Règlement du Tribunal d’instance du Canton de Neuchâtel

Tant que la loi spéciale visée à l’article 8 OJN n’a pas été adoptée, les ressorts du Tribunal d’instance sont ceux visés aux articles 98a et suivants OJN auquel le présent règlement renvoie expressément.

Le ou les sites de chaque Tribunal régional sont fixés conformément à l’article 98b, alinéa 3 OJN.

Chaque site s’organise librement et décide en particulier si les magistrat-e-s qui lui sont affecté-e-s traitent de toutes les matières ou s’ils se voient confier des portefeuilles comprenant seulement certaines matières. Le collège, au sens de l’article 9, arbitre et tranche les différends (art. 11, al. 2, lit. c), au besoin avec la collaboration de la commission administrative des autorités judiciaires.

Le Tribunal d'instance comprend les organes suivants :

• - la conférence ;

• - le collège ;

• - les coordinateurs/trices de domaines.

Pour accomplir leurs tâches, les magistrat-e-s du Tribunal d’instance s’appuient sur le greffe (art. 62 OJN) dont l’organisation et les attributions sont précisées ci-après, ainsi que sur les greffières-rédactrices et greffiers-rédacteurs (art. 60, ss OJN).

La conférence est composée des juges permanent-e-s.

Elle est présidée par le/la président-e du collège, qui a en même temps les attributions de l’article 10, alinéa 1. En son absence, le/la suppléant-e du président du collège auprès de la commission administrative des autorités judiciaires assure la suppléance.

Les juges suppléant-e-s extraordinaires, les greffières/greffiers et les greffières-rédactrices/greffiers-rédacteurs peuvent y être invité-e-s avec voix consultative.

La conférence est convoquée par la présidence ou à la demande de cinq juges permanent‑e‑s.

Elle se réunit aussi souvent que les affaires l'exigent mais en principe une fois par année.

Elle siège valablement si la majorité de ses membres sont présents.

Elle peut prendre des décisions par voie de circulation.

Un procès-verbal est dressé, par le collège, de toutes les séances ainsi que des décisions prises par voie de circulation.

Les décisions sont prises à la majorité simple des membres présents lorsqu'un vote est tenu.

Chaque magistrat-e ordinaire dispose d’une voix, indépendamment de son taux d’activité.

Le/la président/e vote et, en cas d'égalité, son vote compte double.

En cas de vote par voie de circulation, seuls les membres qui répondent sont réputés présents.

Le/la juge concerné-e par une décision de la conférence, à titre personnel ou professionnel, doit se retirer pendant le débat et le vote, après avoir fourni les explications nécessaires. En cas de doute sur une situation de récusation, le collège décide.

Les désignations se font au bulletin secret lorsqu'il y a plusieurs candidat-e-s ou lorsqu'un membre le demande.

Le/la candidat-e qui a obtenu la majorité absolue des voix exprimées est valablement désigné-e, sans prise en considération dans le calcul de la majorité des votes blancs ou nuls.

À défaut de majorité absolue au sens de l’alinéa 2, il est procédé à un second tour. Le/la candidat-e obtenant le plus grand nombre de voix l'emporte.

En cas d'égalité, le sort départage.

Le/la candidat-e doit se retirer pendant le débat et le vote.

Le collège est composé de trois juges permanent-e-s.

Ses membres sont désignés pour une période de deux ans. Le mandat du/de la président/e est renouvelable deux fois au plus.

En cas d’absence de candidature pour assumer la présidence, la conférence désigne à cette fonction un membre du Tribunal d’instance en tenant compte de l’ancienneté au sein de celui-ci. Le/la magistrat/e qui a déjà siégé à la commission administrative des autorités judiciaires, présidé le Conseil de la magistrature ou qui serait touché-e par une mise à la retraite au sens de l’article 7a LMSA avant la fin de la durée du mandat, peut refuser sa désignation.

Chaque site doit disposer en tout temps d’au moins un-e représentant-e au collège. Le site propose son/sa candidat-e pour désignation par la conférence, conformément à l’article 6, lettre a.

Le collège est l’organe de gestion interne du Tribunal d’instance.

Ses compétences englobent notamment celles de :

1. convoquer la conférence du Tribunal d'instance et préparer les séances de celle-ci ;

2. adresser en fonction des besoins les demandes de suppléances extraordinaires au Conseil de la magistrature et de suppléances internes à la commission administrative des autorités judiciaires ;

3. arbitrer et trancher, en cas de différend entre les magistrats de l’un ou l’autre des sites, la répartition des matières entre les juges permanents, en fonction de l’attribution générale enregistrée par la conférence, de même que tout différend de nature organisationnelle ou autre (répartition de bureaux, de jours d’audience, etc.) ;

4. participer à la procédure de désignation, par la commission administrative des autorités judiciaires de la greffière/du greffier, ainsi que son adjoint-e ;

5. assurer, avec la greffière/le greffier du site, le lien entre l'ensemble du personnel du greffe et les juges du Tribunal d'instance ;

6. exercer, conjointement avec la/le secrétaire général-e et la greffière/le greffier du site, la surveillance sur le greffe, dont il rencontre une délégation au moins chaque semestre ;

7. désigner, parmi les juges permanent-e-s, les référent-e-s des greffières-rédactrices/greffiers-rédacteurs et des avocat-e-s-stagiaires du Tribunal d’instance ;

8. ³statuer sur les demandes d'accès aux documents officiels concernant les activités du Tribunal d'instance, au sens de l’article 32, alinéa 1 LTAE ;

9. transmettre à la commission administrative des autorités judiciaires, après consultation de la conférence et du greffe, le projet de rapport annuel concernant l'activité du Tribunal d'instance ;

10. participer, par délégation et au besoin en s’en référant aux coordinateurs de domaine, au recrutement du personnel administratif et des greffiers-rédacteurs.

Le collège se réunit chaque fois que les affaires l'exigent, mais en principe au moins une fois par semestre.

Il peut prendre des décisions par voie de circulation.

La conférence désigne, parmi ses membres, un-e coordinateur/trice par domaine pour le canton. Le/la même magistrat-e peut être coordinateur/trice de plusieurs domaines.

En cas d’absence de candidature pour assumer le rôle de coordinateur/trice de domaine, la conférence désigne à cette fonction un membre du Tribunal d’instance en tenant compte de l’ancienneté au sein de celui-ci. Le/la magistrat/e qui a déjà été coordinateur/trice de la même matière ou qui siège au collège peut refuser sa désignation.

Le mandat dure deux ans. Le/la coordinateur/trice peut ensuite être désigné-e pour un autre domaine.

Les coordinateurs/trices de domaine rendent compte de leur activité et relaient leurs préoccupations lors de chaque réunion de la conférence, au sens de l’article 5.

En cas d'incapacité de travail effective ou prévisible, le/la magistrat-e concerné-e informe la commission administrative des autorités judiciaires et le collège.

Dans un premier temps, le collège communique l'information à la conférence et examine en collaboration avec les coordinateurs/trices de domaine concernés, les possibilités de suppléance interne.

Cas de maternité exceptés, durant les six premières semaines d'absence en principe, pour un poste correspondant à un équivalent plein temps, les affaires du/de la magistrat-e absent-e sont - en principe et sous réserve d’autres mises à contribution récentes - réparties entre les autres magistrat-e-s des domaines concernés.

Si l'incapacité de travail se prolonge ou si la répartition prévue à l'article 16, alinéa 3 est impossible à mettre en place, le collège examine en collaboration avec les coordinateurs/trices de domaine, les possibilités de suppléance interne par augmentation du taux d'activité des juges permanent-e-s ou des greffières-rédactrices/greffiers rédacteurs à temps partiel. Il soumet, le cas échéant, une proposition en ce sens auprès de la commission administrative des autorités judiciaires.

Si la suppléance interne ne peut pas être mise en place ou se révèle insuffisante, le collège soumet, après consultation des magistrat-e-s concerné-e-s et après informations à la commission administrative des autorités judiciaires, une demande de suppléance extraordinaire au Conseil de la magistrature.

À son retour, le/la magistrat-e qui a été absent-e, examine avec ses suppléant-e-s l'état des dossiers en cours.

Il/elle transmet au collège un état des lieux des dossiers pour lesquels il/elle estime que la suppléance doit se poursuivre. En principe toutefois, il n’y a pas de prolongation de la suppléance et le titulaire reprend tous les dossiers, même commencés.

Le collège transmet ensuite la demande de prolongation à la commission administrative des autorités judiciaires, qui prendra contact cas échéant avec le Conseil de la magistrature pour les cas de suppléance extraordinaire.

En cas de prolongation de la suppléance, le magistrat concerné supervise, si nécessaire, le travail des suppléants.

Le présent règlement entre en vigueur le 1er janvier 2020.

Il sera publié dans la Feuille officielle, sur le site internet des autorités judiciaires et inséré au recueil systématique de la législation neuchâteloise.