Règlement interne
du Conseil des écoles polytechniques fédérales
(Règlement interne du Conseil des EPF)

Le Conseil des EPF se réunit en séance ordinaire tous les deux mois environ, selon un calendrier annuel préétabli.

En cas d’urgence, le président peut convoquer une séance extraordinaire, soit de sa propre initiative ou sur proposition d’un membre ou du délégué du Conseil des EPF, soit à la demande du président d’une EPF ou du directeur d’un établissement de recherche.

Les participants aux séances reçoivent en principe quatorze jours avant la séance l’ordre du jour précisant le lieu et l'heure de la séance, ainsi que les documents de séance.

Un raccourcissement du délai susmentionné ne peut être admis que si l’urgence d'une affaire l’exige.

Les participants aux séances reçoivent les documents relatifs aux affaires qui seront traitées en leur présence.

L'ordre du jour est établi sur la base des affaires parvenues au stade de la décision, et des propositions soumises préalablement par les membres du Conseil des EPF, les présidents des EPF, les directeurs des établissements de recherche et les représentants des Assemblées d'école des EPF.

Outre les membres, participent aux séances le secrétaire général, la personne qui tient le procès-verbal et, en règle générale, les présidents des EPF et les directeurs des établissements de recherche.

De plus, deux représentants des Assemblées d'école des EPF sont, en règle générale, invités aux séances.

Les affaires touchant le personnel ou relevant de la justice, de même que toute affaire qui, pour des motifs de protection de la personnalité, exige la discrétion, sont traitées dans la composition citée à l’al.¹.

Les nominations de professeurs sont traitées en présence des présidents des EPF.

Pour le traitement d'affaires particulières, le président peut se faire accompagner par des collaborateurs des états-majors du Conseil des EPF et par des experts.

Les présidents des EPF et les directeurs des établissements de recherche peuvent, avec l'accord du président et pour le traitement d'affaires particulières, se faire accompagner par des collaborateurs et, en cas d'empêchement, se faire représenter par un membre de leur direction.

Les membres du Conseil des EPF ont le droit de proposition et de vote.

Les présidents des EPF, les directeurs des établissements de recherche et les représentants des Assemblées d'école ont le droit de faire des propositions, selon la compétence qui leur est attribuée par la loi ou l'ordonnance.

Les autres participants aux séances ont voix consultative.

L'ordre du jour est approuvé au début de la séance à la majorité simple des votants. Des modifications quant à la succession des points figurant à l'ordre du jour ainsi que la suppression de points sont décidées à la majorité simple des votants.

La mise à l'ordre du jour d'un nouveau point requiert une proposition écrite motivée ainsi que l'accord des deux tiers des membres présents du Conseil des EPF.

Chaque séance fait l’objet d’un procès-verbal comprenant le résumé des interventions ainsi que le libellé des propositions et des décisions.

Les membres du Conseil des EPF, les présidents des EPF et les directeurs des établissements de recherche reçoivent l'intégralité du procès-verbal. Les représentants des Assemblées d'école reçoivent la partie du procès-verbal relative aux affaires traitées en leur présence (séance avec personnes invitées).

Pour chaque affaire, les décisions sont prises sur la base d’une proposition motivée par écrit et d’un projet écrit de dispositif de décision qui contient également des informations sur les mesures d’exécution.

Le Conseil des EPF prend ses décisions à la majorité simple des voix exprimées. En cas de parité, la voix du président est déterminante.

En cas d'urgence, le président peut, exceptionnellement, demander une décision par voie de circulation. Font exception les affaires relatives à la législation, à la justice et à la planification.

La décision par voie de circulation nécessite la majorité des membres du Conseil des EPF ayant le droit de vote. En cas de parité, la voix du président est déterminante.

Les décisions que le président prend en vertu d’une compétence qui lui est expressément conférée par le droit en vigueur ou en l'absence d'une délégation de compétence en faveur d’un autre organe sont rendues sous forme de décisions présidentielles.

Lorsqu'il s'agit de décisions présidentielles importantes, le président informe le Conseil des EPF immédiatement par écrit ou lors de la séance suivante.

Le président:

1. est responsable de l’exécution de la politique et des décisions du Conseil des EPF pour autant que celles-ci ne relèvent pas directement des directions des EPF ou des établissements de recherche;

2. représente le domaine des EPF et le Conseil des EPF à l'extérieur;

3. décide des modifications du budget pour autant que les directions des établissements ne sont pas compétentes pour modifier le budget de leur établissement;

4. transfère aux EPF et établissements de recherche des crédits inscrits au budget courant du Conseil des EPF;

5. nomme ou élit les employés du Conseil des EPF;

6. décide de toutes les affaires qui, selon la loi et l'ordonnance, ne relèvent pas d'un autre organe.

Il informe le Conseil des EPF des décisions importantes, au plus tard lors de sa séance suivante.

Participent à la Conférence présidentielle les présidents des EPF, les directeurs des établissements de recherche, le président, le délégué et le secrétaire général du Conseil des EPF, ainsi que la personne qui tient le procès-verbal. Les participants peuvent, lors des conférences, se faire accompagner par des collaborateurs et des experts. Les présidents des EPF et les directeurs des établissements de recherche peuvent également, en cas d'empêchement, se faire représenter par un membre de leur direction.

La Conférence présidentielle est dirigée par le délégué du Conseil des EPF.

La Conférence présidentielle traite toutes les affaires importantes du domaine des EPF, notamment celles concernant la coordination.

Elle traite en particulier toutes les affaires des séances du Conseil des EPF sur la base d'un ordre du jour provisoire.

La Conférence présidentielle a lieu selon un calendrier annuel préétabli, mais au moins avant chaque séance du Conseil des EPF.

Des séances extraordinaires peuvent être convoquées soit par le président ou le délégué du Conseil des EPF, soit sur proposition d'un président d'une EPF ou d'un directeur d'un établissement de recherche.

Le président et le délégué du Conseil des EPF se réunissent en outre régulièrement avec les présidents des EPF et les directeurs des établissements pour des échanges de vues à caractère stratégique.

Les réunions sont dirigées par le président du Conseil des EPF.

Les participants ne peuvent se faire accompagner. Un procès-verbal succinct est établi.

Ces réunions sont planifiées à l’avance, conjointement avec le calendrier des séances.

Les consultations prévues par la loi auprès des membres des établissements de recherche suivent les mêmes règles.

Les documents mis en consultation contiennent, s'il s'agit de décisions à prendre, au moins les projets de proposition motivée et un dispositif de décision.

Les personnes touchées par une décision sont dans tous les cas informées.

A moins que le Conseil des EPF n'en décide autrement, des informations sur les séances peuvent être divulguées.

A la fin de chaque séance, le Conseil des EPF décide d’informer ou non les médias. Dans l'affirmative, il définit la teneur de l'information.