Règlement de la Commission cantonale de protection des données et de transparence

Le présent règlement règle l’organisation et le fonctionnement de la Commission cantonale de protection des données et de transparence (ci-après: la Commission).

Le préposé à la protection des données et à la transparence (ci-après: le préposé) et la Commission sont les deux autorités indépendantes qui composent l’autorité de surveillance en matière de protection des données et de transparence.

La Commission est indépendante dans l’exercice de ses compétences.

Elle est rattachée administrativement à la Chancellerie d’Etat.

La Commission a son siège à Sion.

Toute correspondance à la Commission est adressée à l’adresse de son siège. Ce dernier est mentionné sur son site internet selon l’article 27.

La Commission est appelée CCPDT dans la version acronymique de sa désignation.

La Commission est formée de 5 membres.

Le président et les membres de la Commission sont nommés par le Grand Conseil pour une période de 4 ans renouvelable.

Le secrétariat de la Commission est assuré par un des membres de la Commission désigné par le président.

Il assume notamment l'expédition de la correspondance, la préparation de la documentation pour les séances, la tenue des procès-verbaux et l'exécution des tâches qui lui sont assignées par le président. Il veille, en collaboration avec le président, à la conservation et à l'archivage des dossiers.

Le président, en collaboration avec le secrétariat, a notamment les attributions suivantes:

1. il assure la planification et l'organisation des travaux;

2. il convoque les séances, propose leur ordre du jour et dirige les délibérations;

3. il expédie les affaires courantes;

4. il assure la représentation de la Commission.

En cas d'urgence, le président prend les mesures et rend les décisions indispensables; il en fait rapport à la Commission.

En cas d’empêchement du président, le vice-président ou un autre membre, le remplace.

Lorsqu'il l'estime opportun compte tenu de la nature de l'affaire, le président peut faire accomplir certaines tâches par des prestataires externes.

Pour chaque exercice portant sur une année civile, la Commission établit un rapport rédigé en français et en allemand. Le rapport porte sur l’activité de la Commission et présente les comptes de l’exercice précédent.

Le rapport est publié.

Le président transmet le rapport au plus tard à la fin du mois de février au Conseil d’Etat et au Grand Conseil.

La Commission dispose de son propre budget. Elle remet annuellement son projet de budget au Grand Conseil par l’intermédiaire du Conseil d’Etat.

La Commission statue, en qualité d’autorité judiciaire indépendante de l’administration, sur tous les cas dont elle est saisie concernant les médiations qui n’ont pas abouti ou concernant le non-respect de l’accord trouvé lors d’une médiation (art. 30b du règlement d’exécution de la loi sur l’information du public, la protection des données et l’archivage [RELIPDA]).

Le préposé a principalement des tâches de conseil et de médiation, alors que la Commission est l’autorité de décision de première instance.

Lorsqu’une procédure de médiation n’a pas abouti ou que l’accord trouvé n’est pas respecté, l’autorité, le demandeur, le tiers concerné ou le préposé peut saisir la Commission (art. 37 al. 1 let. e et 53 et 54a al. 1 LIPDA).

La Commission peut être saisie par le préposé en tout temps pour décision à laquelle des sanctions peuvent être assorties conformément à l’article 292 du Code pénal suisse (CP) (art. 37 al. 1 let. d LIPDA).

En cas de saisine de la Commission en l’absence de médiation préalable, le président renvoie la cause au préposé.

La procédure est en principe écrite. La Commission peut exceptionnellement procéder oralement si la nature de l’affaire l’exige.

En cas de procédure orale, le président fixe la date et le lieu des audiences et désigne un greffier ad hoc parmi les membres de la Commission.

Un procès-verbal est dressé et signé par les parties, le président et le greffier.

La cause est introduite par le dépôt d’une requête en deux exemplaires adressés à la Commission.

La communication électronique entre les parties et la Commission n’est pas admise sauf disposition légale contraire.

La requête contient un exposé des faits et des conclusions précises.

La Commission procède à toute mesure probatoire utile. Elle établit les faits d’office et apprécie librement les preuves.

Après avoir donné aux parties l’occasion de s’exprimer, la Commission procède à la délibération de la cause en séance (selon l’art. 16 ci-après) et à la décision.

La décision doit être motivée et indiquer les voies de droit. Elle est notifiée par écrit aux parties.

Dans les cas non prévus dans le présent règlement, les dispositions de la loi sur la procédure et la juridiction administratives (LPJA) s’appliquent à titre subsidiaire.

Le président convoque la Commission aussi souvent que le traitement des affaires l'exige mais au minimum une fois par année.

La Commission peut tenir ses séances dans toute localité située sur le territoire du canton du Valais ou en visioconférence.

Elle peut délibérer valablement en présence d'au moins 3 de ses membres. En cas d’égalité des voix, celui qui préside tranche.

Il est tenu un procès-verbal de chaque séance. Le procès-verbal mentionne les délibérations sous une forme succincte permettant de dégager les principales opinions émises et la motivation des décisions prises ou des avis exprimés par la Commission.

La Commission peut procéder par consultation des membres:

1. pour réunir des opinions en vue de préparer les délibérations;

2. pour approuver la mise au point d'un document discuté en séance.

La Commission peut prendre des décisions par voie de circulation pour autant qu'aucun de ses membres n'exige une séance de délibération.

Les membres de la Commission doivent se récuser et peuvent être récusés selon les règles prévues aux articles 10 LPJA et 56 alinéa 4 LIPDA.

Pour chaque dossier un procès-verbal des opérations est tenu. Les dossiers font l’objet d’une numérotation annuelle.

Les procès-verbaux des opérations et les décisions, ainsi que les actes de la Commission sont conservés conformément aux principes de la gestion des documents élaborés par les Archives cantonales.

Le président veille au stockage, à la sécurité et à la protection des données traitées par la Commission.

Il règlemente les droits d'accès, conformément à la LIPDA.

Le Conseil d'Etat fixe les indemnités dues aux membres de la Commission dans un arrêté spécifique à celle-ci ainsi que dans un arrêté général.

Les indemnités sont fixées comme suit:

Le temps de déplacement depuis le domicile des membres et du président sont pris en compte dans le calcul du temps investi.

Les frais de déplacement effectifs suivants sont pris en compte:

1. repas CHF 25.-

2. découcher y compris petit-déjeuner CHF 90.-

3. CFF 2^e classe, hors canton 1^e classe

4. véhicule privé si justifié CHF 0,70 par km

Les frais tels que port, télécommunications, copies ou autres frais sont indemnisés selon leur coût effectif.

Le versement des indemnités intervient sur la base de décomptes périodiques visés par le président et la Chancellerie d’Etat.

Les décomptes de frais du président sont soumis à la vérification interne et au visa du vice-président.

La Commission peut disposer d'un site internet, tenue en langue française et en langue allemande, sur lequel elle communique des informations concernant sa composition, ses activités et les bases légales applicables.

Le site internet indique également l’adresse de contact de la Commission.

Le président représente la Commission à l'extérieur et, si nécessaire, informe le public sur les affaires traitées.

Il assure la liaison avec les pouvoirs législatif, exécutif et judiciaire.

Le président fournit aux membres de la Commission les informations nécessaires à l'accomplissement de leurs tâches.