Règlement de gestion du Tribunal régional de l'Oberland

Le directoire se compose

1. du ou de la juge en chef,

2. des suppléants ou suppléantes du ou de la juge en chef,

3. du greffier ou de la greffière en chef,

4. du ou de la responsable des ressources,

5. d’un représentant ou d’une représentante de l’Autorité régionale de conciliation de l’Oberland.

Le droit de participation et de vote du représentant ou de la représentante de l’Autorité régionale de conciliation de l’Oberland se limite aux affaires qui concernent tant cette autorité que le Tribunal régional.

Le directoire peut demander à la conférence des juges de désigner des membres supplémentaires au directoire.

Le directoire en plénum statue en premier lieu sur des questions de principe et des jalons stratégiques. Il peut déléguer les compétences de décision dans certains domaines à un comité ou à un membre en particulier.

Il est responsable de l'administration du tribunal et compétent pour toutes les affaires qui ne relèvent pas d'un autre organe, en particulier pour

1. l'élaboration de la convention annuelle sur la gestion des ressources avec la Cour suprême,

2. la gestion des ressources à la disposition du Tribunal régional,

3. la nomination d'un suppléant ou d'une suppléante du ou de la responsable des ressources,

4. les ressources humaines du Tribunal régional, en particulier l'engagement du personnel, son affectation aux sections ou aux équipes de travail et l'aide ponctuelle à d'autres sections ou équipes de travail,

5. la surveillance du fonctionnement du secrétariat et de la comptabilité,

6. la décision d'affecter des présidents et présidentes de tribunal pour prêter main-forte à d'autres sections,

7. la demande d'aide, désignée par la Cour suprême, à d'autres autorités,

8. la décision de modifier provisoirement la répartition de la charge de travail entre les juges de tribunal,

9. le règlement de la suppléance entre les présidents et présidentes du Tribunal régional,

10. la définition des principes régissant l'enregistrement, la gestion et l'archivage des dossiers,

11. la garantie d'une formation continue adaptée aux besoins,

12. l'élaboration et l'approbation du concept de sécurité et du règlement interne.

Il peut instituer des commissions et des groupes de travail.

Il peut déléguer le règlement d'affaires et de tâches aux présidents et aux présidentes de tribunal ou à d'autres collaborateurs et collaboratrices qualifiés, ainsi qu'aux commissions et aux groupes de travail qu'il a institués.

Le ou la juge en chef du directoire convoque les séances du directoire et les préside.

Chaque membre peut exiger du ou de la juge en chef du directoire la convocation d’une séance ou l’inscription d’une affaire à l’ordre du jour.

Les membres du directoire reçoivent la convocation, accompagnée de l’ordre du jour, par écrit ou par courriel, en règle générale cinq jours avant la séance. La documentation éventuelle doit être jointe à la convocation ou mise à disposition pour consultation.

Si besoin est, d’autres personnes internes ou externes peuvent être invitées aux séances du directoire avec voix consultative.

Le directoire décide à la majorité absolue des voix exprimées. Pour qu’une décision soit valable, plus de la moitié de tous les membres doivent participer à la séance. En cas d’empêchement, les membres du directoire peuvent se faire remplacer par leur suppléant ou leur suppléante.

Le ou la juge en chef ou son suppléant ou sa suppléante départage en cas d’égalité des voix.

Les décisions par voie de circulation sont admises. Dans ce cas, les voix sont remises par écrit ou par courriel par déclaration au ou à la juge en chef du directoire.

Le ou la juge en chef du directoire veille à la marche régulière des affaires du Tribunal régional. Il lui incombe en particulier les tâches suivantes:

1. la conclusion de la convention annuelle sur la gestion des ressources avec la Cour suprême;

2. la convocation et la présidence des séances du directoire et de la conférence des juges;

3. la représentation et la défense, au sein du directoire élargi de la Cour suprême, des intérêts des autorités judiciaires civiles et pénales ayant leur siège dans la région de l'Oberland;

4. la représentation du Tribunal régional à l'extérieur;

5. la rédaction des rapports semestriels;

6. la conduite des entretiens de bilan avec les présidents et présidentes de tribunal;

7. la direction du greffier ou de la greffière en chef et du ou de la responsable des ressources.

Il ou elle exécute les affaires opérationnelles quotidiennes en collaboration avec le ou la responsable des ressources.

Il ou elle veille au flux de l'information interne.

Il ou elle veille à la communication externe et encourage une perception positive du Tribunal régional par le public.

Il ou elle est déchargée des tâches ordinaires selon l'étendue de ses fonctions de direction.

Les suppléants ou suppléantes du ou de la juge en chef du directoire le ou la représentent et l’assistent dans l'accomplissement de ses tâches.

En règle générale, ils ou elles font partie de l'autre section.

Ils ou elles sont déchargées des tâches ordinaires selon l'étendue de leurs fonctions de direction.

Le greffier ou la greffière en chef et son suppléant ou sa suppléante assistent le ou la juge en chef, ainsi que les chefs et les cheffes de section et tiennent le procès-verbal des séances du directoire, de la conférence des juges et des conférences de section.

Il ou elle coordonne et délègue, en gardant la responsabilité globale, les tâches supplémentaires des greffiers et greffières, ainsi que des secrétaires de tribunal, en particulier le contact avec la presse, l’encadrement des stagiaires, des apprentis ou apprenties et la gestion de la bibliothèque.

Il ou elle est déchargée des tâches ordinaires selon l'étendue de ses fonctions de direction.

Les greffiers et les greffières désignent parmi eux un suppléant ou une suppléante pour le greffier ou la greffière en chef, pour une durée de trois ans.

Le ou la responsable des ressources dirige et gère, avec d’autres agents et agentes, les finances, le personnel et l’infrastructure.

Il ou elle est compétente pour

1. la planification du personnel et les processus de recrutement,

2. l’intégration et l’évolution du personnel,

3. l’administration du personnel et le suivi des départs,

4. les apprentis et les apprenties,

5. la comptabilité et les crédits,

6. les machines de bureau et le mobilier,

7. les bâtiments,

8. les autres tâches spéciales qui lui sont confiées.

Il ou elle dirige l'équipe de la comptabilité et conduit les entretiens d'évaluation avec les collaborateurs et les collaboratrices qui lui sont directement subordonnés.

Le ou la juge en chef du directoire signe les affaires qui relèvent de la compétence du Tribunal régional ou du directoire. Le chef ou la cheffe de section signe les affaires qui relèvent de la compétence d’une section.

Dans les autres cas, le droit de signature dépend des tâches assignées. Une délégation de signature est possible.

D’autres dispositions applicables sont réservées.

Les séances de la conférence des juges, de la conférence de section et du directoire font l’objet d’un procès-verbal. Celui-ci est en règle générale approuvé lors de la séance suivante.

Le procès-verbal doit contenir les propositions et les décisions. Sur demande, l’avis d’un membre divergeant de la décision prise à la majorité peut être consigné.

Les éventuels compléments ou corrections doivent être communiqués par écrit dans les cinq jours suivant la réception du procès-verbal.

Le ou la juge en chef du directoire et le ou la responsable des ressources autorisent les dépenses pour les tâches administratives jusqu’à concurrence de 30'000 francs, chacun dans sa propre compétence. Une délégation à d’autres membres du directoire est possible.

Les dépenses supérieures à 30'000 francs sont soumises à autorisation du directoire de la Cour suprême.

Pour les dépenses liées aux procédures en matière civile et pénale, la validation financière des pièces comptables vaut autorisation de dépenses, quel que soit le montant (art. 31, al. 1, lit. e de l’ordonnance du 16.11.2022 sur les finances [OFin]³).

La direction de la procédure est compétente pour l’examen matériel des dépenses. Si la validation financière des pièces comptables d’une dépense lui incombe, le greffier ou la greffière ou le ou la secrétaire de tribunal compétente dans la procédure concernée se charge de l’examen matériel.

La validation financière des pièces comptables est effectuée

1. pour les dépenses jusqu’à 30'000 francs, par un membre du directoire,

2. pour les dépenses supérieures à 30'000 francs, par le ou la juge en chef du directoire ou par ses suppléants ou suppléantes.

Les organes de la direction du tribunal informent de manière appropriée les juges ainsi que le reste du personnel sur leurs activités.

Les procès-verbaux des séances de la conférence des juges, de la conférence de section et du directoire sont portés à la connaissance de l’organe concerné dans les cinq jours. Dans des cas déterminés, il peut être dérogé à cette règle pour des motifs de protection de la personnalité.

Les décisions peuvent être communiquées au personnel dans des extraits de procès-verbaux ou d’une autre manière appropriée par le ou la juge en chef du directoire ou par le chef ou la cheffe de section.

Les membres du directoire ont accès à tous les dossiers de la conférence des juges, de la conférence de section et du directoire.

Les autres présidents et présidentes de tribunal ordinaires ont accès aux dossiers dans la mesure où ils sont personnellement concernés ou s’ils en ont besoin pour l’accomplissement de leurs tâches.