Impulsprogramm Digitale Verwaltung 2020, Genehmigung

A. Ausgangslage Der Regierungsrat hat die «Strategie Digitale Verwaltung des Kantons Zürich 2018–2023» am 25. April 2018 festgesetzt (RRB Nr. 390/2018). Die Strategie umfasst Aussagen zur Bedeutung der Digitalisierung, das Leitbild «Digitale Verwaltung», Grundsätze, Strategische Ziele 2018–2023 sowie Aussagen zur Umsetzung, zur Wirtschaftlichkeit und zur Finanzierung. Die Umsetzung der Strategie erfolgt im Wesentlichen über ein Impulsprogramm, das die strategisch bedeutendsten und mehrheitlich direktionsübergreifenden Vorhaben bündelt.

B. Berichterstattung Impulsprogramm 2018/2019 Das Impulsprogramm 2018/2019 wurde als integraler Bestandteil der «Strategie Digitale Verwaltung 2018–2023» mit RRB Nr. 390/2018 festgesetzt und umfasst einzelne Projekte, in denen relevante Inhalte bearbeitet werden. Im RRB wurde u. a. festgehalten, dass dem Regierungsrat jährlich eine Berichterstattung zum Fortschritt der Strategieumsetzung vorzulegen ist. Das Programmmanagement wurde 2019 aufgebaut und umgesetzt. Zur Bekanntmachung der Strategie und des Programms wurden verschiedene interne und externe Kommunikationsmassnahmen durchgeführt. Die Zusammenarbeit mit dem Amt für Informatik und dem Datenschutzbeauftragten wurde gefestigt. Die Aufwände der Staatskanzlei für das Programm und der dazugehörigen Projekte beliefen sich 2019 auf rund 1,9 Mio. Franken und 800 Personentage. Die inhaltliche Ausrichtung des Impulsprogramms wird 2020 überprüft. Das Impulsprogramm ist gemäss der Hermes-Programmorganisation II aufgebaut, die eine dezentrale Steuerung der Projekte durch die Projektauftraggeberinnen und -auftraggeber vorsieht. Die Projekte sind deshalb inhaltlich und organisatorisch unterschiedlich und verfügen über individuelle Zeit- und Meilensteinpläne. Die Projekte der Staatskanzlei werden über das Impulsprogramm finanziert, für die Projekte in den Direktionen sind die entsprechenden Mittel individuell einzustellen. Die Steuerung der Projekte durch das Impulsprogramm erfolgt aufgrund der gewählten Programmorganisation nur über die Aufnahme in das Impulsprogramm und über die Prüfung der Projektinitialisierungs- und Projektaufträge hinsichtlich der Einhaltung der Programmvorgaben.

Bezüglich Zielerreichung und Fortschritt der insgesamt 28 Projekte (wovon zweimal zwei Projekte zusammengelegt wurden) wird Folgendes festgestellt: – Drei der im Impulsprogramm geführten Projekte konnten bis Ende – Acht Projekte laufen vollumfänglich nach Plan (IP1.1, IP1.5, IP2.1, – Fünf Projekte weisen zeitliche Verzögerungen auf (IP1.6, IP3.1, IP6.2, IP6.3, IP6.5); dies geht gemäss den Informationen der Projektverantwortlichen vor allem auf mangelnde Mittel in der Projekt- und/oder Stammorganisation zurück. Ein Projekt erwartet Schwierigkeiten bei der Erreichung seiner Ergebnisse. – Fünf Projekte wurden noch nicht gestartet (IP2.6, IP5.1, IP6.4, IP6.6, IP7.2), womit der Projekterfolg hinsichtlich der Einhaltung der Termine gemäss dem Impulsprogramm 2018/2019 stark gefährdet ist. Die Verantwortlichen dieser Vorhaben werden vom Programmmanagement im ersten Quartal 2020 zu einem Reportinggespräch mit der Programmauftraggebervertreterin eingeladen, um zu klären, weshalb das Projekt nicht gestartet wurde, und um allfällige Massnahmen gemeinsam festzulegen. – Die Verantwortlichen der drei Projekte, die bei mehr als einer Beurteilung «Projekt gefährdet» angeben (IP1.2, IP1.4/IP2.2, IP4.1/IP4.2), werden von der Programmauftraggebervertreterin zu einer Klärung der Situation und zur allfälligen Unterstützung der Projekte durch das Impulsprogramm eingeladen. – Zwei Vorhaben werden nicht im geplanten Rahmen durchgeführt. Das Projekt IP1.3 «Automatisiertes Stellenmatching» verzögerte sich aufgrund von Entwicklungen beim Bund, weshalb die Idee nicht mehr als Einzelprojekt weiterverfolgt wird, sondern in das für das Impulsprogramm 2020 geplante Projekt IP1.7 «Fokussierung der Angebote für Unternehmen» übergeführt wird. Das Vorhaben IP2.4 «Elektronischer Rechnungsaustausch» wird in der Finanzdirektion als betriebliche Aufgabe durchgeführt, was mit einer Projektabwicklung nicht kompatibel ist; deshalb ist eine Abbildung im Impulsprogramm nicht sinnvoll. Das Gremium Strategische Steuerung Digitale Verwaltung und IKT (SDI) hat die umfassende Berichterstattung an seiner Sitzung vom 22. November 2019 zur Kenntnis genommen.

C. Impulsprogramm 2020 Gemäss RRB Nr. 390/2018 wird das Impulsprogramm jährlich überprüft, mit der IKT-Planung abgestimmt und gegebenenfalls mit weiteren Vorhaben und Massnahmen ergänzt. Aus diesem Grund wurde eine Zwischenevaluation des Impulsprogramms vorgenommen, deren Fokus die inhaltliche und resultatorientierte Zielerreichung war. Die Überprüfung hat gezeigt, dass in verschiedenen Bereichen Handlungsbedarf besteht. Diese Lücken wurden dahingehend überprüft, ob ausserhalb des Impulsprogramms bereits Aktivitäten in diesen Bereichen unternommen wurden. Wo dies nicht der Fall war, wurden entsprechende Projektideen entwickelt. Tabelle 1: Inhaltliche und resultatorientierte Überprüfung des Impulsprogramms 2018/2019 Inhaltliche und resultatorientierte Überprüfung Handlungsempfehlung GAP-Analyse der inhaltlichen Zielerreichung Lücke bei Anspruchsgruppe «Wirtschaft» Projektidee «Fokussierung Angebote für Unternehmen» Lücke bei Politikbereich «Bildung» Keine neuen Projekte, da durch Initiativen der Bildungsdirektion abgedeckt (Digitaler Wandel an kantonalen Schulen der Sekundarstufe II, RRB Nr. 259/2019); ausserdem Digitalisierungsinitiative der Zürcher Hochschulen, RRB Nr. 139/2019 Lücke bei «Erhöhung der verfügbaren Kein zusätzliches Projekt, da durch die Fach- Behördendaten» und Koordinationsstelle OGD abgedeckt Lücke bei «Erhöhung der Teilhabe» Projektidee «Partizipation neu denken» Lücke bei «Erhöhung der digitalen Projektidee «Digital Skills Offensive» Kompetenzen» Lücke bei «Bedarfsorientierte Projektidee «Erneuerung ZHservices» Basisdienstleistungen» GAP-Analyse der resultatorientierten Zielerreichung Lücke bei «Grundlagen» Projektidee «Zürikonto» Lücke bei «Vorgaben» Projektidee «ArchitekturmanagementZH» Lücke bei «Innovation» Projektidee «Innovationsbox für die kantonalen Mitarbeitenden» Lücke bei «Basis- und Fachapplikationen» Projektidee «Digitalisierung Bewilligungsverfahren» Projektidee «Digitalisierung Unterstützungsverfahren»

Die Priorisierung der Projekte im Rahmen der zur Verfügung stehenden Mittel für das Impulsprogramm 2020 erfolgte nach folgenden Gesichtspunkten: 1. Die Rahmenbedingungen haben sich seit der Erarbeitung der Strategie Digitale Verwaltung nicht massgeblich verändert. Aus diesem Grund wird davon ausgegangen, dass die bereits im Impulsprogramm 2018/2019 enthaltenen Projekte nach wie vor einen Beitrag zur Zielerreichung leisten können und deshalb eine Überführung in das Impulsprogramm 2020 stattfindet. 2. Projekte, die dazu beitragen, inhaltliche Lücken zu schliessen, werden prioritär behandelt. 3. Projekte, deren Resultat Grundlagen und Vorgaben sind, werden zeitlich vorgezogen, da sie für die koordinierte Erstellung der Fachapplikationen notwendig sind. Aufgrund dieser Priorisierung und unter Berücksichtigung der zur Verfügung stehenden Mittel mussten für das Impulsprogramm 2020 drei Projektideen zurückgestellt werden (Projektideen «Innovationsbox für die Kantonalen Mitarbeitenden», «Digitalisierung Bewilligungsverfahren», «Digitalisierung Unterstützungsverfahren»). Die Projekte sind im «Impulsprogramm 2020» beschrieben. Die Umsetzung erfolgt mit den gemäss RRB Nr. 390/2018 im Konsolidierten Entwicklungs- und Finanzplan 2020–2023 eingestellten Mitteln. Tabelle 2: Personelle Mittel Staatskanzlei Impulsprogramm 2020 Personelle Mittel 2020–2023 (Tage netto) 2020 2021 2022 2023 Gemäss RRB Nr. 390/2018 veranschlagte Mittel (Tage netto) 1285 1285 983 680 Total Schätzung personelle Mittel Programmmanagement / 1382 1330 1003 586 Projektleitungen Staatskanzlei Tabelle 3: Finanzielle Mittel Staatskanzlei Impulsprogramm 2020 Finanzielle Mittel 2020–2023 (in Tausend Franken) 2020 2021 2022 2023 Gemäss RRB Nr. 390/2018 veranschlagte Mittel (netto) 3360 3360 2640 1520 Total Schätzung finanzielle Mittel Programm und Projekte 3046 3270 2580 820 Das Gremium SDI, das auch als Programmausschuss des Impulsprogramms wirkt, hat an seiner Sitzung vom 18. März 2020 die Berichterstattung zum Impulsprogramm 2018/2019 genehmigt und das Impulsprogramm 2020 festgesetzt.