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Rubrum
Datenschutzpraxis
— Ausgangspunkt muss ein begründeter Verdacht sein.
— Es muss sich um eine «kann-Vorschrift» handeln. Es ist somit der gemeindlichen Behörde zu überlassen, ob sie zur verdeckten Überwachung greifen will oder nicht. Sie kann am besten abschätzen, ob die Überwachung, die meist recht kostspielig ist, aus wirtschaftlicher Sicht überhaupt sinnvoll ist.
— Die Überwachung darf nur ausnahmsweise angewendet werden. Es soll sich um eine «ultima ratio» handeln.
— Es ist klar zu regeln, welche Überwachungsmassnahmen und verdeckten Datenbeschaffungen im Einzelnen zulässig sind.
— Die Betroffenen sind im Nachhinein in jedem Fall zu informieren, somit auch dann, wenn sich der anfängliche Verdacht als grundlos erweist.
IV. Pandemievorbereitungen: Dürfen Verwaltungsmitarbeitende Daten bei sich zu Hause bearbeiten? Ausgangslage
Ab Frühjahr 2009 galt es für die kantonale Verwaltung, sich auf einen möglichen Ausbruch einer Pandemie vorzubereiten. Dabei war unter anderem auch zu prüfen, wie der Betrieb der Verwaltung aufrechterhalten werden konnte, falls ein Drittel der Mitarbeitenden erkranken sollte. Der Regierungsrat ersuchte den DSB um eine Stellungnahme zu verschiedenen datenschutz- bzw. datensicherheitsrelevanten Fragen im Zusammenhang mit den Pandemievorbereitungen, insbesondere auch zur «Telearbeit» von zu Hause aus. Wir beurteilten die Rechtslage wie folgt:
Aus der Stellungnahme des Datenschutzbeauftragten
1. Grundsätzliches Die Bearbeitung von Daten durch die Verwaltungsmitarbeitenden unterliegt grundsätzlich dem Amtsgeheimnis und den Vorgaben betr. Datenschutz und Datensicherheit. Entsprechend werden die Daten am Arbeitsplatz – ob in elektronischer Form oder auf Papier (etc.) vorliegend – mit den erforderlichen Massnahmen geschützt.
Datenschutzpraxis
Werden Zuger Verwaltungsdaten extern bearbeitet, unterwegs oder im privaten Rahmen, muss grundsätzlich derselbe Schutz der Daten sichergestellt werden. Dies bezüglich der technischen Infrastruktur, der Schulung der Mitarbeitenden und der weiteren organisatorischen Massnahmen.
2. Elektronische Daten, Briefpost und Telefon Arbeiten Verwaltungsmitarbeitende zu Hause, ist sicherzustellen, dass auch der Umgang mit Papierakten (Ausdrucke, Briefe, Dossiers etc.) und dem Telefon den Anforderungen des Datenschutzes bzw. der Datensicherheit entsprechen.
Diesbezüglich hat sich der Regierungsrat im Rahmen der Beantwortung eines kantonsrätlichen Vorstosses bezüglich der Förderung der «Telearbeit» gestützt auf Hinweise des Datenschutzbeauftragten im Jahr 2007 wie folgt geäussert:
«Im Übrigen stellen sich grundsätzlich gravierende Probleme bezüglich Datenschutz und Datensicherheit. Die Zuger Verwaltung bearbeitet sehr viele, sehr sensible Daten der Zuger Bevölkerung und ihres Personals. Zu denken ist etwa an Personendaten aus den Bereichen Polizei, Gesundheit, Steuerverwaltung, Schule, Politik etc. Zudem sind auch zahlreiche Sachdaten vertraulich (etwa aus den Bereichen Planung, Finanzen, Politik). Alle diese Datenbearbeitungen sind durch das Amtsgeheimnis [Art. 320 StGB] geschützt. Die Verwaltung unternimmt grosse Anstrengungen, solche Daten vor dem Zugriff Unberechtigter und vor Verlust zu bewahren.
So werden Büroräumlichkeiten der Verwaltung baulich und sicherheitsmässig gegen Einbruch geschützt, Unterlagen werden in abgeschlossenen Ablagen aufbewahrt, und es werden die nötigen Massnahmen gegen Elementarschäden getroffen (Feuermelder, Brandschutztüren etc.). Die EDV-Daten werden ebenfalls mit nicht geringem Aufwand vor Zugriffen Unberechtigter und vor Verlust gesichert (Schutz der Arbeitsstationen, des Netzwerks und der Server gegen Angriffe von aussen, tägliches Anfertigen von Backups). Die Einhaltung der Sicherheitsvorschriften kann durch Vorgesetzte und weitere zuständige Stellen (etwa: AIO, DSB) jederzeit kontrolliert werden. Beim Arbeitsplatz zu Hause sind all diese erforderlichen Sicherheitsmassnahmen in keiner Art und Weise gewährleistet. Weder können die Daten wirksam vor der Einsicht durch Familienmitglieder, Besuchende oder weitere Personen geschützt werden, noch vor Verlust durch Einbruch oder Elementarschäden. Befinden sich Verwaltungsdaten auf privaten PCs oder Laptops, ist im Gegensatz zum Büroarbeitsplatz keinerlei professioneller Schutz vor Gefahren aus dem Internet gewährleistet (Viren, Trojaner, Hackerangriffe, Phishing etc.). Zudem kann
Datenschutzpraxis
die Einhaltung der vorgeschriebenen Sicherheitsstandards realistischerweise auch nicht kontrolliert werden. Erfahren unberechtigte Personen aufgrund des Arbeitsplatzes zu Hause von Daten aus der Verwaltung, so kann sich die Frage der Strafbarkeit der Telemitarbeitenden wegen Amtsgeheimnisverletzung stellen. Zusammengefasst ist es bezüglich Datenschutz und Datensicherheit schlicht unzulässig, dass Polizeirapporte, Steuererklärungen, Sozialberichte, psychiatrische Gutachten und viele andere Daten der Zuger Bevölkerung, zu Hause – quasi «auf dem Küchentisch der Verwaltungsmitarbeitenden» – herumliegen und dort bearbeitet werden. Vielmehr ist die Verwaltungsarbeit grundsätzlich in den entsprechenden Büroräumlichkeiten mittels gesicherter technischer Büroinfrastruktur vorzunehmen.» (Auszug aus Bericht und Antrag Postulat «Telearbeit» Vorlage Nr. 1503.1–12294, S. 10/11)
Fazit
Die Rechtslage im Falle des Auftretens einer Pandemie hätte sich grundsätzlich nicht von der vorstehend aufgeführten Beurteilung bezüglich der «Telearbeit» unterschieden. Verwaltungsmitarbeitende können demnach allenfalls und ausnahmsweise Arbeiten bei sich zu Hause erledigen:
— wenn ausschliesslich Sachdaten bearbeitet werden (somit etwa: Organisation von Projekten, Erarbeiten von Rechtserlassen, Bearbeitung von Finanzdaten sowie vollständig anonymisierte Daten);
— wenn die externe Bearbeitung unter Nutzung einer technischen Infrastruktur erfolgt, welche die gleiche Sicherheit gewährleistet, wie diejenige des Büroarbeitsplatzes.
V. Datenerhebung zur Wohnsituation der Bevölkerung Ausgangslage
Regelmässig beschweren sich Private beim Datenschutzbeauftragten, dass die Gemeinde ihnen einen sogenannten «Haushaltsfragebogen» geschickt habe und nun von ihnen wissen wolle, in welchem Stockwerk, in welcher Wohnung auf dem Stock, in wie vielen Zimmern und mit welchen Personen sie zusammen wohnen. Die Anfragenden gingen davon aus, dass es sich hier um ihre private Angelegenheit handle, welche die Gemeinde nichts anginge.