122.0.17
Ordonnance sur la gestion des séances du Conseil d'Etat
du 08.04.2014 (version entrée en vigueur le 01.04.2024)
Le Conseil d'Etat du canton de Fribourg
Vu la loi du 16 octobre 2001 sur l'organisation du Conseil d'Etat et de l'administration (LOCEA), notamment ses articles 22, 26 et 29 à 42;
Vu la loi du 9 septembre 2009 sur l'information et l'accès aux documents (LInf), notamment ses articles 5 à 10 et 29;
Vu les articles 2, 3 et 23 de l'ordonnance du 14 décembre 2010 relative à l'information sur les activités du Conseil d'Etat et de l'administration (OInf);
Vu le règlement du 24 mai 2005 sur l'élaboration des actes législatifs (REAL), notamment ses articles 13 à 18;
Vu les articles 18 al. 3 et 40 du règlement du 12 mars 1996 d'exécution de la loi sur les finances de l'Etat (RFE);
Vu l'article 5 al. 2 du règlement du 22 août 2000 sur les subventions (RSub);
Considérant:
La présente ordonnance actualise les règles relatives à la gestion des séances du Conseil d'Etat, notamment pour tenir compte de la pratique récente et de l'utilisation de la gestion électronique des séances du Conseil d'Etat.
Sur la proposition de la Chancellerie d'Etat,
Arrête:
1 Types de séances (art. 33s. LOCEA)
Art. 1 Principes
Le Conseil d'Etat siège le mardi en temps ordinaire et le lundi les semaines de session du Grand Conseil. Lors de circonstances particulières, la séance est fixée à un autre jour.
Le Conseil d'Etat planifie également des séances de réserve, des séances consacrées aux finances de l'Etat ainsi que des journées de réflexion.
Le calendrier des séances de l'année est arrêté par le Conseil d'Etat et tenu à jour par la Chancellerie d'Etat.
En outre, le Conseil d'Etat se réunit en séance extraordinaire chaque fois qu'un de ses membres le demande. La procédure en cas de situations particulières (art. 34 LOCEA) demeure également réservée.
Art. 2 Séances ordinaires
Les séances ordinaires se tiennent en principe de 8 à 12 heures et de 13 h 30 à 15 heures. Toutefois:
la présidence peut au besoin décider d'avancer le début de la séance d'une demi-heure ou d'une heure;
les membres du Conseil d'Etat s'abstiennent de fixer d'autres séances ou rendez-vous avant 16 heures, de manière à pouvoir absorber un éventuel dépassement d'horaire.
Les séances ont lieu en principe en présentiel à la Chancellerie d'Etat et les membres du Conseil d'Etat partagent d'ordinaire le repas de midi à leur propre charge, sous réserve des règles qui suivent:
les séances peuvent exceptionnellement se tenir hors les murs, en principe sans intervenants et intervenantes extérieurs;
si nécessaire, les séances peuvent se dérouler par visioconférence ou exceptionnellement de manière mixte.
Des présentations peuvent avoir lieu durant ces séances. Elles doivent être planifiées en collaboration avec la Chancellerie d'Etat, avec l'accord préalable du Conseil d'Etat. Les affaires ordinaires ont toutefois la priorité.
Art. 3 Séances de réserve
Les séances de réserve servent à la présentation et à la discussion d'affaires particulières, si nécessaire en présence d'intervenants et intervenantes extérieurs.
Après avoir été présentées lors d'une séance de réserve, les affaires soumises pour décision sont réinscrites par la Direction concernée en vue de discussion et décision lors d'une séance ordinaire du Conseil d'Etat.
…
Les Directions proposent en séance ordinaire les affaires qu'elles souhaiteraient voir traiter lors de ces séances.
Art. 4 Séances consacrées aux finances de l'Etat
Les séances consacrées aux finances de l'Etat ont lieu en présence du trésorier ou de la trésorière d'Etat et au besoin d'autres personnes de l'Administration des finances et/ou du Service du personnel et d'organisation.
Art. 5 Journées de réflexion
Le Conseil d'Etat consacre au moins trois journées de séances à la discussion de thèmes particuliers (journées au blanc, au vert et d'automne). L'ordre du jour de ces séances est arrêté en séance ordinaire.
Ces journées peuvent être combinées avec une partie récréative.
2 Préparation des séances
2.1 Délégations (art. 31 LOCEA)
Art. 6 Principes
Le Conseil d'Etat désigne la présidence et les membres des délégations chargées, à titre permanent ou temporaire, de l'examen ou du suivi d'affaires de grande importance et de lui soumettre des propositions. Elles sont composées au plus de trois de ses membres.
Les délégations informent régulièrement le Conseil d'Etat de l'avancement de leurs dossiers, soit par la remise de procès-verbaux, soit par des informations orales ou écrites lors des séances.
Le secrétariat de la délégation est tenu par la Direction de son président ou de sa présidente. Il veille à assurer l'information continue des autres membres du Conseil d'Etat.
Un procès-verbal est tenu concernant les positions arrêtées, avec au besoin, un développement succinct.
Art. 7 Délégations permanentes
Les délégations permanentes sont constituées lors de la séance de reconstitution du Conseil d'Etat.
Les délégations permanentes sont:
la Délégation des affaires économiques et financières;
…
la Délégation pour les questions du personnel;
la Délégation de la santé;
la Délégation pour les agglomérations et les structures territoriales;
la Délégation en matière de digitalisation et de systèmes d'information.
Art. 8 Délégations temporaires
Le Conseil d'Etat peut constituer des délégations temporaires pour traiter de sujets complexes impliquant plusieurs Directions et/ou de thèmes politiquement sensibles.
L'institution d'une délégation temporaire fait l'objet d'un arrêté qui en précise la composition, la présidence, la mission, les objectifs, les responsabilités et la durée.
2.2 Propositions et documentation (art. 22 et 29s. LOCEA)
Art. 9 Gestion informatisée des affaires – Principes
Les affaires du Conseil d'Etat sont gérées par le biais d'une application de gestion informatisée des séances.
Sont notamment traités directement dans cette application:
l'annonce des affaires par les Directions ainsi que la remise des propositions et de la documentation qui les accompagnent;
l'établissement de l'ordre du jour des séances (bordereau);
la mise à disposition de l'ordre du jour et des documents qui s'y rapportent.
Les propositions et la documentation sont liées aux affaires traitées et restent disponibles dans l'application.
Art. 10 Gestion informatisée des affaires – Responsabilité
Avec l'appui du Service de l'informatique et des télécommunications, la Chancellerie d'Etat assume la responsabilité de l'application de gestion informatisée pour tout ce qui concerne les affaires du Conseil d'Etat.
Elle fixe, pour ces affaires, les règles d'utilisation de l'application, notamment en ce qui concerne les droits d'accès, les procédures d'authentification et de journalisation ainsi que la sauvegarde et la conservation des données.
Art. 11 Convocation
La mise à disposition de l'ordre du jour dans l'application de gestion informatisée tient lieu de convocation.
Art. 12 Propositions
Aucune affaire n'est soumise au Conseil d'Etat sans que le membre du Conseil d'Etat responsable ait validé la proposition et la documentation y relative.
Lorsque plusieurs Directions sont concernées par une affaire, la Direction responsable doit prendre l'avis des autres Directions concernées avant de soumettre l'affaire au Conseil d'Etat.
Au besoin, les Directions précisent dans leurs propositions les modes de traitement de l'affaire désirée.
Art. 12a Modes de traitement des affaires
Les affaires sont soumises au Conseil d'Etat pour que celui-ci puisse notamment:
les adopter, avec ou sans modifications, lorsqu'elles sont de sa compétence;
les approuver ou valider lorsque la compétence de gestion se situe essentiellement dans la Direction qui les propose;
en prendre acte avec ou sans remarques, reconnaissant ainsi officiellement leur existence, leur contenu demeurant sous la seule responsabilité de la Direction qui les présente.
Art. 13 Ordre du jour et documentation
L'annonce d'une affaire à traiter en séance ainsi que la remise de la documentation y relative se font au plus tard le jeudi précédant la séance, jusqu'à 11 heures.
En principe, le même jour, à 15 heures au plus tard, l'ordre du jour et tous les documents de séance sont disponibles dans l'application informatique.
Les délais sont avancés d'un jour si la séance du Conseil d'Etat a lieu le lundi.
La Chancellerie d'Etat informe les Directions la semaine précédente lorsque ces délais sont modifiés. Les règles de l'article 16 sur les affaires urgentes demeurent réservées.
Art. 14 Cas particuliers
Les projets de réponse aux consultations fédérales sont soumis au Conseil d'Etat en principe quinze jours avant l'échéance de la consultation, sauf exception motivée. Ils sont accompagnés de la documentation fournie par l'organe consultant ou du lien électronique vers l'adresse Internet où cette documentation peut être consultée.
…
Les documents relatifs à des affaires confidentielles ou secrètes sont accessibles de manière sécurisée.
La présentation en séance des objets des chapitres «Agenda» (art. 30s.) et «Informations» (art. 39) sont réservées.
Art. 15 Contrôle préalable de certains dossiers
Les projets de lois et de décrets, avec le message y relatif, ainsi que les projets d'ordonnances (le cas échéant, avec le rapport explicatif destiné à la publication sur Internet) sont transmis à la Chancellerie d'Etat dans les deux langues au plus tard dix jours avant la mise à l'ordre du jour de l'affaire (art. 14 REAL).
Les projets de lois, de décrets, d'ordonnances ainsi que d'arrêtés, de contrats ou de conventions avec incidences financières doivent être soumis à l'Administration des finances au moins dix jours avant la date limite d'inscription à l'ordre du jour (art. 5 RSub et art. 18 al. 3 et 40 RFE).
Art. 16 Affaires urgentes
Les Directions peuvent annoncer jusqu'au lundi à 11 heures (ou, en cas de séance le lundi, jusqu'au vendredi à 11 heures) leurs affaires urgentes en joignant la documentation y relative et en justifiant l'urgence.
Le même jour, à 13 heures au plus tard, les documents et l'ordre du jour complété sont disponibles dans le système de gestion informatisée des séances.
La présidence ou, par délégation de compétence, la Chancellerie d'Etat peut refuser une inscription par ce biais dans les affaires urgentes et la reporter à l'ordre du jour de la séance suivante.
Art. 17 …
3 Déroulement de la séance (art. 15 à 17, 22, 25ss, 29, 32 et 35ss LOCEA)
Art. 18 Discussion
Les affaires présentées pour décision ne sont mises en discussion que si un membre du collège le demande. Dans ce cas, la présidence ouvre en principe directement la discussion sans donner préalablement la parole au membre du Conseil d'Etat qui a fait inscrire l'objet à l'ordre du jour.
S'il y a plusieurs demandes d'intervention, la parole est donnée dans l'ordre protocolaire, la présidence donnant en principe son avis en dernier.
Les membres du Conseil d'Etat interviennent lorsque la présidence leur donne la parole. Ils s'expriment depuis leur place, en restant assis et en s'adressant en principe au collège.
Lorsqu'ils s'adressent à un autre membre du Conseil d'Etat ou le citent, ils utilisent la troisième personne et son titre, à savoir: «Monsieur le Président» ou «Madame la Présidente», «Monsieur le Directeur de …» ou «Madame la Directrice de …». Les prénom et nom ne sont pas utilisés.
Les membres du Conseil d'Etat accordent toute leur attention à la discussion; les discussions bilatérales sont bannies et la communication avec l'extérieur, en particulier par le biais des courriels et des SMS, est limitée au strict minimum.
Art. 19 Décisions et votes (art. 36 à 38 LOCEA)
Les décisions se prennent si possible de manière consensuelle. Lorsque la parole n'est plus demandée, la présidence clôt la discussion et la résume, tout en énonçant la décision.
Si la discussion n'amène aucun consensus, la décision peut être soit reportée pour complètement du dossier, soit prise par vote.
Le vote a lieu à main levée (art. 37 al. 2 LOCEA). Chaque membre du Conseil d'Etat est tenu de voter, sauf s'il se récuse; l'abstention n'est pas autorisée (art. 37 al. 3 LOCEA).
Le vote n'a pas lieu en présence de personnes externes.
Les cas de récusation sont réglés conformément à l'article 15 LOCEA.
Pour les votes relatifs aux nominations et aux engagements de personnes, un membre du Conseil d'Etat peut demander le vote au bulletin secret (art. 38 al. 1 let. a LOCEA).
En cas d'égalité, la présidence départage (art. 37 al. 4 LOCEA). Toutefois, lors d'élections ou d'engagements, le vote du ou de la chef-fe de la Direction concernée départage et, à défaut de la Direction concernée, le sort décide (art. 38 al. 1 let. b LOCEA).
Le résultat détaillé du vote est tenu secret.
Art. 20 Forme des décisions
Les décisions prennent, en principe, la forme d'une consignation au procès-verbal.
Une décision prend la forme d'un arrêté lorsque la législation ou les circonstances le requièrent, notamment si elle est communiquée à des personnes externes à l'administration; le projet d'arrêté est en principe préparé par la Direction concernée et joint à la documentation fournie pour la séance.
Le chancelier ou la chancelière d'Etat certifie seul-e la conformité des arrêtés et autres décisions pris en séance (art. 20 al. 3 LOCEA).
Art. 21 Procès-verbal (art. 41 LOCEA) – Etablissement
Le procès-verbal est tenu par le vice-chancelier ou la vice-chancelière.
Il est établi sur la base de l'ordre du jour et des dispositifs de décisions préparés par les Directions et peut renvoyer, au besoin, aux documents préparatoires ainsi qu'aux modifications notées en séance par le membre du Conseil d'Etat concerné. Il peut également refléter des éléments de discussion permettant la compréhension de la décision.
Un membre du Conseil d'Etat a le droit de faire mentionner au procès-verbal son opposition à une décision, à la condition qu'il l'ait motivée lors de la discussion (art. 41 al. 2 LOCEA).
Le procès-verbal existe en deux versions: l'une avec les résultats des votes et l'autre sans cette mention.
Le procès-verbal est approuvé par le Conseil d'Etat en principe lors de la séance suivante.
Art. 22 Procès-verbal (art. 41 LOCEA) – Diffusion
L'exemplaire du procès-verbal avec les votes est conservé uniquement à la Chancellerie d'Etat.
L'exemplaire sans les résultats des votes est transmis aux personnes désignées dans chaque Direction pour la distribution interne des extraits.
Dans l'application informatique, les extraits des procès-verbaux (sans mention des votes) sont liés aux affaires traitées. Les Directions peuvent y avoir accès en lecture une fois le procès-verbal terminé.
Art. 23 Secret des informations (art. 33 al. 4 LOCEA)
Sous réserve des règles relatives à l'information du public et à l'accès aux documents officiels, l'ordre du jour, la documentation et le procès-verbal restent au niveau des états-majors des Directions et des personnes directement concernées par les affaires.
Par état-major de Direction, on entend le ou la secrétaire général-e, l'assistant ou l'assistante de direction (ou la personne qui le ou la remplace), les conseillers et conseillères juridiques, économiques et scientifiques, les chargé-e-s de communication ainsi que d'éventuels autres collaborateurs ou collaboratrices proches du conseiller ou de la conseillère d'Etat.
Cette manière de procéder n'empêche pas que certaines informations ciblées soient remises sur décision d'une Direction à d'autres collaborateurs ou collaboratrices particulièrement concernés par un dossier.
Les personnes qui participent aux séances du Conseil d'Etat ne communiquent à l'extérieur que ce qui est officiel. Lors du retour d'information dans les Directions, ce qui n'appartient pas aux décisions (avis, discussions, événements, votes, etc.) n'est ni rapporté ni insinué.
Art. 24 Communication des décisions
Sauf décision contraire du Conseil d'Etat, la Chancellerie d'Etat pourvoit à la communication des décisions et de la correspondance du Conseil d'Etat et de sa présidence.
Art. 25 Information du public (art. 8s. LOCEA) – En général
L'information du public et l'accès aux documents officiels ont lieu conformément à la législation y relative.
La communication de dossiers issus de décisions du Conseil d'Etat porte l'en-tête de ce dernier.
…
Art. 26 …
Art. 27 Conservation et archivage
Les Directions sont responsables de la conservation et de l'archivage des affaires et documents traités en séance du Conseil d'Etat.
La Chancellerie d'Etat est responsable de la conservation et de l'archivage des ordres du jour, des procès-verbaux des séances et des arrêtés ainsi que de la correspondance de la présidence.
La conservation et l'archivage se font conformément à la législation sur l'archivage.
Art. 28 Huissiers et huissières
Les huissiers et huissières assistent le Conseil d'Etat pour les questions logistiques durant ses séances.
Ils sont assermentés par le Conseil d'Etat lors de leur entrée en fonction.
4 Structure de l'ordre du jour
Art. 29 Ordre du jour
L'ordre du jour comprend les chapitres suivants:
– Dossiers spéciaux
1. Agenda
2. Affaires du Grand Conseil
3. Affaires courantes
3.1. Affaires pour adoption globale
3.2. Rapports de l'Inspection des finances
3.3. Autres affaires
4. Informations
5. Affaires urgentes
6. Adoption du procès-verbal.
Le libellé des affaires inscrites à l'ordre du jour fait l'objet d'une directive interne de la Chancellerie d'Etat.
Art. 29a Chapitre «Dossiers spéciaux»
Le chapitre «Dossiers spéciaux» contient les affaires qui, au regard de l'actualité cantonale, fédérale ou mondiale, revêtent un caractère particulièrement important, sensible et répétitif.
Art. 30 Chapitre «Agenda» – En général
Sont notamment traitées dans le chapitre «Agenda» les invitations et représentations ainsi que la préparation des manifestations gouvernementales.
La présidence et la Chancellerie d'Etat peuvent décider d'y faire figurer d'autres affaires.
Art. 31 Chapitre «Agenda» – Invitations adressées au Gouvernement
Les invitations adressées au Gouvernement sont inscrites à l'ordre du jour des séances par la Chancellerie d'Etat; les membres du Conseil d'Etat signalent à cette dernière les invitations qui leur sont parvenues directement, à moins qu'il ne s'agisse d'affaires liées uniquement à leur Direction.
Habituellement, le Conseil d'Etat est représenté aux manifestations pour lesquelles il a reçu une invitation par celui de ses membres dont le champ d'activité est lié à la manifestation; les propositions de représentation sont faites par la Chancellerie d'Etat, en conformité avec le règlement protocolaire du Conseil d'Etat.
La Chancellerie d'Etat répond aux invitations conformément aux décisions prises en cours de séance.
Art. 32 Chapitre «Affaires du Grand Conseil»
Sont inscrits dans le chapitre «Affaires du Grand Conseil» les projets de lois et de décrets, les réponses aux instruments parlementaires, la correspondance avec le Grand Conseil ainsi que toutes les autres affaires en lien avec ce dernier.
Art. 33 Chapitre «Affaires pour adoption globale»
Les Directions inscrivent dans le chapitre «Affaires pour adoption globale» les dossiers de peu d'importance placés dans la compétence du Conseil d'Etat, ainsi que les demandes de crédits supplémentaires.
En principe, les affaires de ce chapitre sont adoptées en bloc.
Art. 34 Chapitre «Rapports de l'Inspection des finances»
La Chancellerie d'Etat inscrit dans le chapitre «Rapports de l'Inspection des finances» les rapports qui lui sont transmis par l'Inspection des finances.
Le Conseil d'Etat en prend acte. La Direction à laquelle est subordonnée l'entité concernée est chargée de veiller à la mise en œuvre des recommandations de l'Inspection des finances.
Art. 35 …
Art. 36 Chapitre «Autres affaires» – Affaires soumises pour décision
Les affaires soumises pour décision sont présentées sous la forme d'une note comprenant:
le dispositif de la décision, qui sert de base à l'établissement du procès-verbal;
un résumé de l'affaire, contenant un exposé du problème et des enjeux ainsi qu'une description de la solution retenue;
le cas échéant, la mention des organes et instances consultés et de l'urgence de la décision à prendre.
La note ne devrait pas dépasser deux pages A4. Le résumé et la description de la solution sont facultatifs si le dossier lui-même n'excède pas trois pages A4.
Les affaires pour lesquelles une communication est prévue sont accompagnées d'un projet de communiqué de presse ou de l'annonce d'une conférence de presse dont la date est à convenir avec le Bureau de l'information de la Chancellerie d'Etat.
Art. 37 Chapitre «Autres affaires» – Affaires soumises pour discussion
Les affaires soumises pour discussion doivent permettre au Conseil d'Etat de prendre position sur les suites à donner à un dossier et d'émettre des avis de principe sur les solutions à envisager. Elles font l'objet d'une note explicative, qui présente des variantes et/ou des questions et qui peut également comprendre la solution proposée par la Direction.
Lorsque la Direction entend faire participer un ou une ou des spécialistes à la discussion, elle requiert préalablement l'autorisation du Conseil d'Etat.
Ce type d'affaires peut également être traité lors des séances spéciales.
Art. 38 Chapitre «Autres affaires» – Affaires soumises pour information
Les affaires soumises pour information portent sur des objets d'une certaine importance, qui méritent des explications. Elles sont en principe accompagnées d'une note explicative ou de documents.
Art. 39 Chapitre «Informations»
Le chapitre «Informations» est réservé à l'échange d'informations. La discussion n'est ouverte que brièvement pour des questions de clarification. Les échanges d'information sur les relations extérieures, les informations des délégations, les informations diverses et la mappe font notamment l'objet de points à l'ordre du jour de ce chapitre.
En principe, le procès-verbal n'indique aucun détail au sujet des affaires qui y sont traitées.
Les échanges d'information sur les relations extérieures permettent de communiquer des informations concernant notamment les conférences intercantonales. Elles ne sont pas annoncées préalablement ou en début de séance uniquement et ne font en principe l'objet d'aucune documentation.
Les informations des délégations permettent de communiquer des renseignements sur les affaires en cours ou le contenu des séances des délégations du Conseil d'Etat. Elles ne sont pas annoncées préalablement ou en début de séance uniquement, et ne font en principe l'objet d'aucune documentation.
Les informations diverses servent à communiquer des informations de moindre importance, qui ne font en principe l'objet d'aucune documentation. Elles ne sont pas annoncées préalablement ou en début de séance uniquement.
La mappe est une compilation de documentations relatives à des informations générales ne méritant pas d'être inscrites comme affaires distinctes à l'ordre du jour. Il peut s'agir notamment de statistiques, de cartes de vœux, d'organisation des voitures d'Etat, de planning roulant des conférences de presse, des lettres de remerciement ou de copies de correspondances importantes ou politiquement sensibles adressées au Conseil d'Etat.
Art. 40 Chapitre «Affaires urgentes»
Le chapitre «Affaires urgentes» est réservé aux affaires admises au bordereau conformément à l'article 16.
La présentation de ces affaires est soumise aux exigences des articles 35 et suivants.
5 Dispositions finales
Art. 41 Abrogations
Sont abrogés:
l'arrêté du 24 janvier 1967 concernant la rédaction et l'expédition des décisions du Conseil d'Etat (RSF 122.0.17);
les directives du 30 novembre 2006 et du 11 mars 2008 relatives au déroulement des séances du Conseil d'Etat.
Art. 42 Entrée en vigueur
La présente ordonnance entre en vigueur immédiatement.
2014_042