Verordnung über das Datenbearbeitungssystem des Sprachdienstes EDA

Verordnung über das Datenbearbeitungssystem des Sprachdienstes EDA

vom 20. Juni 2018

Der Schweizerische Bundesrat, gestützt auf Artikel 57h Absatz 3 des Regierungs- und Verwaltungsorganisationsgesetzes vom 21. März 19971, verordnet:

1. Abschnitt: Allgemeine Bestimmungen

Art. 1 Gegenstand Diese Verordnung regelt den Betrieb und die Benützung des automatisierten Daten- bearbeitungssystems (System) des Sprachdienstes des Eidgenössischen Departe- ments für auswärtige Angelegenheiten (Sprachdienst EDA).

Art. 2 Zweck des Systems Das System dient dem Sprachdienst EDA zur: a. Entgegennahme und Lieferung von Aufträgen für Sprachdienstleistungen von Kundinnen und Kunden (Art. 5 Abs. 1 Bst. a) über das Online-Portal; b. Erfassung und Verwaltung von Aufträgen; c. Zuteilung von Aufträgen an interne und externe Übersetzerinnen und Über- setzer; d. Ressourcenverwaltung; e. Erstellung von Statistiken und Berichten; f. Auftragsüberwachung; g. Nachvollziehbarkeit der Auftragserteilung und -bearbeitung.

Art. 3 Verantwortliche Behörde Der Sprachdienst EDA trägt die Verantwortung für das System.

SR 172.010.60 1 SR 172.010

2017-2099 2579

Datenbearbeitungssystem des Sprachdienstes EDA. V AS 2018

Art. 4 Struktur Das System besteht aus einer Datenbank mit je einem Online-Portal für den Zugriff von innerhalb des EDA und von ausserhalb des EDA.

2. Abschnitt: Daten und Bearbeitungsrechte

Art. 5 Im System erfasste Personendaten

1 Das System enthält Daten von folgenden Personen:

a. Angestellten des EDA, die Sprachdienstleistungen in Auftrag geben (Kun- dinnen und Kunden); b. Angestellten des Sprachdienstes EDA; c. mandatierten externen Übersetzerinnen und Übersetzern.

2 Die Daten sind im Anhang aufgeführt.

Art. 6 Herkunft der Daten und Bearbeitungsrechte

1 Für die Kundinnen und Kunden und die Angestellten des Sprachdienstes EDA

stammen die E-Mail-Adresse sowie die Angaben zur Organisationseinheit aus dem vom Bundesamt für Informatik und Telekommunikation betriebenen zentralen Identitätsspeicher nach Artikel 13 Absätze 1 und 4 der Verordnung vom 19. Oktober

20162 über Identitätsverwaltungs-Systeme und Verzeichnisdienste des Bundes.

Diese Daten können nicht verändert werden. Die Angaben zum Einsatz der Ange- stellten des Sprachdienstes EDA werden durch den Sprachdienst EDA erfasst. 2 Für die externen Übersetzerinnen und Übersetzer erfolgt die Erfassung der E-Mail- Adresse sowie der Angaben zum Einsatz durch den Sprachdienst EDA.

3 Die weiteren Daten werden von den Betroffenen selber erfasst; sie können diese

jederzeit bearbeiten.

4 Die weiteren Bearbeitungsrechte sind im Anhang aufgeführt.

5 Die Einheit für Informatik des EDA verfügt über diejenigen Bearbeitungsrechte,

die zur Erfüllung ihrer Aufgaben notwendig sind.

6 Alle Bearbeitungsrechte werden im Abrufverfahren ausgeübt.

Art. 7 Dokumente Im System können alle Dokumente zu erfassten Aufträgen gespeichert werden.

Art. 8 Vernichtung von Datensätzen

1 Die Daten werden unter Vorbehalt von Absatz 2 zwölf Monate nach dem letzten

Zugriff vernichtet.

2 SR 172.010.59

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2 Die folgenden Daten werden zehn Jahre nach dem letzten Zugriff vernichtet:

a. Name; b. Vorname; c. zweiter Vorname; d. E-Mail-Adresse (Login-Name); e. Angaben zur Organisationseinheit; f. Firmenname.

3. Abschnitt: Zugriffsberechtigungen und Betrieb

Art. 9 Technischer Betrieb und Systemverwaltung

1 Die Einheit für Informatik des EDA ist für den technischen Betrieb des Systems

verantwortlich.

2 Die Systemadministratorin oder der Systemadministrator verwaltet das Computer-

system, die Datenbank und die Anwendungen.

3 Die oder der Anwendungsverantwortliche bildet die Schnittstelle zwischen der

Systemadministratorin oder dem Systemadministrator und den Benutzerinnen und Benutzern. Sie oder er gehört dem Sprachdienst EDA an.

Art. 10 Erteilung der Zugriffsberechtigung

1 Die oder der Anwendungsverantwortliche erteilt den Benutzerinnen und Benutzern

des Systems die individuellen Zugriffsrechte. 2 Sie oder er überprüft mindestens einmal jährlich, ob die Voraussetzungen für die Zugriffsberechtigungen weiterhin bestehen.

4. Abschnitt: Datensicherheit

Art. 11 Sorgfaltspflichten 1 Der Sprachdienst EDA sorgt dafür, dass die Personendaten im System vorschrifts- gemäss bearbeitet werden.

2 Er stellt sicher, dass die Daten richtig, vollständig und nachgeführt sind.

Art. 12 Bearbeitungsreglement Der Sprachdienst EDA erlässt ein Bearbeitungsreglement. Dieses enthält die organi- satorischen und technischen Massnahmen zur Gewährleistung der Datensicherheit sowie zur Kontrolle der Datenbearbeitung.

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Art. 13 Protokollierung 1 Die Zugriffe auf das System und die Bearbeitungen werden laufend protokolliert.

2 Die Protokolle werden längstens ein Jahr aufbewahrt.

5. Abschnitt: Inkrafttreten

Art. 14 Diese Verordnung tritt am 1. August 2018 in Kraft.

20. Juni 2018 Im Namen des Schweizerischen Bundesrates Der Bundespräsident: Alain Berset Der Bundeskanzler: Walter Thurnherr

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Anhang (Art. 5 Abs. 2 und 6 Abs. 4)

Daten und Bearbeitungsrechte

Abkürzungen und Zeichenerklärung Zugriffsberechtigte Personen Bearbeitungsrechte

Kundinnen/Kunden Angestellte des EDA, die Sprachdienst- A Vollständige leistungen in Anspruch nehmen Bearbeitungsrechte Koordinator/innen Angestellte des Sprachdienstes EDA B Leserecht mit Koordinationsfunktion Übersetzer/innen Übersetzerinnen und Übersetzer, die Ange- intern stellte des Sprachdienstes EDA sind Übersetzer/innen Übersetzerinnen und Übersetzer, die mit extern dem Sprachdienst EDA in einem Auftrags- verhältnis stehen

A. Daten von Kundinnen und Kunden Daten

Kundinnen/Kunden Koordinator/innen Übersetzer/innen intern Übersetzer/innen extern

Anrede – – – – Name – B B B Vorname – B B B Zweiter Vorname – B B B Geschlecht – – – – E-Mail-Adresse – B B B E-Mail-Adressen für die Lieferung – – – – Telefon – B B B Mobile – B B B Fax – – – – Kostenstelle – A – – Angaben zur Organisationseinheit – A B – Zeitzone – – – – Korrespondenzsprache – – – –

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B. Daten von Koordinator/innen Daten

Kundinnen/Kunden Koordinator/innen Übersetzer/innen intern Übersetzer/innen extern

Name B B B B Vorname B B B B Zweiter Vorname B B B B Titel – – – – E-Mail-Adresse (Login-Name) B B B B Zweite E-Mail-Adresse – – – – Firma – – – – Adresse (Büro) – – – – PLZ und Arbeitsort – – – – Land – – – – Kostenstelle – – – – Telefon B B B B Mobile B B B B Korrespondenzsprache – – – –

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C. Daten von Übersetzer/innen intern Daten

Kundinnen/Kunden Koordinator/innen Übersetzer/innen intern Übersetzer/innen extern

Titel – – – – Anrede – – – – Name – B B B Vorname – B B B Zweiter Vorname – B B B Kurzer Name – – – – E-Mail-Adresse (Login-Name) – B B B Adresse (Büro) – B B – PLZ und Arbeitsort – B B – Land – – – – Telefon – B B B Mobile – B B B Korrespondenzsprache – – – – Fachgebiet – B – – Dienstleistung und Zeitfaktor – B – – Sprachkombinationen (Ausgangs- und Zielsprachen) – B – – Zugehörigkeit Zielsprache – – – – Arbeitszeiten (Verfügbarkeit) – B – – Angaben zum Einsatz (Dauer und Art) – A – –

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D. Daten von Übersetzer/innen extern Daten

Kundinnen/Kunden Koordinator/innen Übersetzer/innen intern Übersetzer/innen extern

Name – B B B Vorname – B B B Zweiter Vorname – B B B Kürzel – – – – Geschlecht – – – – Anrede – – – – E-Mail-Adresse (Login-Name) – B B B Zweite E-Mail-Adresse – – – – Adresse – B B – PLZ und Ort – B B – Land – – – – Telefon – B B B Mobile – B B B Fax – – – – Firmenname – B B – Organisationstyp (Rolle) – B - – Webseite – B B – Korrespondenzsprache – – – – Zeitzone – – – – Fachgebiet – B – – Sprachkombinationen – B – – Dienstleistungen und Tarife inkl. Währung und Zeitfaktor – B – – Kapazität (Verfügbarkeit) – B – – Angaben zum Einsatz (Dauer und Art) – A – –

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