Département fédéral de justice et police DFJP

Office fédéral de la justice OFJ Domaine de direction Droit privé Office fédéral de l'état civil

24.06.2026

Révision de l’ordonnance sur les émolu- ments en matière d’état civil

Rapport explicatif concernant l’ouverture de la procédure de consultation

BJ-D-0B253501/269

Condensé

La révision de l’ordonnance du 27 octobre 1999 sur les émoluments en matière d’état civil (OEEC ; RS 172.042.110) met en œuvre la motion 21.3024 de la Commission des affaires juridiques du Conseil des États (CAJ-E) « État civil. Aménagement des émoluments » qui charge le Conseil fédéral « d’examiner la structure tarifaire appliquée actuellement au niveau de l’état civil et de définir des émoluments qui permettent aux cantons de mieux couvrir leurs coûts dans ce domaine ».

Le Conseil fédéral propose par ailleurs d’instaurer un nouveau supplément revenant à la Confédération qui sera perçu sur les documents d’état civil payants et permettra à cette der- nière de couvrir les frais qui lui incombent pour la mise à disposition de l’infrastructure infor- matique en matière d’état civil.

Contexte

La présente révision de l’OEEC découle de la motion 21.3024 de la CAJ-E « État civil. Aménagement des émoluments » déposée le 22 février 2021. Après que le Conseil fédéral a proposé d’accepter la motion, celle-ci a été adoptée par le Parlement. Elle charge le Conseil fédéral « d’examiner la structure tarifaire appliquée actuellement au niveau de l’état civil et de définir des émoluments qui permettent aux cantons de mieux couvrir leurs coûts dans ce domaine ». Le Conseil fédéral a profité de l’occasion pour proposer un nouveau supplément revenant à la Confédération qui permettra à cette dernière de couvrir les frais qui lui incom- bent pour la mise à disposition de l’infrastructure informatique en matière d’état civil.

Contenu de l’avant-projet

Le Conseil fédéral propose d’adapter différents émoluments afin de mieux tenir compte de la charge de travail effective des offices de l’état civil et de renforcer le principe de causalité.

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Table des matières

1 Contexte ....................................................................................................................... 4 1.1 Nécessité d’agir et objectifs .................................................................................. 4 1.2 Relation avec le programme de la législature et avec le plan financier, ainsi qu’avec les stratégies du Conseil fédéral .............................................................. 5 1.3 Classement d’interventions parlementaires .......................................................... 5 1.4 Procédure ............................................................................................................. 5 2 Présentation du projet ................................................................................................. 5 2.1 Augmentation de la couverture des coûts en matière d’état civil ........................... 5

2.2 Introduction d’un nouveau supplément applicables aux documents issus

d’Infostar............................................................................................................... 6 2.3 Réexamen de chaque émolument ........................................................................ 7 3 Commentaire des dispositions ................................................................................... 8 3.1 Modification générale du tarif horaire .................................................................... 8 3.2 Ordonnance sur les émoluments en matière d’état civil ........................................ 8 3.3 Annexe 1 : prestations des offices de l’état civil .................................................... 9 3.4 Annexe 2 : prestations des autorités cantonales de surveillance de l’état civil .... 14 3.5 Annexe 3 : prestations des représentations suisses à l’étranger ......................... 15 3.6 Annexe 4 : prestations de l’Office fédéral de l’état civil et de l’unité Infostar de l’Office fédéral de la justice ................................................................................. 15 3.7 Ordonnance sur l’état civil................................................................................... 16 4 Conséquences ........................................................................................................... 16 4.1 Conséquences pour la Confédération, pour les cantons et les communes ......... 16 4.2 Conséquences économiques.............................................................................. 16 4.3 Conséquences sanitaires et sociales .................................................................. 16 5 Aspects juridiques..................................................................................................... 16 5.1 Constitutionnalité et niveau normatif ................................................................... 16 5.2 Forme de l’acte à adopter ................................................................................... 16 Annexe : questionnaire aux cantons

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1 Contexte

1.1 Nécessité d’agir et objectifs

1.1.1 Travaux préparatoires de la Conférence des autorités cantonales de

surveillance de l’état civil La Conférence des autorités cantonales de surveillance de l’état civil (CEC) s’est adressée en 2017 au Département fédéral de justice et police (DFJP) pour lui demander que les émo- luments en matière d’état civil soient fixés à l’avenir de manière à couvrir les coûts des pres- tations. La Confédération s’est montrée ouverte à ce changement sur le principe, mais elle a invité les cantons à élaborer au préalable les bases légales nécessaires.

La CEC a recueilli auprès des cantons les données requises et a constaté que le taux de couverture des coûts en matière d’état civil se situait en Suisse entre 42 et 47 %. Différentes solutions ont été examinées par la suite et, le 3 septembre 2021, la Conférence des direc- trices et directeurs des départements cantonaux de justice et police (CCDJP) a été chargée à l’unanimité d’élaborer un projet visant à atteindre un taux de couverture des coûts d’environ 60 %. La CCDJP a accepté cette demande lors de son assemblée d’automne 2021. Elle a re- mis le projet adopté à l’ancienne cheffe du DFJP par courrier daté du 30 novembre 2021 et lui a demandé d’entreprendre les travaux nécessaires en vue de réviser l’ordonnance du 27 octobre 1999 sur les émoluments en matière d’état civil (OEEC ; RS 172.042.110).

1.1.2 Initiative 20.312 du canton de Soleure « État civil. Les émoluments doivent couvrir les coûts » Le 29 mai 2020, le canton de Soleure a déposé une initiative pour demander que les émolu- ments perçus en matière d’état civil couvrent les coûts des prestations. À l’issue de l’examen préalable de l’initiative réalisé le 22 février 2021, la Commission des affaires juridiques du Conseil des États (CAJ-E) a émis des réserves quant à la demande1 tout en reconnaissant la nécessité d’un examen régulier de la structure tarifaire. Elle a décidé de ne pas donner suite à l’initiative et de soumettre l’objectif de cette dernière au Conseil fédéral sous la forme d’une motion de commission (21.3024). Le Conseil national a également décidé, le 6 dé- cembre 2021, de ne pas donner suite à l’initiative 20.312.

1.1.3 Motion 21.3024 CAJ-E « État civil. Aménagements des émoluments »

En dérogation à l’initiative 20.312 déposée par le canton de Soleure, qui demandait que les émoluments perçus en matière d’état civil couvrent les coûts de prestation, la motion 21.3024 demande simplement « de mieux couvrir les coûts » dans ce domaine. Le Conseil fédéral a proposé de l’accepter le 12 mai 2021. Le Conseil des États a adopté la motion (sans contre- proposition) le 16 juin 2021 et le Conseil national le 6 décembre 2021 (par 113 voix contre 39 et 2 abstentions). Les deux Chambres ont ainsi donné le mandat suivant au Conseil fédé- ral :

« Le Conseil fédéral est chargé d’examiner la structure tarifaire appliquée actuellement au ni- veau de l’état civil et de définir des émoluments qui permettent aux cantons de mieux couvrir leurs coûts dans ce domaine. »

1 Il ressort du rapport de la CAJ-E du 22 février 2021 que « la plupart des services de l’état civil sont aussi proposés dans l’intérêt public et ne répondent pas uniquement à un besoin des particuliers » ; disponible sur : www.parlement.ch > numéro d’objet 20.312. 4/16

1.1.4 Motion 21.4666 Zanetti « Ni émoluments ni débours pour la délivrance des

actes de décès » Il convient enfin de mentionner la motion 21.4666 Zanetti « Ni émoluments ni débours pour la délivrance des actes de décès » déposée le 17 décembre 2021 qui demandait que ne soient plus facturés d’émoluments ni de débours pour la délivrance des actes de décès. Lors des délibérations au Conseil des États, le motionnaire a étendu sa demande aux actes de nais- sance. Il a retiré sa motion après que le Conseil fédéral s’est engagé à examiner sa demande lors de la présente révision de l’OEEC2.

1.2 Relation avec le programme de la législature et avec le plan financier, ainsi qu’avec les stratégies du Conseil fédéral Le projet n’a été annoncé ni dans le message du 24 janvier 20243 ni dans l’arrêté fédéral du 6 juin 2024 sur le programme de la législature 2023 à 20274.

1.3 Classement d’interventions parlementaires

La présente révision met en œuvre la motion 21.3024 CAJ-E qui peut donc être classée.

1.4 Procédure

Les travaux de révision ont été divisés en deux parties. Dans un premier temps, un groupe de travail a discuté des principes de la future ordonnance sur les émoluments et a élaboré un projet. Celui-ci a servi de base à la deuxième étape qui consistait à rédiger concrètement l’avant-projet.

Le groupe de travail institué par l’Office fédéral de la justice (OFJ) a tenu plusieurs séances auxquelles les personnes ci-après ont participé :

− Jon Peider Arquint, représentant de la CEC − Hans-Rudolf Egli, représentant de la CEC (à partir d’octobre 2022) − Peter Naef, représentant de la CEC (jusqu’en octobre 2022) − Roland Peterhans, représentant de l’Association suisse des officiers de l’état civil (ASOEC) − Phonesili Phengrasamy, Direction consulaire, Département fédéral des affaires étran- gères (DFAE) − Alexandra Rohrer, représentante de l’ASOEC − David Rüetschi, OFJ − Claudio Stricker, représentant de la CCDJP − Patrik Zürcher, OFJ

La première étape s’est terminée à l’été 2023. En raison de différents travaux urgents, la suite des activités a pris du retard et n’a pu être menée à bien qu’à l’hiver 2025/2026.

2 Présentation du projet

2.1 Augmentation de la couverture des coûts en matière d’état civil

Le point central de la révision est l’augmentation de la couverture des coûts en matière d’état civil. Bien que l’initiative cantonale 20.312 rejetée par le Parlement demandait une couverture complète des coûts, la motion 21.3024 finalement transmise demande simplement une meil- leure couverture des coûts. Le Parlement en a décidé ainsi, car il ressort des délibérations 2 BO 2022 E 215 3 FF 2024 525 4 FF 2024 1414 5/16

de la CAJ-E que la plupart des services de l’état civil sont proposés dans l’intérêt du public et qu’une couverture complète des coûts ne serait pas souhaitable. Le Conseil des États l’a souligné expressément5. C’est pourquoi la proposition de la CEC et de la CCDJP, qui est à l’origine du présent avant-projet, vise une couverture des coûts d’environ 60 %.

2.2 Introduction d’un nouveau supplément applicable aux documents issus

d’Infostar Les coûts en matière d’état civil sont composés des frais des cantons et de ceux de la Confé- dération. Actuellement, les cantons peuvent couvrir une partie essentielle de leurs frais par les émoluments perçus auprès des personnes qui demandent des prestations en matière d’état civil. Il s’agit d’une concrétisation du principe de causalité prévu en droit administratif. En revanche, le régime en vigueur ne prévoit aucune possibilité pour la Confédération de re- couvrer ses frais au moyen d’émoluments, notamment ceux engendrés par la mise à disposi- tion d’Infostar. Cette inégalité de traitement doit être levée. Les clients paieront une compen- sation pour la mise à disposition de l’infrastructure informatique, qui est une condition nécessaire et constitue l’élément central pour la fourniture de l’ensemble des prestations en matière d’état civil.

La Confédération a mis à la disposition des cantons le 11 novembre 2024 une version com- plètement remaniée d’Infostar. Son exploitation coûte au moins 6,5 millions de francs par an- née. Ce montant représente les frais pour l’unité Infostar de l’OFJ, pour le soutien apporté par l’Office fédéral de l’état civil et pour les prestataires externes et internes de la Confédération. S’y ajoutent les amortissements comptables sur les frais de développement (près de 38 mil- lions de francs pour le développement de « Infostar NG ») et les investissements indispen- sables pour le développement continu d’Infostar. Certains développements doivent impérati- vement être mis en œuvre en raison des révisions de loi ou des exigences des partenaires.

L’émolument versé par les cantons à la Confédération pour l’utilisation d’Infostar en applica- tion de l’art. 45a, al. 3, CC s’élève à 600 000 francs (art. 77, al. 2, de l’ordonnance du 28 avril 2004 sur l’état civil [OEC ; RS 211.112.2]). Une augmentation de cet émolument a été expressément rejetée, car celui-ci a été négocié avec les cantons et fait partie d’un ensemble de compromis que le Conseil fédéral ne peut pas modifier ultérieurement de manière unilaté- rale sans enfreindre la répartition des coûts entre la Confédération et les cantons convenue à l’art. 45a, al. 2, CC.

La participation proposée des clients vise à couvrir les coûts qui incombent à la Confédéra- tion. Pour ce faire, un supplément de 12 francs sera perçu pour le compte de la Confédéra- tion sur certains documents issus d’Infostar qui sont déjà remis contre paiement. On estime qu’il rapportera environ six millions de francs par année et couvrira en grande partie des coûts de la Confédération. Il convient toutefois de relever qu’il y a une certaine incertitude quant au nombre de documents payants qui seront délivrés à l’avenir. Si le supplément était plus élevé, le risque serait plus grand que la Confédération réalise un gain illicite. Pour cette raison, il est prévu de réaliser un monitoring régulier du taux de couverture et d’adapter le supplément si nécessaire.

Actuellement, près de 600 000 documents payants sont générés par Infostar. Il faut toutefois compter sur un rapide recul de ce nombre, car de documents d’état civil physiques, en parti- culier à l’intérieur de la Suisse, seront remplacés par des déclarations électroniques générées

5 Voir l’intervention du rapporteur de la commission : « Votre commission rappelle aussi que les émoluments d’état civil répondent souvent à des tâches d’intérêt public et que dès lors il convient de garder une certaine réserve en matière de couverture des coûts. », BO E 2021 696. 6/16

automatiquement, qui sont, elles, gratuites. Ainsi, un grand nombre de documents actuelle- ment payants disparaîtra, surtout grâce à l’interface prévue avec le système d’information central sur la migration (SYMIC). Les actes d’origine, que les autorités réclament encore dans de nombreux cas au format papier, seront certainement remplacés dans un futur proche par une annonce électronique. Au vu de ces prévisions, on estime que le supplément perçu pour le compte de la Confédération s’appliquerait à 500 000 documents maximum par année d’ici trois ans.

Le supplément encaissé pour le compte de la Confédération pourra exclusivement être perçu sur les documents générés par Infostar et délivrés par les offices de l’état civil contre paie- ment. Il ne sera pas perçu sur les documents délivrés gratuitement et sur les confirmations et attestations produites manuellement conformément au ch. 1.2 de l’annexe 1.

Les cantons percevront ce supplément comme ils le font déjà pour les autres émoluments. Le document payant pourra être marqué et comptabilisé comme tel dans Infostar lors de son établissement. À la fin de la période de facturation (probablement une fois par année), la Confédération transmettra une facture aux cantons indiquant le nombre exact de documents pour lesquels le supplément aura été perçu. Évidemment, celui-ci sera reversé à la Confédé- ration seulement s’il a été effectivement perçu. En d’autres termes, la Confédération suppor- tera le risque d’encaissement. Les modalités de paiement appliquées par les cantons seront examinées au moyen d’un questionnaire dans le cadre de la consultation pour que la Confé- dération puisse se faire une représentation de la pratique actuelle et prévoir une solution qui tient compte des circonstances.

2.3 Réexamen de chaque émolument

La présente révision est également l’occasion d’examiner chaque émolument et d’adapter les montants si nécessaire. La révision se fonde sur les lignes directrices ci-après.

(1) Renforcement du principe de causalité. Quiconque demande à l’État d’accomplir une prestation doit la payer. Le principe de causalité ne s’applique toutefois pas de manière absolue dans le domaine de l’état civil. Par exemple, certaines prestations des offices de l’état civil relatives à des évènements naturels (naissances et décès) ne sont pas sou- mises à des émoluments. Dans ces cas, la mise à jour du registre de l’état civil est gra- tuite, car elle sert dans une large mesure l’intérêt public. En revanche, l’établissement des documents d’état civil actualisés à la suite d’un tel évènement doit être expressément sol- licité, de sorte que cette prestation est payante (art. 2, al. 1, OEEC).

En application du droit en vigueur, aucun émolument n’est perçu pour la mise à jour de décisions judiciaires et administratives et pour la reconnaissance d’une décision ou d’un acte étranger concernant l’état civil conformément à l’art. 32, al. 1, de la loi fédérale du 18 décembre 1987 sur le droit international privé (LDIP)6. Il en va de même pour la saisie d’une personne étrangère dans le registre de l’état civil sur la base de documents étran- gers. Après leur enregistrement, l’établissement de documents d’état civil peut être sou- mis, dans certaines circonstances, à un émolument. Le principe de causalité sera ren- forcé et les opérations précitées seront fournies contre un émolument lorsque l’office concerné aura fourni un surcroît de travail de plus de deux heures.

Il n’existe à l’heure actuelle aucun émolument fédéral pour l’établissement d’une décision sujette à recours. Il semble toutefois que divers cantons perçoivent quand même un émo-

6 RS 291 7/16

lument pour cette opération. Ils se fondent pour ce faire sur le droit administratif cantonal, ce qui, compte tenu de la répartition des compétences, peut être problématique. Il semble donc opportun de facturer cette opération à la personne qui a demandé la décision, tout du moins lorsque l’office concerné a dû faire face à une charge de travail supplémentaire considérable pour établir la décision.

Les conseils et les informations sur les conditions et conséquences légales des déclara- tions et la demande d’autorisation de réception de la déclaration de données non liti- gieuses (voir l’art. 41 CC) adressée par l’office de l’état civil à l’autorité de surveillance compétente sont actuellement compris dans l’émolument forfaitaire. Toutefois, il y a régu- lièrement des cas qui engendrent, en raison de leur nature, une charge de conseil ex- traordinaire qui ne peut pour l’instant pas être couverte par un émolument. Il est approprié de continuer d’indemniser la charge de conseil au moyen de l’émolument forfaitaire jusque dans une certaine limite et d’autoriser l’établissement d’une facture en présence d’un surcroît de travail extraordinaire. Par ailleurs, lorsque la charge de conseil est élevée en raison de la nature de l’affaire, l’émolument forfaitaire sera augmenté en conséquence. En revanche, lorsque l’autorité de l’état civil n’a finalement fourni aucune prestation factu- rable, le conseil reste gratuit. En effet, les personnes concernées éprouveraient des diffi- cultés à comprendre pourquoi une facture serait établie pour la fourniture de conseils.

(2) Instauration d’une fourchette pour la perception des émoluments. Le montant actuel des émoluments est fixe afin de les harmoniser. Le Conseil fédéral ne fait toutefois pas usage de la possibilité prévue à l’art. 5, al. 3, OEEC de fixer une fourchette selon sa libre appré- ciation et donc de calculer l’émolument « en fonction notamment du temps employé, de la complexité et de l’importance de l’affaire ainsi que de l’intérêt et de la faute de l’assu- jetti ». Par conséquent, les offices de l’état civil n’ont aucune marge de manœuvre et ne peuvent tenir compte des spécificités de chaque cas.

L’émolument sera perçu dans ces cas exclusivement en fonction du temps employé. Un tarif horaire de 170 francs sera appliqué. Parallèlement, un montant maximal sera fixé pour l’émolument.

3 Commentaire des dispositions

3.1 Modification générale du tarif horaire

Le tarif horaire, qui sert de base de calcul à l’ensemble des émoluments, sera augmenté de 150 à 170 francs. Cette modification sera appliquée à toutes les dispositions qui prévoient un émolument proportionnel à la charge de travail.

3.2 Ordonnance sur les émoluments en matière d’état civil

Art. 5, al. 3. Lorsque l’ordonnance prévoit une fourchette, la marge de manœuvre pour la fixa- tion de l’émolument sera considérablement réduite. Le seul critère déterminant sera le temps employé. Il ne sera plus tenu compte de la complexité et de l’importance de l’affaire ainsi que de l’intérêt et de la faute de l’assujetti (voir ci-dessus).

Art. 8. L’art. 13 en vigueur sera déplacé et légèrement adapté. La mention de l’assistance ju- diciaire à l’art. 13, al. 1, let. a, OEEC est très rudimentaire et pose de nombreuses questions pratiques. Le principe général selon lequel la procédure est régie par le droit cantonal pour autant que la Confédération ne règle pas la matière exhaustivement (art. 89, al. 1, OEC) s’ap- plique. Afin de lever les incertitudes existantes, ce principe sera expressément fixé dans le contexte de l’assistance judiciaire. Il est approprié d’aligner les procédures devant l’office de l’état civil aux autres procédures auxquelles s’applique le droit cantonal (al. 2). 8/16

Art. 12, al. 1 et 3. Les règles relatives à l’encaissement sont entièrement régies par le droit cantonal, sauf si elle concerne une autorité fédérale. Il est inopportun de maintenir les règles spéciales en matière d’état civil. L’art. 12, al. 4 et 5 de l’ordonnance générale du 8 sep- tembre 2004 sur les émoluments (OGEmol ; RS 172.041.1) régit les éventuels frais d’encais- sement.

Art. 13. L’autorité qui émet le document soumis à émolument encaisse le nouveau supplé- ment revenant à la Confédération applicable aux documents issus d’Infostar prévu à l’an- nexe 4, ch. 6, en même temps que les autres émoluments. Une fonction sera intégrée à In- fostar qui permettra à la Confédération de facturer une fois par année aux cantons les suppléments qu’ils ont ainsi encaissés pour elle.

Art. 16. L’adaptation automatique des émoluments à l’évolution générale des prix est inappro- priée. Les émoluments doivent être fixés en premier lieu dans le respect des principes de la couverture des coûts et d’équivalence. Cette disposition peut donc être purement et simple- ment biffée.

Remarque préliminaire sur les annexes. Formellement, toutes les annexes ont été entière- ment révisées. Les commentaires ci-après se limitent toutefois aux dispositions dont le con- tenu a été modifié.

3.3 Annexe 1 : prestations des offices de l’état civil

I. Divulgation de données de l’état civil

3.3.1 Établissement de documents sur la base du registre de l’état civil au sens des art. 47 à 47b OEC (ch. 1 et 2) Ch. 1.1. La charge pour établir des extraits à partir de renseignements (extraits) issus du re- gistre informatisé de l’état civil est relativement faible, pour autant qu’il s’agisse d’un docu- ment qui peut être établi automatiquement via Infostar et dont les données sont déjà inscrites dans le registre informatisé. Toutefois, le même émolument sera perçu pour les extraits issus d’un registre tenu sur papier, c’est-à-dire lorsque les données doivent être remplies manuelle- ment dans le formulaire à partir d’un registre tenu sur papier, et ce même si la charge de tra- vail est plus élevée que pour établir un document dont les données sont inscrites dans le re- gistre électronique. En effet, cela ne fait aucune de différence pour le demandeur que le registre concerné soit disponible sous forme électronique ou papier ; dans les deux cas, on lui remet le même document.

Ch. 1.2. Dans certaines situations, les confirmations et les attestations écrites ne peuvent pas être établies automatiquement par Infostar, mais doivent être faites manuellement. La charge pour établir ces documents étant très inégale, le montant de l’émolument doit être déterminée au cas par cas. Il semble donc opportun de fixer une fourchette afin de pouvoir tenir compte des particularités de chaque situation.

Ch. 1.3. Un émolument légèrement plus élevé sera perçu pour les certificats de famille ou les certificats de partenariat.

Ch. 2. Le certificat relatif à l’état de famille et l’acte de famille sont des cas particuliers. Il s’agit d’extraits complexes qui requièrent une charge de travail considérable de la part de l’of- ficier d’état civil. Il est donc approprié d’augmenter l’émolument pour cette prestation de 40 à 80 francs et, comme pour les actes de famille délivrés jusqu’à présent, de percevoir un sup- plément de 10 francs pour toute autre personne inscrite sur le document. 9/16

L’émolument habituel de 30 francs continuera d’être perçu pour les certificats relatifs à l’état de famille enregistrés et les actes de famille établis en double.

Comme il n’y aura bientôt plus de différence entre les documents établis automatiquement et manuellement, les émoluments figurant au ch. 2 pourront être purement et simplement abro- gés.

3.3.2 Autres prestations résultant de la divulgation de données d’état civil (ch. 3) Ch. 3.1. Comme indiqué dans le commentaire général, l’émolument pour les recherches dans les registres de l’état civil et dans les pièces justificatives passera de 75 à 85 francs pour chaque demi-heure entamée.

En complément, lorsqu’une personne demande l’établissement de sa propre filiation en appli- cation de l’art. 268c, al. 3, CC, un émolument spécial moins élevé de 40 francs par demi- heure sera perçu. En effet, le droit de connaître sa propre filiation étant un droit fondamental inscrit dans la Constitution, son exercice ne doit pas être entravé par un émolument trop élevé. Cet émolument réduit sera notamment appliqué lorsqu’une autorité cantonale dépose la demande pour la personne concernée conformément à l’art. 268d, al. 1, CC.

L’émolument pour les recherches se rapportant à des personnes prévu au ch. 3.2 pourra également être perçu lorsqu’il ne s’agit pas d’une consultation dans les registres tenus sur papier en application de l’art. 92b, al. 4, OEC, mais de manière générale lorsqu’une re- cherche se rapportant à des personnes entraîne un surcroît de travail pour l’office de l’état ci- vil.

Ch. 3.2. La disposition en vigueur ne reflète pas suffisamment le travail nécessaire à l’office de l’état civil pour rechercher les informations souhaitées et, le cas échéant, pour récupérer les anciens registres. Cette charge de travail sera couverte par un forfait de 30 francs qui in- clut la recherche des informations et l’établissement de la copie. Lorsqu’un extrait provenant d’une même source fait plus d’une page, un émolument de 2 francs par page supplémentaire sera perçu en application des principes généraux.

Cet émolument couvre seulement l’établissement de la copie. S’il est nécessaire d’effectuer une recherche dans les registres, celle-ci sera facturée comme indiqué au ch. 3.1.

Si plus d’une information est demandée et que chaque information exige une nouvelle re- cherche et, le cas échéant, la récupération d’un autre registre, il y a dans ce cas plusieurs de- mandes qui pourront donner lieu à un émolument pour chacune d’entre elles.

II. Réception de déclarations d’état civil

3.3.3 Nom et sexe (ch. 4)

Le paragraphe d’introduction sera simplifié et harmonisé. La charge de travail des officiers de l’état civil pour accomplir une tâche constitue la base pour l’adaptation des émoluments.

Ch. 4.1. Cette disposition sera désormais la base des émoluments perçus pour l’ensemble des déclarations concernant le nom. La charge de travail pour la réception de ces déclara- tions est grande et relativement similaire pour toutes les formes de déclaration selon les of- fices de l’état civil. Il convient donc d’augmenter cet émolument.

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La règle en vigueur selon laquelle un autre émolument est perçu pour la réception de la dé- claration relative aux conditions de célébration du mariage si la déclaration est faite indivi- duellement est abrogée.

Ch. 4.2. La déclaration concernant la soumission du nom au droit national en application de l’art. 37, al. 2, LDIP est une forme de déclaration séparée qui nécessite un surcroît de travail considérable en raison des vérifications et des clarifications des circonstances nécessaires. Il y a donc lieu de fixer un émolument plus élevé. L’émolument sera également perçu lorsque la déclaration concernant la soumission du nom au droit national a lieu simultanément à l’an- nonce de venue au monde d’un enfant ou avant la clôture de la procédure de préparation au mariage.

Ch. 4.3. En raison de la charge occasionnée par l’annonce de la venue au monde d’un enfant né sans vie et la délivrance de la confirmation qui l’accompagne, qui représente en règle gé- nérale une demi-heure de travail, il convient d’augmenter cet émolument de manière appro- priée.

Ch. 4.4. Vu l’augmentation de l’émolument perçu pour la réception de la déclaration concer- nant le nom (ch. 4.1), il est cohérent d’augmenter dans la même mesure l’émolument pour la déclaration concernant le changement de sexe inscrit dans le registre de l’état civil, et ce d’autant plus que, dans certaines circonstances, cette déclaration peut également contenir une déclaration supplémentaire concernant le nom.

Ch. 4.5. L’obtention du consentement du représentant légal produit un surcroît de travail con- sidérable pour l’office de l’état civil lorsque celui-ci ne se présente pas en personne à l’office et que plus d’un rendez-vous est nécessaire. C’est pourquoi il est indiqué d’augmenter rai- sonnablement cet émolument. Si le représentant légal se présente à l’office de l’état civil en même temps que la personne qui fait la déclaration, et que le consentement ne doit pas être obtenu séparément, l’émolument prévu au ch. 4.4 et perçu pour la réception du consente- ment.

3.3.4 Reconnaissance d’un enfant (ch. 5)

Ch. 5.1. La charge relative à la réception de la déclaration de reconnaissance d’un enfant est en principe élevée. Il faut dans tous les cas compter au moins une heure de travail. L’émolu- ment doit donc être augmenté en conséquence.

Ch. 5.2. Voir le ch. 4.5.

Ch. 5.3. L’expérience montre que, dans de nombreux cas, la charge de travail engendrée par le conseil – bien que cette tâche relève en fait de l’autorité de protection de l’enfant et de l’adulte (APEA) – justifie une augmentation appropriée de cet émolument.

3.3.5 Déclaration relative aux conditions de célébration du mariage (art. 98, al. 3, CC) effectuée auprès d’un office de l’état civil coopérant (art. 69, al. 1, OEC) (ch. 6) Il convient d’augmenter légèrement cet émolument afin de tenir compte de l’élévation du tarif horaire.

3.3.6 Déclaration de conversion du partenariat enregistré en mariage (art. 35 LPart et 75n OEC) (ch. 7) Il convient d’augmenter légèrement cet émolument afin de tenir compte de l’élévation du tarif horaire. 11/16

3.3.7 Réception de la déclaration comme preuve de données non litigieuses

(art. 41 CC et 17, al. 1, OEC) (ch. 8) La charge de travail relative à la déclaration au sens de l’art. 41 CC peut varier fortement se- lon les cas. C’est pourquoi une fourchette sera prévue, qui permettra de tenir compte des cir- constances de chaque situation et, simultanément, de fixer le montant maximal de l’émolu- ment.

III. Mariage

3.3.8 Exécution de la procédure préparatoire du mariage (art. 62 à 68 OEC) (ch. 9) La modification a pour but de simplifier ce paragraphe. L’augmentation reflète également la charge de travail des officiers de l’état civil qui est considérable lorsqu’ils doivent clarifier les conditions du mariage avec les fiancés au moyen d’une audition. Qu’un seul fiancé ou les deux soient auditionnés ne fait presque aucune différence. Les émoluments s’appliquent éga- lement aux procédures écrites.

3.3.9 Autorisation de célébrer le mariage, certificat de capacité matrimoniale,

annulation ou report de la célébration du mariage ou de la conversion du partenariat enregistré en mariage sous forme de cérémonie (ch. 10) Ch. 10.1. Ce chiffre peut être purement et simplement supprimé, car il n’existe plus d’autori- sation de célébrer le mariage.

Ch. 10.2. L’émolument perçu pour l’annulation ou le report d’un rendez-vous pour la célébra- tion du mariage ou la conversion du partenariat enregistré en mariage sous forme de cérémo- nie ou en cas d’absence est conservé à l’identique. Actuellement, l’émolument est dû seule- ment lorsque la célébration est reportée ou annulée moins de deux jours avant le rendez- vous fixé. À l’avenir, l’émolument sera perçu lorsque l’annulation ou le report a lieu après la confirmation définitive du rendez-vous. En effet, dès que le rendez-vous est confirmé, la salle des mariages est réservée et n’est donc plus disponible pour un autre couple. De ce fait, une annulation ou un report entraîne toujours un surcroît de travail pour l’office de l’état civil.

Les éventuels frais d’annulation d’un local externe s’ajoutent à l’émolument.

3.3.10 Mariage et conversion du partenariat enregistré en mariage sous forme de cérémonie (art. 70 à 72 et 75o OEC) (ch. 11) Ch. 11.1. La modification proposée, qui consiste à percevoir des émoluments fixes en fonc- tion du lieu et de la date où le mariage est célébré, au lieu de percevoir un émolument de base et des suppléments, simplifiera également la situation. Elle reflète les diverses charges qui pèsent sur l’office de l’état civil. Si le mariage est célébré dans une salle externe, le temps de déplacement peut être facturé conformément au ch. 13.

Ch. 11.2. Le supplément perçu pour la conversion sous forme de cérémonie sera réglé dans un émolument à part. En parallèle, il sera expressément indiqué dans l’ordonnance qu’il s’agit d’un supplément au ch. 7 (déclaration de conversion d’un partenariat enregistré en mariage) qui devra être facturé. L’émolument en vigueur passera de 75 francs à 50 francs pour que le montant corresponde à celui perçu pour la célébration du mariage prévue au ch. 11.1.

Ch. 11.3. Un supplément adéquat pourra être perçu pour les autres prestations de l’office de l’état civil qui reflète au moins en partie la charge de ce dernier. Pour l’instant, il existe seule- ment la possibilité de facturer un supplément de 50 francs par témoin mis à disposition. 12/16

Ch. 11.4. Cette disposition sera étendue à d’autres prestations analogues en matière d’état civil.

3.3.11 Rectification, correction, ou suppression et nouvel enregistrement de données (art. 42, al. 1, et 43 CC ; 29, al. 1, et 30, al. 1, OEC), lorsque la personne concernée a provoqué la procédure par un comportement fautif (ch. 12) L’émolument est ajusté à 85 francs par demi-heure d’une part pour tenir compte du nouveau tarif horaire. D’autre part, il pourra être facturé en fonction de la charge de travail, mais doit être plafonné.

3.3.12 Déplacements (ch. 13)

L’émolument sera adapté au nouveau tarif horaire.

3.3.13 Examen de documents étrangers et du droit étranger (y compris la saisie des personnes et la mise à jour des données personnelles) (ch. 14) Les ch. 14 et 15 en vigueur seront réunis, car ils sont étroitement liés. L’émolument sera perçu dans tous les cas où l’examen de dossiers ou de documents étrangers est nécessaire pour saisir une personne dans le registre, pour mettre à jour des données personnelles ou pour déterminer le droit étranger.

L’émolument sera ajusté à 85 francs par demi-heure pour tenir compte d’une part du nouveau tarif horaire. D’autre part, il pourra être facturé en fonction de la charge de travail, mais doit être plafonné. L’émolument pourra être perçu dès la première demi-heure et non pas si le temps consacré dépasse deux heures comme le prévoit le ch. 15 en vigueur.

3.3.14 Conseils et informations (ch. 15)

Comme indiqué au ch. 2.4, un émolument de 85 francs par demi-heure peut être perçu lors- que la charge de conseil est considérable, c’est-à-dire lorsque le temps consacré dépasse deux heures. Il s’agit d’un supplément qui peut être perçu seulement si une autre prestation est facturée.

Les charges occasionnées par les prestations prévues aux ch. 14 et 15 doivent être facturées séparément, c’est-à-dire que si l’examen des documents et le conseil prennent 90 minutes chacun, seule la prestation prévue au ch. 14 peut être facturée.

3.3.15 Obtention des documents et des légalisations en Suisse ou à l’étranger

(ch. 16) L’émolument est augmenté en raison de la charge de travail nécessaire pour accomplir cette prestation.

3.3.16 Demande de traduction de documents qui ne sont pas établis dans une langue officielle suisse (ch. 17) L’émolument est augmenté en raison de la charge de travail nécessaire pour accomplir cette prestation.

3.3.17 Recours à un interprète, y compris les instructions et la conclusion du mandat (ch. 18) L’émolument est augmenté en raison de la charge de travail nécessaire pour accomplir cette prestation. 13/16

3.3.18 Auditions en cas de soupçon de mariage de complaisance (ch. 19)

Les auditions menées en cas de soupçon d’un mariage de complaisance peuvent entraîner une grande charge de travail pour l’office de l’état civil. L’émolument est ajusté à 85 francs par demi-heure d’une part pour tenir compte du nouveau tarif horaire. D’autre part, il pourra être facturé en fonction de la charge de travail, mais doit être plafonné.

3.3.19 Personnalisation d’une cérémonie de mariage (ch. 20)

L’émolument en vigueur n’a plus de champ d’application et peut donc être abrogé purement et simplement. Il sera possible de facturer un supplément pour le surcroît de charge de travail de l’état civil engendré par les souhaits particuliers des époux.

3.3.20 Établissement d’une copie ou d’une photocopie d’un document sur demande

(ch. 21) Cette disposition remplace le ch. 2.3 en vigueur.

3.3.21 Établissement d’une décision (ch. 22)

L’émolument en vigueur peut être supprimé, car les copies ou les photocopies d’un document sont fournies gratuitement aujourd’hui ou l’émolument est déjà inclus dans une prestation payante.

Dans la plupart des cas, l’office de l’état civil peut établir une décision rapidement à partir d’un modèle. Dans d’autres cas, il doit faire face à un surcroît de travail considérable. Il est donc opportun que la personne qui demande la décision couvre ce travail supplémentaire. Même si certains cantons perçoivent déjà un émolument en la matière en se fondant sur leur droit administratif cantonal, il convient d’instaurer à l’avenir une base légale dans l’OEEC. De cette manière, l’émolument sera harmonisé dans toute la Suisse.

3.3.22 Mandat pour cause d’inaptitude (ch. 23)

L’émolument est adapté au nouveau tarif de 85 francs par demi-heure. On tiendra par ailleurs compte du fait qu’un entretien personnel avec le demandeur implique une charge de travail plus élevée qu’une demande écrite, ce d’autant plus que des prestations de conseil sont sou- vent fournies au guichet. Un émolument légèrement plus élevé sera perçu dans ces cas afin de ne pas avoir à facturer cette prestation séparément.

3.4 Annexe 2 : prestations des autorités cantonales de surveillance de l’état civil

3.4.1 Traitement des demandes et décisions

Ch. 1. On compte en moyenne une heure de travail pour cette prestation. Conformément au nouveau tarif horaire, l’émolument sera réduit à 170 francs.

Ch. 2 et 3. L’émolument est ajusté à 85 francs par demi-heure pour tenir compte du nouveau tarif horaire et assorti d’un plafond. Par ailleurs, diverses adaptations rédactionnelles seront effectuées.

Ch. 4. L’émolument en vigueur peut être abrogé, car les autorités cantonales de surveillance de l’état civil n’ont plus de compétence en matière de renseignements sur l’identité des pa- rents biologiques depuis l’entrée en vigueur de la révision du droit de l’adoption le 1er jan- vier 2018. Les demandes doivent être déposées auprès du service d’information désigné par le canton en application de l’art. 268d CC. En cas de besoin, ce dernier s’adresse à l’office de l’état civil qui effectuera les recherches nécessaires. 14/16

3.4.2 Reconnaissance d’une décision ou d’un acte étranger

Ch. 5. Dans de nombreux cas, la reconnaissance de faits d’état civil étrangers en Suisse en- traîne pour les autorités cantonales de surveillance compétentes une charge de travail consi- dérable, car elles doivent clarifier des questions de droit et de fond complexes (dans les cas d’adoption ou de maternité de substitution par exemple). Parfois, la procédure est également très longue. L’accroissement général de la mobilité de la population a entraîné une augmen- tation considérable de la charge de travail qui incombe aux autorités de surveillance.

Il semble donc tout indiqué d’abandonner le principe de la gratuité de ces procédures et de percevoir un émolument, du moins pour les cas les plus complexes. Conformément à l’avant- projet, les deux premières heures restent gratuites et un émolument sera facturé seulement si un dossier entraîne une grande charge de travail. L’émolument ne couvrira que le temps de travail qui dépasse deux heures (si trois heures de travail sont nécessaires, seule une heure pourra être facturée, c’est-à-dire 170 francs).

3.4.3 Autres prestations

Ch. 6 à 8. Les émoluments seront ajustés pour tenir compte du nouveau tarif de 85 francs par demi-heure. D’autre part, ils pourront être facturés en fonction de la charge de travail, mais seront plafonnés. Par ailleurs, diverses adaptations rédactionnelles seront effectuées.

Ch. 9. Les autorités de surveillance auront la possibilité de percevoir un émolument pour l’établissement d’une décision même dans des situations spéciales qui ne sont pas prévues dans l’ordonnance. L’émolument sera fixé selon les prescriptions générales en la matière.

3.5 Annexe 3 : prestations des représentations suisses à l’étranger

Généralité. Dans la version allemande, la notion de « schweizerischen Vertretung(en) » est remplacée par celle de « Schweizer Vertretung(en) ». Il n’y a pas de modification dans les versions française et italienne.

Ch. 1.2. L’émolument a été légèrement augmenté afin de tenir compte du nouveau tarif ho- raire.

Ch. 3. L’émolument perçu pour la réception des déclarations concernant le nom et le sexe est aligné sur les autres émoluments (voir l’annexe 1, ch. 4).

3.6 Annexe 4 : prestations de l’Office fédéral de l’état civil et de l’unité Infostar de l’Office fédéral de la justice Titre. L’unité Infostar (UIS) de l’OFJ sera ajoutée à côté de l’Office fédéral de l’état civil (OFEC), car elle percevra à l’avenir des émoluments (notamment le supplément revenant à la Confédération applicable aux documents issus d’Infostar conformément à l’annexe 4, ch. 6).

Ch. 6. Comme indiqué au ch. 2.3, un nouveau supplément de 12 francs sera instauré. Il s’ap- pliquera à tous les documents payants issus d’Infostar visés à l’annexe 1, ch. 1.1, 1.2 et 1.4. L’office qui délivre le document percevra ce supplément, en sus des émoluments usuels, pour le compte de la Confédération. Le ch. 6 actuel peut être supprimé, car les frais de recou- vrement sont régis par l’OGEmol.

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3.7 Ordonnance sur l’état civil

Art. 70, al. 3. Lors de la dernière révision de l’OEC, l’autorisation de célébrer le mariage n’a pas été supprimée bien que ce document n’existe plus. La présente révision permet de corri- ger cette omission.

4 Conséquences

4.1 Conséquences pour la Confédération, pour les cantons et les communes

Le présent avant-projet entraîne des conséquences financières considérables tant pour la Con- fédération que pour les cantons et les communes : grâce à l’adaptation des émoluments en vigueur, les cantons percevront des émoluments plus élevés. Cette révision permettra d’at- teindre le but visé, à savoir une augmentation du taux de couverture des coûts en matière d’état civil. Le nouveau supplément perçu pour le compte de la Confédération sur les documents issus d’Infostar devrait rapporter environ cinq millions de francs de recettes supplémentaires à cette dernière.

En revanche, la révision n’entraînera aucune conséquence sur le personnel de la Confédéra- tion, des cantons et des communes. Puisqu’il s’agit d’une augmentation du taux de couverture des coûts, aucun poste supplémentaire ne sera requis.

4.2 Conséquences économiques

L’avant-projet n’a aucune conséquence économique.

4.3 Conséquences sanitaires et sociales

L’avant-projet n’a aucune conséquence sanitaire et sociale.

5 Aspects juridiques

5.1 Constitutionnalité et niveau normatif

La révision de l’OEEC se fonde sur la norme de délégation prévue à l’art. 48 CC qui habilite le Conseil fédéral à édicter des ordonnances dans les domaines concernés. Cette disposition se fonde elle-même sur la compétence de la Confédération en matière de droit civil (art. 122 de la Constitution).

5.2 Forme de l’acte à adopter

Il s’agit de dispositions d’exécution par lesquelles le Conseil fédéral concrétise les éléments visés à l’art. 48 CC et complète les dispositions d’exécution en vigueur dans l’OEEC.

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