Indications sur les membres de la famille
  1. Indications sur le conjoint, le partenaire enregistré ou le concubin:
  2. Prénom*
  3. Nom*
  4. Date de naissance*
  5. Nationalité*
  6. Autres nationalités
  7. Souhait concernant l’exercice d’une activité lucrative / profession / diplôme / connaissances linguistiques
  8. Information concernant le voyage: voyage avec l’employé jusqu’au lieu d’affectation / ne voyage pas avec l’employé jusqu’au lieu d’affectation
  9. Indications sur les enfants:
  10. Prénom*
  11. Nom*
  12. Date de naissance*
  13. Nationalité*
  14. Autres nationalités
  15. Système scolaire
  16. Information concernant le voyage: voyage avec l’employé jusqu’au lieu d’affectation / ne voyage pas avec l’employé jusqu’au lieu d’affectation
  17. Données provenant d’IGDP

Annexe 4

(art. 24)

Abrogation et modification d’autres actes

I

L’ordonnance CV-DFAE du 26 avril 2017 6 est abrogée.

II

… 7