Gesetz über die Aktenführung und die Archivierung

Dieses Gesetz bezweckt die Nachvollziehbarkeit staatlichen Handelns, die langfristige Gewährleistung der Rechtssicherheit, die rationelle Verwaltungsführung sowie die Förderung der Forschung und die Sicherstellung des Datenschutzes im Archivbereich.

Es gewährleistet eine dauerhafte, zuverlässige und authentische Überlieferung staatlichen Handelns und eine möglichst breite Dokumentation der Nidwaldner Geschichte für die Öffentlichkeit und den Staat.

Dieses Gesetz gilt für die Aktenführung und Archivierung von Akten kantonaler und kommunaler Organe sowie für die Archivierung von Unterlagen Dritter in den Archiven.

Vorbehalten bleiben besondere Bestimmungen eidgenössischer oder kantonaler Erlasse.

Organe sind Behörden oder Verwaltungsstellen:

1. des Kantons;

2. der Gemeinden und Gemeindeverbände;

3. der kantonalen und kommunalen selbständigen öffentlich-rechtlichen Körperschaften und Anstalten.

Organe sind auch natürliche und juristische Personen, soweit sie von Organen gemäss Abs. 1 öffentliche Aufgaben zur Erfüllung übertragen bekommen haben.

Unterlagen sind, unabhängig von der Art des Informationsträgers, aufgezeichnete Informationen, die gelesen, betrachtet, gehört oder auf andere Weise erfasst werden können. Dazu gehören auch Hilfsmittel und ergänzende Daten, die für das Verständnis der Informationen und deren Nutzung notwendig sind.

Akten sind diejenigen Unterlagen von Organen oder ihren Rechtsvorgängerinnen und Rechtsvorgängern, die Aufgaben, Organisation, Mittel und Abläufe der Organe beschreiben, oder die für die Organe geschäftsrelevant sind, indem sie ihr Handeln in den wesentlichen Arbeitsschritten und im Ergebnis nachvollziehbar machen.

Als Archivgut gelten archivwürdige Unterlagen, die ein Archiv zur Aufbewahrung übernommen hat.

Archivwürdig sind Unterlagen, die administrativ, rechtlich, politisch, wirtschaftlich, sozial, historisch oder kulturell für Nidwalden von Bedeutung sind oder der Nachvollziehbarkeit staatlichen Handelns oder der Rechtssicherheit dienen.

Für die Begriffe «Personendaten», «besonders schützenswerte Personendaten», «Persönlichkeitsprofil» und «betroffene Person» gelten die Definitionen des Gesetzes über den Datenschutz (Kantonales Datenschutzgesetz)¹.

Akten und Archivgut sind unveräusserliches Eigentum der öffentlichen Hand. Der Regierungsrat kann Ausnahmen bewilligen.

Dritte können Akten und Archivgut auch durch Ersitzung nicht erwerben.

Die Aktenführung obliegt den Organen.

Organe, die öffentliche Aufgaben an natürliche oder juristische Personen übertragen haben, bleiben für die Einhaltung dieses Gesetzes verantwortlich.

Die Organe führen ihre Akten so, dass ihr Handeln jederzeit in den wesentlichen Arbeitsschritten und im Ergebnis nachvollzogen werden kann und die Authentizität der Akten gewahrt bleibt.

Die Aktenführung umfasst das Erstellen, Empfangen, Bearbeiten und Ablegen der Akten bis zur Ablieferung in die Archive.

Die Organe bewahren ihre Akten in einer Zwischenablage auf, wo sie vor Beschädigung und Verlust geschützt sind.

Sie arbeiten bei der Einrichtung der Zwischenablage mit dem für sie zuständigen Archiv zusammen.

Die Organe haben nicht mehr häufig benötigte Akten dem für sie zuständigen Archiv zur Übernahme anzubieten.

Diese Verpflichtung gilt auch für Akten, die als geheim klassiert sind oder besonders schützenswerte Personendaten enthalten.

Akten aus dem Geschäftsverkehr der NKB mit Bankkunden und kommerziell sensible Akten aus dem Geschäftsverkehr der kantonalen selbständigen öffentlich-rechtlichen Körperschaften und Anstalten sowie ihrer privatrechtlichen Tochtergesellschaften fallen nicht unter die Anbietepflicht gemäss Abs. 1.

Die Organe bewahren ihre Akten bis zur Ablieferung an das Archiv auf.

Die Archive beurteilen in Zusammenarbeit mit den anbietenden Organen, ob Akten archivwürdig sind.

Das Staatsarchiv kann Akten als archivwürdig bezeichnen, die von den anderen Archiven als nicht archivwürdig eingestuft worden sind.

Die Organe liefern Akten, die als archivwürdig bezeichnet worden sind, ihrem Archiv ab.

Sie vernichten die Akten, die auch das Staatsarchiv als nicht archivwürdig bezeichnet hat und nicht übernimmt. Jede solche Vernichtung ist zu dokumentieren.

Der Kanton, die Gemeinden und Gemeindeverbände sowie die kantonalen und kommunalen selbständigen öffentlich-rechtlichen Körperschaften und Anstalten sind zuständig für die Archivierung der Akten ihrer Organe und der von diesen beauftragten Organe gemäss Art. 3 Abs. 2.

Sie führen je ein Archiv, bezeichnen die verantwortliche Archivleitung und melden diese dem Staatsarchiv.

Die Archive sorgen für die dauerhafte Aufbewahrung, Erschliessung, Sicherung und Vermittlung des Archivguts.

Die Archivleitung erfüllt die den Archiven zugewiesenen Aufgaben und Befugnisse.

Die anderen Archivleitungen haben gegenüber ihren Organen die gleichen Aufgaben und Befugnisse wie das Staatsarchiv.

Die Verfügungskompetenz der anderen Archive obliegt dem administrativen Rat, dem Vorstand von Gemeindeverbänden sowie der Geschäftsleitung der kantonalen und kommunalen selbständigen öffentlich-rechtlichen Körperschaften und Anstalten.

Die Gemeinde kann die Verfügungskompetenz in der Gesetzgebung einer Organisationseinheit übertragen.

Archivgut wird dauerhaft aufbewahrt.

Es darf ausser zur Bestandeserhaltung oder in begründeten Einzelfällen zu wissenschaftlichen Zwecken nicht verändert werden.

Jede Veränderung ist zu dokumentieren.

Die Archive erschliessen das Archivgut fachgerecht durch Verzeichnisse.

Sie bewahren das Archivgut sicher und sachgemäss auf und schützen es vor Beschädigung und Verlust.

Ist Archivgut beschädigt, wird dieses restauriert oder eine Ersatzüberlieferung gebildet.

Die Archivierungspflichtigen sind berechtigt, ihr Archivgut auf ihre Kosten dem Staatsarchiv zur Erschliessung oder dauernden Aufbewahrung zu übergeben.

Die administrativen Räte der Gemeinden sind ermächtigt, die Verträge mit dem Staatsarchiv zur Übertragung des Archivguts abzuschliessen. Eine Genehmigung durch die Gemeindeversammlung ist nicht erforderlich.

Das Staatsarchiv kann den anderen Archiven den Archivierungsauftrag entziehen, wenn sie ihre Aufgaben nicht wahrnehmen.

Es kann die Archivierung unter Kostenfolge zu Lasten des oder der Archivierungspflichtigen selbst übernehmen. Die Kosten beinhalten diejenigen für die Übernahme, die weitere Erschliessung, die Aufbewahrung und die Wiederherstellung von beschädigtem Archivgut.

Die Archive können archivwürdige Unterlagen Dritter, welche die staatliche Überlieferung sinnvoll ergänzen, sammeln oder diese als Archivdeposita oder als Schenkungen übernehmen.

Die Übernahme von Archivdeposita und Schenkungen ist vertraglich zu regeln.

Die Auswahl des zu vernichtenden Archivguts erfolgt nach archivwissenschaftlichen Grundsätzen.

Die Archive vernichten kein Archivgut ohne Rücksprache mit dem Organ, das die Akten hergestellt hat.

Das Staatsarchiv kann aus betrieblichen Gründen weniger wichtiges Archivgut vernichten.

Soll Archivgut aus den anderen Archiven vernichtet werden, ist dies dem Staatsarchiv zu melden. Das Staatsarchiv entscheidet über die Vernichtung.

Jede Vernichtung ist zu dokumentieren.

Die Organe können Archivgut, das sie oder ihre Rechtsvorgängerinnen und Rechtsvorgänger abgeliefert haben, jederzeit einsehen, wenn dies zur Erfüllung ihrer gesetzlichen Aufgaben erforderlich ist oder im Interesse einer betroffenen Person liegt.

Die Archive machen das Archivgut und die dazugehörenden Verzeichnungsdaten nach dem Ablauf der massgebenden Schutzfrist für die Öffentlichkeit frei zugänglich. Dieser Zugang kann auch im Internet gewährt werden, wenn mit geeigneten Massnahmen der automatisierte Bezug von Personendaten verhindert wird.

Die Archive können die Einsichtnahme einschränken oder aufschieben, wenn der Erhalt des Archivguts durch die Benützung schwerwiegend gefährdet ist.

In Einzelfällen kann der Regierungsrat auf begründetes Gesuch die Schutzfristen nach Art. 22 und 23 einmalig um bis zu höchstens 30 Jahren verlängern, wenn ein überwiegendes schutzwürdiges öffentliches oder privates Interesse gegen die Einsichtnahme besteht.

Archivgut, das nicht bereits bei der Entstehung öffentlich zugänglich war, unterliegt einer Schutzfrist von 30 Jahren seit der Entstehung der Akten.

Archivgut, das besonders schützenswerte Personendaten oder Persönlichkeitsprofile enthält, unterliegt einer Schutzfrist von 100 Jahren seit der Entstehung der Akten.

Diese Schutzfrist entfällt, wenn die betroffene Person einer Einsichtnahme zustimmt und endet vorzeitig, wenn seit dem Tod der betroffenen Person 10 Jahre vergangen sind. Der Todesnachweis ist durch diejenige Person zu erbringen, die Einsicht in das Archivgut nehmen will.

Eine Deponentin oder ein Deponent kann mit dem Archiv für das Archivdepot besondere Schutzfristen vereinbaren. Andernfalls gelten die ordentlichen Schutzfristen.

Die Archive können auf begründetes Gesuch hin die Einsichtnahme in das Archivgut vor Ablauf der Schutzfrist bewilligen, wenn:

1. überwiegende öffentliche oder private Interessen es gebieten;

2. Archivgut für nicht personenbezogene Forschung, Planung oder Statistik benötigt wird.

Betroffene Personen können Auskunft über ihre Personendaten im Archivgut verlangen.

Die Archive können die Auskunftserteilung aufschieben oder einschränken, wenn der Aufwand unverhältnismässig hoch ist.

Bestreitet eine betroffene Person die Richtigkeit ihrer Personendaten im Archivgut, kann sie verlangen, dass eine Gegendarstellung beigefügt wird. Sie kann keine Vernichtung oder Berichtigung von Archivgut verlangen.

Archivgut wird nicht ausgeliehen.

Sofern eine sachgerechte Behandlung und die Sicherheit gewährleistet sind, können die Archive das Archivgut ausleihen:

1. an Organe, wenn es für die Erfüllung ihrer Aufgaben nötig ist;

2. an Fachinstitutionen für wissenschaftliche Forschungen sowie zu Ausstellungszwecken.

Ausgeliehenes Archivgut darf nicht verändert werden.

Die Einsichtnahme in Archivgut ist unentgeltlich.

Für aufwendige Leistungen und bei Inanspruchnahme der Archive für gewerbliche Zwecke wird eine Gebühr erhoben.

Das Staatsarchiv ist das Archiv des Kantons und seiner Rechtsvorgängerinnen und Rechtsvorgänger.

Es stellt eine dauerhafte, zuverlässige und authentische Überlieferung staatlichen Handelns und eine möglichst breite Dokumentation der Nidwaldner Geschichte sicher.

Das Staatsarchiv:

1. berät die Organe bei der Aktenführung;

2. übt die Aufsicht über die anderen Archive aus und erstellt Richtlinien über die Ermittlung der Archivwürdigkeit;

3. entscheidet über die Archivwürdigkeit;

4. sorgt für die fachgerechte Erschliessung, dauerhafte Aufbewahrung, Sicherung und Vermittlung des Archivguts;

5. gewährleistet die fachgerechte Benützung des Archivguts;

6. fördert und betreibt Forschung zur Kultur und zur Geschichte Nidwaldens;

7. führt eine Präsenzbibliothek zu Forschungszwecken;

8. sorgt für den fachlichen Austausch mit anderen Archiven und fachverwandten Institutionen;

9. unterstützt im Bereich des Archivguts die für den Kulturgüterschutz zuständige Instanz;

10. übernimmt weitere ihm zugewiesene Aufgaben.

Das Staatsarchiv:

1. kann unter Vorbehalt der Genehmigung durch den Regierungsrat mit den anderen Archiven Verträge über die Übernahme von Archivgut abschliessen;

2. hat Zugang zu den anderen Archiven und kann ihnen gegenüber Weisungen über die Archivierung erteilen;

3. hat Zugang zu den Zwischenablagen der Organe und kann ihnen Weisungen über die Aktenführung und ‑ablieferung erteilen;

4. hat ein Mitspracherecht bei Projekten zur elektronischen Aktenführung in kantonalen Behörden und in der kantonalen Verwaltung;

5. entscheidet über die Benutzung seiner Bestände unter Berücksichtigung konservatorischer Gesichtspunkte und des Datenschutzes.

Das Staatsarchiv erstellt binnen eines Jahres nach dem Inkrafttreten dieses Gesetzes eine Liste der Archive im Kanton.

Die Aktenführung und die Archivierung nach den Bestimmungen dieses Gesetzes sind binnen vier Jahre nach dem Inkrafttreten dieses Gesetzes sicherzustellen.

Die Aufarbeitung des bisherigen Archivgutes der anderen Archive erfolgt in Absprache mit dem Staatsarchiv binnen zehn Jahren nach dem Inkrafttreten dieses Gesetzes.

Das Gesetz vom 3. Juni 1998 über das öffentlichrechtliche Arbeitsverhältnis (Personalgesetz)² wird wie folgt geändert: …

Das Gesetz vom 28. April 1974 über Organisation und Verwaltung der Gemeinden (Gemeindegesetz)³ wird wie folgt geändert: …

Das Gesetz vom 22. März 2000 über die Steuern des Kantons und der Gemeinden (Steuergesetz)⁴ wird wie folgt geändert: …

Die Verordnung vom 12. Juni 1975 über das Staatsarchiv⁵ wird aufgehoben.

Der Regierungsrat erlässt die zum Vollzug dieses Gesetzes erforderlichen Bestimmungen, insbesondere über:

1. die Aktenführung;

2. die Anlage von Zwischenablagen;

3. die Archivierung;

4. die Benutzung des Archivguts;

5. die Dokumentation der Vernichtung von Akten und Archivgut;

6. die Benutzungsordnung für das Staatsarchiv;

7. den Datenschutz;

8. die Höhe der Gebühren.

Dieses Gesetz untersteht dem fakultativen Referendum.

Der Regierungsrat legt den Zeitpunkt des Inkrafttretens⁶ fest.