Diese Verordnung regelt den Betrieb und die Benützung der Personalinformationssysteme des Bereichs Personal des Eidgenössischen Departements für auswärtige Angelegenheiten (Bereich Personal EDA) in der Direktion für Ressourcen (DR).
235.23
Verordnung
über die Personalinformationssysteme des EDA
vom 23. August 2023 (Stand am 1. Oktober 2023)
Der Schweizerische Bundesrat,
gestützt auf Artikel 29 des Bundesgesetzes vom 18. Dezember 2020 1
über die Bearbeitung von Personendaten durch das Eidgenössische Departement für auswärtige Angelegenheiten
und auf Artikel 27 Absatz 5 des Bundespersonalgesetzes vom 24. März 2000 2 ,
verordnet:
1. Abschnitt Allgemeine Bestimmungen
Art. 1 Gegenstand
Art. 2 Verantwortung
Der Bereich Personal EDA trägt die Verantwortung für die Personalinformationssysteme.
2. Abschnitt EDAtransfer
Art. 3 Zweck
Das Informationssystem EDAtransfer dient dem Bereich Personal EDA zur Erfüllung seiner Aufgaben im Bereich der Personaleinsätze und Versetzungen.
Es dient dazu, Fähigkeiten und Kompetenzen von Bewerberinnen und Bewerbern mit den Anforderungen und Rahmenbedingungen der ausgeschriebenen Stellen zu vergleichen, Entscheidgrundlagen für Arbeitgeberentscheide bereitzustellen sowie Versetzungen und Personaleinsätze administrativ abzuwickeln.
Art. 4 Bearbeitete Daten
Das EDAtransfer enthält Daten über:
- versetzungspflichtige Angestellte des EDA nach Artikel 3 Buchstabe a der Verordnung des EDA vom 20. September 20023 zur Bundespersonalverordnung (VBPV-EDA);
- andere im Ausland eingesetzte Angestellte nach Artikel 3 Buchstabe b VBPV-EDA;
- Angestellte des EDA und anderer Departemente, die eine für versetzungspflichtige Angestellte vorbehaltene Stelle im Inland innehaben;
- Begleitpersonen und Kinder nach Artikel 3 Buchstaben d und e VBPV-EDA von Angestellten nach den Buchstaben a und b.
Welche Daten bearbeitet werden, ist in Anhang 1 aufgeführt.
Art. 5 Herkunft der Daten
Die Daten im EDAtransfer stammen aus:
- dem Informationssystem für das Personaldatenmanagement (IPDM) des Eidgenössischen Personalamts (EPA);
- dem Informationssystem E-Rekrutierung des EPA;
- Eingaben des Bereichs Personal EDA.
Daten nach Absatz 1 Buchstaben a und b können nicht verändert werden.
Art. 6 Bearbeitungsrechte
Der Bereich Personal EDA verfügt für Daten nach Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe c über vollständige Bearbeitungsrechte und für die übrigen Daten über ein Leserecht.
Die für eine ausgeschriebene Stelle zuständigen Vorgesetzten haben das Recht, Inhalte zum Stelleninserat zu bearbeiten.
Die Einheit für Informatik des EDA verfügt über diejenigen Bearbeitungsrechte, die zur Erfüllung ihrer Aufgaben notwendig sind.
Art. 7 Bekanntgabe von Daten
Der Bereich Personal EDA kann den für Arbeitgeberentscheide und für die Abwicklung der Versetzungen zuständigen Stellen im EDA zur Erfüllung ihrer Aufgaben im Bereich der Personaleinsätze und Versetzungen Daten aus dem EDAtransfer bekanntgegeben.
Angaben zum Vertragsstatus werden automatisiert in das Informationssystem EDApbu übertragen.
Art. 8 Vernichtung von Datensätzen
Daten, die aus dem IPDM oder aus Eingaben des Bereichs Personal EDA stammen, werden spätestens drei Monate nach dem Zeitpunkt vernichtet, in dem die betroffenen Personen nicht mehr unter die Personenkategorien nach Artikel 4 Absatz 1 fallen.
Daten, die aus dem Informationssystem E-Rekrutierung stammen, sowie mit der Bewerbung zusammenhängende Daten werden spätestens drei Monate nach Abschluss des Stellenbesetzungsverfahrens vernichtet.
Vorbehalten bleiben die Bestimmungen der Archivierungsgesetzgebung des Bundes.
3. Abschnitt EDApbu
Art. 9 Zweck
Das EDApbu dient dem Bereich Personal EDA, versetzungspflichtigen Angestellten und deren Vorgesetzten zur administrativen Abwicklung und Überwachung des Potenzialbeurteilungsprozesses in den Karrieren nach Artikel 2 VBPV-EDA 4 . Es dient insbesondere der Erstellung der Potenzialbeurteilung.
Art. 10 Bearbeitete Daten
Das EDApbu enthält Daten über versetzungspflichtige Angestellte des EDA nach Artikel 3 Buchstabe a VBPV-EDA 5 und deren Vorgesetzte.
Welche Daten bearbeitet werden, ist in Anhang 2 aufgeführt.
Art. 11 Herkunft der Daten
Die Daten im EDApbu stammen aus:
- dem IPDM des EPA;
- dem EDAtransfer;
- Eingaben des Bereichs Personal EDA, der betroffenen Personen und deren Vorgesetzten.
Daten nach Absatz 1 Buchstaben a und b können nicht verändert werden.
Art. 12 Bearbeitungsrechte
Der Bereich Personal EDA verfügt für alle Daten nach Artikel 11 über ein Leserecht.
Die betroffenen Personen verfügen für die sie betreffenden Daten über ein Leserecht. Für Daten, die sie selber eingeben können, verfügen sie über vollständige Bearbeitungsrechte.
Die Vorgesetzten verfügen für die Daten, welche die vom Potenzialbeurteilungsprozess betroffene Person betreffen, über ein Leserecht. Für Daten, die sie selber eingeben können, verfügen sie über vollständige Bearbeitungsrechte.
Die Einheit für Informatik des EDA verfügt über diejenigen Bearbeitungsrechte, die zur Erfüllung ihrer Aufgaben notwendig sind.
Art. 13 Vernichtung von Datensätzen
Die abgeschlossene Personalbeurteilung wird nach Abschluss des Potenzialbeurteilungsprozesses im E-Personaldossier abgelegt und spätestens nach fünf Jahren vernichtet.
Die übrigen Daten werden spätestens drei Monate nach dem Zeitpunkt vernichtet, in dem die betroffenen Personen nicht mehr unter die Personenkategorie nach Artikel 10 Absatz 1 fallen.
Vorbehalten bleiben die Bestimmungen der Archivierungsgesetzgebung des Bundes.
4. Abschnitt EDAcv
Art. 14 Zweck
Das Informationssystem EDAcv dient den Angestellten des EDA zur Erstellung von standardisierten Lebensläufen im Hinblick auf künftige Einsätze.
Es dient zudem dem Bereich Personal EDA im Rahmen der Planung der Einsätze von Angestellten dazu, deren berufliche und thematische Erfahrungen und Kompetenzen, Bildungsabschlüsse sowie Sprachkenntnisse auszuwerten.
Art. 15 Bearbeitete Daten
Das EDAcv enthält die Daten über die Angestellten des EDA und deren Familienangehörige.
Welche Daten bearbeitet werden, ist in Anhang 3 aufgeführt.
Art. 16 Herkunft der Daten
Die Daten im EDAcv stammen aus:
- dem IPDM des EPA;
- Eingaben der betroffenen Personen.
Daten nach Absatz 1 Buchstabe a können nicht verändert werden.
Art. 17 Bearbeitungsrechte
Der Bereich Personal EDA verfügt für alle Daten über ein Leserecht.
Die betroffenen Personen verfügen für ihre selber erfassten Daten nach Artikel 16 Absatz 1 Buchstabe b über vollständige Bearbeitungsrechte. Für die sie betreffenden Daten nach Artikel 16 Absatz 1 Buchstabe a verfügen sie über ein Leserecht.
Die Einheit für Informatik des EDA verfügt über diejenigen Bearbeitungsrechte, die zur Erfüllung ihrer Aufgaben notwendig sind.
Art. 18 Vernichtung von Datensätzen
Die im EDAcv enthaltenen Daten werden spätestens fünf Jahre nach Austritt der betroffenen Person aus dem EDA vernichtet.
Vorbehalten bleiben die Bestimmungen der Archivierungsgesetzgebung des Bundes.
5. Abschnitt Betrieb und Zugriffsberechtigungen
Art. 19 Technischer Betrieb und Systemverwaltung
Die Einheit für Informatik des EDA ist für den technischen Betrieb der Personalinformationssysteme verantwortlich.
Die Systemadministratorin oder der Systemadministrator gehört der Einheit für Informatik des EDA an. Sie oder er verwaltet die Informationssysteme, die Datenbanken und die Anwendungen.
Die oder der Anwendungsverantwortliche eines Informationssystems gehört dem Bereich Personal EDA an. Sie oder er bildet die Schnittstelle zwischen der Systemadministratorin oder dem Systemadministrator und den Benutzerinnen und Benutzern.
Art. 20 Erteilung der Zugriffsberechtigungen
Die Anwendungsverantwortlichen erteilen den Benutzerinnen und Benutzern die individuellen Zugriffsberechtigungen.
Sie überprüfen jährlich, ob die Voraussetzungen für die Zugriffsberechtigungen weiterhin bestehen.
6. Abschnitt Datensicherheit
Art. 21 Sorgfaltspflichten
Der Bereich Personal EDA sorgt dafür, dass die Daten vorschriftsgemäss bearbeitet werden.
Er stellt sicher, dass die Daten richtig, vollständig und nachgeführt sind. Ausgenommen sind die Daten im EDAcv, die die Betroffenen selbst bearbeiten können.
Art. 22 Bearbeitungsreglement
Der Bereich Personal EDA erlässt für jedes Personalinformationssystem ein Bearbeitungsreglement. Dieses enthält die organisatorischen und technischen Massnahmen zur Gewährleistung der Datensicherheit sowie zur Kontrolle der Datenbearbeitung.
Art. 23 Protokollierung
Die Zugriffe auf die Personalinformationssysteme und die Bearbeitungen werden laufend protokolliert.
Die Protokolle werden während eines Jahres getrennt vom jeweiligen System, in dem die Personendaten bearbeitet werden, aufbewahrt.
7. Abschnitt Schlussbestimmungen
Art. 24 Aufhebung und Änderung anderer Erlasse
Die Aufhebung und die Änderung anderer Erlasse werden in Anhang 4 geregelt.
Art. 25 Inkrafttreten
Diese Verordnung tritt am 1. Oktober 2023 in Kraft.
Anhang 1
(Art. 4 Abs. 2)
Im EDAtransfer bearbeitete Daten
1 Angaben aus dem IPDM
- Angaben zur Planstelle
- Nachname
- Vorname
- Personalnummer
- Organisationsschlüssel
- Geburtsdatum
- Korrespondenzsprache
- Lohnklasse
- E-Mail-Adresse
- Anrede
- Vertragsart
- Vertragsende
- Funktionswechsel
- Telefonnummer
- Lohnklasse für Stellvertretung
- Angaben zur vorgesetzten Person
2 Angaben aus dem Informationssystem E-Rekrutierung (Bewerbung)
- Angaben zum Stelleinserat
- Anrede
- Nachname
- Vorname
- Titel
- Geburtsdatum
- Telefon
- E-Mail-Adresse
- Korrespondenzsprache
- Land
- PLZ / Ort
- Bewerbungsdatum
- Status
- Beurteilung und Bemerkung HR
- Beurteilung und Bemerkung der für die Auswahl verantwortlichen Personen
3 Angaben aus Eingaben des Bereichs Personal EDA
- Angaben zur Stelle
- Sprache
- Angaben zu Verkürzungs-/Verlängerungsgesuch
- Kompetenzen (Führungs-, Fach-, Sozial-, und Sprachkompetenzen)
- Potenzial
- Versetzungsgrundsätze
- Informationen zu Begleitpersonen und Kindern
- Stand im Prozess
- Informationen zur Ausschreibung
- Vertragsstatus (I, II, III)
- Angaben zum Orientierungsgespräch
- Bemerkungen HR
Anhang 2
(Art. 10 Abs. 2)
Im EDApbu bearbeitete Daten
1 Angaben aus dem IPDM
- Angaben zur Planstelle
- Anrede
- Nachname
- Vorname
- Personalnummer
- Organisationsschlüssel
- Geburtsdatum
- Korrespondenzsprache
- Lohnklasse
- E-Mail-Adresse
- Angaben zur vorgesetzten Person
2 Angaben aus Eingaben des Bereichs Personal EDA, der betroffenen Personen und deren Vorgesetzten
- Beurteilungsperiode
- Angaben zur vorgesetzten Person
- Werte der Potenzialbeurteilung
3 Angaben aus dem EDAtransfer
- Vertragsstatus
Anhang 3
(Art. 15 Abs. 2)
Im EDAcv bearbeitete Daten
1 Angaben zu den Angestellten
- Anrede*
- Vorname*
- Nachname*
- Personalnummer*
- Personalkategorie*
- Akademischer Titel
- Geburtsdatum*
- Nationalitäten*
- Zivilstand
- Adresse*
- Telefonnummer Geschäft*
- Telefonnummer privat
- E-Mail-Adresse Geschäft*
- E-Mail-Adresse privat
- Angaben zur Erreichbarkeit / zu Abwesenheiten
- Angaben zur aktuellen Stelle*
- Foto
- Weitere Angaben zur Person
- Angaben zu Referenzpersonen: Name, Funktion, Kontaktangaben
- Angabe der Reihenfolge der Referenzpersonen
- Berufliche Erfahrung
- Aus- und Weiterbildung
- Sprachkompetenzen
- Thematische Erfahrungen und Kompetenzen
2 Angaben zu den Familienangehörigen
- Angaben zu Ehepartnerin oder Ehepartner, eingetragener Partnerin oder eingetragenem Partner, Konkubinatspartnerin oder Konkubinatspartner:
- Vorname*
- Nachname*
- Geburtsdatum*
- Nationalität*
- Weitere Nationalitäten
- Interesse an Erwerbstätigkeit / berufliche Stellung / Abschluss / Sprachkenntnisse
- Reiseinformation: reist mit an den Einsatzort / reist nicht mit an den Einsatzort
- Angaben zu den Kindern:
- Vorname*
- Nachname*
- Geburtsdatum*
- Nationalität*
- Weitere Nationalitäten
- Schulsystem
- Reiseinformation: reist mit an Einsatzort / reist nicht mit an Einsatzort
- Daten aus dem IPDM
Anhang 4
(Art. 24)
Aufhebung und Änderung anderer Erlasse
I
Die Verordnung EDA-CV vom 26. April 2017 6 wird aufgehoben.
II
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