824.095
Ordinanza sul sistema d’informazione del servizio civile
del 30 giugno 2004 (Stato 1° gennaio 2013)
Il Consiglio federale svizzero, visto l’articolo 80 capoverso4 della legge del 6 ottobre 19951 sul servizio civile (LSC),2 ordina:
Sezione 1 Disposizioni generali
Art. 1 Campo d’applicazione
La presente ordinanza disciplina il trattamento dei dati nell’ambito dell’esecuzione del servizio civile da parte delle autorità e da parte dei terzi ai quali sono stati delegati compiti d’esecuzione del servizio civile (incaricati d’esecuzione) ai sensi dell’articolo 79 capoverso 2 LSC.
Art. 2 Organi responsabili del sistema automatizzato d’informazione
L’organo d’esecuzione del servizio civile (organo d’esecuzione) è responsabile dello sviluppo e della gestione del sistema d’informazione automatizzato del servizio civile (sistema ZIVI+).
L’organo d’esecuzione può fare ricorso a un altro servizio federale o a un fornitore privato per lo sviluppo tecnico del sistema ZIVI+ e per la gestione dell’applicazione.
Art. 3 Scopo del sistema ZIVI+
Il sistema ZIVI+ serve da sostegno a tutta l’esecuzione del servizio civile:
l’esecuzione della procedura d’ammissione al servizio civile;
l’esecuzione della procedura di riconoscimento degli istituti d’impiego;
la preparazione, l’esecuzione, l’amministrazione, il controllo e la valutazione degli impieghi;
l’esecuzione di ispezioni e di controlli di efficacia negli istituti d’impiego;
la preparazione, l’esecuzione, il finanziamento e il controllo dei corsi d’introduzione e d’istruzione per le persone soggette all’obbligo di prestare servizio civile e astrette al lavoro;
Nuovo testo giusta il n. I dell’O del6 mar. 2009, in vigore dal 1° apr. 2009
l’esecuzione delle procedure disciplinari e la trattazione delle domande di risarcimento dei danni;
3 la trattazione delle domande di consulenza delle persone soggette all’obbligo di prestare servizio civile e astrette al lavoro;
la riscossione dei tributi dagli istituti d’impiego e la concessione di aiuti finanziari ai medesimi;
la partecipazione alle procedure di ricorso;
…4
la contabilità creditori e debitori;
la documentazione;
l’allestimento di statistiche;
il sistema d’informazione concernente l’impiego delle persone soggette
l’autenticazione degli utenti di un Extranet;
…5
Art. 4 Pubblicazione su Internet
I dati di base e le possibilità d’impiego degli istituti d’impiego riconosciuti che hanno dato il proprio assenso alla pubblicazione dei loro dati su Internet possono essere resi accessibili su Internet.
Sezione 2 Dati e trattamento dei dati
Art. 5 Provenienza dei dati
I dati trattati nell’ambito dell’esecuzione del servizio civile provengono:
dalle persone richiedenti l’ammissione al servizio civile e da quelle soggette
dagli istituti che presentano una domanda di riconoscimento quale istituto d’impiego;
dagli istituti d’istruzione;
…6
dai destinatari dei dati secondo gli articoli7 e 8.
Nuovo testo giusta il n. I dell’O del6 mar. 2009, in vigore dal 1° apr. 2009
Art. 6 Contenuto del sistema ZIVI+
Nel sistema ZIVI+ i dati che possono essere trattati concernono:
le persone richiedenti l’ammissione al servizio civile e quelle soggette
gli istituti che chiedono il riconoscimento quali istituti d’impiego e quelli già riconosciuti in quanto tali;
gli istituti d’istruzione;
i periodi d’impiego e i corsi d’introduzione e d’istruzione;
…7
le procedure disciplinari e di ricorso;
e h. …8
i risultati delle ispezioni e dei controlli di efficacia.
I dati personali degni di particolare protezione che devono essere trattati nel sistema ZIVI+ nonché i diritti di accesso e di trattamento dei dati sono definiti nell’allegato.
Art. 79 Comunicazione di dati personali
L’organo d’esecuzione comunica dati personali ai seguenti organi per gli scopi sottoelencati:
alle FFS, per il conteggio dei tragitti effettuati con i trasporti pubblici dalle presone che prestano servizio civile;
ai servizi pubblici svizzeri qualificati e, all’occorrenza, ad altre istituzioni specializzate, per l’esame di programmi relativi a impieghi all’estero o nell’agricoltura;
alle persone soggette all’obbligo di prestare servizio civile e agli istituti d’impiego, per la preparazione dei periodi d’impiego con l’ausilio del sistema d’informazione relativo agli impieghi;
agli uffici di consulenza del servizio civile, per sostenerli nella ricerca di possibilità d’impiego con l’ausilio del sistema d’informazione relativo agli impieghi;
ai datori di lavoro delle persone che prestano servizio civile, per constatare l’impossibilità di disdire il contratto di lavoro durante i periodi di cui all’articolo 336c capoverso1 lettera a del Codice delle obbligazioni10.
Abrogate dal n. I dell’O del6 mar. 2009, con effetto dal 1° apr. 2009 (RU 2009 1119).
Nuovo testo giusta il n. I dell’O del6 mar. 2009, in vigore dal 1° apr. 2009
Art. 8 e 911
Art. 9 Comunicazione di dati personali in casi particolari
In casi particolari e su richiesta, l’organo d’esecuzione comunica ad altri organi soltanto i dati di cui questi ultimi necessitano assolutamente per adempiere i propri compiti legali.
Art. 10 Sorveglianza e coordinamento
L’organo d’esecuzione esercita la sorveglianza su:
il trattamento dei dati personali in virtù della presente ordinanza e del regolamento d’esercizio;
il rispetto delle disposizioni in materia di protezione e di sicurezza dei dati da parte dei privati e delle istituzioni che partecipano al sistema ZIVI+.
Esso coordina le sue attività con le autorità della Confederazione che partecipano al sistema ZIVI+ e con i privati e le istituzioni coinvolti.
Esso accorda i diritti individuali di trattamento dei dati per il sistema ZIVI+.
Sezione 3 Protezione e sicurezza dei dati
Art. 11 Obblighi di diligenza
Le autorità che partecipano al sistema ZIVI+ provvedono, nel proprio settore, affinché i dati personali siano trattati conformemente alle prescrizioni.
I privati e le istituzioni cui sono stati delegati compiti esecutivi provvedono, nel proprio settore, affinché i dati personali siano trattati conformemente alle prescrizioni.
Le autorità, i privati e le istituzioni si accertano che i dati personali che introducono nel sistema o comunicano agli organi competenti siano completi, esatti e aggiornati.
Art. 12 Sicurezza dei dati
La sicurezza dei dati si fonda sugli articoli 8–12 dell’ordinanza del 14 giugno 199312 sulla protezione dei dati, sugli articoli 8 e 9 dell’ordinanza del 26 settembre 200313 concernente l’informatica e la telecomunicazione nell’Amministrazione federale (OIAF) e sulle raccomandazioni dell’Organo strategia informatica della Confederazione.
Abrogati dal n. I dell’O del6 mar. 2009, con effetto dal 1° apr. 2009 (RU 2009 1119).
[RU 2003 3687, 2007 3401 art. 22 cpv. 2, 2010 635 all. n. 2. RU 2011 6093 art. 29 cpv. 1]. Vedi ora l’O del 9 dic. 2011 (RS 172.010.58).
Le autorità, i privati e le istituzioni autorizzati adottano i provvedimenti organizzativi e tecnici necessari secondo le disposizioni in materia di protezione dei dati affinché i loro dati personali siano protetti dalla perdita e da qualsiasi trattamento, consultazione o sottrazione non autorizzato.
L’organo d’esecuzione emana un regolamento per il trattamento dei dati che contempla le normative necessarie in materia di misure organizzative e di sicurezza nonché le disposizioni necessarie sul controllo del trattamento dei dati.
Nell’ambito del trattamento dei dati, l’organo d’esecuzione provvede affinché siano automaticamente aggiornati i nomi degli utenti, le operazioni da essi compiute e la data in cui sono state effettuate.
Art. 13 Diritto d’informazione e diritto di rettifica
Le persone interessate devono far valere i propri diritti, in particolare i diritti d’informazione, di rettifica e di cancellazione, presso l’organo d’esecuzione in virtù degli articoli5 e 8 della legge federale del 19 giugno 199214 sulla protezione dei dati (LPD) e della legge federale del 20 dicembre 196815 sulla procedura amministrativa.
Sezione 4 Conservazione, archiviazione e statistica
Art. 14 Durata di conservazione e archiviazione
Sono conservati per la durata di cinque anni i dati riguardanti:
le persone soggette all’obbligo di prestare servizio civile e astrette al lavoro, dalla fine dell’obbligo di prestare servizio civile e lavoro;
gli istituti d’impiego, dall’estinzione del riconoscimento;
gli istituti d’istruzione, dopo il loro ultimo corso d’introduzione o d’istruzione;
…16 2 Scaduto il temine di conservazione, l’organo d’esecuzione trasmette all’Archivio federale, rende anonimi o distrugge tutti i dati conformemente all’articolo 21 LPD17.
I dati trasmessi all’Archivio federale sono distrutti nel sistema ZIVI+.
Art. 15 Statistica
L’organo d’esecuzione comunica all’Ufficio federale di statistica i dati di cui necessita per lo svolgimento dei suoi compiti.
Sezione 5 Finanziamento
Art. 16
La Confederazione finanzia lo sviluppo e la gestione del sistema d’informazione ZIVI+ nonché l’allacciamento e la gestione delle linee di trasmissione dei dati fino agli organi e alle persone collegati direttamente (online) al sistema ZIVI+.18
Gli organi e le persone collegati direttamente al sistema ZIVI+ assumono i costi di acquisto e di gestione dei loro apparecchi e dei software necessari. L’organo d’esecuzione fissa le condizioni che tali apparecchi e i software devono adempiere.
Sezione 6 Disposizioni finali
Art. 17
L’ordinanza del 14 agosto 199619 sul sistema d’informazione del servizio civile è abrogata.
La presente ordinanza entra in vigore il 1° settembre 2004.
Disposizione transitoria della modifica del 6 marzo 200920 Entro il 31 dicembre 2010 vengono tolti da ZIVI+:
le motivazioni delle domande d’ammissione;
gli atti delle audizioni personali;
le motivazioni delle decisioni d’ammissione;
le iscrizioni concernenti il casellario giudiziale.
Nuovo testo giusta il n. I dell’O del6 mar. 2009, in vigore dal 1° apr. 2009
[RU 1996 2461, 1997 2779 II 57, 1998 2530] Sistema d’informazione del servizio civile 824.095 Allegato21 (art.6 cpv. 2) Dati personali nel sistema ZIVI+: utenti e diritto di consultazione e di trattamento Utenti: 1 = Collaboratori delle ammissioni e degli impieghi 7 = Direzione dell’organo d’esecuzione
= Collaboratori delle ispezioni 8 = Servizio giuridico dell’organo d’esecuzione
= Collaboratori dell’infrastruttura 9 = Responsabile degli impieghi speciali
= Responsabile dei processi degli impieghi 10 = Autorità cantonali della tassa d’esenzione dall’obbligo militare /
= Amministrazione federale delle contribuzioni
= Responsabile dei processi delle ammissioni 11 = Assicurazione militare
= Direttore del centro regionale Dati Diritto degli utenti 1. Dati personali del richiedente/della persona soggetta all’obbligo di prestare servizio civile
Numero di sistema del richiedente/della persona soggetta A A A A A A A A A A A all’obbligo di prestare servizio civile
Cognome B A B B B A A A B A A
Nome B A B B B A A A B A A
Indirizzo B A B B B A A A B A A
Data di nascita B A B B B A A A B A A
Titolo B A B B B A A A B A A
Nuovo testo giusta il n. II dell’O del6 mar. 2009, in vigore dal 1° apr. 2009 (RU 2009 1119).
Prestazione di lavoro di pubblico interesse 824.095 Dati Diritto degli utenti
Stato civile B A B B B A A A B A A
Cantone d’origine B A B B B A A A B A A
Numero di assicurato AVS B A B B B A A A B A A
Attività professionali B A B B B A A A B A A
Campo annotazioni per informazioni e contatti B A B B B A A A B A A 2. Procedura d’ammissione
Competenza del centro regionale o dell’organo centrale per il B A B B B A A A B A A richiedente/la persona soggetta all’obbligo di prestare servizio civile
Idoneità B A B B B A A A A A
Ultimo grado militare ottenuto dalla persona soggetta all’obbligo B A B B B A A A A A di prestare servizio civile
Giorni di servizio militare prestati e ancora da compiere nonché B A B B B A A A A A categoria di conteggio IPG
Documentazione completa alla ricezione della domanda B B A A A
Status al momento dell’ammissione: persona soggetta all’obbligo B B A A A A di prestare servizio civile/persona soggetta all’obbligo di leva
Riconsiderazione di una non entrata in materia o di un rigetto B B A A A della domanda
Questionario concernente la procedura d’ammissione B B A A A
Data della ricezione della domanda d’ammissione e della B B A A A documentazione complementare Sistema d’informazione del servizio civile 824.095 Dati Diritto degli utenti
Coinvolgimento della giustizia militare B B A A A
Osservazioni in merito alla domanda d’ammissione B B A A A
Osservazioni sulla sospensione della domanda, incluso il periodo B B A A A di sospensione
Decisione relativa alla domanda d’ammissione B B A A A A
Giorni di servizio civile da prestare B A B B A A A A A
Incartamento del richiedente con la documentazione completa B B A A A della procedura d’ammissione 3. Impieghi
Istruzione della persona soggetta all’obbligo di prestare servizio B A A B B A A A B A civile
Tipo di servizio: persona soggetta all’obbligo di prestare servizio B A A B B A A A A A A civile, persona soggetta all’obbligo di prestare servizio civile perché astretta al lavoro, persona astretta al lavoro o rifiuto del servizio d’avanzamento alla scuola sottufficiali
Collaboratore responsabile delle iscrizioni B A A B B A A A B A A
Status dei militari in ferma continuata B A B A A A B A A
Numero di giorni supplementari di servizio prestati B A B A A A B A A volontariamente
Esonero dal servizio ai sensi dell’art. 13 LSC B A B A A A B A A
Foto formato passaporto per carta d’identità e biglietti FFS della B A A B A A A B persona soggetta all’obbligo di prestare servizio civile
Riesame della capacità al lavoro B A B A A A B A A Prestazione di lavoro di pubblico interesse 824.095 Dati Diritto degli utenti
Osservazioni sulla capacità al lavoro B A B A A A B A A
Visita effettuata dal medico di fiducia B A B A A A B A
Risultato della verifica della buona reputazione della persona B A A A A A B soggetta all’obbligo di prestare servizio civile
Convocazioni B A B A A A B
Giorni di servizio civile previsti e prestati B A A B B A A B A
Motivo del congedo B A B A A A B A
Procedimento disciplinare e procedura penale A A A A A B A
Esonero dall’obbligo di prestare servizio civile e relativo motivo B A B A A A B A A
Incartamento con la documentazione completa della persona B A B A A A B soggetta all’obbligo di prestare servizio civile, esclusa la documentazione per l’ammissione 4. Istituti richiedenti/istituti d’impiego
Nome B A B A A A B A
Indirizzo B A B A A A B A
Persona di contatto B A B A A A B A
Numero di sistema A A A A A A A
Ambito d’attività dell’istituto d’impiego secondo l’art. 4 LSC B A B A A A B
Elenco dei mansionari e delle rispettive attività B A B A A A B
Esigenze particolari poste a una persona soggetta all’obbligo di B A A B A A A B prestare servizio civile per quanto concerne la buona reputazione Sistema d’informazione del servizio civile 824.095 Dati Diritto degli utenti
Dati interni: forma giuridica, valutazione finanziaria, aiuto B A B A A A B finanziario, verifiche, status, descrizione, destinatario della decisione
Dati necessari per il trattamento della domanda B A B A A A B
Questionario B A B A A A B
Obbligo di pagare i tributi B A B A A A B
Decisione di riconoscimento B A B A A A B
Dati per la domanda di aiuto finanziario B A B A A A B
Competenza del centro regionale o dell’organo centrale per B A B A A A B l’istituto d’impiego
Dati concernenti le ispezioni B B B A A A B
Contenuto del questionario sulla soddisfazione del cliente B A B A A A B
Incartamento con la documentazione completa concernente B A B A A A B l’istituto d’impiego 5. Procedura di ricorso 5.1 Procedura di ricorso in materia d’ammissione
Presentazione e oggetto d’impugnazione del ricorso B B A A A
Consultazione B B A A A
Decisione del Tribunale amministrativo federale B B A A A Prestazione di lavoro di pubblico interesse 824.095 Dati Diritto degli utenti 5.2 Procedura di ricorso in materia d’impiego e di riconoscimento
Ricorrente (persona soggetta all’obbligo di prestare servizio B B A A A B civile, istituto d’impiego o autorità cantonale preposta al mercato del lavoro)
Oggetto d’impugnazione del ricorso B B A A A B
Istituto che ha preso la decisione impugnata B B A A A B
Consultazione B B A A A B
Decisione del Tribunale amministrativo federale B B A A A B