Köniz Liebefeld, Aussendepot II für das Staatsarchiv, Schwarzenburgstrasse 160, Nutzerausbau 2. Etappe. Verpflichtungskredit für den Mieterausbau

1. Gegenstand

Für das Staatsarchiv des Kanton Bern werden seit April 2021 an der Schwarzenburgstrasse 160 in Köniz Liebefeld Archivflächen für ein Aussendepot angemietet. Mit dem beantragten Kredit von CHF 995 000 (zulasten BVD) soll das Depot in einer 2. Etappe um eine doppelgeschossige Rollgestellanlage erweitert werden.

2. Rechtsgrundlagen

‒ Gesetz vom 31. März 2009 über die Archivierung (ArchG; BSG 108.1), insbes. Art. 15 ‒ Verordnung über die Archivierung vom 04. November 2009 (ArchV; BSG 108.111), insbes. Art. 18. ‒ Verordnung vom 18. Oktober 1995 über die Organisation und die Aufgaben der Staatskanzlei (OrV STA, BSG 152.211), Art. 1 und Art. 14 ‒ Verordnung vom 18. Oktober 1995 über die Organisation und die Aufgaben der Bau- und Verkehrsdirektion, (OrV BVD; BSG 152.221.191), Art. 14 ‒ Finanzhaushaltsgesetz vom 15. Juni 2022 (FHG; BSG 620.0), Art. 21 ff. ‒ Finanzhaushaltsverordnung vom 16. November 2022 (FHaV; BSG 621.1), Art. 21 ff.

3. Massgebende Kreditsumme, Ausgabenart und rechtliche Qualifikation der Ausgabe

Preisstand 1. Oktober 2024, Hochbaupreisindex Espace Mittelland, 142.9 Punkte (Basis: Oktober 1998 = 100 Punkte)

Gesamtkosten CHF 995 000 bestehend aus Transport- und Lageranlagen CHF 735 000 Gebäudetechnik und -ausbau CHF 240 000 Rückbaukosten CHF 20 000 Für die Ausgabenbefugnis massgebende Kreditsumme gemäss gemäss Art. 34 FHaV CHF 995 000 Zu bewilligender Kredit CHF 995 000

Es handelt sich um einmalige, neue Ausgaben im Sinne von Art. 27 und 30 Abs. 1 FHG.

Teuerungsbedingte Mehrkosten werden mit dem vorliegenden Beschluss bewilligt (Art. 29 FHaV).

In der Kreditsumme für den Mieterausbau sind, gemäss Richtlinie bei Umbauprojekten, Reserven in der Höhe von insgesamt rund 13 % enthalten.

Die Mieterausbauten sind rückbaupflichtig. In den Gesamtkosten für den Mieterausbau sind daher Rückstellungen in der Höhe von CHF 20 000 enthalten.

4. Konto / Produktgruppe / Rechnungsjahr

Produktgruppe: Immobilienmanagement

Es handelt sich um einen Verpflichtungskredit gemäss Art. 32 FHG, die voraussichtlich mit folgender Zahlungstranche abgelöst wird, die im Budget der Bau- und Verkehrsdirektion grösstenteils eingestellt ist:

Konto Bezeichnung Jahr 504700 Einbauten in gemietete Liegenschaften 2025 CHF 995 000 Total CHF 995 000

5. Angaben zu den Investitionen

5.1 Art der Investitionsausgabe

Total Investitionsausgaben Davon wertvermehrend Davon werterhaltend Reserve in % CHF 995 000 CHF 995 000 13

5.2 Bezug zur gesamtkantonalen Investitionsplanung

(Jahrestranchen ohne Reserven. Allfällige Beiträge Dritter bereits abgezogen)

In Mio. CHF Total 2023 2024 2025 2026 2027 Folgejahre Nettoinvestitionen aktuell 0.995 0.995 In der GKIP 2024 eingestellt 0.90 0.50 0.40

Das Vorhaben ist in der Sammelposition für Geschäfte unter 5 Mio. in der GKIP enthalten. Die in der GKIP 2024 nicht eingestellten Mittel von CHF 95 000 können innerhalb des Budgets 2025 kompensiert werden.

5.3 Jährlicher Abschreibungsaufwand

Anlageklasse Betrag in CHF Nutzungsdauer Jährliche Abschreibung

Einbauten in Fremdmietobjekte 995 000 10 Jahre 99 500

6. Begründung

6.1 Ausgangslage

Die Aufgabe des Staatsarchivs ist es, die in der Kantonsverwaltung anfallenden, dauernd aufzubewahrenden Unterlagen zu übernehmen und so zu verwalten, dass sie bei Bedarf ohne grösseren Suchaufwand zur Verfügung stehen. Die Dokumente müssen für die Nachwelt sicher ausbewahrt werden, das bedeutet, sie müssen vor unbefugtem Zugriff geschützt und konservatorisch gut gelagert werden.

Das Staatsarchiv hat Mitte 2022 das Aussendepot II bezogen, eine Anmietliegenschaft an der Schwarzenburgstrasse 160 im Liebefeld. Die Fläche im 7. Untergeschoss wurde in 3 Bereiche unterteilt (Depotfläche 1, Depotfläche 2, Bedien- und Verwaltungsfläche). Der Mietvertrag verfügt über eine feste Vertragsdauer bis zum 31. März 2031. Danach bestehen zwei Verlängerungsoptionen für jeweils weitere fünf Jahre, wodurch sich die Mietdauer bis zum 31. März 2036 bzw. 31. März 2041 fest verlängern lässt. Wird von den Optionen kein Gebrauch gemacht, läuft das Mietverhältnis unbefristet weiter und kann mit einer Kündigungsfrist von 12 Monaten beendet werden

Mit RRB 342/2021 (2020.BVD.7759) hat der Regierungsrat entschieden, dass die damals insgesamt notwendigen Archivflächen von 15 000 Laufmetern etappiert ausgebaut werden sollen. In der ersten Etappe wurden im Jahr 2022 8300 Laufmeter (Lfm) Archivfläche in einer doppelgeschossigen Rollgestellanlage bereitgestellt.

Doppelgeschossige Rollgestellanlage auf der Depotfläche 1

In den letzten Jahren übernahm das Staatsarchiv jeweils überdurchschnittlich grosse Umfänge an Papierakten. Dies hängt direkt mit der Einführung des digitalen Primats zusammen, wurde doch die Einführung des Geschäftsverwaltungssystems GEVER zum Anlass genommen, um alle noch vorhandenen Papierunterlagen möglichst systematisch zu erheben und deren Ablieferung zu planen (Projekt «Analoge Ablieferungsplanung»). In Ablieferungsvereinbarungen wird pro Amt die Ablieferung der archivwürdigen Unterlagen in zwei Etappen geregelt. Dieses Vorgehen verhindert, dass Unterlagen in den kommenden Jahren unkontrolliert entsorgt werden, etwa aufgrund von Person alwechseln.

Diese Arbeiten sind noch nicht abgeschlossen. Die «Analoge Ablieferungsplanung» hat sich bewährt und wird bei den Direktionen fortgeführt. Die bisherigen Erfahrungen haben gezeigt, dass in den kantonalen Behörden nach wie vor viele Papierakten vorhanden sind, die bis zum Wechsel auf das digitale Primat erstellt wurden und die teilweise Jahrzehnte zurückreichen. Daraus resultiert ein gegenwärtiger Peak an jährlich abgelieferten Papierakten-Umfängen. Die künftigen Ablieferungsumfänge können nur schwer prognostiziert oder gar kontrolliert gesteuert werden.

Das Staatsarchiv hat zudem in den letzten Jahren auch umfangreiche Papierakten aus den Regierungsstatthalterämtern und den Grundbuchämtern (Dezentrale Verwaltung DIJ) sowie notarielle Urschriften ins Aussendepot II übernommen, die zuvor für bei einem privaten Archivdienstleister gelagert worden waren.

Die derzeit bestehenden Lagerflächen werden im Verlauf des Jahres 2025 mehrheitlich belegt sein. Deshalb soll nun die zweite Etappe ausgebaut werden.

Weiterer Bedarf an Lagerflächen besteht einerseits für die beschriebenen laufenden Ablieferungen aus dem Projekt «Analoge Ablieferungsplanung», andererseits für grössere Übernahmeprojekte aus den Grundbuchämtern, den Kindes- und Erwachsenenschutzbehörden sowie insbesondere für Unterlagen aus den ehemals kantonalen Psychiatrien, die seit dem Inkrafttreten des revidierten Archivgesetzes erstmals übernommen werden dürfen. Hinzu kommen weitere gemäss Archivgesetz anbieterpflichtige Behörden, die den Primatwechsel noch nicht vollzogen haben. Hierbei handelt es sich einerseits um die drei kantonalen Hochschulen und andererseits insbesondere um die Justiz, die nach wie vor (und bis auf Weiteres) ausserordentlich grosse Mengen an Papierunterlagen produziert.

6.2 Projektbeschrieb

In der zweiten Etappe wird eine weitere doppelgeschossige Rollgestellanlage mit einer Kapazität von 6100 Lfm Archivfläche eingebaut. Durch die zusätzliche Rollgestellanlage kann die derzeitige Fachbodenlänge von rund 8300 Lfm brutto auf insgesamt ca. 14 400 Lfm erweitert werden.

Das Staatsarchiv übernimmt zudem die Grundbuchkarten der Grundbuchämter, die wegen ihres besonderen Formats nicht in der Rollgestellanlage untergebracht werden können. Sie werden in den Schubladenstöcken der Grundbuchämter angeliefert und im Depot entlang der Rollgestellanlage aufgestellt. Die Grundbuchakten, welche bisher in nicht archivfähigen Holzkisten aufbewahrt wurden, sollen in Metallboxen gelagerten werden. Für die flächensparende Unterbringung ist ein speziell verstärktes Gestell notwendig.

Für den Ausbau der zweiten Etappe werden die Anlagen für Elektrizität, Heizung, Lüftung und Klimatisierung angepasst. Die elektrisch betriebene Rollgestellanlage und deren Beleuchtung erfordern zusätzliche Anschlüsse ab der bestehenden Unterverteilung sowie eine Erweiterung und Anpassung der Beleuchtung. Gleichzeitig wird das Luftkanalnetz erweitert, um das Raumklima mit der neuen doppelstöckigen Rollgestellanlage zu gewährleisten. Zusätzlich werden Temperatur- und Feuchtesensoren installiert, um die Klimabedingungen optimal zu überwachen.

Zu Lasten der Staatskanzlei fallen in Zusammenhang mit der Erweiterung der Rollgestellanlage keine zusätzlichen Kosten an.

6.3 Alternativen und Folgen eines Verzichts

Ohne die zusätzliche Archivfläche kann das Staatsarchiv seinen gesetzlichen Auftrag nicht erfüllen. Weitere Ablieferungen staatlicher Bestände können nicht übernommen werden und müssen in den Verwaltungen verbleiben, wo eine langfristige und sichere Archivierung nicht möglich ist. Überdies können die derzeit bei einem privaten Anbieter ausgelagerten Grundbuchkarten nicht übernommen werden, was für den Kanton mittel- und langfristig hohe Kosten mit sich bringt.

6.4 Termine

Beginn der Planungs- und Bauarbeiten 03/2025 Inbetriebnahme 12/2025

Im Namen des Regierungsrates

Christoph Auer Staatsschreiber

Verteiler ‒ Bau- und Verkehrsdirektion