Ordonnance sur la légalisation des signatures

La présente ordonnance règle:

1. la légalisation des signatures apposées sur les actes publics cantonaux et communaux;

2. la légalisation des signatures apposées sur les actes sous seing privé, délivrée par les préfectures et les communes autorisées.

Elle ne s'applique pas à la légalisation des signatures électroniques.

La légalisation est une déclaration écrite, émanant d'une personne compétente, qui atteste l'authenticité d'une signature et, le cas échéant, du sceau dont est muni un document ou la qualité en laquelle a agi le ou la signataire.

Sont compétentes pour légaliser les signatures, conformément aux dispositions qui suivent:

1. la Chancellerie d'Etat;

2. les Directions du Conseil d'Etat (ci-après: les Directions);

3. l'Université;

4. les préfectures;

5. les communes autorisées.

La Chancellerie d'Etat est l'autorité compétente pour légaliser les signatures apposées sur les actes publics, sous réserve des compétences spéciales attribuées à d'autres autorités ou services.

Elle est l'autorité cantonale compétente:

1. pour délivrer les apostilles, en application de la convention de La Haye supprimant l'exigence de la légalisation des actes publics étrangers¹;

2. pour légaliser les signatures destinées à être ensuite «surlégalisées» par une représentation diplomatique ou consulaire d'un Etat étranger.

Les Directions légalisent les signatures apposées sur les actes publics dans leur domaine de compétence.

Elles peuvent déléguer cette compétence aux unités qui leur sont subordonnées ou rattachées administrativement.

L'Université légalise les signatures apposées sur les actes émanant des facultés et des services universitaires, en particulier sur les diplômes.

Les préfectures légalisent les signatures apposées par les autorités communales.

Elles peuvent légaliser les signatures apposées sur les actes sous seing privé, sous réserve des cas où la compétence de légaliser ce type de signatures est déterminée par la législation fédérale ou la législation cantonale spéciale.

Le Conseil d'Etat peut, sur la proposition de la Chancellerie d'Etat, autoriser les communes qui en font la demande à légaliser les signatures apposées sur les actes sous seing privé. Les compétences spéciales déterminées par la législation fédérale ou cantonale sont réservées.

L'autorisation est délivrée lorsque:

1. la compétence communale en matière de légalisation répond à un besoin des administrés;

2. l'organisation de l'administration communale garantit le respect des exigences prévues à l'article 9;

3. la commune désigne une ou plusieurs personnes chargées de délivrer les légalisations et les forme à cet effet.

A l'appui de sa demande, la commune fournit:

1. la liste des personnes habilitées à délivrer des légalisations, accompagnée d'un exemplaire de la signature de chacune d'elles;

2. un modèle du libellé des légalisations;

3. la copie d'une page du répertoire mentionné à l'article 9 al. 5.

La délégation est retirée lorsque les exigences de sécurité ne sont plus satisfaites.

La signature légalisée doit être une signature originale. La légalisation est numérotée et comprend la mention selon laquelle le document a été vu pour légalisation, le sceau officiel, la date et la signature de l'autorité compétente.

La légalisation est rédigée en français ou en allemand. Sur demande, elle peut exceptionnellement l'être en anglais.

Chaque autorité compétente tient un registre des signatures qu'elle est autorisée à légaliser. En cas de modification des circonstances, les personnes ou services concernés informent immédiatement les autorités des adaptations à apporter au registre des signatures.

Lorsqu'une signature ne figure pas dans le registre, l'autorité est exceptionnellement autorisée à la légaliser après vérification, à condition que son authenticité ne fasse aucun doute.

Les légalisations sont consignées dans un répertoire spécial comprenant les rubriques suivantes:

1. numéro d'ordre;

2. date de la légalisation;

3. nature de la pièce présentée;

4. identité de la personne dont la signature est légalisée;

5. mode de vérification de l'authenticité de la signature.

Les dispositions de la loi sur le notariat² régissant les légalisations sont en outre applicables par analogie aux légalisations de signatures apposées sur les actes sous seing privé par les préfectures et les communes autorisées.

Le tarif des émoluments administratifs fixe les montants perçus pour les légalisations de signatures apposées sur des actes publics délivrées sur la base de la présente ordonnance.

Les légalisations des signatures apposées sur les actes sous seing privé par les préfectures ou les communes autorisées sont soumises au tarif applicable aux légalisations délivrées par les notaires.

Les autorités qui délivrent des légalisations disposent d'un délai de trois mois dès l'entrée en vigueur de la présente ordonnance pour constituer un registre des signatures et un répertoire des légalisations conformément à l'article 9 al. 3 et 5.

Cette ordonnance entre en vigueur avec effet rétroactif au 1^er janvier 2006.