La présente ordonnance règle l’exploitation et l’utilisation du système de traitement des données «e-vent» (système) de la division Communication du Département fédéral des affaires étrangères (Communication DFAE), rattachée au Secrétariat général du DFAE.
235.25
Ordonnance sur le système de traitement des données «e-vent» de Communication DFAE (Ordonnance «e-vent»)
du 17 octobre 2018 (État le 1er avril 2026)
Le Conseil fédéral suisse,
vu l’art. 57 h ter de la loi du 21 mars 1997 sur l’organisation du gouvernement et de l’administration (LOGA) 1 , 2
arrête:
Section 1 Dispositions générales
Art. 13 Objet
Art. 2 But
Le système permet à la Communication DFAE 4 d’accomplir les tâches qui lui incombent en matière de planification, d’organisation et de réalisation de conférences et d’autres événements.
Art. 3 Responsabilité
La Communication DFAE est responsable du système.
Art. 4 Structure
Le système se compose d’une base de données et de deux plateformes, dont l’une est accessible depuis l’intérieur et l’autre depuis l’extérieur du DFAE.
Section 2 Données et traitement des données
Art. 5 Personnes et données traitées
Le système contient les données des participants aux conférences et aux événements.
L’annexe à la présente ordonnance indique précisément les données qui sont saisies dans le système.
Art. 6 Provenance des données et droits de traitement
Les données sont saisies par les participants ou par la Communication DFAE.
Les participants disposent de l’intégralité des droits de traitement pour leurs données personnelles saisies dans le système.
La Communication DFAE dispose de l’intégralité des droits de traitement pour l’ensemble des données saisies dans le système.
Le secteur Informatique DFAE dispose des droits d’accès nécessaires à l’accomplissement de ses tâches.
Les droits de traitement s’exercent au moyen d’une procédure d’accès en ligne.
Les données indiquées dans l’annexe à la présente ordonnance peuvent être communiquées à des tiers uniquement à des fins d’organisation ou de réservation.
Art. 7 Documents
Tout document relatif à une conférence, à un événement ou aux personnes y participant peut être enregistré dans le système dans le cadre défini par la présente ordonnance.
Art. 8 Conservation, archivage et destruction des données
Les données personnelles saisies dans le système sont détruites au plus tard à l’expiration d’un délai de dix ans à compter de la date du dernier traitement.
Sont réservées les dispositions de la législation fédérale relative à l’archivage.
Section 3 Exploitation et droits d’accès
Art. 9 Exploitation technique et administration du système
Le secteur Informatique DFAE est responsable de l’exploitation technique du système.
L’administrateur système est rattaché au secteur Informatique DFAE. Il gère le système informatique, la base de données et les applications.
Le responsable du programme est rattaché à la Communication DFAE. Il sert d’interface entre l’administrateur et les utilisateurs.
Art. 10 Attribution des droits d’accès
Le responsable du programme attribue les droits d’accès individuels aux utilisateurs du système.
La Communication DFAE vérifie une fois par an si les conditions relatives aux droits d’accès sont toujours remplies.
Section 4 Sécurité des données
Art. 11 Devoir de diligence
La Communication DFAE veille à ce que le traitement des données dans le système respecte les dispositions en vigueur.
Elle s’assure que les données personnelles sont exactes, complètes et à jour.
Art. 12 Règlement relatif au traitement des données
La Communication DFAE édicte un règlement relatif au traitement des données. Ce dernier contient les mesures techniques et organisationnelles requises pour assurer la sécurité des données et le contrôle du traitement des données.
Art. 13 Journalisation
Les accès au système et les modifications qui y sont effectuées sont journalisés en permanence.
Les procès-verbaux de journalisation sont conservés pendant un an, séparément du système dans lequel les données personnelles sont traitées. 5
Section 5 Entrée en vigueur
Art. 14
La présente ordonnance entre en vigueur le 1 er décembre 2018.
Annexe
(art. 5, al. 2)
Données personnelles saisies dans le système
- Nom(s)
- Nom(s) figurant sur le passeport
- Prénom(s)
- Prénom(s) figurant sur le passeport
- Titre (académique)
- Titre (fonction professionnelle ou officielle)
- Formule de civilité
- Entreprise
- Sexe
- Date de naissance
- Lieu de naissance
- Nationalité(s)
- Délégation / pays / organisation représentés
- Adresse(s) électronique(s)
- Numéro de téléphone fixe
- Numéro de téléphone portable
- Numéro de fax
- Adresse (rue, numéro postal d’acheminement, localité)
- Pays
- Site web
- Type de correspondance souhaité (lettre / courriel)
- Adresse de facturation
- Exigences alimentaires particulières (nourriture / boissons)
- Rang militaire
- Rang civil
- Fonction occupée
- Employeur
- Date d’arrivée sur le lieu de l’événement / à l’hôtel
- Date de départ du lieu de l’événement / de l’hôtel
- Langue de correspondance
- Informations sur les vols (dates et heures d’arrivée et de départ, numéro des vols, temps de transfert)
- Informations figurant sur le passeport (numéro, lieu et date de délivrance, date d’expiration)
- Visa nécessaire
- Numéro et date d’expiration de la carte de crédit
- Informations sur l’hôtel / le lieu du séjour (adresse, chambre, etc.)
- Nom de l’accompagnant/e
- Renseignements sur la participation (ateliers, repas officiels, petits déjeuners, déjeuners, dîners, excursions)
- Thèmes des ateliers
- Photo
- Sponsoring: oui / non
- Justification du sponsoring
- Exigences particulières pour les personnes à mobilité réduite
- Participation à des conférences organisées précédemment