Loi sur l'archivage

La présente loi règle la collecte, le classement et la conservation permanente de documents.

L’archivage de documents a pour buts

1. d’assurer durablement la traçabilité des activités de l’Etat;

2. de permettre l’étude du patrimoine culturel du canton de Berne, par la conservation d’archives textuelles, sonores ou iconographiques, dans l’intérêt des générations futures, et d’assurer la protection de ce patrimoine.

Par documents sont entendus toute information enregistrée sur quelque support que ce soit, ainsi que tous les outils et toutes les données complémentaires qui sont nécessaires à la compréhension et à l’utilisation de ces informations.

Les documents qui présentent une valeur d’information grande et durable au vu des objectifs d’effet de l’archivage énoncés à l’article 2 sont réputés avoir une valeur archivistique.

Par archives sont entendus les documents que des Archives ont pris en charge et conservent selon les prescriptions de la présente loi.

Sont réputés autorités au sens de la présente loi

1. les organes du canton, de ses établissements et de ses collectivités;

2. les organes des communes, de leurs établissements et des collectivi-tés soumises à la loi du 16 mars 1998 sur les communes (LCo)¹;

3. les personnes privées dans la mesure où elles accomplissent des tâches de droit public à elles confiées.

La présente loi s’applique à l’archivage des documents des autorités au sens de l’article 3, alinéa 4.

Elle est également applicable à l’archivage des documents des autorités mentionnées à l’alinéa 1 qui ont été dissoutes.

Les documents des autorités sont collectés, classés et conservés de manière à documenter l’essentiel du déroulement et le résultat des activités de l’Etat.

Ils font l’objet d’une évaluation, déterminante pour leur durée de conservation, en fonction de leur importance et de leur valeur d’information.

Les documents sont classés et décrits à l’aide des plans de classement et des instruments de recherche nécessaires.

Les plans de classement et les réglementations relatives à la durée de conservation et à l’élimination de documents doivent être arrêtés par écrit.

Les documents électroniques sont assimilés aux documents sur papier.

Les outils de gestion documentaire, tels que les systèmes de gestion électronique des documents ou des affaires, doivent tenir compte des exigences de l’archivage.

Les autorités sont tenues d’archiver leurs documents (gestion des archives) conformément aux prescriptions de la présente loi.

Pour cela, elles peuvent recourir aux services d’entreprises spécialisées.

Les autorités suivantes sont tenues de proposer les documents dont elles ne se servent plus régulièrement aux Archives de l’Etat en vue de leur conservation définitive:

1. le Grand Conseil et ses organes,

2. le Conseil-exécutif et les commissions cantonales par lui instituées,

3. les Directions et la Chancellerie d’Etat, les offices et les services de l’administration centrale, à l’exception des institutions psychiatriques cantonales,

4. la Cour suprême, le Tribunal administratif, le Ministère public et les autorités de justice indépendantes de l’administration,

5. l’Université de Berne, la Haute école pédagogique germanophone et la Haute école spécialisée bernoise,

6. les autorités qui sont dissoutes.

Le Conseil-exécutif règle l’organisation, la gestion et la conservation des documents et des instruments de recherche des Directions et de la Chancellerie d’Etat par voie d’ordonnance. Il peut déléguer partiellement ou totalement cette compétence aux Directions et à la Chancellerie d’Etat.

L’Université de Berne, la Haute école pédagogique germanophone et la Haute école spécialisée bernoise règlent la gestion de leurs archives dans un règlement.

Elles s’occupent du préarchivage de leurs documents.

Le Conseil-exécutif règle par voie d’ordonnance la gestion des archives

1. de l’administration cantonale décentralisée,

2. des communes, de leurs établissements et des autres collectivités soumises à la loi sur les communes.

Il peut déléguer partiellement ou totalement cette compétence à la Direction de la justice, des affaires communales et des affaires ecclésiastiques.

La Cour suprême édicte, d’entente avec les Archives de l’Etat, un règlement sur la gestion des archives des tribunaux civils et pénaux de première instance et d’instance supérieure.

Le Tribunal administratif édicte, d’entente avec les Archives de l’Etat, un règlement sur la gestion des archives du Tribunal administratif et des autorités de justice indépendantes de l’administration.

Le Parquet général édicte, d’entente avec les Archives de l’Etat, un règlement sur la gestion des archives du Ministère public.

Les documents qui doivent être proposés aux Archives de l’Etat ou à d’autres Archives compétentes ne peuvent pas être éliminés sans leur autorisation.

Les Archives n’éliminent aucun document sans l’autorisation du service versant.

Les données personnelles qui ne sont plus utilisées, au sens de l’article 19 de la loi du 19 février 1986 sur la protection des données (LCPD)², peuvent être confiées aux Archives dans la mesure où leur archivage est justifié selon la présente loi.

En vertu de l’article 19 LCPD, le service versant a accès aux données personnelles conservées comme moyen de preuve ou de sécurité.

Les autres données personnelles ne peuvent être consultées par le service versant que

1. dans l’intérêt de la personne concernée, si celle-ci a donné son accord ou qu’il peut être admis, au vu des circonstances, qu’elle le donnerait, ou

2. pour le traitement de données dans un but qui est sans relation directe avec les personnes intéressées, en vertu de l’article 20.

Toute personne contestant la véracité des données personnelles la concernant, archivées selon l’alinéa 1, peut faire joindre une contestation aux documents. Les archives elles-mêmes ne peuvent pas être modifiées.

Les Archives de l’Etat assument notamment les tâches suivantes:

1. elles collectent, classent et conservent tous les documents ayant une valeur archivistique des autorités soumises à l’obligation de les leur proposer et, si nécessaire, les restaurent;

2. elles contribuent à la transmission du savoir historique et à la recherche historique pour les besoins du canton, de la science et de la culture;

3. elles disposent d’un atelier de restauration, d’une bibliothèque et d’une salle de lecture;

4. elles évaluent la valeur archivistique des documents des autorités soumises à l’obligation de proposer les documents;

5. elles conseillent les autorités soumises à l’obligation de proposer les documents et édictent des instructions à leur intention sur le versement des documents et des instruments de recherche;

6. elles peuvent inspecter les bureaux d’ordre et les services chargés de la gestion des informations des autorités soumises à l’obligation de proposer les documents et contrôler l’état des documents qui y sont conservés;

7. elles peuvent conseiller les autres autorités et les personnes privées sur des questions concernant l’archivage;

8. elles peuvent prendre en charge et conserver des documents d’une autre provenance ayant une valeur archivistique s’ils sont d’importance pour l’histoire du canton de Berne.

Le Conseil-exécutif règle le détail des tâches et de l’organisation des Archives de l’Etat par voie d’ordonnance.

Les archives des autorités au sens de l’article 3, alinéa 4 sont accessibles au public selon les dispositions de la loi du 2 novembre 1993 sur l’information du public (loi sur l’information; LIn)³ et de la loi sur la protection des données.

L’accès du public à des archives d’autres provenances est régi par les conventions de donation ou de dépôt, ou à défaut, par l’alinéa 1 applicable par analogie.

Les documents qui ne sont pas accessibles au public au sens de l’article 16, alinéa 1 sont librement accessibles après l’expiration d’un délai de 30 ans pour autant qu’ils ne contiennent pas de données personnelles.

Le délai de 30 ans commence à courir à la date du document le plus récent du dossier.

Un document dont la consultation est restreinte ou exclue parce qu’il contient des données personnelles devient accessible au public trois ans après le décès de la personne concernée dans la mesure où le délai de 30 ans au sens de l’article 17 est écoulé.

Si la date du décès de l’une des personnes concernées n’est pas connue, le document devient accessible au public à partir du 110e anniversaire de la personne concernée dans la mesure où le délai de 30 ans au sens de l’article 17 est écoulé.

Tout document d’archives vieux de plus de 110 ans est librement accessible au public.

L’accès aux documents mentionnés aux alinéas 1 à 3 est restreint ou exclu dans la mesure où une obligation particulière de garder le secret prévue par le droit fédéral ou le droit cantonal le demande.

Le délai de 110 ans commence à courir à la date du document le plus récent du dossier.

Les services qui ont versé des documents peuvent les consulter en tout temps. L’article 14, alinéa 3 est réservé.

Les Archives peuvent communiquer des données personnelles dans un but qui est sans relation directe avec les personnes intéressées, notamment pour la recherche, la jurisprudence, la statistique et la planification si les conditions de l’article 15 LCPD sont remplies. Les obligations particulières de garder le secret prévues par le droit fédéral et le droit cantonal sont réservées.

L’accès à certaines catégories d’archives peut être restreint si des motifs liés à leur conservation l’exigent ou que leur consultation occasionne un travail disproportionné.

La consultation des archives est en principe gratuite.

Un émolument peut être perçu pour des prestations particulières.

Les réglementations contraires du droit fédéral sont réservées.

Les archives des autorités au sens de l’article 3, alinéa 4 sont inaliénables.

Elles ne peuvent faire l’objet d’une prescription acquisitive ni être acquises de bonne foi. Le droit à leur restitution n’est pas soumis à prescription.

L’utilisation à des fins commerciales des archives des autorités au sens de l’article 3, alinéa 4 requiert l’autorisation des Archives compétentes.

Cette autorisation peut être subordonnée à la conclusion d’un contrat circonscrivant l’utilisation des archives et mentionnant une éventuelle participation aux gains.

Les Archives compétentes ont droit à un exemplaire justificatif gratuit de toute œuvre ou publication qui se fonde en grande partie sur l’utilisation de leurs archives.

Toute personne qui, intentionnellement, endommage, dissimule, aliène, détruit ou soustrait d’une autre manière à l’archivage un document ayant, de par l’évaluation, une valeur archivistique est punie de l’amende.

Toute personne qui divulgue intentionnellement des données personnelles contenues dans des archives qui ne sont pas accessibles au public en vertu de l’article 18 et qu’elle a pu consulter dans un but qui est sans relation directe avec les personnes intéressées est punie de l’amende.

Le Conseil-exécutif édicte les dispositions nécessaires à l’exécution de la présente loi, en particulier concernant

1. l’archivage des documents;

2. le traitement des documents électroniques;

3. les tâches et l’organisation des Archives de l’Etat;

4. la gestion des archives de l’administration cantonale;

5. l’archivage des documents par des personnes privées dans la mesure où des tâches de droit public leur sont confiées;

6. les restrictions d’accès aux archives au sens de l’article 21;

7. les émoluments pour prestations particulières.

Les actes législatifs suivants sont modifiés:

1. Loi du 2 novembre 1993 sur l’information du public (Loi sur l’information, LIn)⁴

2. Loi du 19 février 1986 sur la protection des données (LCPD)⁵

3. Loi du 16 mars 1998 sur les communes (LCo)⁶

Le Conseil-exécutif fixe la date d’entrée en vigueur de la présente loi.