Ordonnance
sur les finances de la Confédération
(OFCV)

Le remboursement de dépenses faites durant des exercices antérieurs est comptabilisé à titre de recettes des unités administratives. Lorsque des raisons particulières le justifient, l’Administration des finances peut autoriser la compensation de dépenses remboursées dans les limites de l’article de dépenses.

L’inventaire comptable enregistre la valeur capitalisée des immeubles civils et des immeubles du domaine des EPF, des réserves et des stocks à la date de clôture du bilan. En règle générale, il n’est pas tenu d’inventaire comptable des biens meubles capitalisés. L’Administration des finances peut néanmoins prescrire la tenue d’un inventaire comptable pour certaines catégories de biens meubles.

L’inventaire matériel et l’inventaire comptable des biens immobiliers indiqueront tous les immeubles, constructions et installations (y compris les droits distincts et permanents sur des immeubles, les mines, les parts de copropriétés d’un immeuble, les constructions mobilières et les installations militaires).

L’inventaire matériel des biens meubles indiquera:

1. le mobilier des bureaux, des écoles, des locaux d’exploitation, des laboratoires, des résidences et des logements de service;

2. les équipements et outillages de tous genres, y compris les ordinateurs et autres matériels de bureautique;

3. les moyens de transports sur terre, par eau et par air;

4. les collections et les objets d’art;

5. les réserves et les stocks;

6. les animaux.

L’Administration des finances édicte des instructions sur la tenue des inventaires matériels et comptables des biens immobiliers de l’administration fédérale.

Toutes les unités administratives tiennent un inventaire matériel des biens meubles. En règle générale, il n’est pas tenu d’inventaire des biens meubles de peu de valeur. Les unités administratives contrôlent les stocks et consignent les lieux où ils sont entreposés. L’Administration des finances édicte les instructions requises à cet effet.

Les règles d’évaluation suivantes s’appliquent à la tenue du compte d’Etat de la Confédération:

1. les amortissements annuels directs sont opérés sur la valeur résiduelle;

2. ils s’élèvent à 5 % pour les biens immobiliers et à 30 % pour les biens meubles; les terrains ne sont pas amortis.

Les unités administratives disposant d’une comptabilité analytique opèrent les amortissements sur la valeur d’acquisition. L’Administration des finances édicte des dispositions spéciales pour fixer la valeur des amortissements dans chaque catégorie.

L’Administration des finances assure la totalité du service des paiements de la Confédération. Elle peut accorder des dérogations.

L’Administration des finances tient le compte d’Etat selon le système de la comptabilité en partie double.

Elle édicte les instructions d’ordre comptable.

Elle conserve les pièces justificatives pendant dix ans.

Les unités administratives sont responsables de la tenue des comptes dans leur domaine de compétence. Elles tiennent les comptes selon le système de la comptabilité en partie double. La comptabilité concernant les débiteurs et les créanciers doit être tenue dans des livres auxiliaires. Une séparation appropriée des fonctions est garantie en restreignant en conséquence les autorisations d’accès au système informatique.

Si une unité administrative délègue la tenue de ses comptes à une autre unité, elle doit le consigner par écrit. Elle remettra une copie du document à l’Administration des finances.

Les unités administratives ont l’obligation de tenir à jour leur comptabilité et de régler les factures de leurs créanciers dans le délai imparti.

Chaque écriture comptable et chaque ordonnance est fondée sur une pièce justificative. Les unités administratives conservent ces justificatifs pendant dix ans. Les unités administratives dont les prestations sont assujetties à la taxe sur la valeur ajoutée doivent conserver tous les documents relatifs aux objets immobiliers pendant 20 ans.

Les unités administratives transmettent les ordonnances de comptabilisation et les ordonnances de paiement (ordonnances) au moins une fois par mois à l’Administration des finances. Si elles disposent d’une interface électronique automatisée avec la comptabilité centrale, elles effectuent la transmission de ces ordonnances chaque jour.

Elles vérifient l’exactitude des écritures comptables dans la comptabilité centrale au moyen des pièces et des avis comptables. Une fois par mois, elles contrôlent également que les données de leur comptabilité concordent avec celles de la comptabilité centrale, toute différence devant être immédiatement éliminée.

Les pièces justificatives et les ordonnances sont visées par deux personnes.

Une seule signature suffit pour:

1. viser les factures dont le montant est inférieur à 500 francs;

2. confirmer que la comptabilisation a eu lieu (timbre attestant la comptabilisation);

3. viser des ordonnances de comptabilisation concernant des transferts à effectuer d’un compte sur un autre au sein de l’administration fédérale;

4. confirmer que les données de la comptabilité décentralisée concordent avec celles de la comptabilité centrale.

La signature électronique est valable. L’Administration des finances édicte, en accord avec l’Unité de stratégie informatique de la Confédération et le Contrôle des finances, des instructions sur les exigences techniques requises.

Les chefs des unités administratives désignent les employés autorisés à signer les ordonnances et à viser les pièces justificatives. Le nom et la signature des employés compétents au sens du présent article doivent être communiqués à l’Administration des finances.

En apposant leur visa sur une pièce justificative, les employés compétents en confirment la régularité et l’exactitude. En apposant leur signature sur une ordonnance, ils en confirment uniquement la régularité.

Lors de la préparation et de l’organisation de grandes manifestations dont la Confédération est responsable ou qu’elle finance en partie par des contributions, les unités administratives compétentes veillent à disposer d’estimations fiables des coûts, à avoir une vue d’ensemble du projet et à assurer un controlling efficace.

L’Administration fédérale des finances règle les détails dans des instructions.