Verordnung über das Staatsarchiv

Diese Verordnung regelt die Aufbewahrung von Akten im Staatsarchiv sowie in anderen Archiven der staatlichen Behörden und der Staatsverwaltung. Vorbehalten bleiben abweichende Vorschriften über die Aufbewahrung von Gerichtsakten.

Das Staatsarchiv umfasst das Archivgut:

1. der Landvogteien vor 1798;

2. des Kantons Säntis und der st.gallischen Teile des Kantons Linth von 1798 bis 1803;

3. der staatlichen Behörden und der Staatsverwaltung seit 1803;

4. der Gerichte seit 1798;

5. von Institutionen, Organisationen, Familien und Einzelpersonen, soweit das Archivgut für die Geschichte des Kantons von Bedeutung ist und in dessen Eigentum steht oder dem Staatsarchiv zur Aufbewahrung übergeben wird.

Das Staatsarchiv besorgt die Aufbewahrung der erhaltungswürdigen Akten:

1. des Grossen Rates und seiner Kommissionen;

2. des Regierungsrates und der von ihm eingesetzten Kommissionen;

3. der Staatskanzlei, der Departemente und ihrer Dienststellen einschliesslich der Bezirksämter;

4. der Gerichte;

5. der selbständigen öffentlich-rechtlichen Anstalten des Staates.

Akten dürfen nicht vernichtet werden, bevor das Staatsarchiv über ihre Erhaltungswürdigkeit befunden hat.

Erhaltungswürdige Akten dürfen nicht durch magnetische oder andere beschränkt haltbare Informationsträger ersetzt werden. Das Staatsarchiv kann Ausnahmen bewilligen mit der Auflage, dass regelmässig Ausdrucke erstellt werden. Es bestimmt Art und Zeitpunkte.

Behörden, Amtsstellen und Anstalten beseitigen ihre nicht erhaltungswürdigen Akten entsprechend deren Vertraulichkeitsgrad.

Behörden, Amtsstellen und Anstalten, deren Akten das Staatsarchiv aufbewahrt, führen Zwischenarchive. Darin werden die erhaltungswürdigen Akten laufend und nach einem im Einvernehmen mit dem Staatsarchiv erstellten Registraturplan abgelegt.

Sie bezeichnen geeignete Beamte oder Angestellte als für die Ordnung im Zwischenarchiv verantwortlich.

Die Akten werden so lange im Zwischenarchiv aufbewahrt, als sie laufend benötigt werden.

Behörden, Amtsstellen und Anstalten, deren Akten das Staatsarchiv aufbewahrt, sind zur Ablieferung verpflichtet.

Die Ablieferung erfolgt in Absprache mit dem Staatsarchiv, in der Regel alle zehn Jahre.

Das Archivgut steht in erster Linie Behörden, Amtsstellen und Anstalten zur Verfügung, deren Akten im Staatsarchiv aufbewahrt werden.

Private können das Archivgut im Lesesaal des Staatsarchivs einsehen.

Für besondere Dienstleistungen können angemessene Gebühren verlangt werden.

Archivgut kann anderen inländischen Archiven zu wissenschaftlichen Zwecken ausgeliehen werden, wenn die sachgemässe Behandlung gewährleistet ist.

Historisch wertvolle Akten dürfen nicht ausgeliehen werden.

Nicht veröffentlichte Akten sind während einer Sperrfrist von dreissig Jahren seit ihrer Anfertigung der Öffentlichkeit nicht zugänglich.

Das Staatsarchiv kann die Sperrfrist verlängern, soweit öffentliche oder schutzwürdige private Interessen es erfordern. Es hört jene Behörde, Amtsstelle oder Anstalt an, welche die Akten abgeliefert hat.

Während der Sperrfrist kann im Interesse von Wissenschaft oder Rechtsanwendung Einsicht in Akten gewährt werden, wenn der Schutz öffentlicher oder privater Interessen gewährleistet ist.

Akten, an deren Geheimhaltung kein öffentliches oder schutzwürdiges privates Interesse besteht, können von der Sperrfrist ausgenommen werden.

Zuständig ist jene Behörde, Amtsstelle oder Anstalt, welche die Akten angefertigt oder abgeliefert hat.

Das Departement des Innern vollzieht diese Verordnung.

Es erlässt eine Benützungsordnung für das Staatsarchiv.

Das Staatsarchiv hat insbesondere folgende Aufgaben:

1. Sorge für sichere Aufbewahrung, Vollständigkeit und Benützbarkeit des Archivgutes;

2. Beratung ablieferungspflichtiger Behörden, Amtsstellen und Anstalten;

3. Erlass näherer Weisungen zu den Archivierungsgrundsätzen;

4. Erstellen von Dokumentationen für die Mitglieder des Regierungsrates und den Staatsschreiber;

5. Öffentlichkeitsarbeit zur Förderung des Verständnisses für die Geschichte des Kantons.

Es wird vom Staatsarchivar geleitet.

Die Verordnung über das Staatsarchiv vom 31. Januar 1952 wird aufgehoben.

Diese Verordnung wird ab 1. September 1984 angewendet.