AS 2004 3633

Ordonnance sur le système d'information du service civil

Ordonnance sur le système d’information du service civil

du 30 juin 2004

Le Conseil fédéral suisse, vu les art. 80, al. 4, et 80a, al. 4, de la loi fédérale du 6 octobre 1995 sur le service civil (LSC)1, arrête:

Section 1 Dispositions générales

Art. 1 Champ d’application La présente ordonnance règle le traitement de données dans le cadre de l’exécution du service civil par les autorités et par les tiers auxquels des tâches d’exécution du service civil (chargés d’exécution) ont été déléguées au sens de l’art. 79, al. 2, LSC.

Art. 2 Organes responsables du système d’information automatisé

1 L’organe d’exécution du service civil (organe d’exécution) est responsable du

développement et de l’exploitation du système d’information automatisé du service civil (système ZIVI+). 2 L’organe d’exécution peut faire appel à un autre service fédéral ou à un prestataire privé pour le développement technique du système ZIVI+ et l’exploitation de l’application.

Art. 3 But du système ZIVI+ Le système ZIVI+ sert de soutien à toute l’exécution du service civil, à savoir: a. l’exécution de la procédure d’admission au service civil; b. l’exécution de la procédure de reconnaissance des établissements d’affecta- tion; c. la préparation, l’exécution, l’administration, le contrôle et l’évaluation des périodes d’affectation; d. l’exécution d’inspections et de contrôles d’efficacité dans les établissements d’affectation; e. la préparation, l’exécution, le financement et le contrôle des cours d’intro- duction et de formation pour les personnes astreintes au service civil et pour les personnes astreintes au travail;

RS 824.095 1 RS 824.0

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f. l’exécution des procédures disciplinaires et le traitement des cas de respon- sabilité civile; g. le traitement des demandes de conseil et d’assistance émanant des personnes astreintes au service civil ou au travail, ainsi que le remboursement des pres- tations d’assistance; h. le prélèvement des contributions auprès des établissements d’affectation et l’octroi d’aides financières à ces établissements; i. la participation à la procédure de recours; j. la gestion des membres des commissions d’admission et de reconnaissance, ainsi que la planification des auditions et le soutien administratif aux travaux des commissions; k. la comptabilité débiteurs et créanciers; l. la documentation; m. l’établissement des statistiques; n. le système d’information concernant les affectations des personnes astreintes au service civil et des personnes astreintes au travail; o. l’authentification des utilisateurs d’un extranet. p. la communication sécurisée avec les membres de la commission d’admis- sion.

Art. 4 Publication sur Internet Peuvent être accessibles à tous sur Internet les données de base et les possibilités d’affectation des établissements d’affectation reconnus qui ont accepté que leurs données soient publiées sur Internet.

Section 2 Données et traitement des données

Art. 5 Provenance des données Les données traitées dans le cadre de l’exécution du service civil proviennent: a. des auteurs des demandes d’admission au service civil, ainsi que des person- nes astreintes au service civil ou au travail; b. des institutions qui déposent une demande de reconnaissance en qualité d’établissement d’affectation; c. des établissements de formation; d. des membres des commissions d’admission et de reconnaissance; e. des destinataires des données au sens des art. 7 et 8.

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Art. 6 Contenu du système ZIVI+

1 Dans le système ZIVI+, les données qui peuvent être traitées concernent:

a. les auteurs de demandes d’admission au service civil, ainsi que les personnes astreintes au service civil ou au travail; b. les institutions requérant leur reconnaissance et les établissements d’affec- tation reconnus; c. les établissements de formation; d. les périodes d’affectation, ainsi que les cours d’introduction et de formation; e. le contenu du livret de service; f. les procédures disciplinaires et les procédures de recours; g. les membres des commissions d’admission et de reconnaissance; h. les séances des commissions d’admission et de reconnaissance; i. les résultats des inspections et des contrôles d’efficacité. 2 Sont mentionnées en annexe les données sensibles qui doivent être traitées dans le système ZIVI+, ainsi que les droits d’accès et les droits de traitement des données.

Art. 7 Communication des données personnelles L’organe d’exécution communique, dans le but mentionné ci-après, les données personnelles aux organes suivants: a. aux établissements d’affectation, en vue d’occuper des personnes astreintes au service civil ou au travail; b. aux établissements de formation, en vue de la réalisation de cours d’introduction et de formation; c. aux chargés d’exécution, en vue de l’accomplissement des tâches d’exécu- tion qui leur ont été déléguées, dans la mesure où ils n’ont pas d’accès direct au système ZIVI+; d. aux médecins-conseil, en vue de l’examen de la capacité de travail; e. aux affaires sanitaires JMéd, en vue d’examiner l’aptitude au service mili- taire des personnes ayant déposé une demande d’admission au service civil; f. à l’état-major de conduite de l’armée, en vue de la communication du nom- bre de jours de service militaire non accomplis et de la mise à jour du sys- tème d’information du personnel de l’armée (PISA); g. à l’état-major de conduite de l’armée ou à l’Office de l’auditeur en chef, en vue du traitement des demandes de réincorporation dans l’armée; h. à la justice militaire, en égard à la procédure militaire pendante pour cause de refus de servir et en vue du contrôle de l’achèvement de l’astreinte au tra- vail;

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i. aux autorités militaires compétentes, en vue du contrôle des jours d’astreinte au travail effectués ou non effectués et en vue de la synchronisation de l’envoi des convocations des personnes astreintes au travail qui n’ont pas été exclues de l’armée; j. aux centres de recrutement de l’armée et aux services cantonaux compétents chargés des convocations, en vue de la coordination du recrutement avec le traitement de la demande d’admission au service civil et en vue de l’incor- poration dans une fonction militaire des conscrits dont la demande d’admis- sion au service civil a été refusée; k. à la justice pénale, en vue de l’appréciation des cas d’espèce en matière d’infraction à la LSC; l. à l’Office fédéral de la police (fedpol), en vue de l’inscription de recherches d’adresses dans le système de recherches RIPOL concernant des personnes astreintes au service civil ou au travail dont le domicile est inconnu et en vue de l’annulation du signalement lorsque l’adresse est communiquée; m. au Département fédéral des finances, à La Poste Suisse, aux CFF et au Con- seil des EPF, en vue du traitement des cas de responsabilité civile; n. aux CFF, en vue de la facturation des trajets en transports publics effectués par les personnes en service; o. aux autorités suisses spécialisées et éventuellement aux autres institutions spécialisées, en vue de l’examen des projets relatifs aux affectations à l’étranger ou dans le domaine de l’agriculture; p. aux offices cantonaux de l’emploi, en vue de leur prise de position sur les demandes de reconnaissance des établissements d’affectation; q. aux membres de la commission d’admission, en vue de l’exécution de la procédure d’admission, dans la mesure où ils n’ont pas d’accès direct au sys- tème ZIVI+; r. aux offices de protection civile des communes de domicile, en vue de la synchronisation de l’envoi des convocations de personnes astreintes au tra- vail et en vue de l’incorporation des personnes qui ont été libérées de l’astreinte au travail; s. aux autorités cantonales chargées de la taxe d’exemption, en vue de la fixa- tion et du remboursement de cette taxe; t. aux autorités cantonales ou communales compétentes, en vue de l’assistance aux personnes astreintes au service civil ou au travail; u. aux offices des poursuites et faillites, en vue de la constatation des féries judiciaires et de l’insaisissabilité des biens; v. aux personnes astreintes au service civil et aux établissements d’affectation, en vue de la préparation des périodes d’affectation au moyen du système d’information concernant les affectations; w. aux centres de conseil en matière de service civil, en vue du soutien lors de la recherche de possibilités d’affectation;

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x. aux employeurs des personnes en service, en vue de constater l’impossibilité de résilier le contrat de travail pendant les délais d’attente prévus à l’art. 336c, al. 1, let. a, du code des obligations2; y. aux membres de la commission de reconnaissance, en vue de l’accomplis- sement des tâches qui leur sont déléguées en vertu de l’ordonnance du 5 décembre 2003 sur les commissions du service civil3.

Art. 8 Communication des données personnelles par procédure d’appel Sont raccordés directement (on line) au système ZIVI+: a. l’assurance militaire, en vue du traitement des cas d’assurance; b. les chargés d’exécution dans les limites des contrats prévus dans l’ordon- nance du 22 mai 19964 sur la délégation de tâches d’exécution du service civil à des tiers; c. le service juridique du Département fédéral de l’économie, en vue de l’exercice de son droit de recours; d. les membres de la commission d’admission, en vue de l’accomplissement des tâches qui leur sont déléguées en vertu de l’ordonnance du 5 décembre

2003 sur les commissions du service civil5.

Art. 9 Communication de données personnelles au cas par cas L’organe d’exécution ne communique aux autres organes que les données dont ils ont absolument besoin pour accomplir leurs tâches légales; il ne communique ces données qu’au cas par cas et sur présentation d’une demande.

Art. 10 Surveillance et coordination

1 L’organe d’exécution exerce la surveillance:

a. du traitement des données personnelles au sens de la présente ordonnance et du règlement d’exploitation; b. du respect des dispositions sur la protection des données et sur la sécurité des données par les personnes et les institutions privées qui sont concernées par le système ZIVI+. 2 Il coordonne ses activités avec les autorités de la Confédération parties au système ZIVI+, ainsi qu’avec les personnes et les institutions privées. 3 Il octroie les droits individuels d’accès pour le traitement des données pour le système ZIVI+.

2 RS 220 3 RS 824.013 4 RS 824.091 5 RS 824.013

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Section 3 Protection des données et sécurité des données

Art. 11 Devoirs de diligence

1 Les autorités parties au système ZIVI+ veillent dans leur domaine à ce que les

données personnelles soient traitées conformément aux prescriptions. 2 Les personnes et les institutions privées auxquels des tâches d’exécution ont été confiées veillent dans leur domaine à ce que les données personnelles soient traitées conformément aux prescriptions. 3 Les autorités, ainsi que les personnes et les institutions privées s’assurent que les données personnelles qu’elles ont introduites dans le système ou communiquées aux services compétents soient complètes, correctes et actualisées.

Art. 12 Sécurité des données 1 La sécurité des données est régie par les art. 8 à 12 de l’ordonnance du 14 juin 1993 relative à la loi fédérale sur la protection des données6, par les art. 8 et 9 de l’ordonnance du 26 septembre 2003 sur l’informatique et la télécommunication dans l’administration fédérale (OIAF)7 et par les recommandations de l’Unité de stratégie informatique de la Confédération. 2 Les autorités, les personnes et les institutions privées autorisées prennent les mesu- res organisationnelles et techniques requises par les dispositions du droit de la pro- tection des données, afin que leurs données personnelles soient protégées contre toute perte, tout traitement ou communication non autorisés et tout vol.

3 L’organe d’exécution édicte un règlement relatif au traitement des données qui

comporte la réglementation requise sur les mesures d’organisation et de sécurité, ainsi que les dispositions nécessaires sur le contrôle du traitement des données. 4 Concernant le traitement des données, l’organe d’exécution veille à ce qu’il soit établi automatiquement un procès-verbal indiquant quel utilisateur ou quelle utilisa- trice a été à l’origine de l’état des données à un moment déterminé et quand il ou elle est intervenu(e).

Art. 13 Droit à l’information et à la rectification des données Les intéressés peuvent faire valoir leurs droits auprès de l’organe d’exécution, en particulier celui d’obtenir des renseignements, de faire rectifier des données et de les faire effacer en vertu des art. 5 et 8 de la loi fédérale du 19 juin 1992 sur la protec- tion des données (LPD)8, et de la loi fédérale du 20 décembre 1968 sur la procédure administrative9.

6 RS 235.11 7 RS 172.010.58 8 RS 235.1 9 RS 172.021

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Section 4 Conservation, archivage et statistiques

Art. 14 Durée de conservation et archivage

1 Sont conservées pendant cinq ans:

a. les données relatives aux personnes astreintes au service civil ou au travail, à compter de la date à laquelle l’astreinte au service civil ou de l’astreinte au travail prend fin; b. les données relatives aux établissements d’affectation, à compter de la date à laquelle ils cessent d’être reconnus; c. les données relatives aux établissements de formation, à compter du jour qui suit le dernier cours d’introduction ou de formation; d. les données relatives aux membres des commissions d’admission et de reconnaissance, à compter du jour où leur mandat prend fin. 2A l’échéance de la durée de conservation, l’organe d’exécution transmet aux Archives fédérales, rend anonymes ou détruit toutes les données conformément à l’art. 21 LPD10.

3 Les données transmises aux Archives fédérales sont détruites dans le système

ZIVI+.

Art. 15 Statistiques L’organe d’exécution communique à l’Office fédéral de la statistique les données dont il a besoin pour accomplir ses tâches.

Section 5 Financement

Art. 16 1 La Confédération finance le développement et l’exploitation du système d’infor- mation ZIVI+, ainsi que le raccordement et l’exploitation des lignes de données jusqu’aux services raccordés directement (on line) au système ZIVI+. Sont exceptés le raccordement et l’exploitation des lignes de données accessibles aux membres de la commission d’admission.

2 Les services et personnes raccordés directement au système ZIVI+ prennent en

charge les frais d’acquisition et d’exploitation de leurs appareils, ainsi que les frais des logiciels dont ils ont besoin. L’organe d’exécution fixe les conditions auxquelles ces appareils et logiciels devront répondre.

10 RS 235.1

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Section 6 Dispositions finales

Art. 17 1 L’ordonnance du 14 août 199611 sur le système d’information du service civil est abrogée.

2 La présente ordonnance entre en vigueur le 1er septembre 2004.

30 juin 2004 Au nom du Conseil fédéral suisse: Le président de la Confédération, Joseph Deiss La chancelière de la Confédération, Annemarie Huber-Hotz

11 RO 1996 2461, 1997 2779, 1998 2530

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Annexe (art. 6, al. 2)

Données personnelles figurant dans le système ZIVI+: utilisateurs et droit de traitement A = Consultation B = Traitement (enregistrement initial et mutation)

Organes intéressés: 1 = Collaborateurs/collaboratrices des admissions 10 = Service juridique de l’organe d’exécution 2 = Collaborateurs/collaboratrices des affectations 11 = Planification des auditions 3 = Collaborateurs/collaboratrices des admissions et des affectations 12 = Responsable des affectations spéciales

4 = Collaborateurs/collaboratrices des inspections 13 = Commission d’admission

5 = Collaborateurs/collaboratrices de l’infrastructure 14 = Service juridique du DFE 6 = Administration spécialisée des affectations 15 = Autorité cantonale chargée de la taxe d’exemption/ 7 = Administration spécialisée des admissions Administration fédérale des contributions

8 = Directeur/directrice du centre régional 16 = Assurance militaire

9 = Direction de l’organe d’exécution

Données Organes concernés

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16

1. Données personnelles concernant le requérant/la personne astreinte au service civil 1 Numéro de système du requérant/ de la personne astreinte au A A A A A A A A A A A A A A A A service civil

2 Nom B B B A B B B A A A A B A A A A

3 Prénom B B B A B B B A A A A B A A A A

4 Adresse B B B A B B B A A A A B A A A A

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Données Organes concernés

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16

5 Date de naissance B B B A B B B A A A A B A A A A

6 Titre B B B A B B B A A A A B A A A A

7 Etat civil B B B A B B B A A A A B A A A A

8 Canton d’origine B B B A B B B A A A A B A A A A

9 Numéro AVS B B B A B B B A A A A B A A A A

10 Activités professionnelles B B B A B B B A A A A B A A A A 11 Informations utiles pour tout contact B B B A B B B A A A A B A A A A

2.Procédure d’admission 12 Compétence du centre régional, ou de l’organe central pour B B B A B B B A A A A B A A A A le requérant / la personne astreinte au service civil

13 Aptitude B A B A B B B A A A A A A A

14 Dernier grade militaire obtenu par la personne astreinte B A B A B B B A A A A A A A au service civil 15 Inscription au casier judiciaire oui/non, date de l’inscription B B B A A A A A

16 Membres d’une communauté religieuse B B B A A A A A

17 Documents complets lors de l’entrée de la demande B B B A A A A A

18 Remarques relatives à la suspension B B B A A A A A

19 Statut lors de l’admission: astreint au service militaire, conscrit, B B B A A A A A A membre d’une communauté religieuse 20 Reconsidération d’une demande de non-entrée en matière ou de B B B A A A A A rejet de la demande

21 Questionnaire relatif à la procédure d’admission B B B A A A A A

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Données Organes concernés

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 22 Date du dépôt de la demande d’admission et des documents B B B A A A A A complémentaires

23 Implication de la justice militaire B B B A A A A A

24 Remarques concernant la demande d’admission B B B A A A A A

25 Remarques sur la suspension de la demande, y compris B B B A A A A A

la période de suspension

26 Décision concernant la demande d’admission B B B A A A A A A

27 Décision concernant les absences aux auditions A A A A A B A

28 Dossier du requérant avec tous les documents de la procédure B B B A A A A A d’admission

3. Affectations

29 Formation de la personne astreinte au service civil B B B A A B B A A A B A A 30 Type de service de la personne astreinte: personne astreinte B A B A A B B A A A A A A A au service civil, personne astreinte au service civil provenant de l’astreinte au travail, astreinte au travail ou personne ayant refusé le service d’avancement de sous-officier 31 Collaborateur responsable des enregistrements B B B A A B B A A A A B A A A

32 Statut militaire en service long B B A B A A A B A A

33 Nombre de jours de service supplémentaires volontaires B B A B A A A B A A

34 Libération du service au sens de l’art. 13 LSC B B A B A A A B A A

35 Photo passeport pour carte d’identité et billets CFF B B A A B A A A B

de la personne astreinte au service civil 36 Remarques au sujet de la personne astreinte au service civil B B A A B A A A B

37 Nouvel examen de l’aptitude au service militaire B B A B A A A B

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Données Organes concernés

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16

38 Remarques sur l’aptitude au service militaire B B A B A A A B

39 Examen médical effectué par le médecin-conseil B B A B A A A B

40 Convocation d’office B B A B A A A B

41 Motif du congé B B A B A A A B

42 Procédure disciplinaire avec décision A A A A A A B A

43 Motif pour la libération de l’astreinte au service civil B B A B A A A B

44 Dossier contenant tous les documents de la personne astreinte B B A B A A A B au service civil, sans les documents d’admission

4. Institutions requérantes/établissements d’affectation

45 Nom B B A B A A A B A

46 Adresse B B A B A A A B A

47 Personne de contact B B A B A A A B A

48 Numéro de système A A A A A A A A

49 Domaine d’activité de l’établissement d’affectation selon B B A B A A A B

l’art. 4 LSC

50 Répertoire des cahiers des charges avec leurs activités B B A B A A A B

51 Données internes: forme juridique, évaluation financière, B B A B A A A B

aide financière, réexamen, statuts, description, destinataire de la décision

52 Données pour le traitement de la demande B B A B A A A B

53 Questionnaire B B A B A A A B

54 Assujetissement à la contribution B B A B A A A B

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Données Organes concernés

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16

55 Décision de reconnaissance B B A B A A A B

56 Données pour la demande d’aide financière B B A B A A A B

57 Dossier de l’établissement d’affectation avec tous les documents B B A B A A A B

58 Compétence du centre régional ou de l’organe central pour B B A B A A A B

l’établissement d’affectation

59 Données concernant les inspections B B B B A A A B

60 Contenu du questionnaire de satisfaction de la clientèle B B A B A A A B

61 Dossier avec tous les documents concernant l’établissement B B A B A A A B d’affectation

5. Procédure de recours

5.1 Procédure de recours en matière d’admission

62 Recourant (PASC ou service juridique du DFE) B B B A A A A A

63 Objet de l’action en nullité du recours B B B A A A A A

64 Dispositif de la décision attaquée B B B A A A A A

65 Institution qui a pris la décision attaquée B B B A A A A A

66 Prise de position de l’organe d’exécution B B B A A A A A

67 Prise de position de la commission d’admission B B A A A A A A

68 Décision de la commission de recours B B B A A A A A

5.2 Procédure de recours en matière d’affectation et de reconnaissance

69 Recourant (PASC ou EA) B B B A A A B

70 Objet de la contestation contenue dans le recours B B B A A A B

71 Dispositif de la décision attaquée B B B A A A B

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Données Organes concernés

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16

72 Institution qui a pris la décision attaquée B B B A A A B

73 Prise de position de l’organe d’exécution B B B A A A B

74 Décision de la commission de recours B B B A A A B

6. Commissions

75 Compétence du centre régional pour les membres de la commis- B B B A A A B A sion d’admission

76 Adresses des membres des commissions B B B A A A B A

77 Qualité de membre de la commission (admission/reconnaissance) B B B B B A A A B B A

78 Séance de la commission d’admission B B B A A A B B A

79 Décision de la commission B B B A A A A A

80 Remarques sur le report de l’audition B B B A A A A A

81 Séance de la commission de reconnaissance B B A B A A A B A

3646