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Ordonnance sur le système d'information Plato

Ordonnance sur le système d’information Plato (Ordonnance Plato)

du 25 septembre 2020

Le Conseil fédéral suisse, vu l’art. 6 de la loi fédérale du 24 mars 2000 sur le traitement des données personnelles au Département fédéral des affaires étrangères 1, vu l’art. 57h, al. 3, de la loi du 21 mars 1997 sur l’organisation du gouvernement et de l’administration², arrête:

Section 1 Dispositions générales

Art. 1 Objet La présente ordonnance règle l’exploitation et l’utilisation du système d’information Plato (Plato) du Département fédéral des affaires étrangères (DFAE).

Art. 2 Finalité du système d’information Plato permet au DFAE de remplir ses tâches, à savoir celles assumées par la Divi- sion Sécurité humaine (DSH) de la Direction politique et par le Domaine Aide humanitaire et Corps suisse d’aide humanitaire (Domaine AH/CSA) de la Direction du développement et de la coopération (DDC), en application de la loi fédérale du 19 décembre 2003 sur des mesures de promotion civile de la paix et de renforcement des droits de l’homme³ ainsi que de l’ordonnance du 11 mai 1988 concernant le Corps suisse d’aide humanitaire⁴. Il sert en particulier: a. à la gestion et à l’administration des membres du Pool d’experts pour la promotion civile de la paix de la DSH et du CSA; b. au recrutement d’experts pour les pools d’experts; c. à la planification et à la gestion des missions;

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d. à l’établissement de contrats de travail; e. à l’administration des formations initiales et continues des experts; f. à la logistique du matériel d’intervention; g. à l’établissement de statistiques.

Art. 3 Responsabilités Plato relève de la responsabilité de la DSH et du Domaine AH/CSA.

Art. 4 Structure Plato est constitué d’une interface utilisateur et des bases de données indépendantes les unes des autres énumérées ci-après: a. base de données concernant les membres du Pool d’experts pour la promo- tion civile de la paix; b. base de données pour les membres du CSA.

Section 2 Traitement des données

Art. 5 Données traitées 1 Plato contient des données relatives aux personnes visées à l’art. 2 de la loi fédé- rale du 24 mars 2000 sur le traitement des données personnelles au Département fédéral des affaires étrangères.

2 Les données traitées dans le système sont spécifiées dans l’annexe.

Art. 6 Provenance des données et droits de traitement

1 Les données sont saisies par la DSH, la Division Personnel du DFAE et le Do-

maine AH/CSA. Ces unités disposent de tous les droits de traitement pour l’ensemble des données qu’elles gèrent.

2 Le Groupe spécialisé Sauvetage CSA du Département fédéral de la défense, de la

protection de la population et des sports (DDPS) dispose d’un droit de lecture des données relatives à ses membres qui sont des experts du CSA.

3 L’unité Informatique du DFAE dispose des droits d’accès nécessaires à

l’accomplissement de ses tâches. 4 Tous les droits de traitement s’exercent par le biais d’une procédure d’accès en ligne.

Art. 7 Communication de données Des données relatives à des experts déployés en mission peuvent être communiquées au Centre de gestion des crises du DFAE et à la Direction consulaire afin de per-

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mettre à ces unités de s’acquitter de leurs missions dans le cadre de la gestion de crises et d’incidents de sécurité ainsi que de la préparation aux crises.

Art. 8 Destruction de données 1 Les données personnelles saisies dans le système sont détruites au plus tard dix ans après que les personnes concernées ont atteint l’âge de septante ans. 2 Les données relatives à des personnes dont la candidature a été rejetée sont dé- truites au plus tard trois mois après la clôture de la procédure de candidature. 3 Sont réservées les dispositions de la législation fédérale relative à l’archivage.

Art. 9 Classement de documents Tous les documents relatifs aux personnes saisies dans le système peuvent être enregistrés dans Plato.

Section 3 Exploitation et droits d’accès

Art. 10 Exploitation technique et administration du système

1 L’unité Informatique du DFAE est responsable de l’exploitation technique de

Plato. 2 L’administrateur système est rattaché à l’unité Informatique du DFAE. Il gère le système informatique, les bases de données et les applications. 3 Une personne responsable de l’application est rattachée à la DSH et une autre au Domaine AH/CSA. Ces personnes servent d’interface entre l’administrateur système et les utilisateurs.

Art. 11 Attribution des droits d’accès 1 Les personnes responsables de l’application attribuent les droits d’accès indivi- duels aux utilisateurs de Plato. 2 Elles vérifient chaque année si les conditions relatives aux droits d’accès sont toujours remplies.

Section 4 Sécurité des données

Art. 12 Devoirs de diligence

1 La DSH et le Domaine AH/CSA veillent à ce que les données soient traitées dans

Plato conformément aux prescriptions en vigueur.

2 Ils s’assurent que les données saisies sont exactes, complètes et à jour.

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Art. 13 Règlement relatif au traitement des données La DSH et le Domaine AH/CSA édictent un règlement relatif au traitement des données. Ce dernier définit les mesures techniques et organisationnelles requises pour assurer la sécurité des données ainsi que le contrôle du traitement des données.

Art. 14 Journalisation 1 Les accès à Plato et les modifications qui y sont effectuées sont journalisés en permanence.

2 Les procès-verbaux de journalisation sont conservés pendant un an.

Section 5 Entrée en vigueur

Art. 15 La présente ordonnance entre en vigueur le 1er novembre 2020.

25 septembre 2020 Au nom du Conseil fédéral suisse: La présidente de la Confédération, Simonetta Sommaruga Le chancelier de la Confédération, Walter Thurnherr

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Annexe (art. 5, al. 2)

Données personnelles saisies dans Plato

I. Indications relatives à la personne

1. Nom(s)

2. Prénom(s)

3. Date de naissance/âge

4. État civil

5. Sexe

6. Lieu de naissance

7. Lieu d’origine

8. Nationalité(s) avec le code ISO

9. Adresse(s) (rue, NPA, localité)

10. Pays (nom, code postal, code ISO, indicatif téléphonique)

11. Type d’adresse

12. Numéro(s) de téléphone

13. Adresse électronique

14. Formule de civilité

15. Titre

16. Communication

17. Type de communication

18. Langue de correspondance

19. Compétences linguistiques

20. Diplômes et certificats de langues

21. Numéro d’assuré(e) au sens de l’art. 50c de la loi fédérale du 20 décembre

1946 sur l’assurance-vieillesse et survivants5

22. Numéro personnel

23. Indications relatives aux documents officiels (date et lieu de dépôt)

24. Profession et formation

25. Activité actuelle

26. Expérience dans le domaine humanitaire

27. Grade militaire

5 RS 831.10

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28. Grade dans la police

29. Statut (actif/passif) avec date et emplois précédents

30. Statut au sein du DDPS

31. Catégorie AH/CSA

32. Missions AH/CSA (hormis mandat/centrale DDC)

33. Nombre de missions AH/CSA (hormis mandat/centrale DDC)

34. dont missions effectuées dans le cadre de l’Équipe d’intervention rapide

(EIR) ou de la Chaîne suisse de sauvetage (CSS)

35. Membre de l’EIR et fonction

36. Priorité EIR

37. Membre de la CSS et fonction

38. Priorité CSS

39. Instance compétente

40. Échelon de conduite

41. Entreprise

42. Expérience (type de missions)

43. Disponibilité pour des missions et restrictions en matière d’affectation

44. Réserve en matière d’affectation

45. Justification de la réserve en matière d’affectation

46. Groupe de travail spécialisé et position

47. Fonction dans le groupe spécialisé et position

48. Indications relatives aux missions effectuées pour des tiers (entreprise, orga- nisation, description de l’activité, durée)

49. Besoins de formation continue

50. Indications relatives aux cours (nom du cours, type de cours, lieu, type de

participants, statut de participation)

II. Indications relatives au passeport

1. Type de passeport

2. Pays

3. Numéro du passeport

4. Durée de validité

5. Lieu de délivrance

6. Date de délivrance

7. Remise

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8. Restitution

9. Dépôt du passeport

III. Indications relatives au recrutement

1. Date de l’entretien

2. Candidature complète

3. Journée de recrutement

4. Attestation médicale d’aptitude

5. Date de l’extrait du casier judiciaire

6. Contrôle de sécurité relatif aux personnes (date limite de validité)

7. Confirmation d’admission

8. Permis de conduire (catégorie, date, remarques)

IV. Indications relatives à l’entreprise

1. Nom

2. Adresse(s) (rue, localité, pays)

3. Type d’adresse

4. Communication

5. Type de communication

V. Indications relatives à la personne de référence

1. Nom(s)

2. Prénom(s)

3. Nature de la relation

4. Priorité

5. Participation à une mission en famille

6. Adresse(s) (rue, NPA, localité)

7. Pays (nom, code postal, code ISO, indicatif téléphonique)

8. Type d’adresse

9. Communication

10. Type de communication

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VI. Indications relatives à la mission et au contrat

1. Mission (désignation, type, sous-type, forme, durée, jours, lieu, AH/CSA,

organisation, fonction, groupe spécialisé, pays, continent)

2. Contrat (type, durée, numéro, base légale)

3. Mission planifiée (type, statut)

4. Mission en famille

5. Classification

6. Chargé de programme

7. Taux d’occupation

8. Police civile (CIVPOL)

9. Niveau de contrôle de sécurité relatif aux personnes

10. Organisme d’envoi et organisme d’accueil

11. Superviseur

12. Statut relatif à la sélection

13. Grade dans la police

14. Compétence en matière de sécurité

15. Statut de candidature

16. Matériel/bagages

17. Unité d’organisation/Division/Section

18. Actuellement en mission pour l’AH/le CSA

19. Renseignements relatifs au voyage (date, heure)

20. Voyage compris

21. Congé non payé (du/au, nombre de jours)

22. Jours de vacances (nombre)

23. Subordination hiérarchique

24. Secteur du personnel

25. Indications relatives au salaire (classe de salaire, montant, versements, fi- nancement, type de frais de voyage de service, etc.)

26. Nombre de vols pour les vacances

27. Jours supplémentaires

28. Indemnités et allocations

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