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Règlement de la fondation Pro Helvetia

du 24 janvier 2002 Approuvé par le Département fédéral de l’intérieur le 14 mars 2002

Le Conseil de fondation de la fondation Pro Helvetia, en application de l’art. 11 de la loi fédérale du 17 décembre 1965 concernant la fondation Pro Helvetia¹ (ci-après «la loi»), arrête:

Section 1 Conseil de fondation

Art. 1 Tâches 1 Le Conseil de fondation est l’organe suprême de la Fondation. Il définit les lignes directrices de l’activité de celle-ci.

2 Le Conseil de fondation a les tâches suivantes:

a. il fixe les objectifs et priorités à moyen terme de l’activité de la Fondation et adopte la requête que la Fondation présente au Département fédéral de l’intérieur (DFI) pour la période de financement suivante; b. chaque année, il adopte et présente pour approbation au DFI le budget prévu pour l’année suivante avec en annexe le plan de répartition des ressources entre les divers domaines, le programme pour l’année suivante, ainsi que le rapport de gestion et les comptes de l’exercice écoulé; c. il élit en son sein les membres du Comité directeur. Il lui confie cas par cas des tâches allant au-delà de celles prévues par le présent règlement; d. il élit en son sein les membres des groupes de travail et veille à ce que cette élection soit rendue publique sans retard. Il confie cas par cas aux groupes de travail des tâches allant au-delà de celles prévues par le présent règle- ment; e. il élit pour un mandat de quatre ans deux vice-présidents du Conseil de fon- dation. Le premier vice-président est membre à la fois d’un groupe de travail et du Comité directeur, le deuxième vice-président n’appartient qu’au Comité directeur; f. il élit le directeur, ainsi que le directeur adjoint, ou un suppléant au direc- teur; g. il adopte, sous réserve d’approbation par le Conseil fédéral, l’ordonnance du

22 août 2002 sur sur les subventions de Pro Helvetia2.

RS 447.11

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3 Le président représente le Conseil de fondation et le Comité directeur vis-à-vis de l’extérieur.

Art. 2 Fonctionnement et prise de décision 1 Le Conseil de fondation se réunit sur l’invitation de son président aussi souvent que nécessaire, mais au moins deux fois par an. Cinq membres peuvent demander une séance extraordinaire. 2 L’invitation est adressée au plus tard dix jours avant la séance et comprend l’ordre du jour. Chaque membre peut proposer qu’un objet soit mis à l’ordre du jour.

3 Le Conseil de fondation ne peut prendre de décisions que sur les objets mis à

l’ordre du jour. Avec l’assentiment de tous les membres présents, il peut également prendre des décisions sur des objets ne figurant pas à l’ordre du jour s’il s’agit de questions urgentes et qui ne pouvaient pas être prévues. 4 Le quorum est atteint lorsque la moitié au moins des membres du Conseil de fon- dation sont présents. Les décisions sont prises à la majorité simple des voix expri- mées. Le président a le droit de vote et sa voix est prépondérante en cas d’égalité des votes. 5 Les décisions concernant des objets pour lesquels le quorum n’a pas été atteint deviennent applicables si les membres absents ne formulent pas d’objection après que ces décisions leur ont été communiquées par écrit avec un délai d’opposition. Dans le cas contraire, l’objet doit être examiné à nouveau.

Section 2 Comité directeur

Art. 3 Tâches 1 Le Comité directeur veille à la mise en application des lignes directrices adoptées par le Conseil de fondation. Il est responsable de l’organisation de la Fondation et surveille la conduite des affaires.

2 Le Comité directeur a les tâches suivantes:

a. il prépare les objets soumis au Conseil de fondation et lui soumet des propo- sitions; b. il élabore la requête que la Fondation présente au DFI pour la période de financement suivante; c. il vérifie que le programme de l’année est en accord avec les objectifs fixés, et en surveille la réalisation; d. sur proposition du Groupe de coordination des groupes de travail, il décide en matière de:

1. projets propres à la Fondation qui s’écartent des objectifs à moyen

terme de cette dernière ou du programme de l’année,

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2. projets propres à la Fondation qui touchent les domaines de plusieurs

groupes de travail et n’entrent pas dans les compétences décisionnelles du Secrétariat; e. sur proposition des groupes de travail ou du Groupe de coordination des groupes de travail, il décide en matière de directives pour la conception de projets propres à la Fondation; f. il décide en matière de subventions régulières allouées à des organisations ou institutions; g. il lance des projets propres à la Fondation et peut faire appel à des experts à leur sujet; h. il veille à ce que les activités de la Fondation soient régulièrement soumises à évaluation; i. il décide de l’attribution des tâches lorsqu’elle n’est pas prescrite par le pré- sent règlement, fixe les procédures ainsi que le plan des effectifs du Secréta- riat, et assure la surveillance correspondante; j. il nomme les membres du personnel autres que ceux mentionnés à l’art. 1, al. 2, let. f; k. Il décide de l’emploi des réserves prévues au budget; l. il exécute toutes les tâches que le présent règlement, l’ordonnance du

22 août 2002 sur les subventions de Pro Helvetia3 ou la loi n’attribuent pas à

un autre organe. 3 L’ordonnance du 22 août 2002 sur les subventions de Pro Helvetia fixe les tâches et compétences du Comité directeur en ce qui concerne le traitement des requêtes présentées à la Fondation.

Art. 4 Composition et exigences

1 Le Comité directeur se compose du président du Conseil de fondation, des deux

vice-présidents du Conseil de fondation, et de quatre autres membres. Le président en assure la présidence.

2 Les membres du Comité directeur doivent disposer de connaissances approfondies

dans les domaines de la politique culturelle, du droit, de l’économie d’entreprise et de l’administration publique. Deux membres au moins représentent des cultures lati- nes. 3 Le premier vice-président et deux autres membres du Comité directeur participent à des groupes de travail tels qu’ils sont décrits aux art. 8 et suivants.

3 RS 447.12

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Art. 5 Fonctionnement et prise de décision 1 Le Comité directeur se réunit sur l’invitation de son président aussi souvent que nécessaire, mais au moins six fois par an. Deux membres peuvent demander une séance extraordinaire.

2 Au demeurant, l’art. 2 est applicable par analogie.

Section 3 Groupes de travail et Groupe de coordination

Art. 6 Tâches 1 Les groupes de travail assurent la qualité technique des activités de la Fondation.

2 Dans leurs domaines spécifiques et en respectant le cadre donné par le budget, le programme de l’année et les objectifs à moyen terme de la Fondation, les groupes de travail traitent les requêtes présentées à la Fondation et élaborent des projets propres à celle-ci. De concert avec le Secrétariat, ils veillent à la réalisation des projets. Demeurent réservés les cas où la décision finale est du ressort du Comité directeur ou du Secrétariat.

3 Dans leurs domaines spécifiques, les groupes de travail assument en outre les

tâches suivantes: a. ils préparent à l’intention du Comité directeur la définition à moyen terme des objectifs et des priorités régissant l’activité de la Fondation, ainsi que la requête concernant le financement de la Fondation; b. chaque année, ils préparent à l’intention du Comité directeur le budget et le programme de l’année suivante; c. ils effectuent à l’intention du Comité directeur l’évaluation des activités des divisions du Secrétariat; d. ils se tiennent à disposition pour conseiller le Comité directeur et le Secré- tariat; e. ils peuvent élaborer et proposer au Comité directeur des directives pour la conception de projet propres à la Fondation. 4 L’ordonnance du 22 août 2002 sur les subventions de Pro Helvetia4 fixe les tâches et compétences des groupes de travail en ce qui concerne le traitement des requêtes présentées à la Fondation.

Art. 7 Composition et exigences 1 Les groupes de travail se composent d’au moins quatre membres. Ils élisent en leur sein leur président et se constituent pour le reste eux-mêmes.

2 Les membres des groupes de travail doivent disposer de connaissances approfon-

dies dans les domaines qui sont de leur compétence.

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3 Le premier vice-président du Conseil de fondation et deux autres membres du

Comité directeur participent à des groupes de travail.

Art. 8 Groupe de coordination 1 Le Groupe de coordination coordonne l’activité des groupes de travail et veille à ce que les activités de la Fondation se déroulent selon les principes de l’inter- disciplinarité et soient cohérentes entre elles.

2 Il comprend un membre de chacun des groupes de travail. Un membre du Groupe

de coordination ne peut appartenir en même temps au Comité directeur. 3 Le Groupe de coordination élit sa présidente ou son président parmi ses membres et se constitue pour le reste lui-même.

4 Il a les tâches suivantes:

a. il élabore des projets propres à la Fondation qui intéressent les domaines de plusieurs groupes de travail, et soumet à leur sujet des propositions au Comité directeur; restent réservés les cas où la décision définitive est du res- sort du Secrétariat; b. il traite les projets propres à la Fondation qui dépassent le cadre du pro- gramme de l’année ou les objectifs de la Fondation, et soumet à leur sujet des propositions au Comité directeur; c. il élabore des directives pour la mise au point de projets propres à la Fonda- tion, et les soumet au Comité directeur. 5 L’ordonnance du 22 août 2002 sur les subventions de Pro Helvetia5 fixe les tâches et compétences du Groupe de coordination en ce qui concerne le traitement des requêtes présentées à la Fondation.

Art. 9 Fonctionnement et prise de décision 1 Les groupes de travail et le Groupe de coordination se réunissent sur l’invitation de leur président aussi souvent que nécessaire. Deux membres peuvent demander une séance extraordinaire.

2 Au demeurant, l’art. 2 est applicable par analogie.

Section 4 Dispositions de procédure communes aux organes de la Fondation

Art. 10 Affaires urgentes 1 En cas d’urgence, les présidents du Conseil de fondation, du Comité directeur, des groupes de travail et du Groupe de coordination peuvent organiser la prise de déci- sion par voie de circulation. La décision est considérée comme acquise lorsque les

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deux tiers des membres l’approuvent. Chaque membre peut exiger que la question soit débattue en séance. 2 Si une affaire ne peut être traitée par voie de circulation en raison de son extrême urgence, elle peut être réglée par le président de l’organe concerné, qui en informe immédiatement par écrit les autres membres.

3 Une affaire est réputée d’extrême urgence lorsque la Fondation serait menacée

d’un désavantage considérable ou d’un dommage difficile à réparer si l’affaire n’était pas traitée à temps.

Art. 11 Transfert de la compétence décisionnelle Chaque organe compétent peut soumettre pour décision des questions de principe à l’instance supérieure au sein de la Fondation.

Art. 12 Procès-verbaux 1 Les séances du Conseil de fondation, du Comité directeur, des groupes de travail et du Groupe de coordination font l’objet de procès-verbaux. 2 Le procès-verbal contient les éléments principaux des délibérations, ainsi que les décisions. Chaque membre peut demander que telle ou telle de ses interventions figure sous son propre nom au procès-verbal. 3 Le procès-verbal est signé par le président et par la personne du Secrétariat chargée de sa rédaction; il est soumis pour approbation à la séance suivante.

4 Chaque membre du Conseil de fondation a le droit de consulter l’ensemble des

procès-verbaux.

Art. 13 Secret de fonction

1 Les membres du Conseil de fondation et le personnel du Secrétariat sont tenus

d’observer le secret sur les faits dont ils ont eu connaissance dans l’exercice de leurs fonctions. 2 L’autorité supérieure au sens de l’art. 320, ch. 2, du code pénal6 est le Département fédéral de l’intérieur.

Art. 14 Autres dispositions de procédure, droit de signature

1 L’ordonnance du 22 août 2002 sur les subventions de Pro Helvetia7 règle

l’allocation de subsides à des tiers, ainsi que le droit de signature en la matière. 2 Les autres décisions de la Fondation sont signées à deux par le président, ou un vice-président, d’une part; et le directeur, ou leur suppléant d’autre part. Le Comité directeur peut étendre le droit de signature à d’autres membres.

6 RS 311.0 7 RS 447.12

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Section 5 Secrétariat

Art. 15 Compétences 1 Le Secrétariat est la centrale opérationnelle de la Fondation et applique les déci- sions du Conseil de fondation, du Comité directeur et des groupes de travail.

2 Le Secrétariat peut, dans le cadre du budget, du programme de l’année et des

objectifs à moyen terme de la Fondation, élaborer et réaliser de sa propre initiative des projets propres à la Fondation dont le montant ne dépasse pas 50 000 francs. 3 Dans les limites du budget, le Secrétariat décide librement des dépenses adminis- tratives. 4 L’ordonnance du 22 août 2002 sur les subventions de Pro Helvetia8 fixe les tâches et compétences du Secrétariat en ce qui concerne le traitement des requêtes présen- tées à la Fondation.

Art. 16 Organisation

1 Le Secrétariat comprend:

a. la Direction; b. les divisions; c. les services.

2 Les divisions sont les suivantes:

a. Arts visuels et cinéma; b. Musique; c. Littérature; d. Théâtre et danse; e. Culture et société.

3 Les services sont les suivants:

a. Communication; b. Évaluation; c. Services centraux, comprenant Finances, Personnel, Logistique, Informati- que et technologie; d. Affaires internationales; e. services internes des divisions.

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Art. 17 Direction 1 Le directeur est responsable des activités de la Fondation au niveau opérationnel et dirige le Secrétariat. Il se charge des relations publiques de la Fondation, qu’il repré- sente vis-à-vis de l’extérieur dans la mesure où cette tâche n’est pas du ressort du président. Il est responsable devant le Comité directeur.

2 Le directeur:

a. dirige les collaborateurs du Secrétariat; b. fixe la répartition des tâches et les termes de la collaboration avec le direc- teur adjoint, et informe le Comité directeur à ce sujet; c. dirige le Secrétariat selon les principes de la délégation des pouvoirs et de la gestion par objectifs, et assure un contrôle général adéquat; d. contrôle et coordonne l’activité des divisions et des services, veille à ce qu’elle soit en accord avec les objectifs fixés et que budget et programme de l’année soient respectés; e. assure un déroulement convenable des affaires, ainsi qu’une tenue des comptes et un contrôle des crédits tous deux irréprochables; f. décide, dans les limites des compétences confiées au Secrétariat, des projets propres à la Fondation; elle ou il peut, avec l’accord du Comité directeur, déléguer la compétence décisionnelle à un chef de division ou de service; g. prépare les objets soumis au Comité directeur, prend part avec voix consul- tative et droit de proposition aux séances du Conseil de fondation et du Comité directeur, fait dresser les procès-verbaux et veille à l’application des décisions prises; h. veille à la préparation des séances du Groupe de coordination et fait dresser les procès-verbaux de ces séances, auxquelles elle ou il peut en tout temps participer avec voix consultative et droit de proposition; i. peut en tout temps participer avec voix consultative aux séances des groupes de travail. 3 L’ordonnance du 22 août 2002 sur les subventions de Pro Helvetia9 fixe les tâches et compétences de la directrice ou du directeur en ce qui concerne le traitement des requêtes présentées à la Fondation.

Art. 18 Cheffes et chefs de division

1 Les chefs de division dirigent leur division de manière autonome, sous la sur-

veillance du directeur. 2 Ils sont les secrétaires des groupes de travail et veillent à l’exécution des tâches suivantes: a. préparation des séances et des différents objets; b. procès-verbaux des séances;

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c. formulation et application des décisions; d. respect des limites des crédits d’engagement et de paiement; e. surveillance des travaux soutenus financièrement et du paiementdes subven- tions; f. établissement, en accord avec leurs présidents, du rapport annuel sur l’activité des groupes de travail. 3 Ils prennent part, avec voix consultative, aux séances des groupes de travail et, si nécessaire, à celles du Groupe de coordination, du Comité directeur et du Conseil de fondation. 4 De leur propre chef ou sur mandat de la Direction ou des organes de la Fondation, ils élaborent des projets propres à la Fondation et les réalisent dans le cadre des cré- dits accordés.

5 L’ordonnance du 22 août 2002 sur les subventions de Pro Helvetia10 fixe les

tâches et compétences des chefs de division en ce qui concerne le traitement des requêtes présentées à la Fondation.

Art. 19 Chefs de service

1 Les chefs de service dirigent leur service de manière autonome, sous la sur-

veillance du directeur. 2 Lorsque des groupes de travail sont constitués pour s’occuper de domaines parti- culiers relevant de leurs services, ils en sont les secrétaires et veillent à l’exécution des tâches suivantes: a. préparation des séances et des différents objets; b. procès-verbaux des séances; c. formulation et exécution des décisions; d. respect des limites des crédits d’engagement et de paiement; e. surveillance des travaux soutenus financièrement et du paiementdes subven- tions; f. établissement, en accord avec leurs présidents, du rapport annuel sur l’activité des groupes de travail. 3 Lorsque des groupes de travail sont constitués pour s’occuper de domaines parti- culiers relevant de leurs services, ils prennent part, avec voix consultative, aux séan- ces de ces groupes et, si nécessaire, à celles du Groupe de coordination, du Comité directeur et du Conseil de fondation.

4 De leur propre chef ou sur mandat de la Direction ou des organes du Conseil de

fondation, ils élaborent des projets propres à la Fondation et les réalisent dans le cadre des crédits accordés.

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5 L’ordonnance du 22 août 2002 sur les subventions de Pro Helvetia11 fixe les

tâches et compétences des chefs de service en ce qui concerne le traitement des requêtes présentées à la Fondation.

Section 6 Dispositions finales

Art. 20 Abrogation du règlement actuel Le règlement du 20 novembre 1997 de la fondation Pro Helvetia12 est abrogé.

Art. 21 Entrée en vigueur Le présent règlement entre en vigueur le 14 mars 2002.

24 janvier 2002 Au nom du Conseil de fondation de la fondation Pro Helvetia:

La présidente, Yvette Jaggi

11 RS 447.12 12 RO 1999 866

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