Ordonnance sur l'information du public

Les réponses aux demandes informelles sont fournies par les services administratifs du canton et des communes, compétents à raison de la matière.

Les demandes informelles sont transmises immédiatement au service administratif compétent.

Les communes peuvent déroger à ce régime des compétences dans leurs règlements, notamment désigner un service d'information centralisé.

En règle générale, il est répondu oralement aux demandes formulées par oral, et par écrit aux demandes écrites.

Les restrictions prévues aux articles 27 à 29 LIn sont également applicables aux demandes informelles.

Une demande de renseignement n'est pas considérée comme une demande informelle au sens de l'article 31 LIn

1. lorsque l'accord exprès d'une personne concernée est nécessaire (art. 28 LIn);

2. lorsque la demande a pour objet des données personnelles qui, selon la législation sur la protection des données ou la législation spéciale, ne sauraient être communiquées sans que soit opérée une pesée des intérêts approfondie ou

3. lorsqu'il doit être procédé à une pesée des intérêts approfondie pour déterminer s'il existe des intérêts publics prépondérants (art. 29, 1er al. LIn).

En pareil cas, la personne qui a formulé la demande est renvoyée à la procédure applicable aux requêtes de consultation de dossiers officiels (art. 30 LIn³); elle est en même temps informée des éventuels frais que peut entraîner une telle procédure.

La compétence de statuer sur les requêtes de consultation de dossiers appartient à l'autorité qui s'occupe de l'affaire, ou, si celle-ci est close sur le plan administratif interne, à l'autorité qui gère le dossier. Les articles 6 à 8 sont réservés.

Les communes peuvent déroger à ce régime des compétences dans leurs règlements.

Si plusieurs autorités disposent du même dossier, l'autorité dont émane celui-ci ou l'autorité supérieure peut en désigner une, seule compétente pour traiter les requêtes concernant la consultation de ce dossier.

Les commissions du Grand Conseil statuent elles-mêmes sur les requêtes de consultation concernant leurs dossiers.

Si la commission n'existe plus, la compétence de statuer appartient

1. au Bureau du Grand Conseil pour les dossiers émanant d'une commission d'enquête parlementaire;

2. à l'autorité qui gère le dossier pour les procès-verbaux des délibérations relatives aux projets d'actes législatifs;

3. au président ou à la présidente du Grand Conseil dans les autres cas.

Le secrétariat général ou l’office qui a préparé l’affaire statue sur les requêtes de consultation de dossiers concernant des affaires du Conseil-exécutif, des Directions ou de la Chancellerie d’Etat. L’article 13, alinéa 2 de l’ordonnance du 16 décembre 2009 sur la classification, la publication et l’archivage des arrêtés du Conseil-exécutif et des rapports y relatifs est réservé.

Les requêtes concernant la consultation de dossiers versés aux Archives de l'Etat sont traitées,

1. durant un délai administratif de 30 ans, par l'autorité compétente au sens des articles 5, 1er alinéa, 6 ou 7;

2. après l'échéance dudit délai, par les Archives de l'Etat.

Le délai administratif court

1. à partir de la date de la décision mettant fin à la procédure pour les dossiers judiciaires et les dossiers de justice administrative;

2. à partir de la date d'établissement pour tous les autres documents.

La compétence est déterminée à la date du dépôt de la requête.

La requête de consultation de dossiers doit être déposée par écrit auprès de l'autorité compétente (art. 5 à 8).

La personne requérante indiquera de manière aussi précise que possible les documents qu'elle désire consulter et les données qui l'intéressent. La requête ne doit être motivée que si la législation spéciale l'exige.

L'autorité examine sans retard si elle est compétente et, si tel n'est pas le cas, transmet la requête à l'autorité compétente.

Si la personne requérante n'indique pas de manière suffisamment précise les documents qu'elle désire consulter et les données qui l'intéressent, l'autorité lui enjoint de fournir des précisions ou des indications complémentaires. Si la personne requérante ne s'exécute pas dans le délai imparti, sa requête est considérée comme retirée.

Si la requête est susceptible d'entraîner des frais considérables (art. 30, 2e al. LIn⁴), l'autorité en informe la personne requérante.

L'autorité examine dans tous les cas si des intérêts publics prépondérants s'opposent à l'octroi du droit de consulter un document (art. 29, 1er al. LIn⁵ ou obligations particulières de garder le secret).

Le travail occasionné à l'autorité est réputé disproportionné au sens de l'article 29, 1er alinéa, lettre c LIn lorsque celle-ci n'est pas en mesure, avec le personnel et l'infrastructure dont elle dispose ordinairement, de satisfaire à la demande de consultation dans un délai utile sans négliger l'accomplissement de ses tâches.

La protection des intérêts privés prépondérants est assurée dans la mesure du possible par le caviardage des données sensibles.

Si des données personnelles particulièrement dignes de protection sont touchées et qu'elles ne puissent pas être caviardées, l'autorité demande l'accord de la personne concernée et l'informe qu'elle a le droit de le refuser.

L'autorité rejette la requête lorsque la personne concernée ne donne pas son accord, qu'il est présumé que la personne concernée ne le donnera pas ou que la consultation de celle-ci entraîne un travail administratif disproportionné.

Si des données personnelles qui ne sont pas particulièrement dignes de protection sont touchées et qu'elles ne puissent pas être caviardées, l'autorité examine si des intérêts privés prépondérants au sens de l'article 29, 2e alinéa LIn ou des dispositions fixant des obligations particulières de garder le secret (art. 5, 5e al., 12 et 14, 2e al. de la loi du 19 février 1986 sur la protection des données⁶, LPD) s'opposent à l'octroi du droit de consulter un dossier.

En cas de doute, l'autorité entend toutes les personnes mentionnées dans un document

1. lorsqu'il pourrait s'agir de données personnelles particulièrement dignes de protection ou

2. lorsque des intérêts privés prépondérants pourraient être touchés.

Dans les autres cas, l'autorité peut renoncer à entendre ces personnes.

La décision peut être communiquée oralement à la personne requérante si celle-ci est seule à participer à la procédure et qu'il soit fait entièrement droit à sa requête.

La consultation a lieu en règle générale durant les heures d'ouverture ordinaires auprès de l'autorité qui s'occupe de l'affaire ou auprès de celle qui gère le dossier.

L'autorité peut, par dérogation au 1er alinéa, envoyer une copie du dossier à la personne requérante si le travail administratif en est ainsi réduit.

L'autorité veille à la sécurité des données durant la consultation.

Il y a intérêt général au sens de l'article 16, 1er alinéa LIn⁷ chaque fois qu'une information touche à la garantie des droits démocratiques ou à la protection du processus de formation de l'opinion sur l'actualité cantonale.

En principe, l'information est diffusée par l'intermédiaire des médias.

L'information relative à l'activité administrative de la Direction relève de la compétence du directeur ou de la directrice. Celui-ci ou celle-ci peut déléguer cette compétence.

Lorsqu'une Direction informe d'office, elle veille, par l'intermédiaire de l'Office de la communication, à garantir une information adaptée aux besoins des médias.

Les commissions du Conseil-exécutif informent par l'intermédiaire de la Direction compétente.

Les préfets et les préfètes sont compétents pour fournir l'information relative à l'activité administrative des préfectures.

Dans la mesure du possible, ils se mettent d'accord avec l'Office de la communication avant de fournir l'information.

Tous les rapports et expertises d'intérêt général contiennent, quelle que soit leur langue d'origine, un résumé rédigé dans les deux langues officielles. Celui-ci comprend les points principaux et les conclusions.

Les rapports et expertises sont entièrement traduits dans l'autre langue officielle avant leur publication lorsqu'ils concernent particulièrement la région linguistique en cause.

Les personnes participant à une procédure administrative ou de justice administrative sont dans toute la mesure du possible informées avant les médias du contenu de la décision, de la décision sur recours ou du jugement.

Les décisions de justice administrative peuvent, dans les limites fixées par l'article 24 LIn⁸, être publiées intégralement ou sous forme d'extraits dans les périodiques spécialisés.

Il convient de garantir la protection de la personnalité.

Les communes adaptent leurs règlements à la nouvelle législation sur l'information du public d'ici le 1er janvier 1997. Les groupements de communes et les autres corporations de droit communal les adaptent d'ici le 1er janvier 1999.

Les articles 8 et 9 de l'ordonnance du 14 juin 1978 sur les archives communales¹⁸ restent en vigueur jusqu'à la révision de ladite ordonnance, mais au plus tard jusqu'au 31 décembre 1996.

Les professionnels des médias qui, à la date d'entrée en vigueur de la présente ordonnance, disposent d'une accréditation au sens de l'article 5 de l'ordonnance du 13 août 1980 concernant l'information du public la conservent après cette date.

Les actes législatifs suivants sont modifiés:

1. Ordonnance du 10 décembre 1980 concernant le registre des électeurs (ORE) ¹⁹ :

2. Ordonnance du 30 novembre 1977 sur les communes ²⁰ :

3. Ordonnance du 3 juillet 1991 sur la gestion financière des communes (OGFCo) ²¹ :

4. Ordonnance du 2 avril 1946 sur les registres des votants ainsi que les élections et votations en matière ecclésiastique ²² :

5. Ordonnance du 24 juin 1992 sur les Archives de l'Etat de Berne ²³ :

6. Ordonnance du 29 juin 1983 sur les rives des lacs et des rivières ²⁴ :

Les actes législatifs suivants sont abrogés:

1. ordonnance du 22 mai 1991 sur l'accès aux renseignements et aux documents ouvert aux membres du Grand Conseil, aux groupes parlementaires et au Secrétariat du parlement (OARD),

2. ordonnance du 13 août 1980 concernant l'information du public.

La présente ordonnance entre en vigueur le 1er janvier 1995.