151.57
Verordnung über die Gemeindearchive
vom 26.06.1984 (Stand 01.01.1985)
Landammann und Regierungsrat des Kantons St.Gallen
erlassen
in Ausführung von Art. 154 Abs. 2 des Gemeindegesetzes vom 23. August 1979
als Verordnung:
Art. 1 Grundsatz
Die Gemeinde bewahrt Protokolle und wichtige Akten im Gemeindearchiv auf.
Das Gemeindearchiv dient den Behörden, deren Akten darin aufbewahrt werden, und steht Dritten im Interesse von Wissenschaft oder Rechtsanwendung zur Benützung offen.
Vorbehalten bleiben Vorschriften des Kantonsgerichtes über die Aufbewahrung von Akten des Vermittlers.
Art. 2 Unterbringung
Das Gemeindearchiv soll in einem einzigen Gebäude untergebracht sein.
Die Archivräume müssen trocken, lüftbar, feuer- und einbruchsicher sein.
Sie dürfen nicht zu archivfremden Zwecken verwendet werden; ausgenommen ist die Verwendung als Büroraum der Gemeindeverwaltung.
Art. 3 Benützung
Die archivierten Akten sind in den Archivräumen zu benützen.
Sie dürfen ausnahmsweise ausgeliehen werden, wenn:
der Benützer vertrauenswürdig und dem Archivar bekannt ist;
das Anfertigen von Kopien zu aufwendig ist;
die Benützung in den Archivräumen weder dem Benützer noch dem Archivar zuzumuten ist.
Art.
4 Sperrfrist
a) Grundsatz
Nichtveröffentlichte Akten sind während einer Sperrfrist von dreissig Jahren seit ihrer Anfertigung der Öffentlichkeit nicht zugänglich.
Die Sperrfrist kann verlängert werden, soweit öffentliche oder schutzwürdige private Interessen es erfordern.
Art. 5 b) Ausnahmen
Während der Sperrfrist kann im Interesse von Wissenschaft oder Rechtsanwendung Einsicht in Akten gewährt werden, wenn der Schutz öffentlicher oder privater Interessen gewährleistet ist. Akten, an deren Geheimhaltung kein öffentliches oder schutzwürdiges privates Interesse besteht, können von der Sperrfrist ausgenommen werden.
Art.
6 Zuständigkeit
a) Rat
Der Rat:
sorgt für Ablieferung und Archivierung der Akten;
bestimmt einen geeigneten Beamten oder Angestellten als Archivar;
erlässt eine Benützungsordnung;
ist zuständig für Anordnungen nach Art. 4 Abs. 2 und Art. 5 dieser Verordnung. Er kann diese Befugnisse einer Dienststelle übertragen.
Art. 7 b) Archivar
Der Archivar:
sorgt für eine zweckmässige Archivierung und den Schutz der Akten;
führt ein Verzeichnis der Akten;
überwacht die Benützung.
Art. 8 c) Staatsarchiv
Das Staatsarchiv übt die fachtechnische Aufsicht über die Gemeindearchive aus und berät die Archivare.
Art. 9 d) Departement des Innern
Das Departement des Innern erlässt im Einvernehmen mit weiteren betroffenen Departementen Weisungen insbesondere über die Archivierungsfristen sowie über die Zulässigkeit der Aufzeichnung auf Bild- und Datenträger.
Es bezeichnet die Akten, die nicht aufzubewahren sind.
Art. 10 Aufhebung bisherigen Rechts
Die Verordnung über die Archive der Bezirksämter, Gemeinden und öffentlich-rechtlichen Korporationen vom 5. Mai 1948 wird aufgehoben.
Art. 11 Vollzugsbeginn
Diese Verordnung wird ab 1. Januar 1985 angewendet.
nGS 19–99