Règlement d'exécution de la loi sur l'harmonisation et la coordination des prestations sociales (RELHaCoPS)

^(*)Le présent règlement définit:

1. les autorités chargées de l'application de la loi sur l'harmonisation et la coordination des prestations sociales (ci-après: LHaCoPS);

Il détermine les prestations soumises à la LHaCoPS.

Il précise les règles applicables à:

1. la demande de prestations sociales;

2. l'unité économique de référence (ci-après: UER);

3. le revenu déterminant unifié (ci-après: RDU);

4. le processus d'examen du droit aux prestations sociales;

5. la base centralisée de données sociales et la protection des données (ci-après: BACEDOS).

Demeurent réservées les dispositions relatives à l'assurance vieillesse et invalidité (AVS/AI) et à l'aide sociale.

²Le Département de l’économie et de la cohésion sociale (ci-après: le département) est chargé de l’application des tâches dévolues à l’Etat par la LHaCoPS.

³Il peut conclure des contrats de prestations avec les regroupements de communes opérés en application de la loi sur l’action sociale (ci-après: LASoc), du 25 juin 1996.

Il reconnaît les guichets sociaux régionaux (ci-après GSR) qui remplissent les tâches selon l'article 9 de la LHaCoPS.

Par organe directeur unique on entend la commission sociale au sens de l'article 15a LASoc ou le conseil communal dans le cas d'un regroupement comprenant une ville.

Elles délèguent à cet organe la direction du GSR.

Elles peuvent confier d'autres tâches au GSR.

Les GSR constituent dans chaque région le point d'accès au dispositif social, en particulier pour les prestations ressortant des alinéas 2 et 3.

⁴Ils réunissent notamment le service social au sens des articles 14 et 15 LASoc, l'agence régionale AVS au sens de l'article 4 du règlement de la caisse cantonale de compensation, du 11 juin 1971, et le guichet ACCORD.

Le guichet ACCORD est le point d'accès aux prestations sociales versées sous condition de ressources au sens de la LHaCoPS.

Le service social, l'agence AVS/AI et le guichet ACCORD sont localisés à proximité immédiate les uns des autres et partagent en principe une réception commune.

Les services et offices compétents comprennent les services et offices prestataires, les services et offices qui délivrent d'autres prestations sociales ainsi que ceux qui interviennent dans la mise en œuvre de la LHaCoPS.

La commission de coordination est présidée par le chef de service et est composée, en principe de façon paritaire, de représentants des services et offices compétents ainsi que d'au moins trois représentants des GSR.

La commission de coordination est un organe consultatif. Elle peut s'adjoindre des experts.

Elle est consultée sur les questions opérationnelles portant sur l'organisation des GSR et l'application de la LHaCoPS.

Elle est nommée par le département, sur proposition des GSR pour leurs représentants.

Pour les GSR, le service coordonne les activités des services et offices compétents.

Pour les guichets ACCORD, il exerce notamment les tâches générales suivantes:

1. rédiger les directives;

2. établir les modèles de cahier des charges et en assurer la mise à jour;

3. assurer la formation aux instruments de la LHaCoPS des personnes travaillant dans les guichets ACCORD et de celles travaillant dans les services et offices prestataires;

4. apporter son aide, sur demande du guichet ACCORD concerné, notamment en vue d'établir l'UER et le RDU dans les situations complexes;

5. préciser les modalités d'archivage;

6. assurer le bon fonctionnement de la BACEDOS, en collaboration avec le service informatique de l'entité neuchâteloise (ci-après: SIEN).

Il assure également les tâches de surveillance suivantes:

1. veiller au traitement adéquat et diligent des demandes de prestations par les guichets ACCORD et par les services et offices prestataires;

2. s'assurer de la bonne gestion des guichets ACCORD;

3. veiller à l’observation du processus d’examen du droit aux prestations par les guichets ACCORD.

Les communes orientent vers le GSR de leur région la personne qui sollicite des prestations sociales.

Par leur organe directeur unique, elles:

1. garantissent un accès adéquat au GSR aux personnes qui sollicitent des prestations sociales;

2. désignent le responsable du GSR;

3. veillent à la formation du personnel travaillant au sein du GSR et font en sorte qu'il suive les formations proposées par le service;

4. s'assurent du respect par le GSR des consignes et directives émanant du service de l'action sociale et des services compétents.

Lorsqu’un service ou office prestataire est en désaccord avec l’UER ou le RDU établi par le guichet ACCORD, il peut saisir le service.

Après avoir pris les informations nécessaires, le service se prononce sous forme de recommandations.

Si le désaccord persiste, la commission de coordination est saisie.

L'Etat participe par le versement d'indemnités aux frais de personnel des guichets ACCORD.

La dotation globale initiale reconnue fait l'objet d'un arrêté d'un Conseil d'Etat.

Une évaluation de la charge de travail est effectuée par la commission de coordination. La commission fait ensuite rapport au département.

Fait l'objet de la répartition entre l'Etat et les GSR la somme totale des forfaits pour les postes pris en compte dans le calcul de la dotation.

Le service adresse aux GSR en décembre le décompte global comprenant, pour l'année en cours, les frais de personnel des guichets ACCORD, de même que la répartition de ces charges.

⁵Les prestations soumises à la LHaCoPS sont les suivantes:

1. ⁶avances sur contributions d'entretien, selon la loi sur le recouvrement et l'avance des contributions d'entretien (LRACE), du 19 juin 1978;

2. abrogée;

3. ⁷subsides en matière d'assurance-maladie obligatoire, selon la loi d'introduction de la loi fédérale sur l'assurance-maladie (LILAMal), du 4 octobre 1995;

4. ⁸bourses et prêts d'études, selon la loi sur les aides à la formation (LAF), du 19 février 2013;

5. ⁹aide sociale matérielle, selon la loi sur l'action sociale (LASoc), du 25 juin 1996.

Les prestations complémentaires AVS/AI (PC) sont prises en considération dans le calcul du revenu déterminant le droit aux prestations sociales mentionnées à l'alinéa premier, lettres c), d) et e).

¹⁰La personne qui sollicite des prestations sociales versées sous condition de ressources au sens de la LHaCoPS:

1. s’adresse au guichet ACCORD de la région dans laquelle elle a son domicile;

2. fournit toutes les informations requises sur sa situation personnelle et matérielle et sur celle des personnes faisant partie de son UER;

3. complète les rubriques du formulaire pré-rempli que lui remet le guichet ACCORD, met à jour ou corrige les données qui y figurent déjà, date et signe le formulaire;

4. joint au formulaire toutes les pièces justificatives demandées;

5. peut solliciter l'aide du guichet ACCORD pour compléter le formulaire.

La demande de prestations est clôturée si la personne ne retourne pas le formulaire complété, daté et signé dans le délai imparti. Il en va de même si la personne ne remet pas les pièces justificatives dans le délai imparti.

La personne qui sollicite des prestations s'engage à communiquer immédiatement à l’autorité compétente tout changement dans sa situation personnelle ou matérielle au même titre que celle de tous les membres de son UER, tant en Suisse qu'à l'étranger. Les changements peuvent notamment concerner l'état civil, le nombre de personnes vivant sous le même toit, le domicile, le revenu et la fortune ainsi que la formation.

Sont soumis au même engagement son conjoint, son partenaire, son concubin et son curateur ainsi que la personne qui a procuration de même que ses parents si la personne est majeure en formation.

L'UER est composée:

• 1. de la personne titulaire du droit;

• 2. de son conjoint ou sa conjointe;

• 3. de son ou sa partenaire enregistré-e au sens de la loi fédérale ou cantonale sur le partenariat;

• 4. du ou de la partenaire avec lequel ou laquelle elle partage le même domicile si, alternativement:

• a) ils ont un enfant commun;

• b) ils partagent le même domicile depuis deux ans;

• c) ils ont signé une déclaration d'assistance mutuelle;

• d) d'autres éléments permettent de présumer de la stabilité de leur union;

• 5. de leurs enfants mineurs;

• 6. de leurs enfants majeurs en formation.

La personne domiciliée à l'étranger ne fait pas partie de l'UER, sauf cas particulier, notamment lorsque l'équité l'exige.

¹²En cas de divorce ou de séparation, l'enfant mineur ou majeur en formation fait partie de l'UER du parent dont il partage le domicile.

S'il ne partage le domicile d'aucun de ses parents, il fait partie de l'UER de l’un de ses parents, selon les modalités fixées par directive.

¹³Si l'enfant mineur ou majeur en formation est le titulaire du droit, son UER est composée:

1. de lui-même;

2. des personnes qui composent l'UER de ses parents.

En cas de divorce ou de séparation de ses parents, l'article 20 s'applique par analogie.

Lorsque l'enfant mineur ou majeur en formation ne partage le domicile d'aucun de ses parents et que la vie commune avec le ou les parent-s est explicitement exclue, son UER n’est composée que de lui-même.

Ne sont pas considérées comme conjoints les personnes divorcées ou séparées légalement.

La séparation de fait peut être assimilée à la séparation légale lorsqu'il y a, cumulativement:

1. absence de demeure et de vie communes;

2. ouverture d'une procédure en mesures protectrices de l'union conjugale, en divorce ou en séparation de corps.

¹⁴Est considéré comme étant en formation l'enfant majeur qui, cumulativement:

1. suit une première formation;

2. n'est ni marié, ni lié par un partenariat enregistré, ni séparé, ni divorcé, ni veuf, ni n'a de partenaire au sens de l'article 18, alinéa 1, chiffre 4;

3. n'a pas d'enfant.

Est également considéré comme étant en formation l’enfant majeur qui suit une première formation et qui est séparé, divorcé, veuf, dont le partenariat a été dissous ou qui n’a plus de partenaire au sens de l’article 18, alinéa 1, chiffre 4, lorsqu’il partage à nouveau le domicile de ses parents.

Le RDU est établi selon les éléments résultant de la dernière décision de taxation.

Les montants des rubriques sont au besoin actualisés pour tenir compte des modifications intervenues.

En cas d'imposition à la source ou de taxation d'office, le RDU est établi notamment sur la base des informations et des pièces justificatives fournies par le demandeur.

Lorsque l'un des membres de l'UER exerce une activité lucrative indépendante au sens de la loi sur les contributions directes (LCDir), les revenus, charges et fortune le concernant sont établis notamment sur la base des éléments résultant de la dernière décision de taxation, selon les modalités définies par directive.

Sont retenus les revenus suivants:

• 1. Les revenus d'une activité:

• a) dépendante principale (salaire net selon certificat de salaire), chiffre 1.11;

• b) dépendante accessoire (salaire net selon certificat de salaire), chiffre 1.12;

• c) à laquelle la personne a délibérément renoncé.

• 2. Les allocations familiales non comprises dans le certificat de salaire, chiffre 1.13.

• 3. Les revenus positifs d'une activité:

• a) indépendante du contribuable ou de l'époux, chiffre 1.21;

• b) indépendante de l'épouse, chiffre 1.22;

• c) indépendante hors canton, chiffre 1.23;

• d) indépendante accessoire du contribuable et/ou de l'épouse, chiffre 1.24.

• 4. Les autres revenus positifs d'activité:

• a) administrateur de société (honoraires, tantièmes, jetons de présence, etc.), chiffre 1.31;

• b) sociétés simple / en nom collectif / en commandite, chiffre 1.32;

• c) divers (brevets, licences, droits d'auteur, etc.), chiffre 1.33.

• 5. Les indemnités pour perte de gain:

• a) assurance-chômage (AC), service militaire, protection civile et allocation de maternité (APG), chiffre 1.41;

• b) maladie et accidents, assurance-invalidité (indemnités journalières), chiffre 1.42;

• c) indemnités journalières provenant d'assurances non obligatoires.

Sont également prises en compte les allocations familiales et les indemnités pour perte de gain auxquelles les personnes ont délibérément renoncé.

¹⁶Sont retenues les rentes et pensions suivantes:

1. 1er pilier, AVS/AI, chiffre 2.1;

2. 2e pilier, prévoyance professionnelle, chiffre 2.2;

3. 3e pilier A, prévoyance individuelle liée, chiffre 2.3;

4. 3e pilier B, autres rentes et pensions, chiffre 2.4;

5. pensions alimentaires;

6. prestations de l'assurance militaire.

Les rentes et pensions ci-devant sont prises en considération à 100%, même lorsqu'elles ne sont pas ou que partiellement imposables.

Abrogé.

Sont également prises en compte les rentes et pensions auxquelles les personnes ont délibérément renoncé.

¹⁹Est retenu en principe le montant de la fortune nette, chiffre 6.16 ainsi que le montant des prestations de prévoyance professionnelle, de prévoyance individuelle liée et individuelle libre, versées sous forme de capital et les bénéfices de liquidation.

La législation applicable à la prestation définit de quelle façon est prise en considération la fortune.

L'avis d'orientation établi par le guichet ACCORD et remis au demandeur indique à quels services ou offices prestataires sa demande est transmise pour décision.

Lorsque l'avis d'orientation précise que le minimum vital n'est pas atteint, le demandeur peut s'adresser sans attendre au service social du GSR auprès duquel il a déposé sa demande de prestations sociales.

Est réservé l'octroi de prestations de l'aide sociale dans les cas d'urgence.

L'octroi rétroactif de prestations est compensé, cas échéant, avec les montants avancés dans le cadre de l'aide sociale.

²⁰Toute modification du RDU entraîne un réexamen du droit aux prestations.

Les prestations énoncées aux lettres c) et d) de l’article 16 ne sont réexaminées que lorsque le RDU est modifié d'au moins 20%.

L'octroi, la suppression ou la modification d'une prestation n'entraîne pas le réexamen du droit aux prestations situées avant celle-ci dans le processus.

L'octroi, la suppression ou la modification d'une prestation entraîne le réexamen du droit aux prestations situées après celle-ci dans le processus lorsque le revenu déterminant de ces prestations s'en trouve modifié d'au moins 20%, à l'exception de l'aide sociale matérielle.

L'accès aux données de la BACEDOS est de type modification ou de type consultation.

Le tableau en annexe 1 précise pour chaque autorité qui a accès à la BACEDOS le type de cet accès.

²³Les utilisateurs appartenant aux guichets ACCORD ainsi qu’aux services et offices prestataires et autres autorités octroyant des prestations sociales ou chargées des contrôles et ayant accès aux données de la BACEDOS, limitent le traitement des données à ce qui est strictement nécessaire à l'accomplissement de leurs tâches.

Ils traitent ces données de manière confidentielle par rapport à des tiers, sauf lorsqu'ils opèrent en application de la LHaCoPS.

Les personnes dont des données sont traitées dans le cadre de la BACEDOS peuvent demander de consulter les données les concernant.

Une demande de consultation peut être formulée auprès du guichet ACCORD compétent.

Le service est l'organe de gestion et d'organisation de la BACEDOS.

Il surveille l'application conforme des règles régissant la BACEDOS et notamment:

1. vérifie l’utilisation adéquate de la BACEDOS par les autorités;

2. suit l’utilisation adéquate de la BACEDOS en matière d’accès aux données et de leur traitement par les utilisateurs. Il dispose d'un historique des transactions des utilisateurs de la BACEDOS;

3. assure le respect des règles concernant la protection des données;

4. applique les règles concernant la conservation et la destruction des données de la BACEDOS;

5. autorise la communication de données de la BACEDOS à des fins statistiques.

Le service est l'autorité d'exécution du département pour octroyer, modifier ou supprimer les droits d'accès individuels des collaborateurs, en modification ou en consultation, de la BACEDOS.

Le SIEN est l'organe d'exploitation de la BACEDOS; il assume notamment la gestion technique des droits d'accès.

²⁴Le guichet ACCORD de même que tout service et office prestataire et autre autorité octroyant des prestations sociales ou chargée des contrôles et ayant accès aux données de la BACEDOS, est soumis aux obligations suivantes:

1. n'utiliser les données de la BACEDOS que dans le but pour lequel leur consultation a été accordée;

2. n’accorder un droit de consultation de la BACEDOS qu’aux collaborateurs dont la fonction nécessite un tel accès;

3. communiquer sans délai au SIEN toutes les mutations des collaborateurs qui ont une incidence sur les droits de consultation, tels le changement de poste ou le départ des intéressés;

4. instruire de manière suffisante ses collaborateurs de leurs obligations en matière de confidentialité et veiller au respect de ses instructions;

5. prendre toutes les mesures nécessaires pour exclure un emploi abusif des données de la BACEDOS.

²⁵Demeurent réservées les autres obligations et la responsabilité des utilisateurs découlant de la Convention intercantonale relative à la protection des données et à la transparence dans les cantons du Jura et de Neuchâtel (CPDT-JUNE), du 9 mai 2012.

L’organe d’exploitation de la BACEDOS est compétent pour autoriser, à des fins statistiques, de planification ou de recherche, le traitement des données contenues dans la BACEDOS par les utilisateurs, ainsi que leur communication à des autorités et institutions cantonales, fédérales et communales et à des tiers.

²⁶Pour le surplus, la loi sur la statistique cantonale, du 25 janvier 2011, s’applique.

Le présent règlement entre en vigueur le 1er janvier 2014.

Il sera publié dans la Feuille officielle et inséré au Recueil systématique de la législation neuchâteloise.