178.101
Règlement concernant la loi sur le notariat
du 07.09.2005 (état 01.01.2017)
Le Conseil d'Etat du canton du Valais
vu les articles 57 alinéa 1 de la Constitution cantonale et 88 de la loi sur l'organisation des Conseils et les rapports entre les pouvoirs;
vu les articles 7 alinéa 4, 12 alinéa 7, 13 alinéas 4 et 5, 15 alinéa 2, 16 alinéas 2 et 3, 19 alinéa 2, 42 alinéa 4, 62 alinéa 4, 81 alinéa 7, 91 alinéa 3, 98, 101 alinéa 5, 104 alinéas 2 et 3 et 117 alinéa 2 de la loi sur le notariat du 15 décembre 2004;
sur la proposition du Département des finances, des institutions et de la sécurité,
arrête:
1 Examens des candidats au notariat
1.1 Stage
Art. 1 Durée et modalités du stage
Le stage consiste en un travail assidu d'une durée minimale de douze mois.
Il s'effectue:
pendant six mois au moins en l'étude d'un ou, successivement, de plusieurs notaires du canton;
sans rémunération, pendant un mois au plus dans un office du registre du commerce et deux mois au plus dans un office du registre foncier.
Le stage s'effectue en principe à plein temps. Le département dont relèvent les notaires (département) peut autoriser une réduction du temps de travail pour de justes motifs. Cette réduction ne doit pas excéder 20 pour cent. En cas de réduction du temps de travail, la durée minimum du stage est prolongée en proportion.
Le département est compétent pour autoriser le stage facultatif auprès d'un service de l'administration cantonale.
L’engagement à plein temps et pour une durée minimale de trois ans dans un registre foncier du canton équivaut à un stage de six mois; le reste du stage doit être effectué conformément à l’alinéa 2 lettre a ci-dessus.
Art.
2 Formation durant le stage
a) En général
Les maîtres de stage du service public et les notaires maîtres de stage se concertent entre eux afin de coordonner au mieux l'engagement et la formation des stagiaires.
Le notaire maître de stage ne peut se charger, simultanément, que de la formation de deux stagiaires au maximum.
Art. 3 b) Formation du stagiaire
Le notaire maître de stage forme personnellement le stagiaire.
Il y consacre le temps nécessaire et veille à ce que le stagiaire reçoive une formation pratique complète et aussi diversifiée que possible, notamment en l'associant à la préparation et à la stipulation des actes authentiques. Il lui enseigne la déontologie professionnelle.
Il s'assure que le stagiaire puisse satisfaire aux obligations prévues à l'article 5.
Il lui accorde les facilités nécessaires pour lui permettre de suivre les cours et séminaires.
Art. 4 c) Attestations de stage
Le notaire maître de stage, sous sa responsabilité, remplit chaque semestre à l'intention du département une formule, délivrée par ce dernier, sur l'avancement du stage.
Ces attestations portent sur la nature et l'étendue des activités du stagiaire, et rendent compte des cours suivis par ce dernier. Elles mentionnent les interruptions supérieures à huit semaines, qui ne sont pas retenues dans le décompte de la durée du stage.
Art. 5 Obligations du stagiaire
Durant son stage, le notaire stagiaire doit:
travailler régulièrement au service de son maître de stage;
suivre les cours et séminaires organisés pour sa formation, en particulier ceux organisés par l'Association des notaires;
effectuer un stage auprès d'un office du registre foncier et du registre du commerce.
Art. 6 Cours de formation
L'Association des notaires arrête la liste des cours de formation obligatoire. Le département assure le suivi administratif auprès des stagiaires.
L'Association des notaires encourage ses membres à assurer l'un ou l'autre enseignement. Elle peut faire appel aux services et offices spécialisés de l'administration cantonale. En outre, le stagiaire peut être tenu de suivre un cours dispensé dans un autre canton.
La finance d'inscription est à la charge du stagiaire.
Les indications utiles concernant notamment la date et le lieu des cours obligatoires sont accessibles sur le site Internet de l'Etat du Valais.
1.2 Examens
Art.
7 Dispositions générales
a) Sessions
Il y a deux sessions d'examen par année, l'une au printemps et l'autre en automne.
L'examen écrit a lieu dans les premières quinzaines de mai et de novembre.
La date des épreuves orales est fixée par la commission des examens; les candidats en sont avisés au moins une semaine à l'avance.
Art. 8 b) Inscription à l'examen et émolument
Le département décide, en première instance de l'admission d'un candidat à l'examen.
Les demandes d'inscription à l'examen sont adressées par écrit au département au plus tard le 1er avril pour la session de printemps et le 1er octobre pour la session d'automne.
Elles ne sont admises que moyennant vérification que les conditions sont remplies sur le vu des attestations de stages au sens de l'article 4 et versement d'un émolument de 1'800 francs pour l'organisation des épreuves écrites et orales; en cas d'échec à l'examen écrit, la moitié de l'émolument d'inscription est restituée au candidat.
Art.
9 Commission des examens de notaire
a) Composition
La commission d'examen est nommée pour une période de quatre ans par le Conseil d'Etat, sur proposition de l'Association pour les représentants de la profession. Elle comprend un président et 14 membres.
Les deux langues officielles doivent être représentées. Les membres de la commission qui font passer et qui corrigent les examens doivent parler la même langue officielle que le candidat.
Ne peuvent fonctionner comme membres de la commission:
les parents ou alliés du candidat jusqu'au quatrième degré inclusivement;
les notaires auprès desquels le candidat a fait son stage.
Art. 10 b) Récusation
Les dispositions de la loi sur la procédure et la juridiction administratives concernant la récusation s'appliquent aux membres de la commission.
En cas de récusation des membres ou de leurs suppléants, le Conseil d'Etat désigne les remplaçants; la composition de la commission doit rester celle prévue par le présent règlement.
Art. 11 c) Organisation
La commission s'organise elle-même. Elle peut notamment:
se diviser en sous-commissions de trois membres;
confier à l'un de ses membres la préparation des thèmes d'examen;
désigner un membre rapporteur pour l'appréciation des épreuves écrites.
Le secrétariat de la commission est assuré par le département.
Art. 12 d) Rémunération
Les membres de la commission perçoivent les indemnités suivantes:
300 francs pour la préparation des thèmes;
150 francs par candidat, pour la correction des épreuves écrites;
300 francs par candidat, pour les épreuves orales;
150 francs pour la surveillance des épreuves écrites.
Pour le surplus, l'arrêté sur les indemnités de commissions est applicable.
Art.
13 Déroulement de l'examen
a) Principes
L'examen est subi en langue française ou allemande, au choix du candidat.
Le candidat qui a réussi l'examen écrit est admis à l'examen oral.
Pour le surplus, la commission fixe les modalités de l'examen et en informe les candidats.
Art. 14 b) Epreuves écrites
Le candidat a quatre heures à sa disposition pour chaque épreuve écrite.
Chaque épreuve se déroule sans interruption, la surveillance étant organisée par la commission.
Le candidat dispose des textes légaux ainsi que de la documentation remise officiellement.
Art. 15 c) Epreuves orales
L'examen oral se déroule devant la commission ou la sous-commission désignée à cet effet, successivement pour tous les candidats qui y sont admis, et dure deux heures.
L'examen oral est public.
Art. 16 Appréciation des épreuves
Les épreuves écrites et orales sont notées de 1 à 6. La note 4 signifie que l'épreuve est réussie. La cotation s'opère par point ou demi-point.
Le candidat reçoit quatre notes pour l'examen écrit, soit une note pour chaque épreuve écrite.
Le candidat reçoit quatre notes pour l'examen oral, soit une note pour le droit notarial, la déontologie et la gestion d'une étude, une note pour le droit public fédéral et cantonal, une note pour le droit privé fédéral et cantonal et enfin, une note pour la poursuite pour dettes et la faillite, le droit international privé, la procédure administrative et civile et les notions générales de comptabilité commerciale.
Art.
17 Résultat de l'examen
a) Epreuves écrites
Le candidat a réussi l'examen écrit si la moyenne de ses notes aux épreuves écrites atteint 4 et s'il n'a pas obtenu deux notes inférieures à 4.
Art. 18 b) Résultat final
L'examen est réussi si la moyenne des notes atteint 4 pour les épreuves écrites et 4 pour les épreuves orales. Cependant, le résultat est considéré comme insuffisant si le candidat a obtenu pour les épreuves écrites et orales ensemble:
trois fois la note 3.5 ou une note plus faible;
deux fois la note 2.5 ou une note plus faible;
une fois la note 1.
Le candidat qui, sans motif légitime, se retire de l'examen, ne se présente pas ou abandonne l'épreuve en cours, est censé avoir échoué. La commission décide si le motif est légitime.
Le candidat surpris à tricher est réputé avoir échoué. Il ne peut se représenter à l'examen qu'au plus tôt une année après.
Art. 19 Notification des résultats
Dans les 15 jours qui suivent la fin de la session, la commission fait rapport au département en indiquant, pour chaque candidat:
le résultat de l'examen;
la note obtenue pour chaque épreuve; les notes insuffisantes doivent être motivées succinctement.
Le département communique à chaque candidat la décision de la commission portant sur l'appréciation de ses épreuves.
Le candidat qui échoue à l'examen oral est dispensé de refaire l'écrit, pour autant qu'il ait obtenu la moyenne dans chacune des branches de l'écrit.
Art. 20 Recours
Les décisions du département peuvent faire l'objet d'un recours auprès du Conseil d'Etat. Celles de la commission d'examen peuvent faire l'objet d'un recours auprès du Tribunal cantonal.
…
Sous réserve de prescriptions particulières de la loi ou du présent règlement, la procédure est régie par la loi sur la procédure et la juridiction administratives.
Le candidat qui entend invoquer la violation d'une prescription légale ou réglementaire survenue avant ou pendant un examen doit, sous peine de déchéance, s'en prévaloir dès qu'il en a connaissance.
Art. 21 Délivrance du brevet
La délivrance du brevet donne droit à la perception d'un émolument de 160 francs.
2 De la Chambre de surveillance
Art. 22 Compétences
La Chambre de surveillance prévient et réprime les atteintes à la dignité professionnelle en veillant au respect des règles professionnelles de l'Association (statuts, code de déontologie).
Art. 23 Composition et délibérations
La Chambre de surveillance désigne son président. Elle ne peut siéger que si trois membres au moins sont présents.
Si la Chambre de surveillance ne peut siéger valablement par suite d'empêchement ou de récusation de ses membres, l'Association des notaires valaisans nomme un ou plusieurs membre(s) extraordinaire(s).
Le président de la Chambre mène l'instruction. Dans les cas d'urgence, il peut prendre seul une décision qui sera confirmée ou révoquée à la prochaine séance plénière.
Si les circonstances le permettent ou l'exigent, une décision peut être prise par voie de circulation sauf si un des membres exige la délibération.
Chaque membre de la Chambre de surveillance minorisé lors d'une décision peut exiger que son opposition soit portée comme telle au procès-verbal.
Pour le surplus, la Chambre s'organise elle-même.
3 Autorisation d'exercer
Art. 24 Assermentation
L'autorisation d'exercer, qui emporte qualité d'officier public, est délivrée en séance du Conseil d'Etat au cours de laquelle le notaire prête, à son choix, le serment ou la promesse solennelle suivante, dont la lecture est faite par le président du Conseil d'Etat: "Je jure par le nom de Dieu/Je promets sur mon honneur d'exercer en toute conscience la profession de notaire qui m'est confiée, d'observer fidèlement les lois et de respecter les devoirs de ma charge avec dignité, exactitude et honnêteté."
Cette lecture terminée, le notaire lève la main et prononce les mots: "Je le jure" ou "je le promets".
Art. 25 Sceau
La chancellerie d'Etat fournit à tout notaire ayant qualité d'officier public, aux frais de ce dernier, un unique sceau officiel qui doit accompagner sa signature sur tous les actes en brevet, sur les expéditions des actes en minute passés par lui, ainsi que sur les réquisitions qu'il est appelé à présenter en vertu de sa profession.
Le sceau porte l'écusson cantonal, le nom et le prénom du notaire, sa qualité et sa résidence.
Il est interdit au notaire d'employer le sceau à d'autres usages que ceux prévus par la loi.
Art. 26 Assurance responsabilité civile
Le notaire requérant l'autorisation de pratiquer le notariat doit conclure une assurance civile professionnelle dont le montant de couverture minimum est de deux millions de francs, garantissant la réparation des dommages susceptibles d'être causés dans l'exercice de ses fonctions.
Le contrat doit en outre stipuler que l'assureur annoncera au Département la suspension ou la cessation de l'assurance au plus tard à l'expiration du délai de sommation selon l'article 20 de la loi fédérale sur le contrat d'assurance. Lorsque l'assureur prend lui-même l'initiative de la suspension ou de la cessation du contrat, il doit attirer l'attention du preneur d'assurance sur les conséquences de l'avis qu'il s'apprête à envoyer au Département.
Art. 27 Sûretés
Pour la réparation du préjudice non couvert par l'assurance responsabilité civile minimale, les sûretés, à concurrence de 200'000 francs au plus par sinistre, sont fournies par l'Association au nom de ses membres sous la forme d'une assurance cautionnement ou d'un cautionnement au sens des articles 492 et suivants du code des obligations. A cet effet, l'Association perçoit auprès de chacun de ses membres une cotisation annuelle conforme aux principes de la couverture des frais et de l'équivalence des prestations.
Par son adhésion à l'Association, le notaire satisfait à son obligation de fournir des sûretés au sens de l'article 19 alinéa 1 lettre b de la loi sur le notariat.
Si le préjudice subi par plusieurs lésés excède le montant maximal des sûretés, les prétentions de chacun se réduisent proportionnellement au montant de leurs créances, arrêtées par le jugement ou la convention.
Art. 28 Etude secondaire
L'ouverture d'une étude secondaire est soumise à autorisation du département. Celui-ci entend au préalable la Chambre de surveillance des notaires qui se prononce notamment sur le motif d'intérêt public de la requête.
L'étude secondaire doit remplir les conditions de l'article 18 alinéa 1 de la loi sur le notariat.
L'autorisation d'ouvrir une étude secondaire ne donne pas droit à la délivrance d'un deuxième sceau. Elle fait l'objet d'une publication au bulletin officiel.
Les annonces autorisées au sens de l'article 33 alinéa 1 lettre a de la loi sur le notariat s'appliquent également à l'ouverture d'une étude secondaire.
L'adresse de l'étude secondaire peut figurer sur l'en-tête de lettres du notaire.
L'inspecteur de l'arrondissement de l'étude principale procède à l'inspection de l'étude secondaire.
L'acte reçu en l'étude secondaire doit être inscrit dans les répertoires de l'étude principale et selon les modalités prévues par la loi sur le notariat et le présent règlement.
4 Comptabilité
Art. 29
La comptabilité doit être tenue à jour régulièrement. Elle doit permettre de déterminer en tout temps le montant exact des avoirs appartenant à autrui que détient le notaire, ainsi que ses engagements d'ordre professionnel à l'égard de clients ou de tiers.
La comptabilité est conservée et tenue à jour à l'étude. Elle peut être tenue par système informatique.
Le notaire conservera, classés de manière appropriée et séparément, les pièces justificatives des comptes, les reçus concernant les papiers-valeurs, ainsi que les quittances ou récépissés séparés pour les montants en espèces versés.
5 Surveillance administrative
Art. 30 Inspection ordinaire
Le canton est divisé en six arrondissements d'inspection correspondant aux arrondissements du registre foncier.
Le conservateur du registre foncier ou son suppléant procèdent à l'inspection des études des notaires de leur arrondissement, ainsi qu'à leurs minutes. En cas d'empêchement, le chef du service cantonal du registre foncier désigne un inspecteur ad hoc.
Le rapport ordinaire d'inspection doit avoir été remis au Département dans les 30 jours suivant l'inspection.
Art. 31 Inspection extraordinaire
Les inspecteurs peuvent procéder en tout temps à des inspections supplémentaires conformément à l'article 63 alinéa 2 de la loi sur le notariat.
L'inspecteur adresse au département et au notaire concerné le rapport spécial d'inspection, 30 jours au plus après le contrôle.
Le notaire supporte les frais de l'inspection extraordinaire.
6 Authentification
Art. 32 Indication de provenance de l'immeuble
Le notaire attestera dans l'acte la provenance de chaque immeuble par le numéro de pièces justificatives.
Art. 33 Hypothèques légales
Le notaire attestera dans l'acte qu'il a rendu les parties attentives à l'existence et à la portée des hypothèques légales éventuelles relatives à l'acte instrumenté.
Art. 34 Acte de vente lié portant sur un immeuble
Le notaire consignera dans l'acte l'attestation des parties selon laquelle le contrat de vente de l'immeuble n'est pas lié à un contrat d'entreprise ou à un contrat de vente portant sur une construction future, conclu soit avec le vendeur, soit avec un tiers.
Dans les autres cas, il sera fait état dans l'acte des éléments subjectivement essentiels liés au contrat de vente de l'immeuble et à la valeur de ses éléments.
Art. 35 Droit de préemption
Il est du devoir du notaire d'aviser les ayants droit du cas de préemption légal ou conventionnel annoté, d'en recevoir avis d'exercice ou de renonciation.
Art. 36 Déclaration sous serment
La déclaration sous serment, prévue à l'article 91 de la loi sur le notariat, est rendue en la forme suivante: Le notaire dit au déclarant: "Vous jurez (ou vous promettez) que la déclaration que vous avez signée est entièrement conforme à la vérité, et vous reconnaissez avoir été rendu attentif aux conséquences civiles et pénales d'une déclaration fausse dans un titre."
Sur quoi, le déclarant répond en levant la main droite: "Je le jure" ou "je le promets".
Art. 37 Instrumentation à distance
L'instrumentation à distance est traitée dans un règlement spécial du Conseil d'Etat, soumis à l'approbation du Département fédéral de justice et police. Dans l'intervalle, le notaire ne peut procéder à une instrumentation à distance.
Art. 38 Pagination des actes
Chaque minute est paginée et indique le nombre de pages qu'elle contient.
Il en va de même pour les copies des actes délivrés en brevet.
7 Répertoires
Art. 39 Forme
Les montants des émoluments sont portés sous des rubriques séparées pour chaque type d'émoluments.
Pour le surplus, la forme des répertoires est arrêtée par l'inspectorat des minutes des notaires. Elle est obligatoire.
Art. 40 Périodicité
Le répertoire des minutes et celui des actes en brevet font l'objet d'un classement chronologique annuel.
Le répertoire des actes pour cause de mort fait l'objet d'un classement chronologique continu, sans égard à l'année de réception.
Art. 41 Tenue en la forme électronique
Les répertoires tenus en la forme électronique doivent pouvoir être rendus lisibles en tout temps.
Ils doivent être maintenus et sauvegardés de manière que leur existence et leur qualité soient préservées. La sécurité des données doit être assurée conformément aux normes reconnues. Les procédés techniques utilisés doivent garantir l'intégrité des informations enregistrées.
Le contenu des répertoires électroniques doit également être conservé sur un support papier séparé.
8 Conservation des actes
Art. 42 Modes de conservation des actes
Sous réserve de l'alinéa 2, les minutes et les copies des actes délivrés en brevet ne doivent pas être reliés mais classés chronologiquement dans des boîtes d'archives.
Les testaments et les pactes successoraux font l'objet d'un classement chronologique à part dans une boîte d'archives.
Chaque boîte d'archives indique sur la tranche les numéros de répertoires des actes qu'elle contient.
Les minutes, testaments olographes ou autres documents confiés faisant l'objet d'un acte en dépôt, les copies d'actes en brevet, ainsi que toutes les pièces justificatives mentionnées dans ces actes, de même que les répertoires sont conservés par le notaire à l'abri de toute détérioration, du vol et de l'indiscrétion.
Lors de la cessation des fonctions, le notaire doit, dans les 60 jours, remettre à l'inspecteur les répertoires, les actes et les documents mentionnés à l'article 26 alinéa 2 de la loi sur le notariat.
Art. 43 Archives
Lors de la cessation des fonctions du notaire, le conservateur du registre foncier est responsable de l'archivage des répertoires, minutes, testaments olographes ou autres documents confiés, copies d'actes en brevet, ainsi que toutes les pièces justificatives mentionnées dans ces actes.
Il établit les authentifications de copies.
Si une minute déposée aux archives doit être déposée en justice, ou si un testateur veut retirer un testament, il est procédé conformément à l'article 105 de la loi sur le notariat.
Pour le surplus, le règlement concernant les archives des organismes de l'Etat du 17 novembre 1982 est réservé.
9 Actes pour cause de mort
Art. 44 Devoirs du notaire
Le notaire annonce tout acte pour cause de mort qu'il reçoit ou qu'il détient d'une part à la centrale valaisanne des testaments et d'autre part, au registre central des testaments dans le respect des prescriptions légales sur la protection des données.
Le notaire est tenu de contrôler de manière appropriée si les personnes dont il a instrumenté les dispositions pour cause de mort ou qui les lui ont remises en dépôt vivent encore.
Dès qu'il a connaissance du décès du testateur ou d'une des parties à l'acte, le notaire en informe l'autorité compétente conformément aux exigences posées par le droit fédéral.
Art.
45 Centrale valaisanne des testaments
a) Généralités
Le service dont relève l'état civil communique immédiatement à la centrale valaisanne des testaments tout acte de décès établi par les officiers de l'Etat civil ou qui leur ont été communiqué.
La centrale valaisanne des testaments avise le notaire et le juge de commune concernés de l'existence d'une disposition pour cause de mort.
Toute inscription ou avis émanant de la centrale valaisanne des testaments donne lieu à la perception d'un émolument de 20 francs.
Le service cantonal du registre foncier est responsable de la centrale valaisanne des testaments. Il peut émettre des directives en la matière.
Art. 46 b) Avis
L'annonce faite par le notaire contient:
les nom, prénom, filiation, date de naissance, origine et domicile du testateur, et, si celui-ci est étranger, son lieu de naissance;
la date de l'instrumentation ou du dépôt, ainsi que le numéro du répertoire;
le nom du notaire et sa résidence.
Art. 47 c) Répertoire informatique
Le préposé à cette centrale tient un répertoire informatique des testateurs et classe les avis par ordre chronologique.
Ce répertoire n'est pas public et le préposé est tenu au secret.
En cas de retrait d'un testament, l'inscription est radiée et l'avis détruit.
Art. 48 d) Demande de renseignement
Les juges de commune, les notaires et toute personne justifiant d'un intérêt légitime peuvent, en présentant un acte de décès, s'adresser à cette centrale pour savoir si un testament a été annoncé.
10 Dispositions finales et transitoires
Art. 49 Disposition transitoire
Sauf disposition contraire, le présent règlement s'applique sans réserve dès son entrée en vigueur.
Les sûretés fournies selon l'ancien droit seront restituées à l'échéance du délai de prescription de l'action en responsabilité.
La tenue des répertoires et la conservation des actes reçus avant l'entrée en vigueur du présent règlement demeurent soumises à l'ancien droit.
Dans l'année à compter de l'entrée en vigueur du présent règlement, toutes les autorisations d'ouvrir une étude secondaire délivrées sous l'ancien droit deviennent caduques, sauf décision contraire du département, rendue sur requête de l'intéressé.
Art. 50 Abrogation et modification
Sont abrogées toutes les dispositions contraires au présent règlement, en particulier le règlement d'exécution de la loi sur le notariat du 9 décembre 1942.
Les articles 10 alinéa 3 et 12 du règlement concernant la loi sur la profession d'avocat du 20 février 2002 sont modifiés.
L'article 2 de l'ordonnance concernant la tenue du registre foncier cantonal du 17 avril 1920 est modifié.
Art. 51 Entrée en vigueur
Le présent règlement entre en vigueur à la même date que la loi sur le notariat.
RCV BO/Abl. 46/2005